チームにとって理想的なかんばんワークフローを作成する方法

公開: 2022-08-23

かんばんボードは使い方が簡単ですが、チームにとって強力なツールになる可能性があります。かんばんボードは、チームがどのように連携し、作業がどのように行われるかを示す視覚的なワークフローを作成します。このようなワークフローは、プロジェクトの各段階で効率を垣間見ることができるため、チームの生産性を向上させるのに役立ちます。

歴史的に、かんばんは製造および開発チームで使用されていましたが、ツールがどれほど役立つかを見て、あらゆる業界のマネージャーが楽しみに参加しました。この記事では、チームにとって驚くほど効果的なプロフェッショナルなかんばんワークフローを設定する方法を紹介します。

かんばんワークフローを作成する理由

かんばんボードでワークフローが視覚的に表現されると、チームはどのように連携するかについて多くの情報を学ぶことができます。チームは、プロジェクトのどの段階が効率的か、どこでボトルネックが発生しているか、物事を順調に進めるために他のチームメンバーの助けが必要かどうかを確認できます。

かんばんワークフローは読みやすく仕事を垣間見ることができるので、マネージャーは当然気に入っています。マネージャーは、ワークフローをリアルタイムで監視してチームの生産性を理解し、将来のプロジェクトのために作業プロセスを最適化できます。

かんばんワークフローは、利害関係者の最新情報を把握するのにも役立ちます。ワークフローを見て、プロジェクトで何が起こっているかを正確に知ることができれば、上司はプロジェクトの更新のためにあなたを追いかける必要はありません。ワークフロー管理ソフトウェアを使用すると、このプロセスがさらに簡単になります。

かんばんワークフローを 6 つの簡単なステップで作成する方法

かんばんボードは一見シンプルです。セットアップは簡単ですが、まずその仕組みを理解する必要があります。かんばんワークフローを作成する方法は次のとおりです。

1.かんばんツールのサインアップ

ワークフローを作成するための最初のステップは、かんばんソフトウェアにサインアップすることです。 ProjectManager のかんばんツールは 30 日間無料ですので、無料トライアルにサインアップしてください。お金を払ったり、約束をしたりする前に、ツールを試すことができます。

2. チームメンバーを追加する

かんばんボードは 1 人の作業を管理するために使用できますが、チームで使用するとさらに役立ちます。かんばんソフトウェアを使用したら、すべてのチームメンバーを招待して、プロジェクトで共同作業できるようにする必要があります。

この時点で、情報を提供したい関係者を招待することもできます。ただし、最初のログイン時に何かを確認できるように、ワークフローが構築されるまで待つことをお勧めします。

ProjectManager を使用すると、いつでも簡単に新しい人をワークスペースに招待でき、新しいチームメンバーごとに異なる権限レベルを提供できます。これにより、ワークスペース内で誰が何を見るかを制御できます。

3. 新しいかんばんプロジェクトを作成する

チームメンバーがワークスペースに招待されたら、最初のプロジェクトを作成してワークフローを収容する必要があります。画面の右上隅にある大きな緑色の「+」に移動し、クリックして新しいプロジェクトを追加します。新しいプロジェクトに名前を付け、このプロジェクトで作業する人を選択し、[プロジェクトを作成] をクリックします。

プロジェクトの詳細はすべて後で編集できるので、これを完璧にすることについてあまり心配する必要はありません。最も重要なことは、ワークフローの構築を開始できるように、新しいプロジェクトを開始することです。

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4. すべてのタスクを追加する

新しいプロジェクトが作成されたので、メニューの「ボード」タブに移動してかんばんボードビューに移動します。ここで、かんばんワークフロー全体を構築します。

デフォルトのボード画面には、すでに作成されている 3 つの列が表示されます: To Do、Doing、Done です。

To Do:この列には、プロジェクトを完了するために実行する必要があるすべてのタスクが表示されます。
実行中:この列には、現在取り組んでいるすべてのタスクが表示されます。
完了:この列には、完了したタスクが表示されます。

