如何为您的团队制定理想的看板工作流程

看板使用简单，但它可以成为团队的强大工具。 看板创建了一个可视化的工作流程，说明团队如何一起工作以及工作是如何产生的。 这样的工作流程通过在每个项目阶段提供对效率的一瞥，帮助团队提高生产力。

从历史上看，看板被用于制造和开发团队，但所有行业的经理在看到该工具的有用性后都加入了这种乐趣。 在本文中，我们将向您展示如何设置专业的看板工作流程，为您的团队创造奇迹。

为什么要制作看板工作流程

当工作流在看板板上以可视方式表示时，团队可以了解有关他们如何协同工作的大量信息。 团队可以看到项目的哪些阶段是有效的，瓶颈在哪里发生，以及其他团队成员是否可能需要帮助才能使事情保持在正轨上。

看板工作流程提供了一个易于阅读的工作概览，因此经理们自然而然地喜欢它们。 管理人员可以实时监控工作流程以了解其团队的生产力，然后针对未来的项目优化其工作流程。

看板工作流程也有助于让利益相关者参与其中。 如果您的老板可以简单地查看工作流程并确切地了解项目中发生的情况，那么您的老板就不必追着您进行项目更新。 工作流管理软件使这个过程更加容易。

如何通过 6 个简单的步骤制作看板工作流程

看板看似简单。 它们很容易设置，但首先你必须了解机制。 以下是创建看板工作流程的方法。

1. 注册看板工具

制作工作流程的第一步是注册看板软件。 ProjectManager 的看板工具可免费使用 30 天，因此请注册免费试用。 您可以在支付任何费用或做出任何承诺之前试用这些工具。

2. 添加您的团队成员

虽然看板可用于管理单个人的工作，但在团队使用时它们会更有帮助。 进入看板软件后，您应该邀请所有团队成员，以便他们可以在您的项目上与您协作。

此时，您还可以邀请任何您想随时了解情况的利益相关者。 但是，您可能希望等到您的工作流程构建完成，以便他们在第一次登录时可以查看一些内容。

ProjectManager 让您可以随时轻松地邀请新人加入您的工作区，并为每个新团队成员提供不同的权限级别。 这使您可以控制谁可以看到工作区中的内容。

3. 制作一个新的看板项目

一旦您的团队成员被邀请到工作区，您将需要创建您的第一个项目来容纳工作流。 导航到屏幕右上角的绿色大“+”，然后单击它以添加新项目。 给你的新项目起个名字，选择谁将在这个项目上工作，然后点击“创建项目”。

您的所有项目细节都可以在以后进行编辑，所以不要太担心如何完美。 最重要的是你启动了一个新项目，这样你就可以开始构建你的工作流程了。

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4. 添加所有任务

现在您的新项目已创建，导航到菜单中的“Board”选项卡以转到看板视图。 您将在这里构建整个看板工作流程。

在默认板屏幕上，您将看到已经为您构建的三列：待办事项、正在执行和已完成。

• 待办事项：此列将包含完成项目所需完成的所有任务。
• Doing：此列将显示当前正在处理的所有任务。
• 完成：此列将显示哪些任务已完成。

首先将您团队的所有任务添加到“待办事项”中。 为每个新任务命名并为其创建看板卡。 在我们的示例中，我们将为一个营销团队创建一个看板工作流程，该团队被要求将两个新网页添加到他们的公司网站。

我们在待办事项列中添加了名为“新网页 1”和“新网页 2”的两个任务。 然后，您应该单击每个任务并添加有关此任务的更多信息，以便团队成员在开始工作后获得他们需要的所有信息。 您可以添加任务描述、开始日期和截止日期，并附加任何必要的文件。

5.制作自定义列

现在已经为项目的每个部分创建了一个任务，我们可以开始自定义列以适应我们团队的工作流程。

我们知道我们需要构建两个新的网页，但说起来容易做起来难——有很多不同的人将参与这个项目。 因此，我们将创建自定义列来表示创建过程的每个阶段。 网页创作的不同阶段是内容编写和编辑、设计、发布和推广。

由于此看板工作流程将比当前使用的标准三列更复杂，因此我们将更新这些列。 旧的列是

• 去做
• 正在做
• 完毕

但是在我们自定义我们的项目之后，新的列是（从左到右）

• 去做
• 编写和编辑内容
• 设计
• 发布
• 推动

6.分配工作

现在项目阶段已创建并准备就绪，我们可以开始使用工作流。 由于构建网页首先需要的是内容，因此我们将“新建网页 1”移动到“内容”列并将任务分配给内容编写者。 将任务分配给团队成员后，他们将收到一封电子邮件通知，让他们知道开始工作。

看板工作流程现已投入使用！ 内容编写者完成工作后，可以将内容附加到任务中，将任务移至“编辑”，然后将任务重新分配给编辑。 编辑完成后，任务将移至“设计”，依此类推，直到网页完成。

您将能够看到任务在创建过程中的流动，因此得名“工作流”。

看板工作流的最佳实践

一旦工作流程启动并运行，重要的是要密切关注它以确保事情顺利进行。 有时您会发现，如果涉及新人员，您需要在工作流中添加一个新列，并且流程会变得更加复杂。

留意工作流程中的瓶颈也很重要。 瓶颈是项目卡住并停止前进的地方。

再次使用我们的示例工作流程，您可能注意到这两个新网页将在三天后发布，但它们仍然位于“设计”列中。 在这种情况下，您的网页设计师可能会超负荷工作，因此您可能想看看其他设计师是否可以提供帮助。

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这就是看板工作流程如此有用的原因：它们可以帮助您及时发现问题，并防止可能导致项目完成延迟的问题。

ProjectManager 使看板更进一步

您可以在 ProjectManager 中构建所有看板工作流程，以与您的团队协作并高效完成更多工作。 世界各地成千上万的团队每天都在使用我们的平台来保持井井有条并做出令人惊奇的事情。

除了看板，ProjectManager 还提供了一整套有用的项目管理工具。 其中包括用于制定项目计划的甘特图、用于跟踪工作时间的时间表以及用于分析团队生产力的项目报告。

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