如何召開計劃會議（包括清單）

會議——可能太多了。 有時會舉行會議討論何時開會：這可能會讓人感到荒謬。 然而，會議並不是商業過去的一些無用的人工製品。 它們是一種重要的交流方式。 這就是為什麼項目管理中的計劃會議是啟動成功項目的關鍵。

像任何會議一樣，必須遵循一些指導方針。 必須有一個議程，只有那些需要出席的人才能出席。 如果不是，那麼，這就是會議名聲不好的原因。 您準備得越充分，會議的效率就越高，您的項目規劃也就越有效率。

這就是為什麼我們將一個好的計劃會議分解為您應該包括的核心項目，以使其徹底和有益。 我們甚至提供了一份清單，您可以使用它來確保您在會議中沒有忽略任何事情。

計劃會議的目的是什麼？

召開計劃會議的明顯原因是製定計劃並獲得團隊的支持。 這是製定計劃的第一步，需要回答某些問題，例如我們如何實現這一目標？ 我們已經知道了什麼？ 誰將對什麼負責？

計劃會議完成後，應該有一些可交付成果，例如在回答上述問題後快速勾勒出的計劃大綱。 還必須明確誰將在項目中做什麼。

如果您可以開始識別依賴關係、您需要哪些資源以及您還沒有哪些資源，這並沒有什麼壞處。 此外，您還會有需要回答或需要進一步調查和研究的問題。

還應該建立對計劃範圍的一般理解。 在場的每個人都應該對計劃有一個很好的了解。 獲得反饋以確保這些參數在計劃會議中是明確的，如果不是，鼓勵小組提出問題，直到他們明確為止。 這包括個人如何與團隊中的其他人協調。

計劃會議的關鍵要素

計劃會議的好壞取決於它的組成部分。 這些部分是您在召開會議之前必須準備的。 可以這麼說，你想讓所有的鴨子排成一排，這樣會議才能順利進行，並且計劃和團隊職責都得到了很好的概述。 因此，您需要確保您已經解決了以下每個項目。

願景、目標和目的

在製定計劃之前，您必須有一個目標。 換句話說，您想要實現的目標和目標是什麼。 要弄清楚這一點，需要問自己一些簡單但重要的問題，比如你想做什麼以及你想解決什麼問題？

回答這些問題將確定願景，這是實施計劃時要遵循的重要指南。 這也將為利益相關者和團隊成員提供參與項目的機會。 這導致創建業務案例，使項目與組織的整體業務目標保持一致，並確定項目的好處。

成功的關鍵因素

一旦你有了一個願景、目標和目標，你就需要對這個願景、目標和目標進行限定。 這意味著什麼？

根據最先提出這一概念的 D. Ronald Daniel 的說法，“如果結果令人滿意，將確保組織在有限的領域取得成功的競爭績效。 它們是企業蓬勃發展的少數幾個關鍵領域。 如果這些領域的結果不充分，該組織在此期間的努力將達不到預期。”

換句話說，你不能失敗的事情是什麼。 您的計劃的這些基本組成部分必須明確定義並讓所有人都清楚。 其中包括項目的可交付成果、商定的預算和時間表等。

擁有關鍵的成功因素意味著您不僅可以優先考慮規劃過程，還可以優先考慮項目執行。 你會知道誰是領導者，把你的資源放在哪裡，以及如何調整你的計劃，以確保那些關鍵的成功因素始終得到保障。

關鍵績效指標

關鍵績效指標或 KPI 是具有可衡量價值的東西。 它顯示了項目在實現其關鍵業務目標方面的有效性。 這是一種評估成功的方法，但為了做到這一點，您首先必須確定項目的 KPI 是什麼。

因此，計劃會議必須解決項目 KPI，更具體地說，項目團隊中的每個人為實現這些 KPI 負責做什麼。 如果不設定要達到的目標並向團隊解釋這一點，以及他們在實現該目標中的作用，該項目就不太可能成功。 這就是為什麼它是計劃會議的重要組成部分。

關鍵問題

然後是關鍵問題：必須立即解決的最緊迫的事情。 在推進項目甚至規劃之前，可能存在必須清除的障礙。 這是確定他們的時間，並就決議以及誰將領導該指控做出決定。

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達到這些要點將為為期一天的計劃會議提供一個基本大綱。 當然，您可以並且可能需要將更多時間用於規劃，但這更多地取決於您的團隊規模而不是項目。 無論您的團隊有多大或多小，為了使計劃會議更有成效，您都希望在會議之前將他們包括在內，並聽取他們的想法和意見。

ProjectManager 將計劃會議變成計劃

你已經見過面，你已經定義了項目，現在正在製定一個真正的計劃來整合你所談論的所有內容。 這就是 ProjectManager 可以提供幫助的地方。 ProjectManager 是一款在線項目規劃軟件，可幫助您從頭到尾規劃、安排和管理項目。

輕鬆進口

您有一個願景、目標和目的，但是您如何將它們分解為將導致項目最終交付的步驟？ 好吧，首先，使用工作分解結構，這將幫助您從項目結束回溯到實現目標所需的所有任務。 這基本上是創建一個任務列表，然後可以將其上傳到 ProjectManager 並作為一個新項目打開。

設置依賴關係、截止日期和里程碑

並不是所有的任務都可以一次完成，有些任務要等到其他任務完成才能開始，所以你需要把它們組織起來。 ProjectManager 簡化了這個過程。 在甘特圖工具上添加任務持續時間並填充時間線。

現在，您可以鏈接相關任務、設置里程碑以將項目分成多個階段，甚至可以開始從甘特圖中分配團隊成員。

用於管理工作的任務管理工具

一旦團隊成員被邀請到 ProjectManager，他們就可以被分配任務。 這些任務可以有來自經理的指示、待辦事項列表，並包括無限的文件和圖像附件。 但這僅僅是開始。

從事項目的不同人員以不同的方式工作，這就是 ProjectManager 具有多個項目視圖的原因。 團隊成員可能更喜歡任務列表甚至日曆視圖。

但是，一旦他們開始執行任務，就很難專注於優先級和控制工作流程。 看板視圖讓團隊成員只從事他們有資源和能力完成的工作。 管理人員也可以了解生產週期。

當然，團隊成員一起工作時效率最高，這就是 ProjectManager 促進協作的原因。 可以評論任務，並且可以標記未分配給該任務的其他團隊成員並將其帶入對話。

跟踪和報告計劃

管理人員希望跟踪團隊進度，可以使用實時儀表板在高級別上執行此操作，或者通過一鍵式報告深入了解數據。 ProjectManager 是將計劃變為現實的完美工具，應該列入每次計劃會議的議程。

ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可幫助您規劃和執行項目。 多個項目視圖使其成為團隊中每個人的靈活工具，從經理到團隊和利益相關者，他們喜歡清晰和簡單的報告。 下次您計劃使用此 30 天免費試用的項目時，請嘗試使用 ProjectManager。