利益相關者管理

什麼是項目干係人？

利益相關者是受商業風險或項目結果影響的個人、團體或組織。 顧名思義，項目利益相關者對項目的成功感興趣，並且可以是讚助該項目的組織的內部或外部。

利益相關者關係可能對您的項目生命週期產生積極或消極的影響，因此您需要確定關鍵利益相關者並創建利益相關者管理計劃以滿足他們的要求。

使用項目管理軟件跟踪您的主要利益相關者是保持領先地位並確保您的項目利益相關者保持滿意和高效的好方法。

誰可以成為項目的利益相關者？ 這是一個很長的清單。 一些例子如下。

• 項目經理和項目團隊成員
• 外部客戶
• 承包商和分包商
• 投資者
• 供應商
• 政府機構

項目利益相關者主要有兩種類型：內部和外部。 讓我們看看它們之間有何不同，以及利益相關者管理流程如何適用於每個利益相關者群體。

內部和外部利益相關者之間的差異

內部利益相關者

內部利益相關者是指對項目的興趣與成為管理該項目的組織的一部分直接相關的人。 內部利益相關者希望實現項目的業務目標和戰略目標。 他們可以是組織中的項目經理、團隊成員、贊助商、所有者甚至投資者。

外部利益相關者

外部利益相關者是那些與組織沒有直接關係但對業務很重要或在一定程度上受項目影響的人。 這些通常是供應鏈、債權人或公共團體的一部分。

相關：利益相關者分析模板

什麼是利益相關者管理？

干係人管理是一個項目管理過程，包括管理與項目有關的所有內部和外部干係人的期望和要求。

為此，項目經理需要製定利益相關者管理計劃，這是一份重要的項目管理文件，用於解釋將在項目期間應用的利益相關者管理策略。

此外，項目經理使用項目狀態報告等工具和技術來促進項目生命週期的每個階段的利益相關者管理過程。

必須注意的是，利益相關者管理一詞不僅限於項目管理，還可以與企業管理相關。 利益相關者關係管理對於小型企業與對大公司、中型公司甚至非營利組織一樣重要。

同樣，項目管理團隊和任何規模的企業都可以從使用 ProjectManager 等項目規劃軟件進行利益相關者管理中受益。 這是因為 ProjectManager 提供了強大的計劃工具，例如甘特圖、看板、日曆和任務列表。

專業提示：項目管理協會 (PMI) 將利益相關者管理稱為“項目管理知識領域”。

ProjectManager 具有利益相關者關係管理工具和團隊協作功能——了解更多。

什麼是利益相關者管理計劃？

如上所述，利益相關者管理計劃是一個項目管理文件，用於識別您的項目利益相關者以及您將用於與他們溝通並滿足他們的要求的策略。

利益相關者管理計劃通常包括以下要素。

1. 所有項目利益相關者的列表及其基本信息。
2. 利益相關者地圖或權力利益矩陣。
3. 利益相關者優先級部分。
4. 利益相關者溝通計劃。
5. 描述要在不同場景中應用的各種利益相關者管理策略的部分，例如衝突解決或項目狀態報告技術。

如何通過 5 個步驟制定利益相關者管理計劃

儘管每種利益相關者管理方法可能會根據您的項目或業務的需求而有所不同，但仍有一些最佳實踐來管理您的利益相關者關係。

請遵循以下五個步驟，以確保涵蓋利益相關者管理計劃中的所有基礎。

1. 確定您的利益相關者

任何良好的利益相關者管理計劃的第一步都是正確的利益相關者識別。 確定誰是您的項目或業務的關鍵個人利益相關者和利益相關者群體。 利益相關者理論可以幫助您更好地了解您的利益相關者是誰以及他們如何受到您的項目的影響。

2. 優先考慮你的利益相關者

請注意哪些關鍵利益相關者將對項目產生更大的影響，以及在哪個階段他們的影響變得更小或更大。 您可以將洋蔥圖用於利益相關者優先級排序過程。 始終關注您的關鍵利益相關者關係，因為它們可能對您的項目或業務產生最大影響。

3. 採訪你的利益相關者

一開始與新的利益相關者合作可能會很棘手。 了解您的利益相關者是有效的利益相關者關係管理的關鍵。 因此，建議採訪您的項目利益相關者，這裡有一些例子。

• 您對這個項目有什麼期望？
• 您最感興趣的可交付成果是什麼？
• 你希望這個項目在啟動後會發生什麼變化？
• 您認為這個項目的推出速度有多快？
• 如果你對這個項目有積極的感覺，為什麼？
• 如果您擔心這個項目，為什麼？

4.創建一個電力利益網格

權力利益網格或項目利益矩陣是一種圖表，可讓您確定利益相關者在項目中的權力和利益水平。 對於利益相關者分析，它是一個非常有用的項目管理工具。

您可以使用此工具識別這四個利益相關者群體。 它們按重要性列出。

• 高權力、高利益的利益相關者
• 高權力、低利益的利益相關者
• 低權力、高利益的利益相關者
• 低權力、低利益的利益相關者

5. 設定和管理期望

清楚地確定每個關鍵利益相關者將參與哪些階段，以及需要他們反饋的時間表。 創建利益相關者參與或利益相關者溝通計劃，以定義您將如何管理利益相關者關係。 與往常一樣，在每個項目管理階段都保持現實、透明和誠實。

項目干係人管理視頻

設定和管理期望可能是任何利益相關者管理計劃中最重要的方面。 利益相關者對項目進行投資，並且會對項目應該如何進行有很多意見，無論好壞。 要了解有關如何管理利益相關者關係的更多信息，我們在下面嵌入了一個教程視頻。

