Pokonywanie braku zasobów projektowych

Zasoby są ograniczone, ale Twoja zdolność do zarządzania nimi w celu zaspokojenia potrzeb projektu już nie. Jednym z wielu wyzwań stojących przed kierownikami projektów jest poprowadzenie ich projektu do pomyślnego zakończenia bez wystarczających zasobów. Dobra wiadomość: istnieją sposoby, w jakie możesz wykorzystać posiadane zasoby i sprawić, by działały w Twoim projekcie. Lepsza wiadomość: powiemy Ci, jak to zrobić.

Wyzwania PM: brak zasobów projektowych

Pierwszą rzeczą do zrobienia, gdy zauważysz, że Twoje zasoby nie obejmują tego, co zaplanowałeś w swoim projekcie, jest określenie kontekstu. Zasobami może być wszystko, od materiałów po personel, a sytuacja, która doprowadziła Cię do rozciągnięcia zasobów do granic wytrzymałości, może mieć wiele przyczyn.

• Nowa technologia : Być może pracujesz nad oprogramowaniem, które jest bardziej zaawansowane niż Twoja zdolność do wsparcia lub Twój zespół nie rozwinął jeszcze umiejętności, aby właściwie z niego korzystać.
• Projekty o wyższym priorytecie: może istnieć inny projekt, który zostanie połączony z Twoim, a niektóre z Twoich zasobów zostaną przeniesione z Twojej pracy do innego.
• Nieprzewidziane zdarzenia: Możesz przygotować się na ryzyko i zaplanować niepewność, ale ludzie chorują, biorą nieplanowane wolne, a zasoby nieludzkie mogą nagle mieć problemy z zaopatrzeniem.
• Słabe planowanie: Czasami jest to tak proste, jak brak planowania, dlatego tak ważne jest dokładne planowanie przed realizacją projektu.

Jeśli problem jest niewielki, możesz zastosować szybką poprawkę, przeglądając swój plan projektu i listy zadań i sprawdzając, czy jest jakieś poruszanie się, które przedłużyłoby czas. Ale tutaj mówimy o większych niedoborach zasobów.

Co robisz, aby przezwyciężyć brak zasobów projektowych? Proponujemy dwuetapowy proces ułatwiający zarządzanie zasobami.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami w 2022 r

1. Zidentyfikuj sytuację i jej wpływ

Niektóre z możliwych przyczyn braku zasobów. Po ustaleniu, dlaczego, następną częścią jest ustalenie, jaki jest wpływ na projekt. Bez tej wiedzy nie da się rozwiązać problemu.

2. Wykorzystaj swoją tablicę kontroli zmian

Chociaż może się wydawać, że jest to problem, którym sam powinieneś się zająć, tak nie jest. Chcesz skorzystać z pomocy tablicy kontroli zmian. Najpierw przekaż sytuację i wpływ na koszty, czas, zakres i jakość. Następnie podaj kilka opcji, które musisz rozwiązać, i wysłuchaj ich zaleceń. Po podjęciu decyzji o sposobie działania pomóż w podjęciu tej decyzji i w trakcie jej rozwiązywania dostosuj ją w razie potrzeby.

Nawet przy pomocy tablicy kontrolnej zmian możesz nie być w stanie dostosować się do zapotrzebowania na więcej zasobów. W tym momencie to ich decyzja o przydzieleniu większej ilości zasobów i umożliwieniu zmiany planu bazowego projektu.

Monitorowanie zasobów projektu

Aby uniknąć niedoboru zasobów, ważne jest, aby monitorować zasoby projektu w całym projekcie. Można to zrobić na kilka sposobów w oprogramowaniu do zarządzania projektami lub do śledzenia zasobów. Możesz:

• Śledź dostępność zasobów
• Zarządzaj przydzielaniem zadań, aby śledzić dostępność godzina po godzinie
• Przeglądaj harmonogramy projektów, aby monitorować postęp zadań
• Monitoruj produktywność zasobów na pulpitach nawigacyjnych projektu.

Lepiej będzie, jeśli Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami ma wszystkie te możliwości monitorowania zasobów. W ten sposób nie jesteś obciążony transferami danych między dwoma systemami i możesz śledzić dostępność i wydajność w czasie rzeczywistym.

