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Ein Stakeholder ist eine Einzelperson, Gruppe oder Organisation, die vom Ergebnis eines Geschäftsvorhabens oder Projekts betroffen ist. Projektbeteiligte haben, wie der Name schon sagt, ein Interesse am Erfolg eines Projekts und können intern oder extern zu der Organisation sein, die das Projekt sponsert.
Stakeholder-Beziehungen können einen positiven oder negativen Einfluss auf Ihren Projektlebenszyklus haben, daher müssen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifizieren und einen Stakeholder-Managementplan erstellen, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
Die Verfolgung Ihrer wichtigsten Stakeholder mit Projektmanagement-Software ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Ihre Projektbeteiligten zufrieden und produktiv bleiben.
Wer kann Projektbeteiligter sein? Das ist eine lange Liste. Einige Beispiele sind wie folgt.
Es gibt zwei Haupttypen von Projektbeteiligten: interne und externe. Mal sehen, wie sie sich voneinander unterscheiden und wie der Stakeholder-Management-Prozess für jede Stakeholder-Gruppe funktioniert.
Ein interner Stakeholder ist jemand, dessen Interesse an dem Projekt in direktem Zusammenhang damit steht, Teil der Organisation zu sein, die dieses Projekt verwaltet. Interne Stakeholder wollen die Geschäftsziele und strategischen Ziele des Projekts erreichen. Sie können Projektmanager, Teammitglieder, Sponsoren, Eigentümer oder sogar Investoren der Organisation sein.
Externe Stakeholder sind diejenigen, die nicht direkt mit der Organisation verbunden sind, aber für das Unternehmen wichtig sind oder in gewissem Maße vom Projekt betroffen sind. Diese sind in der Regel Teil der Lieferkette, Gläubiger oder öffentliche Gruppen.
Siehe auch: Stakeholder-Analyse-Vorlage
Stakeholder-Management ist ein Projektmanagementprozess, der darin besteht, die Erwartungen und Anforderungen aller internen und externen Stakeholder, die an einem Projekt beteiligt sind, zu verwalten.
Dazu müssen Projektmanager einen Stakeholder-Management-Plan erstellen, ein wichtiges Projektmanagement-Dokument, das die Stakeholder-Management-Strategien erläutert, die während des Projekts angewendet werden.
Darüber hinaus verwenden Projektmanager Tools und Techniken wie Projektstatusberichte, um den Prozess des Stakeholder-Managements in jeder Phase des Projektlebenszyklus zu erleichtern.
Zu beachten ist, dass der Begriff Stakeholder-Management nicht ausschließlich auf das Projektmanagement beschränkt ist, sondern auch auf die Betriebswirtschaftslehre bezogen werden kann. Stakeholder Relationship Management ist für ein kleines Unternehmen ebenso wichtig wie für große Konzerne, mittelständische Unternehmen und sogar Non-Profit-Organisationen.
Ebenso können sowohl Projektmanagementteams als auch Unternehmen jeder Größe von der Verwendung einer Projektplanungssoftware wie ProjectManager für das Stakeholder-Management profitieren. Das liegt daran, dass ProjectManager robuste Planungstools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln, Kalender und Aufgabenlisten bietet.
Profi-Tipp: Das Project Management Institute (PMI) bezeichnet Stakeholder-Management als „Projektmanagement-Wissensgebiet“.
ProjectManager verfügt über Tools für das Stakeholder-Relationship-Management und Funktionen für die Teamzusammenarbeit – Erfahren Sie mehr.
Wie oben erwähnt, ist ein Stakeholder-Managementplan ein Projektmanagementdokument, das Ihre Projektbeteiligten und die Strategien identifiziert, die Sie verwenden, um mit ihnen zu kommunizieren und ihre Anforderungen zu erfüllen.
Ein Stakeholder-Managementplan umfasst normalerweise die folgenden Elemente.
Auch wenn jeder Stakeholder-Management-Ansatz je nach den Anforderungen Ihres Projekts oder Unternehmens unterschiedlich sein kann, gibt es einige Best Practices zur Verwaltung Ihrer Stakeholder-Beziehungen.
