10 razões pelas quais as pequenas empresas precisam de um CRM (+ Melhores sistemas de CRM para pequenas empresas)

Se você administra uma pequena empresa, pode estar pensando que é capaz de conduzir suas operações sem tantos recursos quanto a variedade maior. E embora isso seja verdade até certo ponto, existem certos denominadores comuns que beneficiam empresas de todos os tamanhos em geral.

Esse é o caso do software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Quando você leva em consideração todos os seus benefícios – tanto para sua equipe quanto para sua base de clientes – você começa a se perguntar como viveu sem ele. Isso não é hipérbole. Desde manter seus contatos organizados até elevar a experiência do cliente, essas plataformas são cruciais para se manter organizado à medida que você expande seus negócios.

O que é software de CRM?

CRM é uma plataforma onde você pode armazenar e organizar seus contatos; mas este é apenas o ponto de partida. Uma vez que todos estejam arquivados em um local centralizado, você pode segmentá-los com base em suas categorias (funções de trabalho, dados demográficos, preferências, se são clientes recorrentes etc.)

Isso permite que suas equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente (ou apenas você, se estiver começando) acompanhem todos os dados pertinentes. As ramificações de ser tão organizado são muitas, como você verá com mais detalhes abaixo.

Em poucas palavras, ele permite que você alcance os dados de que precisa, quando precisar, para fornecer uma experiência do cliente significativamente melhor.

Sinais de que sua pequena empresa precisa de software de CRM

Quando as empresas começam, é comum acompanhar leads e clientes em planilhas ou alguma outra forma de registro rudimentar. Embora isso possa funcionar quando você tem apenas um punhado de clientes, em algum momento, pode se tornar complicado e impraticável. Os sinais de que é hora de atualizar para um CRM incluem:

Você está perdendo o controle de leads

Talvez eles estejam vindo como referências ou entraram em contato com você depois de encontrar seu site. Talvez seja alguém que você conheceu em um evento de networking. Ou um algoritmo de mídia social sugeriu sua empresa para eles. As possibilidades são muitas. E se todos os e-mails, mensagens do Facebook, correios de voz e mensagens de texto de um amigo de um amigo estão dificultando o acompanhamento de todos, cabe a você começar a pesquisar plataformas de CRM.

Leads e clientes estão caindo pelas rachaduras

Digamos que essas planilhas e cadernos estejam funcionando bem. Você sabe quem é quem e por que eles entraram em contato com você. Mas nem todos estão prontos para comprar. Algumas pessoas podem estar apenas perguntando sobre um bem ou serviço. Alguns estão entrando em contato com você enquanto pesquisam e comparam sua empresa com sua concorrência. Tudo bem, mas você sempre vai querer saber quando é hora de fazer um acompanhamento, retornar um telefonema ou resolver um problema de atendimento ao cliente.

Se alguém cair nas rachaduras, isso é suficiente para lhe custar uma venda ou um cliente recorrente. Em uma era de gratificação instantânea e competição feroz, você não pode se dar ao luxo de colocar as pessoas em segundo plano e esperar lembrá-las em algum momento no futuro.

Você não está medindo KPIs

Vamos olhar para o cenário número três: digamos que você está acompanhando todos e ninguém está caindo nas rachaduras. Parabéns! Você é um mago organizacional! No entanto, isso não é tudo o que você precisa para expandir seus negócios.

Para saber como seguir em frente, você tem que ser capaz de medir o que está funcionando atualmente e o que precisa ser modificado. Por exemplo, você sabe quantos visitantes do site você recebe? De onde vêm seus clientes? (pesquisas orgânicas online, mídias sociais, backlinks, anúncios pagos?) Qual é a taxa de abertura dos seus e-mails de marketing? Qual é a taxa de cliques? Taxas de conversão? Um CRM reunirá todas essas informações, para que você possa continuar fazendo o que está indo bem e criar estratégias melhores para o que não está.

10 maneiras como um CRM beneficia pequenas empresas

Agora que você tem uma ideia melhor de por que pode precisar investir em software de CRM para sua empresa, vamos ver uma lista de benefícios específicos:

1. Banco de dados centralizado

Com um CRM, você não precisará mais procurar onde escreveu o quê. Tudo está no mesmo banco de dados; independentemente de serem prospects, clientes, fornecedores, contratados, freelancers, quem quer que seja. E sim, está tudo segmentado em outras categorias dentro do CRM, mas está tudo bem ali, na ponta dos dedos.

