プロジェクト リソースの不足を克服する

リソースは限られていますが、それらを管理してプロジェクトのニーズを満たす能力は限られています。 プロジェクト マネージャーが直面する多くの課題の 1 つは、十分なリソースがない状態でプロジェクトを成功に導く方法です。 良いニュース: 持っているリソースを利用してプロジェクトで機能させる方法があります。 良いニュース: その方法をお伝えします。

PM の課題: プロジェクト リソースの不足

リソースがプロジェクトで計画した内容をカバーしていないことに気付いた場合、最初にすべきことは、コンテキストを特定することです。 リソースは材料から人員まで何でもあり、リソースを限界点まで引き伸ばす状況には多くの原因が考えられます。

• 新しいテクノロジ: サポート能力よりも高度なソフトウェア プログラムに取り組んでいるか、チームがそれを適切に使用するためのスキル セットをまだ開発していない可能性があります。
• 優先度の高いプロジェクト:別のプロジェクトがあなたのプロジェクトと組み合わされ、リソースの一部が別のプロジェクトに引き出される可能性があります。
• 不測の事態:リスクに備え、不確実性に備えて計画を立てることはできますが、人々が病気になったり、予定外の休暇を取ったり、人事以外のリソースが突然供給の問題を抱えたりする可能性があります。
• 不十分な計画:時には、計画の欠如と同じくらい単純な場合もあります。そのため、プロジェクトを実行する前に徹底的に計画することが非常に重要です。

問題が軽微な場合は、プロジェクト計画とタスク リストを確認し、時間を節約できる動きがないかどうかを確認することで、簡単な修正を適用できます。 しかし、ここでは、より深刻なリソース不足について話しています。

プロジェクト リソースの不足を克服するために何をしますか? リソース管理に役立つ 2 段階のプロセスをお勧めします。

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1. 状況とその影響を特定する

リソース不足の考えられる原因のいくつか。 理由を特定したら、次はプロジェクトへの影響を把握します。 その知識がなければ、問題を解決することは不可能です。

2. 変更管理委員会を活用する

これはあなただけが取り組むべき問題のように思えるかもしれませんが、そうではありません。 変更管理委員会の助けを借りたい。 まず、状況と影響をコスト、時間、範囲、および品質に伝えます。 次に、それを解決するために必要ないくつかのオプションを提供し、彼らの推奨事項に耳を傾けます. 一連の行動方針が決定された後、その決定を促進し、解決の過程で必要に応じて調整します。

変更管理委員会の助けを借りても、より多くのリソースの必要性を満たすように調整できない場合があります。 その時点で、より多くのリソースを割り当て、プロジェクトのベースラインを再設定できるようにするのは、彼らの決定です。

プロジェクト リソースの監視

リソース不足を回避するには、プロジェクト全体でプロジェクト リソースを監視することが不可欠です。 プロジェクト管理またはリソース追跡ソフトウェアでこれを行うには、いくつかの方法があります。 あなたはできる：

• リソースの可用性を追跡する
• ワークロードの割り当てを管理して、時間ごとの可用性を追跡します
• プロジェクト スケジュールを表示して、タスクの進捗状況を監視する
• プロジェクト ダッシュボードでリソースの生産性を監視します。

プロジェクト管理ソフトウェアにこれらすべてのリソース監視機能が備わっていると、よりよい結果が得られます。 そうすれば、2 つのシステム間のデータ転送による負担がなくなり、可用性とパフォーマンスをリアルタイムで追跡できます。

たとえば、ProjectManager にはリアルタイムのダッシュボードがあり、リソースのパフォーマンスを高レベルで正確に示します。 さらに、他の重要な指標を同時に追跡できます。 もっと深く掘り下げたいですか？ ワンクリックでワークロード レポートを作成するか、ワークロード チャートを確認してください。 ProjectManager ほどリソース管理に役立つプロジェクト管理ソフトウェアはありません。 今すぐ無料でお試しください。

適切なリソース計画を立てる

プロジェクトを完了するのに十分なリソースがないというリスクを軽減する最善の方法は、リソース計画をできる限り綿密にすることです。 まず、必要なリソースを徹底的にリストアップし、それぞれの必要数を見積もり、締め切りに間に合うようにスケジュールを立てます。 つまり、プロジェクトを完了するために必要なすべての人、機器、および材料を意味します。

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そのリストの後にスケジュールがあります。 これは、プロジェクトを完了するために必要なリソースの時間枠です。 スケジュールへの影響を理解するには、各リソースに必要な期間を把握する必要があります。

特定のリソースに対するニーズは、日々劇的に変化する可能性があります。 したがって、数量の問題に対処する必要があります。 たとえば、そのリソースは 1 日、1 週間、または 1 か月に何回必要ですか? これにより、限られたリソースからあらゆる用途を絞り出すことができます。

最後に、リソースに関連する仮定と制約を特定する必要があります。 あなたが真実であると信じていること、および制約がプロジェクトのスケジュール、コスト、およびコストである場合の仮定。 強力なリソース管理計画によってリソースの量が変わることはありませんが、プロジェクトの要件を満たすためにリソースの使用が拡大されます。

