10 razones por las que las pequeñas empresas necesitan un CRM (+ Mejores sistemas de CRM para pequeñas empresas)

Si tiene una pequeña empresa, puede estar pensando que puede realizar sus operaciones sin tantos recursos como la variedad más grande. Y si bien eso es cierto hasta cierto punto, hay ciertos denominadores comunes que benefician a las empresas de todos los tamaños en todos los ámbitos.

Tal es el caso del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Cuando tiene en cuenta todos sus beneficios, tanto para su equipo como para su base de clientes, comienza a preguntarse cómo pudo vivir sin él. Eso no es hipérbole. Desde mantener sus contactos organizados hasta mejorar la experiencia del cliente, estas plataformas son cruciales para mantenerse organizado a medida que crece su negocio.

¿Qué es el software CRM?

CRM es una plataforma donde puedes almacenar y organizar tus contactos; pero esto es sólo el punto de partida. Una vez que estén todos archivados en una ubicación centralizada, puede segmentarlos según sus categorías (funciones laborales, datos demográficos, preferencias, si son clientes habituales, etc.)

Esto permite que sus equipos de ventas, marketing y servicio al cliente (o solo usted, si recién está comenzando) realicen un seguimiento de todos los datos pertinentes. Las ramificaciones de ser tan organizado son muchas, como verá con más detalle a continuación.

En pocas palabras, le permite obtener los datos que necesita, cuando los necesita, para que pueda brindar una experiencia de cliente significativamente mejor.

Firma que su pequeña empresa necesita un software de CRM

Cuando las empresas comienzan por primera vez, es común realizar un seguimiento de los clientes potenciales y los clientes en hojas de cálculo o alguna otra forma de mantenimiento de registros rudimentario. Si bien esto puede funcionar cuando solo tiene un puñado de clientes, en algún momento, se volverá complicado y poco práctico. Las señales de que es hora de actualizar a un CRM incluyen:

Está perdiendo la pista de los clientes potenciales

Tal vez vienen como referencias o se comunicaron con usted después de encontrar su sitio web. Tal vez sea alguien que conociste en un evento de networking. O un algoritmo de redes sociales les sugirió su negocio. Las posibilidades son muchas. Y si todos los correos electrónicos, mensajes de Facebook, mensajes de voz y mensajes de texto de un amigo de un amigo dificultan el seguimiento de todos, le conviene comenzar a investigar las plataformas de CRM.

Los clientes potenciales y los clientes se están cayendo a través de las grietas

Digamos que esas hojas de cálculo y cuadernos funcionan bien. Sabes quién es quién y por qué se comunicaron contigo. Pero no todos están listos para comprar. Algunas personas pueden estar simplemente preguntando sobre un bien o servicio. Algunos se comunican con usted mientras investigan y comparan su negocio con su competencia. Eso está muy bien, pero siempre querrá saber cuándo es el momento de hacer un seguimiento, devolver una llamada telefónica o resolver un problema de servicio al cliente.

Si alguien pasa desapercibido, eso es suficiente para costarle una venta o un cliente habitual. En una era de gratificación instantánea y competencia feroz, no puede darse el lujo de colocar a las personas en un segundo plano y esperar recordarlas en algún momento en el futuro.

No estás midiendo KPI

Veamos el escenario número tres: digamos que está haciendo un seguimiento de todos y nadie se queda atrás. ¡Felicidades! ¡Eres un mago organizativo! Sin embargo, eso no es todo lo que necesita para hacer crecer su negocio.

Para saber cómo avanzar, debe poder medir lo que funciona actualmente y lo que debe modificarse. Por ejemplo, ¿sabe cuántos visitantes del sitio web recibe? ¿De dónde vienen tus clientes? (¿búsquedas orgánicas en línea, redes sociales, vínculos de retroceso, anuncios pagados?) ¿Cuál es la tasa de apertura de sus correos electrónicos de marketing? ¿Cuál es la tasa de clics? ¿Medidas de conversión? Un CRM recopilará toda esta información, para que pueda continuar haciendo lo que va bien y elaborar mejores estrategias para lo que no.