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um sicherzustellen, dass alle Ihre Grundlagen im Stakeholder-Managementplan abgedeckt sind.
Der erste Schritt zu einem guten Stakeholder-Managementplan ist die richtige Stakeholder-Identifikation. Identifizieren Sie, wer die wichtigsten einzelnen Stakeholder und Stakeholder-Gruppen für Ihr Projekt oder Unternehmen sind. Die Stakeholder-Theorie kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wer Ihre Stakeholder sind und wie sie von Ihrem Projekt betroffen sind.
Beachten Sie, welche wichtigen Stakeholder einen größeren Einfluss auf das Projekt haben werden und in welcher Phase ihr Einfluss geringer oder größer wird. Sie können ein Zwiebeldiagramm für den Stakeholder-Priorisierungsprozess verwenden. Behalten Sie Ihre wichtigsten Stakeholder-Beziehungen immer im Auge, da sie den größten Einfluss auf Ihr Projekt oder Unternehmen haben können.
Die Zusammenarbeit mit neuen Stakeholdern kann am Anfang schwierig sein. Die Kenntnis Ihrer Stakeholder ist der Schlüssel zu einem effektiven Stakeholder-Relationship-Management. Aus diesem Grund ist es ratsam, Ihre Projektbeteiligten zu befragen, hier sind einige Beispiele.
Ein Machtinteressenraster oder eine Projektinteressenmatrix ist ein Diagramm, mit dem Sie die Macht und das Interesse Ihrer Stakeholder an dem Projekt bestimmen können. Es ist ein sehr hilfreiches Projektmanagement-Tool für die Stakeholder-Analyse.
Mit diesem Tool können Sie diese vier Anspruchsgruppen identifizieren. Sie sind nach Wichtigkeit aufgelistet.
Identifizieren Sie klar, in welche Phasen jeder wichtige Stakeholder involviert sein wird, und legen Sie die Zeitpläne fest, bis zu denen ihr Feedback benötigt wird. Erstellen Sie einen Stakeholder-Engagement- oder Stakeholder-Kommunikationsplan, um zu definieren, wie Sie Ihre Stakeholder-Beziehungen verwalten. Seien Sie wie immer in jeder Phase des Projektmanagements realistisch, transparent und ehrlich.
Das Festlegen und Managen von Erwartungen ist vielleicht der wichtigste Aspekt eines Stakeholder-Managementplans. Stakeholder sind in das Projekt investiert und haben viele Meinungen darüber, wie es weitergehen sollte, sowohl gute als auch schlechte. Um mehr über die Verwaltung von Stakeholder-Beziehungen zu erfahren, haben wir unten ein Tutorial-Video eingebettet.
Die Stakeholder-Analyse ist kein einzelner Schritt, sondern eine Reihe von Schritten, Stakeholder-Identifikation, Stakeholder-Mapping und Stakeholder-Priorisierung. Einfach ausgedrückt könnte die Stakeholder-Analyse als der Prozess definiert werden, zu verstehen, wer Ihre Projekt-Stakeholder sind, welchen Einfluss und welche Beteiligung sie haben und wie wichtig sie für Ihr Projekt oder Unternehmen sind.
Die Stakeholder-Identifikation ist der erste Schritt im Stakeholder-Analyseprozess und die Grundlage Ihres Stakeholder-Managementplans. Wie der Name schon sagt, besteht dieser Prozess darin, alle Ihre internen und externen Stakeholder zu identifizieren. Später werden diese Stakeholder analysiert, priorisiert und eingebunden.
Hier sind einige Dinge, die Projektmanager während des Stakeholder-Identifizierungsprozesses berücksichtigen sollten:
Nachdem Sie nun alle Ihre internen und externen Stakeholder identifiziert haben, ist es an der Zeit, ihr Interesse und die Macht oder den Einfluss, den sie auf das Projekt haben, zu bestimmen. Dies ist ein wichtiger Schritt im Stakeholder-Relationship-Management-Prozess, denn hier erhalten Sie die Informationen, die für die Stakeholder-Priorisierung benötigt werden.
Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, ein Strominteressenraster oder eine Strominteressenmatrix zu erstellen. Probieren Sie die kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage von ProjectManager aus.
