Die 10 Projektmanagement-Wissensbereiche (PMBOK)

Was müssen Sie wissen, um im Projektmanagement erfolgreich zu sein? Alles! Obwohl an diesem Witz etwas Wahres dran ist, ist er für den Studenten oder den erfahrenen Fachmann, der nach einer Möglichkeit sucht, die unzähligen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers zu verstehen, nicht hilfreich.

Die große Bandbreite an Projektmanagement-Tools, Begriffen, Fähigkeiten und Kenntnissen, die in seiner Disziplin enthalten sind, kann einschüchternd sein. Aus diesem Grund wurde PMBOK geschaffen – um die vielen Teile des Projektmanagements zu vereinheitlichen und zu standardisieren.

Was ist PMBOK im Projektmanagement?

PMBOK steht für Project Management Body of Knowledge. Es handelt sich um eine Reihe von Standardterminologien und Richtlinien für das Projektmanagement, die vom Project Management Institute (PMI) veröffentlicht und aktualisiert werden.

Wissensbereiche im Projektmanagement

PMI hat das große Feld des Projektmanagements in 10 besser verdauliche Teile unterteilt, die es in seinem A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) die 10 Projektmanagement-Wissensbereiche nennt.

Die Wissensgebiete des Projektmanagements decken sich mit den Prozessgruppen Projektinitiierung, Projektplanung, Projektdurchführung, Überwachung und Steuerung sowie Projektabschluss. Das sind die chronologischen Phasen, die jedes Projekt durchläuft.

Die Wissensbereiche finden während jeder dieser Prozessgruppen statt. Sie können sich die Prozessgruppen horizontal vorstellen, während die Wissensbereiche vertikal sind. Die Wissensgebiete sind die technischen Kernthemen, die für ein effektives Projektmanagement notwendig sind.

1. Projektintegrationsmanagement

Was hält ein Projekt zusammen? Das wäre Projektintegrationsmanagement, das so grundlegende Pläne wie die Entwicklung eines Projektauftrags beinhaltet, der in der Initiierungsphase erstellt wird. Dies ist das Dokument, das das Projekt einrichtet und den Projektmanager zuweist.

Ein weiterer Aspekt dieses Bereichs ist der Projektmanagementplan, der als Projektfahrplan für den erfolgreichen Abschluss des Projekts entwickelt wird. Nach der Erstellung wird der Projektplan von Stakeholdern und/oder Sponsoren genehmigt und dann im Verlauf des Projekts durch ein Änderungsprotokoll überwacht und verfolgt. Projektmanagement-Software wie ProjectManager kann Managern dabei helfen, diese Projektpläne im Auge zu behalten.

Der Bereich Projektintegration umfasst auch die Leitung und Verwaltung der Projektarbeit, dh die Produktion ihrer Ergebnisse. Dieser Prozess wird überwacht, analysiert und gemeldet, um eventuell auftretende Änderungen oder Probleme zu erkennen und zu kontrollieren.

Außerdem wird jede Änderungskontrolle durchgeführt. Dies kann Anforderungsformulare, Genehmigungen von Stakeholdern und/oder Sponsoren oder einem anderen Administrator erfordern. Dieser Bereich ist auch Teil des Projektabschlusses am Ende des Projekts.

2. Verwaltung des Projektumfangs

Der Umfang bezieht sich auf die Arbeit des Projekts. Dazu gehört also das Planumfangsmanagement, das Teil des Projektmanagementplans ist. Es ist auch der Zeitpunkt, an dem eine detaillierte Anforderung für das Endprodukt oder die Dienstleistung erfasst wird.

Sie müssen den Geltungsbereich auch in einer Geltungsbereichsanweisung definieren. Dies kann alles sein, von einem Satz bis hin zu einer Aufzählungsliste, die umfassend ist, um größere Projektrisiken zu reduzieren. Ein weiterer Teil dieses Bereichs ist ein Projektstrukturplan (WBS), der eine grafische Aufgliederung der Projektarbeit darstellt.

Validierung des Umfangs während des Projekts, d. h. sicherstellen, dass die Ergebnisse regelmäßig vom Sponsor oder Stakeholder genehmigt werden. Dies geschieht während der Überwachungs- und Kontrollprozessgruppen und es geht um die Annahme der Ergebnisse, nicht der während der Planung festgelegten Spezifikationen.

Die Scope-Anweisung wird sich wahrscheinlich im Laufe des Projekts ändern, um den Umfang zu kontrollieren, z. B. wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

3. Projektzeitmanagement

Projektzeitmanagement ist, keine Überraschung, zeitaufwändig. Das Projekt ist in Aufgaben unterteilt, die mit Startdaten und Fristen sowie Budgets für jede Aufgabe geplant sind. Und die Dinge ändern sich ständig in den Phasen eines jeden Projekts, was bedeutet, dass diese Dinge oft überarbeitet werden müssen.

