克服缺乏項目資源

資源是有限的，但您管理它們以滿足項目需求的能力卻不是。 項目經理面臨的眾多挑戰之一是如何在沒有足夠資源的情況下引導他們的項目取得成功。 好消息：您可以通過多種方式獲取您擁有的資源並讓它們在您的項目中發揮作用。 更好的消息：我們會告訴你怎麼做。

PM 挑戰：缺乏項目資源

當您注意到您的資源沒有涵蓋您在項目中計劃的內容時，要做的第一件事就是識別上下文。 資源可以是從材料到人員的任何東西，而導致您將資源延伸到臨界點的情況可能有很多原因。

• 新技術：您可能正在開發比您的支持能力更先進的軟件程序，或者您的團隊尚未開發出正確使用它的技能。
• 更高優先級的項目：可能有另一個項目最終與您的項目合併，並且您的一些資源從您的工作中轉移到另一個項目。
• 不可預見的事件：您可以為風險做好準備並為不確定性制定計劃，但人們會生病、計劃外休假，而且非人力資源可能會突然出現供應問題。
• 糟糕的計劃：有時它就像缺乏計劃一樣簡單，這就是為什麼在執行項目之前徹底計劃如此重要的原因。

當問題較小時，您可以通過查看您的項目計劃和任務列表並查看是否有任何移動可以打開更多時間來應用快速修復。 但在這裡，我們談論的是更嚴重的資源短缺。

您如何解決項目資源不足的問題？ 我們建議採用兩步流程來幫助您管理資源。

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1. 確定情況及其影響

資源不足的一些可能原因。 一旦你確定了原因，那麼下一部分就是弄清楚對項目的影響是什麼。 沒有這些知識，就不可能解決問題。

2. 利用您的變更控制委員會

雖然這似乎是您一個人應該解決的問題，但事實並非如此。 您想利用變更控制委員會的幫助。 首先，將情況和影響傳達給您的成本、時間、範圍和質量。 然後提供幾個你必須解決的選項，並聽取他們的建議。 在決定了一個行動方案之後，幫助促進該決定，並在解決它的過程中根據需要進行調整。

即使在變更控制委員會的幫助下，您也可能無法進行調整以滿足對更多資源的需求。 那時，他們決定分配更多資源並允許您重新確定項目的基線。

監控項目資源

為了避免資源短缺，您必須在整個項目期間監控您的項目資源。 在您的項目管理或資源跟踪軟件中有幾種方法可以做到這一點。 你可以：

• 跟踪資源可用性
• 管理工作負載分配以跟踪每小時的可用性
• 查看項目計劃以監控任務進度
• 在您的項目儀表板上監控資源生產力。

如果您的項目管理軟件具有所有這些資源監控功能，您會做得更好。 這樣一來，您就不會為兩個系統之間的數據傳輸帶來負擔，並且可以實時跟踪可用性和性能。

例如，ProjectManager 具有實時儀表板，可以準確地向您展示您的資源在高水平上的表現。 此外，您可以同時跟踪其他關鍵指標。 想深入挖掘？ 創建一鍵式工作負載報告或查看我們的工作負載圖表。 沒有比 ProjectManager 更適合資源管理的項目管理軟件了。 今天免費試用。

制定好的資源計劃

降低沒有足夠資源來完成項目的風險的最佳方法是確保您的資源計劃盡可能徹底。 首先，您要徹底列出您需要的資源，估計您需要多少資源，並安排它們以滿足您的最後期限。 這意味著完成項目所需的所有人員、設備和材料。

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該列表之後是一個時間表。 這是完成項目所需資源的時間範圍。 您需要確定每個資源所需的持續時間，以了解它們對日程的影響。

您對特定資源的需求每天都會發生巨大變化； 因此，您要解決數量問題。 例如，您每天、每週或每月需要多少次該資源？ 這將幫助您充分利用這些有限資源。

最後，您需要確定與您的資源相關的假設和約束。 一個假設，如果您認為是真實的，並且約束是項目的進度、成本和成本。 強大的資源管理計劃不會改變您的資源數量，但會擴大其使用範圍以滿足項目的要求。

ProjectManager 如何幫助資源管理

擁有一個資源管理計劃很重要，但擁有一個項目管理軟件也很重要，它具有實現它所需的所有功能。 您的日程安排與您跟踪它的能力一樣好。 ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件，可為您提供實時數據，以準確跟踪項目進度和資源使用情況。