2. Permite a colaboração entre equipes

À medida que sua empresa cresce, você terá mais pessoas trabalhando para fazer as coisas acontecerem. Seu vendedor vai querer se reunir com sua equipe de redação regularmente para entrar na mesma página e atrair leads mais qualificados. Um CRM facilita esse processo, permitindo que eles marquem uns aos outros em arquivos, bem como deixem comentários sobre interações com contatos e outros esforços de marketing.

3. Nutrir Leads

Pode demorar um pouco para um cliente em potencial descer o funil de vendas – especialmente no contexto B2B, onde o processo de pesquisa é mais longo, o investimento maior e mais pessoas precisam ser convencidas para a adesão total. Um CRM coloca você em uma posição melhor para atrair e educar leads, conectando-se ao seu e-mail para que você possa enviar campanhas de gotejamento. Você também pode enviar comunicações com base em categorias de usuários, comportamentos específicos e onde eles estão na jornada do cliente. Todas essas práticas de nutrição de leads ajudarão a mantê-lo em mente quando eles estiverem prontos para comprar.

4. Acompanhamento de Perspectivas

Um CRM irá alertá-lo quando for a hora de entrar em contato com alguém, seja por ter agendado uma ligação, um cliente em potencial dizendo para você esperar um determinado período de tempo, enviando e-mails de acompanhamento, comunicando-se com leads após o envio de um formulário e /ou lembrá-los de um carrinho abandonado. Isso significa que você fica por dentro de tudo – preparando o cenário para que seus leads e clientes se sintam apreciados e cuidados e para você gerar ainda mais negócios.

5. Automatiza tarefas mundanas

À medida que você obtém mais clientes, torna-se extremamente oneroso concluir todas as tarefas manualmente. Este é especialmente o caso quando você tem uma longa lista de tarefas mais complexas para atender. Um CRM simplifica o seu dia-a-dia com a capacidade de automatizar a coleta de informações, entrada de dados, e-mails de marketing, envio de documentos, agendamento de reuniões, conexão com chat ao vivo, etc…

6. Mantém os contatos engajados

Fora da vista, longe da mente. É por isso que é bom ter uma plataforma de CRM que o mantenha no radar do seu público-alvo. Isso pode ser feito integrando seu CRM com suas contas de mídia social, criando uma base de conhecimento e/ou enviando leads frios e e-mails de reengajamento de clientes. Isso ajuda você a criar reconhecimento de marca e lembrar aos assinantes de e-mail que você tem um produto ou serviço para facilitar a vida deles.

7. Monitora as comunicações

Ao configurar seu CRM com suas mídias sociais, você pode rastrear todas as menções, monitorar conversas, receber todas as mensagens privadas e prestar atenção às tendências do setor por meio de hashtags e sobre o que as pessoas estão falando nas páginas dos concorrentes. Essa é mais uma maneira de garantir que nenhuma mensagem fique sem resposta e que você tenha conversas com seu público-alvo - seja agradecendo por uma avaliação positiva, abordando uma negativa ou identificando serviços/recursos que as pessoas desejam que você ou seus concorrentes oferecer.

8. Evita oportunidades perdidas

Como o software de CRM reúne tantas informações sobre os contatos, cada interação é automaticamente inserida no contexto. Isso significa que a plataforma é capaz de identificar oportunidades de cross-sell e upsell assim que surgem – mesmo em casos em que sua equipe de vendas pode perder.

9. Fornece Análise de Dados

Como mencionado anteriormente neste blog, você não pode rastrear o que não pode medir. E como cada negócio tem objetivos diferentes (ou mesmo objetivos variados dependendo de um trimestre ou de uma campanha de marketing específica), um bom CRM permite criar dashboards personalizados para que você possa acompanhar as métricas que são importantes para você em um determinado momento.

Se você perceber que algo está funcionando, continue fazendo isso. Se você não tiver certeza, experimente o teste A/B. E se não for, você pode parar de perder tempo e recursos com isso e mudar para outra coisa.

