10 Gründe, warum kleine Unternehmen ein CRM brauchen (+ beste CRM-Systeme für kleine Unternehmen)

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, denken Sie vielleicht, dass Sie Ihre Geschäfte ohne so viele Ressourcen wie die größere Vielfalt führen können. Und obwohl dies bis zu einem gewissen Grad zutrifft, gibt es bestimmte gemeinsame Nenner, von denen Unternehmen aller Größen auf ganzer Linie profitieren.

Dies ist beispielsweise bei Customer Relationship Management (CRM)-Software der Fall. Wenn Sie alle seine Vorteile berücksichtigen – sowohl für Ihr Team als auch für Ihren Kundenstamm – fragen Sie sich, wie Sie jemals ohne es gelebt haben. Das ist keine Übertreibung. Von der Organisation Ihrer Kontakte bis hin zur Verbesserung des Kundenerlebnisses sind diese Plattformen entscheidend, um beim Wachstum Ihres Unternehmens organisiert zu bleiben.

Was ist CRM-Software?

CRM ist eine Plattform, auf der Sie Ihre Kontakte speichern und organisieren können; aber das ist nur der Anfang. Sobald sie alle an einem zentralen Ort abgelegt sind, können Sie sie nach ihren Kategorien segmentieren (Jobrollen, Demografie, Vorlieben, Stammkunde usw.).

Auf diese Weise können Ihre Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstteams (oder nur Sie, wenn Sie gerade erst anfangen) alle relevanten Daten im Auge behalten. Die Auswirkungen einer solchen Organisation sind vielfältig, wie Sie weiter unten genauer sehen werden.

Kurz gesagt, es ermöglicht Ihnen, auf die benötigten Daten zuzugreifen, wenn Sie sie benötigen, sodass Sie ein deutlich besseres Kundenerlebnis bieten können.

Zeichen, dass Ihr Kleinunternehmen CRM-Software benötigt

Wenn Unternehmen anfangen, ist es üblich, Leads und Kunden in Tabellenkalkulationen oder einer anderen Form der rudimentären Aufzeichnung zu verfolgen. Dies mag zwar funktionieren, wenn Sie nur eine Handvoll Kunden haben, aber irgendwann wird es zwangsläufig kompliziert und unpraktisch. Zu den Anzeichen dafür, dass es Zeit für ein Upgrade auf ein CRM ist, gehören:

Sie verlieren den Überblick über Leads

Vielleicht kommen sie als Empfehlung, oder sie haben sich an Sie gewandt, nachdem sie Ihre Website gefunden haben. Vielleicht ist es jemand, den Sie bei einem Networking-Event kennengelernt haben. Oder ein Social-Media-Algorithmus hat ihnen Ihr Unternehmen vorgeschlagen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Und wenn all die E-Mails, Facebook-Nachrichten, Voicemails und Textnachrichten von einem Freund eines Freundes es schwierig machen, alle im Auge zu behalten, sollten Sie mit der Suche nach CRM-Plattformen beginnen.

Leads und Kunden fallen durchs Raster

Nehmen wir an, diese Tabellenkalkulationen und Notizbücher funktionieren einwandfrei. Sie wissen, wer wer ist und warum sie sich an Sie gewandt haben. Aber nicht jeder ist bereit zu kaufen. Einige Leute erkundigen sich vielleicht nur nach einem Gut oder einer Dienstleistung. Einige kontaktieren Sie, während sie recherchieren und Ihr Unternehmen mit Ihrer Konkurrenz vergleichen. Das ist alles in Ordnung, aber Sie möchten immer wissen, wann es Zeit ist, nachzufassen, zurückzurufen oder ein Kundendienstproblem zu lösen.

Wenn jemand durch das Raster fällt, kostet Sie das einen Verkauf oder einen Stammkunden. In einer Zeit der sofortigen Befriedigung und des harten Wettbewerbs können Sie es sich nicht leisten, Menschen auf Sparflamme zu stellen und zu hoffen, sich irgendwann in der Zukunft an sie zu erinnern.

Sie messen keine KPIs

Schauen wir uns Szenario Nummer drei an: Angenommen, Sie behalten alle im Auge und niemand fällt durchs Raster. Herzliche Glückwünsche! Du bist ein Organisationstalent! Doch das ist nicht alles, was Sie brauchen, wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen.

