虛擬項目管理：好處、挑戰和工具

遠程工作非常普遍，出於各種原因，它已成為一種必需品。 無論他們住在哪裡，確保最優秀的人才是有優勢的。 它有助於組織的底線。 有時，天災人禍會擾亂正常的工作流程。

無論出於何種原因，虛擬項目管理都伴隨著一系列挑戰，這些挑戰已經增加了管理項目的艱鉅任務。 有用於分配任務、管理資源、跟踪進度和更新利益相關者的傳統協議，但當他們在不同的地區或外國時卻沒有。

您如何駕馭這個勇敢的虛擬項目管理新世界？ 我們會談到這一點，但首先，了解大局很重要。

什麼是虛擬項目管理？

虛擬項目管理是通過遠程或虛擬團隊管理項目的過程。 當團隊分佈在不同的時區時，他們仍然需要分配任務，並且必須監控和跟踪這些工作，以確保其按計劃進行。 隨著越來越多的團隊在家工作，虛擬項目管理變得更加明確。

雖然基礎知識保持不變，例如項目的生命週期和控制項目各個方面的各個學科，但還是有區別的。 這是一個很大的。 那些被管理的團隊並不在一個地方，而是分散在世界的四個角落。 與團隊沒有身體接觸會產生項目經理必須克服的新障礙。

虛擬團隊不會消失。 他們正在成長，項目經理不能自滿，相信舊規則仍然適用。 事情正在發生變化，項目經理必須隨之改變，並將他們的項目管理帶入數字時代。

值得慶幸的是，一段時間以來，項目管理工具已經從模擬轉向數字，並且隨著這種轉變提高了效率和生產力。 因此，轉向虛擬項目管理可能是最初出現的巨大飛躍。 但首先，讓我們看看趨勢以及為什麼不能忽視它。

為什麼虛擬項目管理興起？

虛擬項目管理越來越受歡迎的原因有很多。 事實上，許多團隊都要求在工作中有更大的靈活性，以便他們能夠更好地控制自己的日程安排。 這可能是由於有年幼的孩子並希望與他們呆在家里或在工作和家庭生活之間找到平衡。

僱用承包商外包工作的趨勢產生了一些意想不到的後果。 隨著組織越來越習慣與不在他們身邊的團隊合作，他們也越來越喜歡虛擬團隊和虛擬項目經理的想法。

新技術和新一代

這與技術進步密切相關，這些進步使管理遠程工作人員變得更加容易。 虛擬辦公室的發展使向病毒式項目管理的過渡更加順利。

工人的代際變化也在虛擬項目管理的興起中發揮作用。 新員工正在進入勞動力市場，但能夠適應的年長員工在虛擬團隊的幫助下繼續工作。

這創造了一個更有生產力的團隊，一個由年輕的熱情和新想法所激發的團隊，但以老團隊成員的經驗和技能為基礎。 此外，許多年輕員工被吸引到在虛擬團隊中工作。 他們通常更熟悉數字工具並欣賞自由。 幸運的是，這一切都不會損害良好項目管理的核心租戶。

這是關於結果

ROWE，或只注重結果的工作環境，是一種越來越受歡迎的管理策略。 它的概念是允許工人設定條件和時間，只要他們達到要求的結果。 這有助於推動虛擬團隊的發展，從而推動虛擬項目管理。

事實上，為了讓 ROWE 發揮作用，經理和他們的團隊都必須促進清晰有效的溝通，這是虛擬項目管理的基石。

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虛擬項目管理有什麼好處？

虛擬項目管理的優勢與擁有虛擬團隊的優勢息息相關。 畢竟，虛擬項目管理只是作為管理這些遠程團隊的一種方法而存在。

有利於您的底線

對企業最有說服力的一項可能是對其底線的影響。 擁有虛擬團隊和虛擬項目管理來管理他們意味著更少的辦公空間、更少的設備、更少的水電費等。

獲得更多人才

如前所述，虛擬項目管理意味著虛擬團隊，這是吸引您所在地區以外的人才的絕佳誘惑。 這就是有多少組織認為擁有虛擬項目管理的重要性，但並不總是解決的是遠程團隊如何幫助留住這些人才。

更高的員工保留率

在進行虛擬管理時，您的組織不僅會吸引其地理範圍之外的人才，還會留住那些技術工人。 越來越多的員工要求平衡生活和工作。 作為虛擬團隊的一員，他們通常可以靈活地照顧年幼的孩子、設定他們的工作時間並獲得其他讓他們忠於組織的福利。 他們不太可能焦躁不安並在其他地方尋找工作。

更高的生產力

雖然看起來有悖常理，但虛擬項目管理提高了生產力。 根據 Global Workplace Analytics 的一項調查，“一個典型的雇主每年可以為每位半職遠程辦公人員平均節省 11,000 美元。 主要節省是生產力提高、房地產成本降低、缺勤率和營業額減少以及更好的災難準備的結果。” 這還不包括更少的旅行時間和不必要的會議。

虛擬項目管理的挑戰

這並不意味著虛擬項目管理並非沒有挑戰。 總會有障礙需要清除。

建立信任

第一個問題是信任。 任何項目都是如此。 團隊必須得到信任，才能使用讓他們被錄用的技能盡其所能地執行他們的任務。

沒有你的團隊和你一起在辦公室會讓人擔心他們不會像你在他們的肩膀上那樣勤奮地工作。 事實是，建立信任需要時間，如果您在一個對虛擬項目管理不熟悉的企業文化中工作，那可能需要很長時間。