Sobald Sie eine gründliche Liste haben, können Sie damit beginnen, Ihre Projektbeteiligten nach ihrer Bedeutung für das Projekt zu priorisieren. Entscheiden Sie, wer von ihnen den größten Einfluss auf das Projekt hat und davon betroffen ist.
Sobald Sie bestimmt haben, wer Ihre wichtigsten Stakeholder sind, ist es einfacher, sie im Auge zu behalten und zu bestimmen, welche die besten Stakeholder-Management-Strategien sind, um sie zufrieden zu stellen.
Schließlich finden Sie mit den in Ihrer Stakeholder-Map erstellten Informationen heraus, wie Sie Ihre Stakeholder einbeziehen können. In diesem Prozess entscheiden Sie, wie Sie mit Ihren Projektbeteiligten kommunizieren und interagieren.
Dies führt zu einem Stakeholder-Kommunikationsplan, der die Kanäle und die Häufigkeit der Kommunikation zwischen Ihnen und jedem Projekt-Stakeholder umreißt. Sie können unsere Kommunikationsplanvorlage verwenden, um loszulegen.
Stakeholder-Analyse, Stakeholder-Management und Stakeholder-Kommunikation können komplex sein. Es ist wie ein Projekt, das auf das bestehende Projekt aufgepfropft wird, was die Dinge schwieriger machen kann. Glücklicherweise können Sie Projektmanagement-Software-Tools verwenden, die Ihnen beim Stakeholder-Management-Prozess helfen. ProjectManager ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool, das Ihre Projekte, Teams und Stakeholder organisiert, damit Sie effizienter arbeiten können.
Die Verwaltung von Stakeholdern beginnt mit einem Zeitplan, um Aktivitäten zu erfassen und einen Raum bereitzustellen, in dem jeder seinen Beitrag leisten kann.
Verwenden Sie unser interaktives Gantt-Diagramm, um Stakeholdern den Projektplan und Zeitplan zu präsentieren. Es kann leicht geteilt werden und fungiert als kollaborative Plattform, in die sie aufgenommen werden können.
Der Zeitplan ist nur eine Abstraktion, bis er ausgeführt wird. Das erfordert das Engagement des Teams. Stakeholder müssen nicht an diesen Details beteiligt sein, sollten sie aber einsehen können.
Die Stakeholder sind sehr daran interessiert, wie das Projekt voranschreitet. Sie brauchen Sie nicht, um mit ihnen ins Unkraut zu kommen, aber breite Schläge sind wichtig.
Sorgen Sie für zufriedene Stakeholder, indem Sie Ihre Teams produktiv halten. Sie möchten in der Lage sein, ihre Arbeitsbelastung zu überwachen und bei Bedarf anzupassen, um zu verhindern, dass sie ausbrennen.
Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist der Eckpfeiler des Stakeholder-Managements. Sie benötigen ein Tool, das Ihnen die Flexibilität gibt, Daten mit Stakeholdern so zu teilen, wie sie sie erhalten möchten.
Stakeholder sind nicht nur an einzelnen Projekten beteiligt, sie können in ein Programm gleichgesinnter Projekte oder sogar in ein Portfolio investiert werden. Sie benötigen ein skalierbares Projektmanagement-Tool.
Verfolgen Sie Projekte, Programme oder ein Portfolio mit Tools, die einen Überblick über alle Projekte auf einer Seite geben. Es gibt auch ein Portfolio-Dashboard und eine Roadmap, um Ihr Portfolio an strategischen Zielen auszurichten.
Für weitere Ressourcen zu Projekt-Stakeholdern und Stakeholder-Management haben wir eine Liste mit Links zusammengestellt, die Sie erkunden und weiter zum Stakeholder-Management anleiten können.
Wie bereits erwähnt, ist Stakeholder Relationship Management für ein kleines Unternehmen ebenso wichtig wie für große Konzerne, mittelständische Unternehmen und sogar Non-Profit-Organisationen. Sehen Sie, wie ProjectManager Ihnen dabei helfen kann, Ihr Stakeholder-Engagement zu verbessern, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.
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