Na przykład ProjectManager ma pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które pokazują dokładnie, jak działają Twoje zasoby na wysokim poziomie. Dodatkowo możesz jednocześnie śledzić inne kluczowe wskaźniki. Chcesz kopać głębiej? Twórz raporty obciążenia jednym kliknięciem lub sprawdź nasz wykres obciążenia. Żadne oprogramowanie do zarządzania projektami nie robi więcej dla zarządzania zasobami niż ProjectManager. Wypróbuj za darmo już dziś.

Zrób dobry plan zasobów

Najlepszym sposobem na zmniejszenie ryzyka braku wystarczających zasobów do ukończenia projektu jest upewnienie się, że planowanie zasobów jest tak dokładne, jak to możliwe. Na początek chcesz dokładnie wymienić zasoby, których będziesz potrzebować, oszacować, ile z nich będziesz potrzebować i zaplanować je, aby dotrzymać terminu. Oznacza to wszystkie osoby, sprzęt i materiały niezbędne do realizacji projektu.

Powiązane: Szablon planowania zasobów

Po tej liście znajduje się harmonogram. Jest to przedział czasowy, w którym zasoby są potrzebne do wykonania projektu. Będziesz chciał obliczyć czas, przez jaki każdy z Twoich zasobów będzie potrzebny, aby zrozumieć ich wpływ na harmonogram.

Twoje zapotrzebowanie na określony zasób może się drastycznie zmieniać z dnia na dzień; dlatego chcesz rozwiązać problem ilościowy. Na przykład, ile razy dziennie, tygodniowo lub miesięcznie potrzebujesz tego zasobu? Pomoże Ci to wycisnąć jak najwięcej z tych ograniczonych zasobów.

Na koniec musisz określić założenia i ograniczenia związane z Twoimi zasobami. Założenie, jeśli to, co uważasz za prawdziwe i ograniczenia, to harmonogram, koszt i koszt projektu. Silny plan zarządzania zasobami nie zmieni ilości Twoich zasobów, ale rozszerzy ich wykorzystanie w celu spełnienia wymagań projektu.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu zasobami

Posiadanie planu zarządzania zasobami jest ważne, podobnie jak posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które ma wszystkie funkcje potrzebne do jego wdrożenia. Twój harmonogram jest tak dobry, jak zdolność jego śledzenia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby dokładnie śledzić postęp projektu i wykorzystanie zasobów.

W przypadku zasobu swojego zespołu możesz śledzić ich godzinową i dzienną dostępność. Odnotowywane są również święta i dni wolne, niezależnie od tego, czy mają one charakter lokalny, czy międzynarodowy, co jest świetną funkcją w przypadku projektów z rozproszonymi zespołami. Możesz również użyć naszego narzędzia do zarządzania zasobami, aby monitorować i zarządzać obciążeniem swojego zespołu.

W ten sposób, jeśli jeden z Twoich zespołów ma zbyt dużo zadań, a inni nie pracują, możesz szybko dostosować obciążenie pracą. Jest to nie tylko sprawiedliwe i zapobiega wypaleniu, ale jest bardziej wydajnym i efektywnym sposobem zarządzania zasobami.

Dowiedz się więcej o przezwyciężaniu braku zasobów projektowych

Nigdy nie wiesz wystarczająco dużo o zarządzaniu swoimi zasobami. Dobrzy kierownicy projektów nie pozwalają sobie na samozadowolenie. Obejrzyj Jennifer Bridges, PMP, która wykorzystuje swoje doświadczenie w zarządzaniu projektami, aby poprowadzić Cię przez krótki film szkoleniowy, który pomoże Ci rozszerzyć zasoby i spełnić oczekiwania projektowe.

Oto ujęcie tablicy w celach informacyjnych!

Transkrypcja:

Witamy w serii wyzwań PM. Dzisiaj mówimy konkretnie o przezwyciężeniu braku zasobów projektowych. Ale przede wszystkim niektórzy pytają, czy zastanawiają się, jak się tu w ogóle dostałem? W jakiej jestem sytuacji, że nawet brakuje mi środków?