Dazu gehört das Plan-Termin-Management, bei dem ein Terminplan für das Projekt erstellt und festgelegt wird, wer wofür verantwortlich ist. Das bedeutet, Aktivitäten zu definieren, was nicht dasselbe ist wie das Erstellen eines WBS, aber ähnlich. Sie erstellen also eine Aufgabenliste, die jeden Aspekt des Projekts berührt.

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Diese Aufgaben werden dann in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und eventuelle Abhängigkeiten zwischen ihnen notiert. Diese Abhängigkeiten werden dann als entweder Ende-zu-Start (FS), Ende-zu-Ende (FF), Start-zu-Start (SS) oder Start-zu-Ende (SF) bestimmt. Dies ist meistens bei größeren Projekten der Fall.

Nachdem die Aufgaben nun sequenziert sind, müssen die für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen geschätzt und zugewiesen werden. An dieser Stelle wird auch die Dauer jeder Aufgabe festgelegt. All dies wird zu einem Zeitplan führen, indem zunächst der kritische Pfad und der Float für jede Aufgabe ermittelt werden. Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um die Aufgaben auf einer Zeitachse zu platzieren, und arbeiten Sie dann am Ressourcenabgleich, um die Ressourcennutzung auszugleichen.

Sobald der Zeitplan erstellt ist, ist ein Plan zur Kontrolle des Zeitplans erforderlich. Das Ertragswertmanagement wird regelmäßig durchgeführt, um sicherzustellen, dass der eigentliche Plan so verläuft, wie er geplant war.

4. Projektkostenmanagement

Dieser Bereich betrifft das Projektbudget, was bedeutet, über gute Schätzungsinstrumente zu verfügen, um sicherzustellen, dass die Mittel den Umfang des Projekts abdecken und regelmäßig überwacht werden, um Interessengruppen oder Sponsoren auf dem Laufenden zu halten.

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Das Plankostenmanagement bestimmt die Methode zur Erstellung des Budgets, einschließlich dessen, wie und ob es sich ändern wird, und welche Verfahren zu seiner Kontrolle verwendet werden. Jede Aufgabe muss hinsichtlich der Kosten geschätzt werden, was bedeutet, dass alle Ressourcen wie Arbeit, Materialien, Ausrüstung und alles andere, was zur Erfüllung der Aufgabe benötigt wird, einbezogen werden.

Dies bestimmt das Projektbudget, sobald Sie alle Aufgabenkosten genommen und kombiniert haben. Dann kommt die Notwendigkeit, diese Kosten durch eine Ertragswertanalyse zu kontrollieren. Dies wird während des gesamten Projekts regelmäßig durchgeführt, um sicherzustellen, dass die geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.

5. Projektqualitätsmanagement

Ein Projekt kann pünktlich und innerhalb des Budgets eingehen, aber wenn die Qualität nicht dem festgelegten Standard entspricht, ist das Projekt ein Misserfolg. Das Planen des Qualitätsmanagements ist Teil des gesamten Projektmanagementplans, kann jedoch ein eigenständiges Dokument sein, wenn es die Qualitätsspezifikationen für das Produkt oder die Dienstleistung enthält.

Der Prozess muss eine Qualitätssicherung beinhalten, die nur eine Möglichkeit ist, sicherzustellen, dass Qualitätsstandards eingehalten werden. Um die Qualität zu kontrollieren, müssen die Ergebnisse daher überprüft werden, um sicherzustellen, dass die im Qualitätsmanagementplan beschriebenen Standards eingehalten werden.

6. Personalmanagement des Projekts

Das Projektteam ist Ihre wichtigste Ressource, daher ist es entscheidend, das beste Team zusammenzustellen und sicherzustellen, dass es zufrieden ist. Aber Sie müssen auch ihre Leistung verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet. Ein Personalmanagementplan identifiziert ihre Rollen und ihre Anforderungen für diese Positionen sowie wie sie in die Gesamtprojektstruktur passen.

Nachdem Sie die Stellenbeschreibungen festgelegt haben, ist es an der Zeit, diese Positionen zu besetzen und ein Projektteam zu akquirieren. Dies kann intern erfolgen, indem Mitarbeiter aus anderen Abteilungen der Organisation hinzugezogen werden, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder beides kombiniert wird. Das Team braucht Entwicklung, möglicherweise Schulungen und andere Dinge, die es für das Projekt lebensfähig machen.

