克服缺乏项目资源

资源是有限的，但您管理它们以满足项目需求的能力却不是。 项目经理面临的众多挑战之一是如何在没有足够资源的情况下引导他们的项目取得成功。 好消息：您可以通过多种方式获取您拥有的资源并让它们在您的项目中发挥作用。 更好的消息：我们会告诉你怎么做。

PM 挑战：缺乏项目资源

当您注意到您的资源没有涵盖您在项目中计划的内容时，要做的第一件事就是识别上下文。 资源可以是从材料到人员的任何东西，而导致您将资源延伸到临界点的情况可能有很多原因。

• 新技术：您可能正在开发比您的支持能力更先进的软件程序，或者您的团队尚未开发出正确使用它的技能。
• 更高优先级的项目：可能有另一个项目最终与您的项目合并，并且您的一些资源从您的工作中转移到另一个项目。
• 不可预见的事件：您可以为风险做好准备并为不确定性制定计划，但人们会生病、计划外休假，而且非人力资源可能会突然出现供应问题。
• 糟糕的计划：有时它就像缺乏计划一样简单，这就是为什么在执行项目之前彻底计划如此重要的原因。

当问题较小时，您可以通过查看您的项目计划和任务列表并查看是否有任何移动可以打开更多时间来应用快速修复。 但在这里，我们谈论的是更严重的资源短缺。

您如何解决项目资源不足的问题？ 我们建议采用两步流程来帮助您管理资源。

相关： 2022 年最佳资源管理软件

1. 确定情况及其影响

资源不足的一些可能原因。 一旦你确定了原因，那么下一部分就是弄清楚对项目的影响是什么。 没有这些知识，就不可能解决问题。

2. 利用您的变更控制委员会

虽然这似乎是您一个人应该解决的问题，但事实并非如此。 您想利用变更控制委员会的帮助。 首先，将情况和影响传达给您的成本、时间、范围和质量。 然后提供几个你必须解决的选项，并听取他们的建议。 在决定了一个行动方案之后，帮助促进该决定，并在解决它的过程中根据需要进行调整。

即使在变更控制委员会的帮助下，您也可能无法进行调整以满足对更多资源的需求。 那时，他们决定分配更多资源并允许您重新确定项目的基线。

监控项目资源

为了避免资源短缺，您必须在整个项目期间监控您的项目资源。 在您的项目管理或资源跟踪软件中有几种方法可以做到这一点。 你可以：

• 跟踪资源可用性
• 管理工作负载分配以跟踪每小时的可用性
• 查看项目计划以监控任务进度
• 在您的项目仪表板上监控资源生产力。

如果您的项目管理软件具有所有这些资源监控功能，您会做得更好。 这样一来，您就不会为两个系统之间的数据传输带来负担，并且可以实时跟踪可用性和性能。

例如，ProjectManager 具有实时仪表板，可以准确地向您展示您的资源在高水平上的表现。 此外，您可以同时跟踪其他关键指标。 想深入挖掘？ 创建一键式工作负载报告或查看我们的工作负载图表。 没有比 ProjectManager 更适合资源管理的项目管理软件了。 今天免费试用。

制定好的资源计划

降低没有足够资源来完成项目的风险的最佳方法是确保您的资源计划尽可能彻底。 首先，您要彻底列出您需要的资源，估计您需要多少资源，并安排它们以满足您的最后期限。 这意味着完成项目所需的所有人员、设备和材料。

相关：资源计划模板

该列表之后是​​一个时间表。 这是完成项目所需资源的时间范围。 您需要确定每个资源所需的持续时间，以了解它们对日程的影响。

您对特定资源的需求每天都会发生巨大变化； 因此，您要解决数量问题。 例如，您每天、每周或每月需要多少次该资源？ 这将帮助您充分利用这些有限资源。

最后，您需要确定与您的资源相关的假设和约束。 一个假设，如果您认为是真实的，并且约束是项目的进度、成本和成本。 强大的资源管理计划不会改变您的资源数量，但会扩大其使用范围以满足项目的要求。

ProjectManager 如何帮助资源管理

拥有一个资源管理计划很重要，但拥有一个项目管理软件也很重要，它具有实现它所需的所有功能。 您的日程安排与您跟踪它的能力一样好。 ProjectManager 是基于云的项目管理软件，可为您提供实时数据，以准确跟踪项目进度和资源使用情况。