ProjectManager がリソース管理にどのように役立つか

リソース管理計画を持つことは重要ですが、それを実装するために必要なすべての機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアを持つことも重要です。 スケジュールは、それを追跡する能力と同じくらい優れています。 ProjectManager は、プロジェクトの進捗状況とリソースの使用状況を正確に追跡するためのリアルタイム データを提供するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。

チームのリソースについては、時間別および日別の可用性を追跡できます。 休日や休暇日も記録されます。これは、ローカルまたは国際的なものであるかどうかに関係なく、分散したチームのプロジェクトに最適な機能です。 リソース管理ツールを使用して、チームのワークロードを監視および管理することもできます。

このようにして、チームの 1 人が過負荷で他の人が仕事をしていない場合、ワークロードをすばやく調整できます。 これは公正で燃え尽き症候群を防ぐだけでなく、リソースを管理するためのより効率的で効果的な方法です。

プロジェクト リソースの不足を克服する方法の詳細

リソースの管理について十分に理解することはできません。 優れたプロジェクト マネージャーは、自己満足に陥ることを許しません。 PMP の Jennifer Bridges をご覧ください。Jennifer Bridges は、プロジェクト管理の専門知識を活用して、リソースを拡張し、プロジェクトの期待に応えるのに役立つ短いトレーニング ビデオを紹介しています。

参考までにホワイトボードの写真です！

転写:

PM チャレンジ シリーズへようこそ。 今日は、プロジェクト リソースの不足を克服することについて具体的に話します。 しかし、まず第一に、私がどうやってここに来たのか疑問に思う人もいます。 リソースが不足しているというのに、私はどのような状況にあるのでしょうか?

自分が置かれている状況を特定することは非常に重要だと思います。なぜなら、そこに至った理由や、状況に基づいてそれを克服するためのアプローチはさまざまだからです。

まず第一に、新しい、特に新興の技術では、その技術をプログラミングしたりサポートしたりする方法を知っているリソースを見つけるのが難しい場合があることを考えてみましょう. そのため、見つけるのが難しい場合があり、たとえ見つけたとしても、プレミアム コストがかかります。

別の状況として、組織内でより優先度の高いプロジェクトが開始された後、突然、重要なリソースの一部がプロジェクトから外される場合があります。

また、不測の事態。 そのため、自然災害について考えることがあります。 時々、人々は組合労働者がいるプロジェクトを持っていることがあるので、ストライキがあればリソースに影響を与える可能性があります.

また、私がかつて経験した 1 つの例を知っています。私のチームには、妹の臓器提供者だった男性がいました。 そのため、彼らはこれが起こるのを何年も待っていましたが、プロジェクトの途中で重要な瞬間に突然、彼は寄付プロセスのために呼び出されました. そのため、彼はかなりの期間引き抜かれたため、彼のポジションを埋める必要がありました。

そしてまた、計画の欠如のために完全に貧しい人々がいます. したがって、これらの状況が発生すると、もちろんプロジェクトに影響があります。 ご存知のように、プロジェクトは、プロジェクトの構成要素は、コスト、時間、範囲、および品質です。 したがって、この状況がプロジェクトに与える影響を評価する必要があります。 それでは、これらの状況を克服するためのいくつかの方法を見てみましょう。

まず第一に、リソースが少し不足している場合は、プロジェクト計画とタスクを見て、別の時間を埋めることができるわずかな時間がある人がいないかどうかを確認してください。 あるいは、マイナーなものを再配置できるものがあるかもしれません。 しかし、これらは、このホワイトボード セッションで話しているより具体的なリソースの不足だと思います。

まず、自分の置かれている状況とその影響を特定します。 次に、変更管理ボードを活用します。 一部のプロジェクト マネージャーは、この問題を自分で修正しようとすることがありますが、実際には変更管理委員会がどのように処理するかを決定します。 では、どうすればよいのでしょうか。 あなたはあなたのケースを提示します。

したがって、この状況と影響を見つけたら、その状況と、それがプロジェクトのコスト、時間、範囲、および品質にどのように影響するかを具体的に特定する必要があります。 そして、変更管理委員会が考慮すべきいくつかのオプションを特定します。

そして、あなた自身の推薦をすることは、彼らがそれを取らなければならないという意味ではありませんが、あなたが宿題をし、状況を調査したことを彼らに知らせます。あなたがお勧めします。

そして、変更管理委員会で決定を容易にします。 そして、彼らがガイダンスを得ると、彼らはあなたを持っているかもしれません.例えば、それが新しいテクノロジーである場合、チームが承認できるように、より多くのコストを追加する可能性のあるチームのための追加のリソースを調達したり見つけたりすることがあります.

そうでない場合、彼らは「そうですね、リソースを見つけるのに苦労している」と判断する可能性があるため、タイムラインの延長または遅延を承認する可能性があります。 あるいは、プロジェクトのスコープの一部を削除することを決定するかもしれません。

したがって、彼らは最終的にそれらの決定を下し、プロジェクトのベースラインを再設定できるように承認を与えることができます。 そして、戻って、決定が下されたら、それに応じて調整します。

したがって、リソース不足を克服するのに役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。

(この投稿は 2019 年 12 月に更新されました)