Um zu wissen, wie es weitergeht, muss man messen können, was derzeit funktioniert und was geändert werden muss. Wissen Sie zum Beispiel, wie viele Website-Besucher Sie haben? Woher kommen Ihre Kunden? (organische Online-Suche, soziale Medien, Backlinks, bezahlte Anzeigen?) Wie hoch ist die Öffnungsrate Ihrer Marketing-E-Mails? Wie hoch ist die Klickrate? Umrechnungskurse? Ein CRM sammelt all diese Informationen, damit Sie weiterhin das tun können, was gut läuft, und bessere Strategien für das entwickeln können, was nicht läuft.

10 Möglichkeiten, wie ein CRM kleinen Unternehmen zugute kommt

Nachdem Sie nun eine bessere Vorstellung davon haben, warum Sie möglicherweise in CRM-Software für Ihr Unternehmen investieren müssen, gehen wir eine Liste spezifischer Vorteile durch:

1. Zentralisierte Datenbank

Mit einem CRM müssen Sie nicht mehr danach suchen, wo Sie was geschrieben haben. Alles befindet sich in derselben Datenbank; unabhängig davon, ob es sich um Interessenten, Kunden, Lieferanten, Auftragnehmer, Freiberufler oder wen auch immer handelt. Und ja, es ist alles innerhalb des CRM in weitere Kategorien unterteilt, aber es ist in Ordnung, auf Knopfdruck.

2. Ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teams

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie mehr Leute haben, die daran arbeiten, Dinge zu verwirklichen. Ihr Vertriebsmitarbeiter wird sich regelmäßig mit Ihrem Texterteam treffen wollen, um auf dem gleichen Stand zu bleiben und mehr qualifizierte Leads zu gewinnen. Ein CRM macht diesen Prozess nahtlos, indem es ihnen ermöglicht, sich gegenseitig in Dateien zu markieren und Feedback zu Interaktionen mit Kontakten und anderen Marketingaktivitäten zu hinterlassen.

3. Pflegt Leads

Es kann eine Weile dauern, bis ein potenzieller Kunde den Verkaufstrichter durchläuft – insbesondere im B2B-Kontext, wo der Rechercheprozess länger, die Investition größer und mehr Menschen von einem vollen Buy-in überzeugt werden müssen. Ein CRM versetzt Sie in eine bessere Position, um Leads zu gewinnen und aufzuklären, indem Sie sich mit Ihrer E-Mail verbinden, damit Sie Drip-Kampagnen senden können. Sie können auch Mitteilungen basierend auf Benutzerkategorien, bestimmten Verhaltensweisen und dem Stand ihrer Kundenreise senden. All diese Lead-Pflege-Praktiken werden Ihnen helfen, im Gedächtnis zu bleiben, wenn sie zum Kauf bereit sind.

4. Nachverfolgung der Aussichten

Ein CRM wird Sie benachrichtigen, wenn es an der Zeit ist, mit jemandem nachzufassen, sei es, weil Sie einen Anruf geplant haben, ein potenzieller Kunde Sie auffordert, eine bestimmte Zeit zu warten, Folge-E-Mails zu senden, mit Leads nach dem Absenden eines Formulars zu kommunizieren und vieles mehr /oder sie an einen verlassenen Einkaufswagen erinnern. Das bedeutet, dass Sie den Überblick behalten und die Bühne dafür schaffen, dass sich Ihre Leads und Kunden geschätzt und umsorgt fühlen und Sie noch mehr Geschäfte generieren können.

5. Automatisiert weltliche Aufgaben

Je mehr Kunden Sie gewinnen, desto mühsamer wird es, jede Aufgabe manuell zu erledigen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie eine lange Liste komplexerer Aufgaben zu erledigen haben. Ein CRM vereinfacht Ihren Alltag mit der Fähigkeit, das Sammeln von Informationen, die Dateneingabe, Marketing-E-Mails, das Versenden von Dokumenten, das Planen von Meetings, die Verbindung mit Live-Chat usw. zu automatisieren.