对于您团队的资源，您可以跟踪他们每小时和每天的可用性。 假期和休假日也会被注明，无论是本地的还是国际的，这对于具有分布式团队的项目来说是一个很棒的功能。 您也可以使用我们的资源管理工具来监控和管理团队的工作量。

这样，如果您的一个团队任务过多而其他人没有工作，您可以快速调整工作量。 这不仅是公平的，而且可以防止倦怠，而且是一种更有效的资源管理方式。

了解有关克服项目资源缺乏的更多信息

您永远不会对管理资源有足够的了解。 优秀的项目经理不会让自己自满。 观看 PMP 的 Jennifer Bridges，她利用她在项目管理方面的专业知识来指导您完成一个简短的培训视频，帮助您扩展资源并满足项目期望。

这是一张白板的照片，供您参考！

转录：

欢迎来到 PM 挑战系列。 今天，我们专门讨论克服项目资源不足的问题。 但首先，有些人会问，或者他们想知道我是怎么到这里的？ 我处于什么情况下，我什至缺乏资源？

好吧，我认为确定您所处的情况非常重要，因为您如何到达那里有不同的原因，以及如何根据情况克服它的方法。

所以首先，让我们考虑一下，对于新的，特别是新兴技术，有时很难找到知道如何编程或支持该技术的资源。 所以有时很难找到它们，即使你找到了，它们也要付出高昂的代价。

另一种情况可能是，在您的组织中，有一个更高优先级的项目加入，然后突然之间，您的一些关键资源被取消了该项目。

此外，不可预见的事件。 所以有时，我们会想到自然灾害。 有时人们的项目可能有工会，所以如果发生罢工可能会影响资源。

另外，我知道我曾经遇到过一个例子，我的团队中有一个人是他姐姐的器官捐赠者。 所以他们等了好几年才等到这件事发生，然后突然在一个项目的中间和关键时刻，他被召集到捐赠程序中。 所以他被拉了很长时间，所以我们不得不填补他的位置。

此外，由于缺乏计划，只有穷人。 因此，当这些情况发生时，当然会对项目产生影响。 所以你知道，项目是，项目的组成部分是成本、时间、范围和质量。 因此，您必须评估这种情况如何影响您的项目。 因此，让我们看一下可以克服这些情况的几种方法。

因此，首先，如果只是轻微缺乏资源，您可以查看您的项目计划和您的任务，看看是否有人可能有一些时间可以填补另一个？ 或者，你知道，有些事情你可以重新安排，这是次要的。 但我认为，这些是我们在本次白板会议上讨论的更具体的资源缺乏。

所以首先，确定你所处的情况和影响。 然后，利用您的变更控制板。 有时，一些项目经理试图自己解决这个问题，而这实际上是由变更控制委员会决定如何处理。 那么我们该怎么做呢？ 你提出你的案子。

因此，一旦您发现这种情况和影响，您就想具体确定这种情况以及它如何影响您的成本、时间、范围和项目的质量。 然后确定我们的立场，供变更控制委员会考虑的几个选项。

然后提出你自己的建议，并不意味着他们必须接受它，但它确实让他们知道你已经完成了你的功课，你对情况的研究，这样你就可以让他们知道走哪条路你推荐。

然后通过变更控制委员会促进决策。 当他们获得指导时，他们可能会拥有你，例如，如果它是一项新兴技术，他们可能会让你为团队采购或寻找额外的资源，这可能会增加更多成本，以便他们批准它。

如果没有，他们可能会决定，“嗯，你知道，我们很难找到这些资源，”所以他们可能会批准延长或延迟你的时间表。 或者他们可能会决定，好吧，他们可能会取消项目的一些范围。

因此，他们是最终能够做出这些决定并给予您批准的人，这样您就可以重新确定您的项目的基准。 然后，所以你回去，一旦做出决定，你就会做出相应的调整。

因此，可以肯定的是，如果您需要一个可以帮助您克服资源不足的工具，那么现在就在 ProjectManager 注册我们的软件。

（这篇文章更新于 2019 年 12 月）