10. Previsão de vendas

É comum as pessoas ficarem tão presas em suas tarefas e responsabilidades do dia-a-dia, que não conseguem ver a floresta para as árvores. Afinal, muitas coisas precisam de sua total atenção. No entanto, se você tiver um CRM que prepare relatórios de previsão de vendas, obterá informações valiosas que o ajudarão a prever as vendas com base na aparência do seu pipeline. Dessa forma, sua equipe de vendas pode se concentrar nos leads com maior probabilidade de fazer uma compra.

O que procurar ao selecionar um CRM para pequenas empresas

Existem várias necessidades que você deve ter em mente ao restringir suas opções de CRM para sua pequena empresa, incluindo:

Suas necessidades específicas

Para saber quais recursos serão fundamentais para ter, é essencial ter objetivos específicos definidos. Embora muitos CRM tenham recursos principais semelhantes, alguns são projetados para enfatizar mais certos aspectos, como dados mais organizados, geração de leads, colaboração em equipe ou melhor gerenciamento de pipeline.

Quantas pessoas precisam de acesso a ele

Nem todo mundo precisa trabalhar com seu CRM. Identifique as principais funções de trabalho que podem ser otimizadas com esse tipo de software. Certamente alguém de vendas, alguém de marketing e alguém de atendimento ao cliente. Quanto menos usuários, maior a probabilidade de você encontrar um CRM dentro do seu orçamento – o que me leva ao próximo ponto desta lista.

Seu orçamento

Entendo. Às vezes, pequenas empresas e startups podem ter bastante dificuldade apenas para cobrir suas despesas gerais e folha de pagamento. Felizmente, muitos fornecedores de CRM oferecem serviços em camadas e alguns deles até incluem uma opção básica e gratuita. Eles ainda têm capacidade de armazenamento significativa e muitos dos recursos necessários para gerenciamento de contatos e marketing por e-mail.

Sua complexidade

Proprietários de pequenas empresas usam muitos chapéus. Você pode ser o CEO, mas você tem que fazer o que tem que fazer. Portanto, você provavelmente não terá tempo para obter um doutorado para aprender a usar um novo software. Embora todo CRM tenha uma curva de aprendizado, opte por um que seja fácil de usar o suficiente para que toda a sua equipe precise de um processo de integração e talvez assista a vários vídeos instrutivos. Também é útil ter recursos de autoatendimento, como uma base de conhecimento que pode fornecer respostas rápidas e fáceis de entender.

Integrações de terceiros

Faça uma lista de todos os softwares que você está usando atualmente para administrar seus negócios. Isso provavelmente inclui e-mail, calendário, videoconferência, comércio eletrônico e quaisquer outras plataformas de vendas ou marketing. Em seguida, navegue pelo mercado de aplicativos de cada provedor de CRM para garantir que o que você está considerando se interconectará com tudo o que você já está usando.

Painéis personalizáveis

Lembra como mencionei acompanhar o progresso de seus esforços? Esse recurso é fundamental para prepará-lo para o sucesso, pois permite que você se concentre no que é mais importante para você e deixe de lado recursos visuais adicionais que você não precisa conhecer no momento. Você também desejará painéis atualizados em tempo real, para que você possa tomar as decisões mais precisas baseadas em dados.

Suporte ao cliente

Da mesma forma, você deseja receber ajuda assim que precisar. Um bom provedor de CRM oferece várias maneiras de contatá-los – por meio de bate-papo ao vivo, e-mail, telefone e talvez até mesmo fornecer fóruns de discussão para navegar pelas conversas com outros usuários que podem ter enfrentado problemas semelhantes. Lembre-se de que, às vezes, quanto maior o nível, mais opções de suporte ao cliente você obtém.

Os 7 melhores sistemas de CRM para pequenas empresas

Há uma longa lista de plataformas de CRM que prometem o mundo para sua pequena empresa. Mas para tornar o processo de pesquisa um pouco mais fácil para você, abaixo estão vários que são praticamente a nata da cultura:

HubSpot

Como somos uma agência parceira da HubSpot Elite, obviamente vou começar com nossa plataforma de CRM favorita. O nível básico de CRM da HubSpot é gratuito e oferece tantos recursos que pode fazer você dar uma segunda olhada. Tem a capacidade de adicionar até um milhão de contatos. Sim. Um milhão deles. Você também obtém usuários ilimitados, portanto, se quiser adicionar todos que trabalham em sua empresa, vá em frente. Ter uma festa.