チームのすべてのタスクを「To-Do」に追加することから始めます。それぞれの新しいタスクに名前を付けて、かんばんカードを作成します。この例では、会社の Web サイトに 2 つの新しい Web ページを追加するように依頼されたマーケティングチームのかんばんワークフローを作成します。

To Do 列に「新しい Web ページ 1」と「新しい Web ページ 2」という 2 つのタスクを追加しました。次に、各タスクをクリックして、このタスクに関する情報をもう少し追加して、チームメンバーが作業を開始したときに必要なすべての情報を入手できるようにする必要があります。タスクの説明、開始日と期日を追加し、必要なファイルを添付できます。

5.カスタム列を作成する

プロジェクトの各部分に対してタスクが作成されたので、チームのワークフローに合わせて列をカスタマイズすることができます。

2 つの新しい Web ページを作成する必要があることはわかっていますが、言うは易く行うは難しです。このプロジェクトにはさまざまな人が関わっています。したがって、作成プロセスの各段階を表すカスタム列を作成します。 Web ページの作成には、コンテンツの作成と編集、デザイン、公開、およびプロモーションのさまざまな段階があります。

このかんばんワークフローは、現在配置されている標準の 3 つの列よりも複雑になるため、列を更新します。昔の柱は

やること
やっている
終わり

しかし、プロジェクトをカスタマイズした後、新しい列は (左から右へ)

すること
コンテンツの作成と編集
デザイン
公開
促進

6.仕事を割り当てる

プロジェクトフェーズが作成され、準備が整ったので、ワークフローの利用を開始できます。 Web ページを作成するために最初に必要なのはコンテンツであるため、「新しい Web ページ 1」を「コンテンツ」列に移動し、タスクをコンテンツライターに割り当てます。タスクがチームメンバーに割り当てられると、作業を開始するよう知らせる電子メール通知がチームメンバーに送信されます。

かんばんワークフローが実行中です。コンテンツライターが作業を終了したら、コンテンツをタスクに添付し、タスクを「編集中」に移動して、タスクを編集者に再度割り当てることができます。編集が完了すると、タスクは「デザイン」に移され、Web ページが完成するまで続きます。

作成プロセスを流れるようにタスクを確認できるため、「ワークフロー」という名前が付けられています。

カンバンワークフローのベストプラクティス

ワークフローが稼働したら、物事がスムーズに進むように監視することが重要です。新しい人が関与するようになった場合、ワークフローに新しい列を追加する必要があり、プロセスがより複雑になることがあります。

ワークフローのボトルネックに注意することも重要です。ボトルネックとは、プロジェクトが行き詰まり、前進が止まる場所です。

ワークフローの例をもう一度使用すると、2 つの新しい Web ページが 3 日後に公開される予定であるにもかかわらず、どちらも [デザイン] 列にまだ残っていることに気付くかもしれません。この場合、Web デザイナーは仕事で忙殺されている可能性があるため、別のデザイナーが助けてくれるかどうかを確認することをお勧めします。

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これがかんばんワークフローが非常に便利な理由です。問題が発生したときにそれを把握し、プロジェクトの完了を遅らせる可能性のある問題を防ぐのに役立ちます。

ProjectManager はカンバンをさらに進化させます

ProjectManager ですべてのかんばんワークフローを構築して、チームと協力してより多くの作業を効率的に行うことができます。世界中の何千ものチームが私たちのプラットフォームを日常的に利用して、組織を維持し、素晴らしいことを成し遂げています。

かんばんボードに加えて、ProjectManager は便利なプロジェクト管理ツール一式も提供します。これらには、プロジェクト計画を作成するためのガントチャート、作業時間を追跡するためのタイムシート、チームの生産性を分析するためのプロジェクトレポートが含まれます。

ProjectManager は、チームとプロジェクトを編成する受賞歴のあるツールです。 当社のクラウドベースのソフトウェアはリアルタイムのデータを提供するため、より適切な意思決定を行い、プロジェクトを成功に導くことができます。 かんばんボードを試して、30 日間の無料試用版でワークフローを合理化する方法を確認してください。