6. Hält Kontakte engagiert

Aus dem Auge, aus dem Sinn. Aus diesem Grund ist es gut, eine CRM-Plattform zu haben, die Sie auf dem Radar Ihrer Zielgruppe hält. Dies kann durch die Integration Ihres CRM mit Ihren Social-Media-Konten, die Erstellung einer Wissensdatenbank und/oder das Versenden von Cold Leads und E-Mails zur erneuten Kundenbindung erfolgen. Dies hilft Ihnen, Markenbekanntheit aufzubauen und E-Mail-Abonnenten daran zu erinnern, dass Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung haben, um ihr Leben einfacher zu machen.

7. Überwacht die Kommunikation

Wenn Sie Ihr CRM mit Ihren sozialen Medien einrichten, können Sie alle Erwähnungen verfolgen, Konversationen überwachen, alle privaten Nachrichten erhalten und über Hashtags auf Branchentrends achten und darüber, worüber die Leute auf den Seiten der Wettbewerber sprechen. Dies ist ein weiterer Weg, um sicherzustellen, dass keine Nachricht unbeantwortet bleibt und Sie Gespräche mit Ihrer Zielgruppe führen können – sei es, indem Sie sich für eine positive Bewertung bedanken, eine negative ansprechen oder Dienste/Funktionen identifizieren, die sich die Leute von Ihnen oder Ihren Mitbewerbern wünschen Angebot.

8. Verhindert verpasste Gelegenheiten

Da CRM-Software so viele Informationen über Kontakte sammelt, wird jede Interaktion automatisch im Kontext betrachtet. Das bedeutet, dass die Plattform in der Lage ist, Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten zu erkennen, sobald sie sich ergeben – selbst in Fällen, in denen sie Ihrem Vertriebsteam sonst entgehen könnten.

9. Bietet Datenanalyse

Wie bereits in diesem Blog erwähnt, können Sie nicht nachverfolgen, was Sie nicht messen können. Und da jedes Unternehmen unterschiedliche Ziele hat (oder sogar unterschiedliche Ziele je nach Quartal oder einer bestimmten Marketingkampagne), ermöglicht Ihnen ein gutes CRM, benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen, damit Sie die Metriken verfolgen können, die für Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt wichtig sind.

Wenn Sie bemerken, dass etwas funktioniert, fahren Sie damit fort. Wenn Sie sich nicht sicher sind, versuchen Sie es mit A/B-Tests. Und wenn dies nicht der Fall ist, können Sie aufhören, Zeit und Ressourcen dafür zu verschwenden und sich etwas anderem zuwenden.

10. Verkaufsprognose

Es ist üblich, dass Menschen so in ihre täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vertieft sind, dass sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Schließlich erfordern viele Dinge Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie jedoch über ein CRM verfügen, das Verkaufsprognoseberichte erstellt, erhalten Sie wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen, Verkäufe basierend auf dem Aussehen Ihrer Pipeline vorherzusagen. Auf diese Weise kann sich Ihr Vertriebsteam auf Leads konzentrieren, die am wahrscheinlichsten einen Kauf tätigen.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Small Business CRM achten sollten

Es gibt mehrere Anforderungen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre CRM-Optionen für Ihr kleines Unternehmen eingrenzen, darunter:

Ihre spezifischen Bedürfnisse

Um zu wissen, welche Funktionen entscheidend sind, ist es wichtig, bestimmte definierte Ziele zu haben. Obwohl viele CRM ähnliche Kernfunktionen haben, sind einige so konzipiert, dass sie bestimmte Aspekte stärker betonen, wie z. B. besser organisierte Daten, Lead-Generierung, Teamzusammenarbeit oder besseres Pipeline-Management.

Wie viele Personen benötigen Zugriff darauf

Nicht jeder muss mit Ihrem CRM arbeiten. Identifizieren Sie wichtige Jobrollen, die mit dieser Art von Software optimiert werden können. Sicherlich jemand aus dem Vertrieb, jemand aus dem Marketing und jemand aus dem Kundendienst. Je weniger Benutzer, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein CRM innerhalb Ihres Budgets finden – was mich zum nächsten Punkt auf dieser Liste bringt.

Dein Büdget

Ich verstehe es. Kleine Unternehmen und Startups können es manchmal schwer genug haben, nur ihre Gemeinkosten und Gehaltsabrechnungen zu decken. Glücklicherweise bieten viele CRM-Anbieter abgestufte Dienste an, und einige von ihnen beinhalten sogar eine kostenlose Basisoption. Diese verfügen immer noch über eine beträchtliche Speicherkapazität und viele der Funktionen, die Sie für die Kontaktverwaltung und das E-Mail-Marketing benötigen.