Cóż, myślę, że naprawdę ważne jest, aby zidentyfikować sytuację, w której się znajdujesz, ponieważ istnieją różne powody, dla których się tam dostałeś i podejścia do tego, jak przezwyciężyć tę sytuację, w zależności od sytuacji.

Przede wszystkim weźmy pod uwagę, że w przypadku nowych, a konkretnie pojawiających się technologii, czasami trudno jest znaleźć zasoby, które wiedzą, jak programować lub wspierać tę technologię. Czasami więc trudno je znaleźć, a nawet jeśli to zrobisz, kosztują one premium.

Inną sytuacją może być to, że w Twojej organizacji pojawia się projekt o wyższym priorytecie, a potem nagle niektóre z Twoich kluczowych zasobów są usuwane z projektu.

Również nieprzewidziane wydarzenia. Więc czasami myślimy o klęskach żywiołowych. Czasami ludzie mają projekty, w których być może mają robotników związkowych, więc jeśli jest strajk, który może wpłynąć na zasoby.

Znam też jeden przypadek, który miałem kiedyś, w moim zespole był facet, który był dawcą narządów dla swojej siostry. Tak więc czekali na to latami, a potem nagle, w środku i krytycznym momencie projektu, został powołany do procesu darczyńcy. Został więc wycofany na dłuższy czas, więc musieliśmy wypełnić jego stanowisko.

A poza tym jest po prostu mieszkanie biedne z powodu braku planowania. Więc kiedy takie sytuacje się zdarzają, oczywiście ma to wpływ na projekt. Więc wiesz, projekty są, elementy projektu to koszt, czas, zakres i jakość. Musisz więc ocenić, jak ta sytuacja wpływa na Twój projekt. Przyjrzyjmy się więc kilku sposobom przezwyciężenia tych sytuacji.

Więc przede wszystkim, jeśli jest to niewielki brak zasobów, możesz spojrzeć na swój plan projektu, swoje zadanie i zobaczyć, czy jest ktoś, kto ma trochę czasu, który może zastąpić innym? A może, wiesz, jest coś, co możesz zmienić, co jest nieistotne. Ale uważam, że są to bardziej konkretne braki zasobów, o których mówimy w tej sesji na tablicy.

Przede wszystkim zidentyfikuj sytuację, w której się znajdujesz, i jej wpływ. A potem wykorzystaj swoją tablicę kontroli zmian. Czasami niektórzy kierownicy projektów próbują samodzielnie rozwiązać ten problem i tak naprawdę to decyzja zarządu zmian, jak sobie z tym poradzić. Więc jak to robimy? Przedstawiasz swoją sprawę.

Kiedy więc znajdziesz tę sytuację i jej wpływ, chcesz dokładnie określić sytuację i jej wpływ na koszty, czas, zakres i jakość projektu. A następnie określ nasze stanowisko, kilka opcji do rozważenia przez tablicę kontrolną zmian.

A potem sporządź własną rekomendację, nie oznacza to, że muszą ją przyjąć, ale informuje ich, że odrobiłeś pracę domową i zbadałeś sytuację, aby dać im wyobrażenie o tym, którą ścieżkę rekomendujesz.

A następnie ułatw decyzję za pomocą tablicy kontrolnej zmian. A kiedy otrzymają wskazówki, mogą cię poprosić, na przykład jeśli jest to nowa technologia, mogą poprosić cię o zaopatrzenie lub znalezienie dodatkowych zasobów dla zespołu, które mogą zwiększyć koszty, aby mogli ją zatwierdzić.

Jeśli nie , mogą zdecydować: „No wiesz, trudno nam znaleźć te zasoby”, więc to oni być może zatwierdzą przedłużenie lub opóźnienie w Twojej osi czasu. A może zdecydują, no cóż, mogą usunąć część zakresu projektu.

Więc to oni mogą ostatecznie podejmować te decyzje i udzielać aprobaty, dzięki czemu możesz ponownie ukierunkować swój projekt. A potem, więc wracasz, a kiedy decyzja zostanie podjęta, odpowiednio się dostosowujesz.

Więc na pewno, jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci przezwyciężyć brak zasobów, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.

(Ten post został zaktualizowany w grudniu 2019 r.)