對於您團隊的資源，您可以跟踪他們每小時和每天的可用性。 假期和休假日也會被註明，無論是本地的還是國際的，這對於具有分佈式團隊的項目來說是一個很棒的功能。 您也可以使用我們的資源管理工具來監控和管理團隊的工作量。

這樣，如果您的一個團隊任務過多而其他人沒有工作，您可以快速調整工作量。 這不僅是公平的，而且可以防止倦怠，而且是一種更有效的資源管理方式。

了解有關克服項目資源缺乏的更多信息

您永遠不會對管理資源有足夠的了解。 優秀的項目經理不會讓自己自滿。 觀看 PMP 的 Jennifer Bridges，她利用她在項目管理方面的專業知識來指導您完成一個簡短的培訓視頻，幫助您擴展資源並滿足項目期望。

這是一張白板的照片，供您參考！

轉錄：

歡迎來到 PM 挑戰系列。 今天，我們專門討論克服項目資源不足的問題。 但首先，有些人會問，或者他們想知道我是怎麼到這裡的？ 我處於什麼情況下，我什至缺乏資源？

好吧，我認為確定您所處的情況非常重要，因為您如何到達那裡有不同的原因，以及如何根據情況克服它的方法。

所以首先，讓我們考慮一下，對於新的，特別是新興技術，有時很難找到知道如何編程或支持該技術的資源。 所以有時很難找到它們，即使你找到了，它們也要付出高昂的代價。

另一種情況可能是，在您的組織中，有一個更高優先級的項目加入，然後突然之間，您的一些關鍵資源被取消了該項目。

此外，不可預見的事件。 所以有時，我們會想到自然災害。 有時人們的項目可能有工會，所以如果發生罷工可能會影響資源。

另外，我知道我曾經遇到過一個例子，我的團隊中有一個人是他姐姐的器官捐贈者。 所以他們等了好幾年才等到這件事發生，然後突然在一個項目的中間和關鍵時刻，他被召集到捐贈程序中。 所以他被拉了很長時間，所以我們不得不填補他的位置。

此外，由於缺乏計劃，只有窮人。 因此，當這些情況發生時，當然會對項目產生影響。 所以你知道，項目是，項目的組成部分是成本、時間、範圍和質量。 因此，您必須評估這種情況如何影響您的項目。 因此，讓我們看一下可以克服這些情況的幾種方法。

因此，首先，如果只是輕微缺乏資源，您可以查看您的項目計劃和您的任務，看看是否有人可能有一些時間可以填補另一個？ 或者，你知道，有些事情你可以重新安排，這是次要的。 但我認為，這些是我們在本次白板會議上討論的更具體的資源缺乏。

所以首先，確定你所處的情況和影響。 然後，利用您的變更控制板。 有時，一些項目經理試圖自己解決這個問題，而這實際上是由變更控制委員會決定如何處理。 那麼我們該怎麼做呢？ 你提出你的案子。

因此，一旦您發現這種情況和影響，您就想具體確定這種情況以及它如何影響您的成本、時間、範圍和項目的質量。 然後確定我們的立場，供變更控制委員會考慮的幾個選項。

然後提出你自己的建議，並不意味著他們必須接受它，但它確實讓他們知道你已經完成了你的功課，你對情況的研究，這樣你就可以讓他們知道走哪條路你推薦。

然後通過變更控制委員會促進決策。 當他們獲得指導時，他們可能會擁有你，例如，如果它是一項新興技術，他們可能會讓你去採購或為團隊尋找額外的資源，這可能會增加更多成本，以便他們批准它。

如果沒有，他們可能會決定，“嗯，你知道，我們很難找到這些資源，”所以他們可能會批准延長或延遲你的時間表。 或者他們可能會決定，好吧，他們可能會取消項目的一些範圍。

因此，他們是最終能夠做出這些決定並給予您批准的人，這樣您就可以重新確定您的項目的基準。 然後，所以你回去，一旦做出決定，你就會做出相應的調整。

因此，可以肯定的是，如果您需要一個可以幫助您克服資源不足的工具，那麼現在就在 ProjectManager 註冊我們的軟件。

（這篇文章更新於 2019 年 12 月）