Seine Komplexität

Kleinunternehmer tragen viele Hüte. Sie können der CEO sein, aber Sie müssen tun, was Sie tun müssen. Daher werden Sie wahrscheinlich nicht die Zeit haben, zu promovieren, um zu lernen, wie man neue Software verwendet. Während jedes CRM eine Lernkurve hat, entscheiden Sie sich für eines, das so benutzerfreundlich ist, dass Ihr Team lediglich einen Onboarding-Prozess benötigt, und sehen Sie sich vielleicht mehrere Anleitungsvideos an. Es ist auch hilfreich, über Self-Service-Ressourcen zu verfügen, z. B. eine Wissensdatenbank, die Ihnen schnelle, leicht verständliche Antworten geben kann.

Integrationen von Drittanbietern

Erstellen Sie eine Liste aller Software, die Sie derzeit verwenden, um Ihr Unternehmen zu führen. Dazu gehören wahrscheinlich E-Mail, Kalender, Videokonferenzen, E-Commerce und alle anderen Verkaufs- oder Marketingplattformen. Durchsuchen Sie dann den App-Marktplatz jedes CRM-Anbieters, um sicherzustellen, dass das, was Sie in Betracht ziehen, mit allem anderen, was Sie bereits verwenden, zusammenhängt.

Anpassbare Dashboards

Erinnern Sie sich, wie ich erwähnt habe, den Fortschritt Ihrer Bemühungen zu verfolgen? Diese Funktion ist grundlegend für Ihren Erfolg, da Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihnen am wichtigsten ist, und zusätzliche visuelle Elemente beiseite legen, die Sie im Moment nicht benötigen. Sie möchten auch Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden, damit Sie die genauesten datengesteuerten Entscheidungen treffen können.

Kundendienst

Aus dem gleichen Grund möchten Sie in der Lage sein, Hilfe zu erhalten, sobald Sie sie benötigen. Ein guter CRM-Anbieter bietet mehrere Möglichkeiten, sie zu kontaktieren – über Live-Chat, E-Mail, Telefon und vielleicht sogar Diskussionsforen, um Gespräche mit anderen Benutzern zu durchsuchen, die möglicherweise mit ähnlichen Problemen konfrontiert waren. Denken Sie daran, dass Sie manchmal umso mehr Kundensupportoptionen erhalten, je höher die Stufe ist.

Die 7 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen

Es gibt eine lange Liste von CRM-Plattformen, die Ihrem kleinen Unternehmen die Welt versprechen. Aber um Ihnen den Rechercheprozess etwas zu erleichtern, sind unten einige, die so ziemlich die Crème de la Crème sind:

HubSpot

Da wir eine HubSpot Elite-Partneragentur sind, werde ich natürlich mit unserer bevorzugten CRM-Plattform beginnen. Die grundlegende CRM-Stufe von HubSpot ist kostenlos und bietet so viele Funktionen, dass Sie möglicherweise zweimal hinschauen. Es hat die Kapazität, bis zu einer Million Kontakte hinzuzufügen. Ja. Eine Million davon. Sie erhalten auch eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Wenn Sie also jeden hinzufügen möchten, der in Ihrem Unternehmen arbeitet, fahren Sie fort. Eine Party feiern.

Zusätzlich zur Kontaktverwaltung können Sie Website-Aktivitäten nachverfolgen – wie z. B. Datenverkehr, Seitenaufrufe und Landing-Page-Formularübermittlungen. Es lässt sich in Hunderte von Anwendungen integrieren und verfügt über Anzeigenverwaltung, Lead-Pflege-E-Mail-Automatisierung, E-Mail-Vorlagen, Berichterstellungs-Dashboards und lässt Ihre Träume wahr werden.

Zwangsversteigerung

Salesforce CRM bietet Pläne, die bei 25 US-Dollar pro Monat beginnen, und umfasst Funktionen wie Bildschirmkonferenzen, E-Mail-Vorlagen für Ihre Marketingkampagnen und die Möglichkeit, Wissensdatenbanken für Ihre Kunden zu erstellen.