利益相關者管理流程

1. 利益相關者分析

利益相關者分析不是一個單一的步驟，而是一系列步驟、利益相關者識別、利益相關者映射和利益相關者優先級。 簡單來說，利益相關者分析可以定義為了解您的項目利益相關者是誰、他們的影響和參與程度以及他們對您的項目或業務的重要性的過程。

2. 利益相關者識別

利益相關者識別是利益相關者分析過程的第一步，它是利益相關者管理計劃的基礎。 顧名思義，此過程包括識別所有內部和外部利益相關者。 稍後將對這些利益相關者進行分析、優先排序和參與。

以下是項目經理在干係人識別過程中應考慮的一些事項：

• 查看項目規劃文件，例如項目章程，以幫助您找到利益相關者信息。
• 尋找任何可能適用於您的項目的政府法規。 如果是這樣，這些政府機構將成為項目利益相關者。
• 向您的團隊成員和其他內部利益相關者尋求反饋。
• 確定與您的供應鏈相關的所有人員和組織。

3. 利益相關者映射

現在您已經確定了所有內部和外部利益相關者，是時候確定他們的興趣程度以及他們對項目的權力或影響力了。 這是利益相關者關係管理過程中的一個重要步驟，因為此時您將獲得利益相關者優先級排序所需的信息。

最簡單的方法是創建一個權力利益網格或權力利益矩陣。 試試 ProjectManager 的免費利益相關者地圖模板。

4. 利益相關者優先級

一旦你有了一個完整的列表，你就可以開始根據項目利益相關者對項目的重要性來確定他們的優先級。 決定他們當中誰對項目影響最大並受其影響。

一旦您確定了您的主要利益相關者是誰，就更容易關注他們並確定哪些是讓他們滿意的最佳利益相關者管理策略。

5. 利益相關者參與

最後，利用利益相關者地圖中創建的信息，您可以弄清楚如何讓利益相關者參與進來。 這是您決定如何與項目利益相關者進行溝通和互動的過程。

這導致了一個利益相關者溝通計劃，該計劃概述了您與每個項目利益相關者之間的溝通渠道和頻率。 您可以使用我們的溝通計劃模板開始。

ProjectManager 如何幫助利益相關者管理

利益相關者分析、利益相關者管理和利益相關者溝通可能很複雜。 這就像一個嫁接到現有項目上的項目，這會使事情變得更加困難。 幸運的是，您可以使用項目管理軟件工具來幫助您進行利益相關者管理流程。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理工具，可組織您的項目、團隊和利益相關者，幫助您更高效地工作。

1. 制定時間表

管理利益相關者從一個計劃開始，以捕獲活動並提供一個空間，每個人都可以在其中添加他們的輸入。

使用我們的交互式甘特圖向利益相關者展示項目計劃和時間表。 它可以輕鬆共享並充當協作平台，可以將它們包含在其中。

2.分配工作

調度只是一個抽象，直到它被執行。 這需要團隊的參與。 利益相關者不需要參與這些細節，但他們應該能夠查看這些細節。

3. 監控進度

利益相關者對項目的進展情況非常感興趣。 他們不需要你和他們一起陷入困境，但廣泛的筆觸很重要。

4.平衡工作量

讓您的團隊保持高效，讓利益相關者滿意。 您希望能夠監控他們的工作量並根據需要進行調整以防止他們精疲力盡。

5. 打印、分享、甘特圖和報告

讓利益相關者保持最新狀態是利益相關者管理的基石。 您需要一個工具，讓您可以靈活地以利益相關者想要的方式共享數據。

6. 管理投資組合

利益相關者不僅參與單個項目，還可以投資於志同道合的項目甚至投資組合。 您需要一個可以擴展的項目管理工具。

使用可在一頁上概述所有項目的工具來跟踪項目、計劃或投資組合。 還有一個投資組合儀表板和路線圖，可讓您的投資組合與戰略目標保持一致。

利益相關者管理書籍、資源等

有關項目利益相關者和利益相關者管理的更多資源，我們編制了一個鏈接列表供您探索和指導您進一步了解利益相關者管理。

• 讓利益相關者參與項目成功白皮書
  項目管理協會 (PMI) 有一個關於>利益相關者參與和變革管理的信息白頁。 它定義了利益相關者的參與，並提供了一個三步法，即您需要構建利益相關者地圖、優先考慮和發展項目利益相關者。
• 利益相關者管理書籍
  牛津大學出版社收藏了利益相關者管理教授杰弗裡·S·哈里森 (Jeffery S. Harrison) 編寫的有關利益相關者理論的書籍。 一些關於該主題的最佳書籍是戰略管理：R. Edward Freeman 的利益相關者方法，羅伯特菲利普斯的利益相關者理論和組織倫理和
  重新定義公司：James E. Post、Lee E. Preston 和 Sybille Sachs 的利益相關者管理和組織財富。
• 與困難的利益相關者打交道——領導力和管理培訓視頻
  領導力教練 Susanne Madsen 主持了這個關於如何管理困難利益相關者的教學視頻。 她談到了解決與利益相關者群體衝突的七個技巧。 你可以做任何事情，從接受利益相關者的權威而不參與你無法贏得的戰鬥，到調整你的溝通方式以防​​止事情變得過於情緒化。
• 免費的利益相關者管理簡報
  倫敦帝國理工學院的這份 Powerpoint 演示文稿涉及利益相關者管理、電力利益網格、同理心地圖和利益相關者管理日誌。 這是一個簡短但內容豐富的幻燈片，涵蓋了管理項目或業務的利益相關者關係的要點。

如上所述，利益相關者關係管理對於小型企業與大型公司、中型公司甚至非營利組織一樣重要。 了解 ProjectManager 如何利用今天的 30 天免費試用來幫助您提高利益相關者的參與度。

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