10 formas en que un CRM beneficia a las pequeñas empresas

Ahora que tiene una mejor idea de por qué puede necesitar invertir en un software de CRM para su negocio, repasemos una lista de beneficios específicos:

1. Base de datos centralizada

Con un CRM, ya no tendrá que buscar dónde escribió qué. Todo está en la misma base de datos; independientemente de si son prospectos, clientes, proveedores, contratistas, autónomos, quien sea. Y sí, todo está segmentado en otras categorías dentro del CRM, pero todo está ahí, al alcance de su mano.

2. Permite la colaboración entre equipos

A medida que crezca su negocio, tendrá más personas trabajando para que las cosas sucedan. Su representante de ventas querrá reunirse regularmente con su equipo de redacción para estar en la misma página y atraer clientes potenciales más calificados. Un CRM hace que este proceso sea perfecto al permitirles etiquetarse entre sí en los archivos, así como dejar comentarios sobre las interacciones con los contactos y otros esfuerzos de marketing.

3. Nutre a los clientes potenciales

Un cliente potencial puede tardar un tiempo en descender por el embudo de ventas, especialmente en el contexto B2B, donde el proceso de investigación es más largo, la inversión es mayor y es necesario convencer a más personas para que acepten por completo. Un CRM lo coloca en una mejor posición para atraer y educar clientes potenciales al conectarse con su correo electrónico para que pueda enviar campañas de goteo. También puede enviar comunicaciones basadas en categorías de usuarios, comportamientos específicos y dónde se encuentran en el viaje de sus clientes. Todas estas prácticas de crianza de clientes potenciales lo ayudarán a tenerlo presente cuando estén listos para comprar.

4. Seguimiento de Prospectos

Un CRM lo alertará cuando sea el momento de hacer un seguimiento con alguien, ya sea porque programó una llamada, un prospecto le dijo que esperara una cierta cantidad de tiempo, le envió correos electrónicos de seguimiento, se comunicó con los clientes potenciales después de enviar un formulario y /o recordándoles un carro abandonado. Esto significa que usted se mantiene al tanto de todo, preparando el escenario para que sus clientes potenciales y clientes se sientan apreciados y atendidos y para que usted genere aún más negocios.

5. Automatiza tareas mundanas

A medida que obtiene más clientes, se vuelve extremadamente oneroso completar cada tarea manualmente. Este es especialmente el caso cuando tiene una larga lista de tareas más complejas que atender. Un CRM simplifica su día a día con la capacidad de automatizar la recopilación de información, la entrada de datos, los correos electrónicos de marketing, el envío de documentos, la programación de reuniones, la conexión con el chat en vivo, etc.

6. Mantiene los contactos comprometidos

Fuera de la vista, fuera de la mente. Por eso es bueno tener una plataforma de CRM que lo mantenga en el radar de su público objetivo. Esto se puede hacer integrando su CRM con sus cuentas de redes sociales, creando una base de conocimientos y/o enviando correos electrónicos de contacto de clientes potenciales y clientes. Esto lo ayuda a generar conciencia de marca y recordar a los suscriptores de correo electrónico que tiene un producto o servicio para hacerles la vida más fácil.

7. Supervisa las comunicaciones

Cuando configura su CRM con sus redes sociales, puede rastrear todas las menciones, monitorear conversaciones, recibir todos los mensajes privados y prestar atención a las tendencias de la industria a través de hashtags y de qué habla la gente en las páginas de la competencia. Esta es otra forma de asegurarse de que ningún mensaje quede sin respuesta y de tener conversaciones con su público objetivo, ya sea agradeciéndoles por una revisión positiva, abordando una negativa o identificando servicios/características que la gente desearía que usted o sus competidores tuvieran. oferta.

8. Previene oportunidades perdidas

Dado que el software CRM recopila tanta información sobre los contactos, cada interacción se toma automáticamente dentro del contexto. Esto significa que la plataforma es capaz de identificar oportunidades de ventas cruzadas y de ventas adicionales tan pronto como surjan, incluso en instancias en las que su equipo de ventas podría pasarlas por alto.

9. Proporciona análisis de datos

Como se mencionó anteriormente en este blog, no se puede rastrear lo que no se puede medir. Y dado que cada negocio tiene objetivos diferentes (o incluso objetivos que varían según un trimestre o una campaña de marketing específica), un buen CRM le permite crear paneles personalizados para que pueda realizar un seguimiento de las métricas que son importantes para usted en un momento dado.

Si notas que algo funciona, continúa haciéndolo. Si no está seguro, pruebe las pruebas A/B. Y si no es así, puede dejar de perder tiempo y recursos en eso y pasar a otra cosa.