Sie bieten auch kontinuierliche Unterstützung für kleine Unternehmen und eine anpassbare Plattform, mit der Sie das Aussehen Ihres CRM so gestalten können, wie es für Sie sinnvoll ist.

Zoho

Zoho CRM benachrichtigt Sie, wenn ein Kontakt mit Ihrem Unternehmen interagiert, sodass Sie so schnell wie möglich Antworten geben können, wenn es darauf ankommt. Es bietet auch künstliche Intelligenz, um einfache Verkaufsfragen zu beantworten, damit Sie sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit mit Tools wie einem internen Newsfeed und Instant Messenger zum Kinderspiel.

Sie sind auch budgetfreundlich, da ihre kostenlose Basisversion bis zu 10 Benutzer sowie wesentliche Funktionen wie Kontaktverwaltung und Marketingautomatisierung zulässt.

Zendesk

Zendesk bietet auch eine Kontaktverwaltung, die eine Segmentierung basierend auf Ihren bevorzugten Kategorisierungsmethoden ermöglicht. Und zusätzlich zu E-Mail-Marketing und automatisierten Workflows verfügt es über raffinierte Funktionen wie Planung und Benachrichtigungen für bevorstehende Veranstaltungen. Ihre Berichts-Dashboards sind auch einfach zu lesen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, herauszufinden, wie Sie sie einrichten oder Daten interpretieren.

Zendesk bietet eine kleine Unternehmensversion mit nur den grundlegenden Tools, damit Sie die Dinge in der Anfangsphase einfach und unkompliziert halten können.

Freshworks

Freshworks bietet eine CRM-Plattform, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde, mit innovativen Funktionen wie KI-gestützten Erkenntnissen, prädiktiver Kontaktbewertung und Konversations-Chatbots. Außerdem weisen sie jedem Unternehmen einen dedizierten Manager zu, damit sie Ihnen besser dabei helfen können, Ihre CRM-Strategie an Ihren spezifischen Geschäftszielen auszurichten.

Freshworks ermöglicht es Ihnen auch, Geschäftsunterlagen herunterzuladen, die Sie auf Mobilgeräten speichern können, sodass Sie auch dann darauf zugreifen können, wenn Sie offline sind; und ihre mobile App funktioniert nahtlos auf iOS- und Android-Geräten.

Strähne

Streak CRM ist ideal für kleine Unternehmen, die mit Gmail und Google Workspace arbeiten. Sie können es so einrichten, dass es Ihnen Echtzeitbenachrichtigungen sendet, wenn potenzielle Kunden Ihre Pipeline durchlaufen, sodass Sie immer wissen, wann ein guter Zeitpunkt für eine Nachverfolgung ist.

Die Plattform teilt automatisch E-Mails, Anrufprotokolle und Teamnotizen mit allen Mitgliedern, die an einem Hive arbeiten, sodass alle über den Status der Kundenkommunikation auf dem Laufenden sind. Es hat auch eine einfache Benutzeroberfläche ohne störenden Schnickschnack, sodass Sie Daten auf einen Blick leicht verstehen können.

HonigBuch

HoneyBook CRM organisiert Ihre Kontakte und ermöglicht ein durchgängiges Projektmanagement. Es bietet auch zusätzliche Funktionen wie das Planen von Besprechungen, das Erstellen von Angeboten, ein Kundenportal, automatisierte Workflows, das Erstellen von Rechnungen, Zahlungsplänen und -erinnerungen sowie das Unterzeichnen von Verträgen.

Ihr Starterplan kostet nur 9 US-Dollar pro Monat und bietet sechs Monate Concierge-Support. Diese Basisstufe ist jedoch auf Transaktionen in Höhe von insgesamt 10.000 US-Dollar begrenzt, sodass Sie auf jeden Fall ein Upgrade durchführen müssen, wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren.

Ein kleines Unternehmen zu führen ist aufregend, erfüllend und zeitaufwändig. Aber es kann auch überwältigend werden. Die Investition in ein CRM erleichtert den Prozess für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden erheblich. Die Frage sollte also nicht sein, ob Sie eine brauchen, sondern welche Sie wählen werden. Und sobald Sie dies getan haben, werden Sie ein effektiveres und reibungsloseres Segeln erleben.