監控進度

能夠監控和跟踪信任問題的進度。 但即使你完全相信你的團隊會努力工作，任何值得他們電子表格的項目經理都知道，如果沒有衡量他們工作的指標，事情可能很快就會失控。

管理虛擬團隊會使監控和跟踪進度變得更加困難。 您不能只是走進他們的辦公室並獲得更新或查看他們在此過程中的位置。

辦公文化

您所在組織的企業文化可能是一種好處，也可能是一種挑戰，但它很可能是另一個需要清除的障礙。 即使有一份清單，只要你的手臂注意到虛擬項目管理如何幫助項目和組織，舊習慣也很難改掉。 如果高管們不接受虛擬項目管理的想法，那麼它注定會失敗。 但是從高層獲得真正的認可可能很困難。

緩慢的溝通

時間是項目中的三重約束之一。 簡化流程是項目更有效地工作的方式。 但是，在與虛擬項目管理和分佈式團隊合作時，任務分配和執行之間通常會存在延遲。

還有對任何項目都非常重要的日常溝通。 擁有溝通渠道至關重要，比電子郵件更直接，並確保人們關注它。

虛擬項目管理工具

克服這些挑戰並利用其中的好處是虛擬項目管理工具的用武之地。越來越多的人在遠程工作，越來越多的經理不得不虛擬地控制這項工作。 這些是幫助經理和團隊更好地完成工作的一些工具。

G 套件

來自 Google Cloud 的 G Suite 是您在一個屋簷下的所有辦公軟件。 它不僅包括適用於企業的 Gmail、文檔、雲端硬盤、日曆等，而且都在線存儲，易於與團隊共享。 可以設置會議，日曆會提醒團隊。 團隊成員可以實時協作處理文檔。 這是通向可靠的虛擬項目管理的紙上虛擬路徑。

飛漲

Zoom 是一款視頻會議軟件，已成為虛擬項目管理在線通信領域的虛擬領導者。 它非常適合簡報、會議和一對一討論。 該服務最近添加了密碼來填補它過去的安全漏洞。

項目管理軟件

生產力工具和視頻會議只是支撐虛擬項目管理的兩個支柱。 但如果沒有項目管理軟件，它就無法忍受。

項目管理軟件的作用是使虛擬團隊能夠更好地協同工作，並讓管理人員能夠分配、監控和跟踪進度。 它通過一系列功能做到這一點。 為了更好地說明它是如何做到的，讓我們看看屢獲殊榮的 ProjectManager。

如何使用軟件進行虛擬項目管理

首先，ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件。 這意味著數據是實時收集的，任何有互聯網連接的人都可以登錄軟件並與團隊合作。 如果您以虛擬方式管理項目，您將需要一個基於雲的工具，該工具可為您提供實時數據和通信。

虛擬團隊管理

要管理團隊，您首先必須讓他們工作。 ProjectManager 使啟動項目變得簡單。 您可以上傳任務電子表格，從另一個軟件導出項目，然後將其導入 ProjectManager 或使用其中一個內置模板來引導您完成整個過程。

分配團隊時，分配似乎是個問題，但是一旦有了新項目，只需邀請團隊使用軟件並開始分配任務即可。 團隊將被收集在一個下拉菜單中——為每個任務分配一個或多個。

制定時間表並堅持下去

有多個項目視圖，在線甘特圖是一種對經理很有幫助的視圖。 他們可以跨項目時間表安排、鏈接任務依賴關係並設置里程碑。

執行任務後，隨著團隊更新其狀態，進度在開始日期和結束日期之間的任務欄上表示為陰影。 這種透明度和問責制有助於使虛擬團隊保持在正軌上，並使項目保持進展。

隨時隨地協作

但是，當他們在身體上分開時，你如何幫助團隊一起工作呢？ 一旦團隊被分配了任務，他們就有了一個協作的平台。 每個任務都有一個添加評論的地方，這會觸發電子郵件警報，因此無論您的團隊成員位於何處，他們都可以更好地協同工作。

ProjectManager 具有無限的文件存儲空間，用戶可以根據需要將任意數量的文檔和圖像附加到任務中。 他們甚至可以標記未分配給任務的人並將他們帶入對話。

讓團隊在正確的時間專注於正確的任務可能是一個問題。 ProjectManager 提供的項目視圖之一是看板，它可以可視化工作流程。 任務可以按優先級標記，保持團隊成員的生產力，同時為經理和其他團隊成員提供生產過程的透明度。

跟踪生產力和項目進度

但是到目前為止，看看團隊成員在做什麼只會讓項目經理。 他們需要更多數據。

ProjectManager 通過其實時儀表板提供項目進度的高級視圖。 該軟件會自動處理項目數據並以易於閱讀的圖表和圖形形式提供，這對於利益相關者會議非常有用。

如果您希望更好地控制項目指標，ProjectManager 有一個簡單的報告工具​​，可以過濾以僅顯示您想要的信息。 還有一個資源管理功能可以幫助您保持團隊的工作負載平衡。 您可能會忘記您正在管理虛擬團隊。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助保持團隊井井有條。 從規劃、監控和報告，項目的每個階段都得到管理和控制，以提高生產力。 立即免費試用 30 天，了解 ProjectManager 如何幫助您管理虛擬項目。