Die Führung des Projektteams ist eine ständige Verantwortung des Projektmanagers. Das Team wird überwacht, um sicherzustellen, dass es produktiv arbeitet und dass es keine internen Konflikte gibt, damit alle zufrieden sind.

7. Projektkommunikationsmanagement

Alle Bereiche des Projektmanagements sind wichtig, aber das Kommunikationsmanagement könnte von größter Bedeutung sein, da es jeden Aspekt des Projekts beeinflusst. Kommunikation informiert das Team und die Stakeholder, daher ist die Planung des Kommunikationsmanagements ein kritischer Schritt in jedem Projekt.

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An diesem Punkt wird die Verbreitung von Mitteilungen festgelegt, einschließlich der Art und Häufigkeit der Verbreitung. Zielen Sie darauf ab, wer was wann braucht. Beachten Sie auch, wie die Kommunikation erfolgt, wenn Probleme im Projekt auftreten, z. B. Änderungen.

Verwalten Sie die Kommunikation, wenn das Projekt ausgeführt wird, um sicherzustellen, dass es wie geplant läuft. Dazu gehört auch die Steuerung der Kommunikation, indem deren Wirksamkeit regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird.

8. Projektrisikomanagement

Risikomanagementpläne legen fest, wie die Risiken aufgeschlüsselt, kategorisiert und priorisiert werden. Dabei werden Risiken identifiziert, die während der Durchführung des Projekts auftreten können, indem ein Risikokataster erstellt wird.

Führen Sie eine qualitative Risikoanalyse durch, nachdem die größten Risiken identifiziert und nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung klassifiziert wurden. Priorisieren Sie sie dann. Führen Sie dann eine quantitative Analyse gemäß ihrer Auswirkungen auf das Projekt durch, z. B. Budget, Zeitplan usw.

Jetzt müssen Sie Risikoreaktionen planen. Wenn diese Risiken tatsächlich zu Problemen werden, muss im Voraus eine Antwort mit einem Eigentümer verfasst werden, der sicherstellen kann, dass das Risiko ordnungsgemäß identifiziert und gehandhabt wird. Die Risikokontrolle beinhaltet die regelmäßige Überprüfung des Risikoregisters und das Abhaken der Risiken, die sich nicht mehr auf das Projekt auswirken werden.

9. Projektbeschaffungsmanagement

Dies betrifft die externe Beschaffung, die Teil der meisten Projekte ist, wie z. B. die Einstellung von Subunternehmern. Dies wird natürlich Auswirkungen auf das Budget und den Zeitplan haben. Die Planung des Beschaffungsmanagements beginnt mit der Identifizierung der externen Bedürfnisse des Projekts und der Art und Weise, wie diese Auftragnehmer einbezogen werden.

Führen Sie nun diese Beschaffungen durch, indem Sie die Auftragnehmer einstellen, die eine Leistungsbeschreibung, ein Leistungsverzeichnis, eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und die Auswahl eines Anbieters enthalten. Sie werden den Beschaffungsprozess steuern wollen, indem Sie die Verträge verwalten und überwachen und dann die Verträge abschließen, sobald die Arbeit zur Zufriedenheit aller erledigt wurde.

10. Projekt-Stakeholder-Management

Die Stakeholder müssen zufrieden sein, da das Projekt für ihre Bedürfnisse erstellt wurde. Daher müssen sie wie jeder andere Teil des Projekts aktiv gemanagt werden. Zunächst müssen die Stakeholder durch eine Stakeholder-Analyse identifiziert werden. Es ist nicht immer einfach, aber es ist ein entscheidender Teil des Starts eines jeden Projekts, also finden Sie heraus, wer sie sind und welche Bedenken sie haben.

Planen Sie jetzt das Stakeholder-Management, was bedeutet, dass Sie jeden Stakeholder auflisten und priorisieren, was seine Bedenken sind und wie sie sich auf das Projekt auswirken könnten. Dies wird dazu führen, die Erwartungen der Stakeholder zu managen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden und dass Sie mit ihnen kommunizieren.

Kontrollieren Sie während des gesamten Projekts das Engagement der Stakeholder. Tun Sie dies, indem Sie feststellen, ob die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt werden. Wenn nicht, finden Sie heraus, welche Änderungen vorgenommen werden müssen, um diese Bedürfnisse zu befriedigen oder die Erwartungen anzupassen.

Wissensbereiche im Projektmanagement erwecken ein Projekt zum Leben, aber dieses Leben kann chaotisch und komplex sein, weshalb ein Projektmanager ein Tool benötigt, das ihm hilft, all diese beweglichen Teile eines Projekts zu verwalten. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards und Gantt-Diagrammen, um das Projekt in seinen vielen Phasen genau zu überwachen. Sehen Sie, wie es Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.