10. Previsión de ventas

Es común que las personas queden tan atrapadas en sus tareas y responsabilidades diarias que no vean el bosque por los árboles. Después de todo, muchas cosas necesitan toda su atención. Sin embargo, si tiene un CRM que prepara informes de pronóstico de ventas, obtendrá información valiosa que lo ayudará a predecir las ventas en función de cómo se ve su tubería. De esta manera, su equipo de ventas puede concentrarse en los clientes potenciales que tienen más probabilidades de realizar una compra.

Qué buscar al seleccionar un CRM para pequeñas empresas

Hay varias necesidades que querrá tener en cuenta al reducir las opciones de CRM para su pequeña empresa, que incluyen:

Sus necesidades específicas

Para saber qué características será fundamental tener, es esencial tener objetivos específicos definidos. Aunque muchos CRM tienen funciones básicas similares, algunos están diseñados para poner más énfasis en ciertos aspectos, como datos mejor organizados, generación de oportunidades, colaboración en equipo o una mejor gestión de la canalización.

¿Cuántas personas necesitan acceso a él?

No todo el mundo necesita trabajar con su CRM. Identifique los roles de trabajo clave que se pueden optimizar con este tipo de software. Ciertamente, alguien de ventas, alguien de marketing y alguien de servicio al cliente. Cuantos menos usuarios, más probable es que encuentre un CRM dentro de su presupuesto, lo que me lleva al siguiente punto de esta lista.

Su presupuesto

Lo entiendo. Las pequeñas empresas y las nuevas empresas a veces pueden tener dificultades para cubrir sus gastos generales y la nómina. Afortunadamente, muchos proveedores de CRM ofrecen servicios escalonados, y algunos de ellos incluso incluyen una opción básica gratuita. Estos todavía tienen una capacidad de almacenamiento significativa y muchas de las funciones que necesita para la gestión de contactos y el marketing por correo electrónico.

su complejidad

Los dueños de pequeñas empresas usan muchos sombreros. Puede que seas el director general, pero tienes que hacer lo que tienes que hacer. Por lo tanto, es probable que no tenga tiempo para obtener un doctorado para aprender a usar un nuevo software. Si bien cada CRM tiene una curva de aprendizaje, opte por uno que sea lo suficientemente fácil de usar como para que todo lo que su equipo necesite sea un proceso de incorporación y tal vez ver varios videos instructivos. También es útil tener recursos de autoservicio, como una base de conocimiento que pueda brindarle respuestas rápidas y fáciles de entender.

Integraciones de terceros

Haga una lista de todo el software que está utilizando actualmente para administrar su negocio. Esto probablemente incluye correo electrónico, calendario, videoconferencia, comercio electrónico y cualquier otra plataforma de ventas o marketing. Luego navegue por el mercado de aplicaciones de cada proveedor de CRM para asegurarse de que lo que está considerando se interconectará con todo lo demás que ya está usando.

Tableros personalizables

¿Recuerdas que mencioné el seguimiento del progreso de tus esfuerzos? Esta función es fundamental para prepararte para el éxito, ya que te permite concentrarte en lo que más te importa y apartar elementos visuales adicionales que no necesitas saber en este momento. También querrá paneles que se actualicen en tiempo real, para que pueda tomar las decisiones basadas en datos más precisas.

Atención al cliente

Del mismo modo, desea poder recibir ayuda tan pronto como la necesite. Un buen proveedor de CRM ofrece varias formas de contactarlos: a través de chat en vivo, correo electrónico, teléfono y tal vez incluso proporcionar foros de discusión para explorar conversaciones con otros usuarios que pueden haber enfrentado problemas similares. Tenga en cuenta que, a veces, cuanto más alto sea el nivel, más opciones de atención al cliente tendrá.

Los 7 mejores sistemas de CRM para pequeñas empresas

Hay una larga lista de plataformas de CRM que prometen el mundo a su pequeña empresa. Pero para que el proceso de investigación sea un poco más fácil para usted, a continuación hay varios que son prácticamente la crema de la cosecha:

hubspot

Dado que somos una agencia de socios Elite de HubSpot, obviamente comenzaré con nuestra plataforma de CRM favorita. El nivel básico de CRM de HubSpot es gratuito y ofrece tantas funciones que podría hacerte dudar. Tiene la capacidad de sumar hasta un millón de contactos. Sí. Un millón de ellos. También obtiene usuarios ilimitados, por lo que si desea agregar a todos los que trabajan en su empresa, adelante. Tener una fiesta.