Além do gerenciamento de contatos, você pode rastrear a atividade do site, como tráfego, visualizações de página e envios de formulários da página de destino. Ele se integra a centenas de aplicativos e possui gerenciamento de anúncios, automação de e-mail de nutrição de leads, modelos de e-mail, painéis de relatórios e torna seus sonhos realidade.

Força de vendas

O Salesforce CRM oferece planos a partir de US$ 25 por mês e inclui recursos como teleconferências na tela, modelos de email para suas campanhas de marketing e a capacidade de criar bases de conhecimento para seus clientes.

Eles também oferecem suporte contínuo para pequenas empresas e fornecem uma plataforma personalizável para que você possa projetar a aparência do seu CRM de uma maneira que faça sentido para você.

Zoho

O Zoho CRM alerta você quando um contato interage com sua empresa, para que você possa fornecer respostas o mais rápido possível sempre que o tempo for essencial. Ele também oferece inteligência artificial para lidar com questões simples de vendas para que você possa se concentrar em tarefas mais complexas. Além disso, torna a colaboração muito fácil, com ferramentas como um feed de notícias interno e mensagens instantâneas.

Eles também são econômicos, pois sua versão básica gratuita permite até 10 usuários, além de recursos essenciais, como gerenciamento de contatos e automação de marketing.

Zendesk

O Zendesk também oferece gerenciamento de contatos que permite segmentação com base em seus métodos de categorização preferidos. E, além de e-mail marketing e fluxos de trabalho automatizados, possui recursos interessantes, como agendamento e notificações para eventos futuros. Seus painéis de relatórios também são fáceis de ler, para que você não precise perder tempo tentando descobrir como configurá-los ou interpretar dados.

O Zendesk oferece uma versão para pequenas empresas com apenas as ferramentas básicas para que você possa manter as coisas simples e descomplicadas durante os estágios iniciais.

Freshworks

A Freshworks oferece uma plataforma de CRM projetada especificamente para pequenas empresas, com recursos inovadores, como insights com inteligência artificial, pontuação de contato preditiva e chatbots de conversação. Eles também atribuem a cada empresa um gerente dedicado para que possam ajudá-lo a alinhar melhor sua estratégia de CRM com suas metas de negócios específicas.

O Freshworks também permite que você baixe registros de negócios que podem ser armazenados em dispositivos móveis para que você possa acessá-los mesmo quando estiver offline; e seu aplicativo móvel funciona perfeitamente em dispositivos iOS e Android.

Onda

O Streak CRM é ideal para pequenas empresas que trabalham com Gmail e Google Workspace. Você pode configurá-lo para enviar notificações em tempo real à medida que os clientes em potencial se movem pelo pipeline, para que você sempre saiba quando é um bom momento para fazer o acompanhamento.

A plataforma compartilha automaticamente e-mails, registros de chamadas e notas da equipe com todos os membros que trabalham em uma colmeia, para que todos estejam atualizados sobre o status das comunicações com o cliente. Ele também possui uma interface simples sem sinos e assobios distrativos, para que você possa entender facilmente os dados de relance.

Livro de mel

O HoneyBook CRM organiza seus contatos e permite o gerenciamento de projetos de ponta a ponta. Ele também oferece recursos adicionais, como agendamento de reuniões, criação de propostas, portal do cliente, fluxos de trabalho automatizados, geração de faturas, agendamentos e lembretes de pagamento e assinatura de contratos.

Seu plano inicial é de apenas US $ 9 por mês e oferece seis meses de suporte de concierge. No entanto, esse nível básico é limitado a um total de US$ 10.000 em transações, portanto, você definitivamente precisará atualizar à medida que dimensionar seus negócios.

Administrar uma pequena empresa é emocionante, gratificante e demorado. Mas também pode se tornar esmagadora. Investir em um CRM facilita muito o processo para você, para sua equipe e para seus clientes; então a questão não deve ser se você precisa de um, mas qual você escolherá. E assim que fizer isso, você experimentará uma navegação mais eficaz e suave.