如何在不浪费时间的情况下让会议更有意义 - DigitalMarketer

已发表: 2022-09-16

根据研究，37% 的员工将低效会议归咎于组织的重大损失。结果，损失了超过 240 亿个生产小时数。会议占用了员工日常工作的大部分时间，但它们也是不可避免的。

可能发生的最糟糕的事情是，经过数小时的讨论和集思广益，没有任何可操作的结果。结果，浪费了公司资源和员工的生产时间。

您应该有一个会议路线图，以加强团队之间的协作并做出有效的决策。

使您的会议更有效的策略

平均而言，会议持续 12 到 13 分钟。在许多情况下，这个时间不足以讨论关键点。增加会议时间意味着占用员工的一部分生产力。

您必须确保在会议上花费的每一分钟都会产生有益的结果。经理和领导者应使用以下会议策略来进行有效的会议

召开会议之前的第一步是制定议程。最好的办法是确定您需要开会的原因。一旦您获得正当理由，您就会获得绿灯。

无论会议是讨论任务进展还是公司危机，最好你有预先确定的目标和你愿意从会议中实现的目标。

管理人员还可以创建议程并涵盖所有必要的目标而不偏离会议目标。会议议程确定后，将其分发给选定的与会者。

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与会者可以分为两组。直接为实现目标做出贡献的人（经理和团队领导）和利益相关方或贡献方（团队成员）。任何其他人的存在都是不必要的。

假设会议议程是“为未来的投资做预算”，只邀请财务部门的负责人和团队成员。与会议议程无关的任何其他人都是第三轮。

不必要的与会者会浪费他们的时间。他们事先不了解议程。

思维导图是讨论想法和探索与之相关的新可能性的有效方法。商务会议可以从思维导图制作工具中受益匪浅。管理者可以使用思维导图工具获得以下好处

分心会导致生产力下降。会议期间，许多因素会导致分心，在会议前识别要素并采取措施。在会议之前进行试运行和演示，以找出可能浪费与会者时间的干扰因素。

会议中可能会出现您的互联网连接、电源或其他技术错误，修复它们可能需要相当长的时间。此外，当您与 C 级高管或 CEO 或 CFO 等高层管理人员会面时，它可能会造成不良形象。

时间管理对于节省与会者宝贵的时间至关重要。它还可以提高员工的生产力和效率。此外，作为组织纪律的一部分，经理和人力资源部门有责任确保与会者遵守会议时间。

时间就是金钱，浪费时间直接给组织造成损失。无论是迟到还是晚点结束会议，都会影响团队的日程安排和工作效率。理想的方法是将会议时间保持在最低限度，并使用思维导图等工具保持会议高效。

作为经理，您已经有大量其他工作。工作量可能会影响会议质量。您可以找到具有良好领导能力的人作为会议主持人。

主持人可以根据必要的要求按时有效地召开会议，从而提高您的工作效率。但是，主持人应该知道如何进行有效的会议并确保他们遵循议程。

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经理还可以指派一名笔记记录员，专注于为与会者创建笔记。每个人都可以专注于会议议程，而无需经常记笔记。它不会在会议结束后有益于会议议程，并且会减少分心。

许多与会者都会有一些疑问或问题。然而，让他们在会议期间提问会造成频繁的打扰，会扰乱会议的礼仪。

会议指南应该有一个特定的问答时间。它通常发生在讨论要点之后，以节省时间并使会议更有意义。

你应该知道什么时候结束会议。如果没有达到预期的目标，或者与会者没有重要的见解，那就是浪费时间。

在实施其他做法的同时，您必须在与会者获得必要的信息并且根据议程实现了预期的会议目标时结束会议。

召开更少的会议，取得更多成就。您的目的是使组织尽可能高效；会议需要很多时间。

通过遵循上述做法，您可以在节省成本和时间的同时保持会议与议程的相关性。