Además de la gestión de contactos, puede realizar un seguimiento de la actividad del sitio web, como el tráfico, las visitas a la página y los envíos de formularios de la página de destino. Se integra con cientos de aplicaciones y cuenta con administración de anuncios, automatización de correos electrónicos de nutrición de prospectos, plantillas de correo electrónico, paneles de informes y hace que sus sueños se hagan realidad.

Fuerza de ventas

Salesforce CRM ofrece planes que comienzan en $25 al mes e incluye funciones como llamadas de conferencia en pantalla, plantillas de correo electrónico para sus campañas de marketing y la capacidad de crear bases de conocimiento para sus clientes.

También ofrecen soporte continuo para pequeñas empresas y proporcionan una plataforma personalizable para que pueda diseñar cómo se ve su CRM de una manera que tenga sentido para usted.

zoho

Zoho CRM lo alerta cuando un contacto interactúa con su negocio, para que pueda brindar respuestas lo antes posible cuando el tiempo es esencial. También ofrece inteligencia artificial para abordar preguntas de ventas simples para que pueda concentrarse en tareas más complejas. Además, hace que la colaboración sea pan comido, con herramientas como un suministro de noticias interno y mensajería instantánea.

También son económicos, ya que su versión básica gratuita permite hasta 10 usuarios, así como funciones esenciales como la gestión de contactos y la automatización de marketing.

Zendesk

Zendesk también ofrece administración de contactos que permite la segmentación según sus métodos de categorización preferidos. Y además del marketing por correo electrónico y los flujos de trabajo automatizados, tiene funciones ingeniosas como programación y notificaciones para próximos eventos. Sus paneles de informes también son fáciles de leer, por lo que no tiene que perder el tiempo tratando de descubrir cómo configurarlos o interpretar los datos.

Zendesk ofrece una versión para pequeñas empresas con solo las herramientas básicas para que pueda mantener las cosas simples y sin complicaciones durante las primeras etapas.

Freshworks

Freshworks ofrece una plataforma de CRM diseñada específicamente para pequeñas empresas, con funciones innovadoras, como información basada en inteligencia artificial, calificación predictiva de contactos y chatbots conversacionales. También asignan a cada negocio un administrador dedicado para que puedan ayudarlo a alinear mejor su estrategia de CRM con sus objetivos comerciales específicos.

Freshworks también le permite descargar registros comerciales que puede almacenar en dispositivos móviles para que pueda acceder a ellos incluso cuando no esté conectado; y su aplicación móvil funciona a la perfección en dispositivos iOS y Android.

Trazo

Streak CRM es ideal para pequeñas empresas que trabajan con Gmail y Google Workspace. Puede configurarlo para que le envíe notificaciones en tiempo real a medida que los prospectos se mueven a través de su tubería para que siempre sepa cuándo es un buen momento para hacer un seguimiento.

La plataforma comparte automáticamente correos electrónicos, registros de llamadas y notas del equipo con todos los miembros que trabajan en una colmena, para que todos estén actualizados sobre el estado de las comunicaciones con los clientes. También tiene una interfaz simple sin campanas y silbatos que distraen, para que pueda comprender fácilmente los datos de un vistazo.

MielLibro

HoneyBook CRM organiza sus contactos y permite la gestión de proyectos de extremo a extremo. También ofrece funciones adicionales como la programación de reuniones, la creación de propuestas, el portal del cliente, los flujos de trabajo automatizados, la generación de facturas, los calendarios de pago y los recordatorios, y la firma de contratos.

Su plan inicial cuesta solo $ 9 al mes y ofrece seis meses de soporte de conserjería. Sin embargo, este nivel básico está limitado a un total de $ 10,000 en transacciones, por lo que definitivamente tendrá que actualizar a medida que escala su negocio.

Dirigir una pequeña empresa es emocionante, satisfactorio y requiere mucho tiempo. Pero también puede volverse abrumador. Invertir en un CRM hace que el proceso sea mucho más fácil para usted, su equipo y sus clientes; por lo tanto, la pregunta no debería ser si necesita uno, sino cuál elegirá. Y una vez que lo haga, experimentará una navegación más efectiva y suave.