Come rendere le riunioni più significative senza perdere tempo - DigitalMarketer

Secondo una ricerca, il 37% dei dipendenti incolpa le riunioni improduttive come una perdita significativa per le organizzazioni. Di conseguenza, vengono perse più di 24 miliardi di ore produttive. Le riunioni prendono una buona parte del tempo dalla routine di un dipendente, ma sono anche inevitabili.

La cosa peggiore che può accadere è che dopo ore di discussione e brainstorming, non ci sia alcun risultato attuabile. Di conseguenza, le risorse aziendali e le ore produttive dei dipendenti vengono sprecate.

Dovresti avere una tabella di marcia per una riunione per aumentare la collaborazione tra i tuoi team e prendere decisioni efficaci.

Strategie per rendere le tue riunioni più efficaci

In media, una riunione dura dai 12 ai 13 minuti. In molti casi, questo tempo non è sufficiente per discutere i punti chiave. Aumentare l'orario della riunione significa sottrarre una parte della produttività del dipendente.

Devi assicurarti che ogni minuto trascorso nella riunione abbia un esito positivo. Manager e leader dovrebbero utilizzare le seguenti strategie di riunione per condurre riunioni efficaci

1. Creare obiettivi e obiettivi per la riunione

Il primo passaggio prima di convocare la riunione è la creazione di un ordine del giorno. La cosa migliore è determinare il motivo per cui hai bisogno di un incontro. Non appena ottieni motivi validi, hai il via libera.

Sia che l'incontro sia per discutere i progressi delle attività o le crisi aziendali, sarebbe meglio se avessi obiettivi predefiniti e cosa sei disposto a ottenere dall'incontro.

I manager possono anche creare un'agenda e coprire tutti gli obiettivi necessari senza discostarsi dagli obiettivi della riunione. Una volta finalizzata l'agenda della riunione, distribuirla ai partecipanti selezionati.

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2. Invita persone rilevanti

I partecipanti alla riunione possono essere divisi in due gruppi. Coloro che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi (manager e team leader) e le parti interessate o contribuenti (membri del team). La presenza di qualsiasi altra persona non è necessaria.

Supponiamo che l'ordine del giorno della riunione riguardi il "budget per investimenti futuri", invita solo il capo del dipartimento finanziario ei membri del team. Qualsiasi altra persona che non è rilevante per l'ordine del giorno della riunione è la terza ruota.

I partecipanti non necessari perderanno il loro tempo. Non hanno una conoscenza preliminare dell'ordine del giorno.

3. Utilizzo degli strumenti di mappatura mentale

Le mappe mentali sono un metodo efficace per discutere un'idea ed esplorare nuove possibilità ad essa correlate. Le riunioni di lavoro possono beneficiare in modo significativo di un creatore di mappe mentali. I manager possono utilizzare gli strumenti di mappatura mentale per i seguenti vantaggi

• Manager e leader possono creare presentazioni accattivanti per la riunione. Il coinvolgimento del pubblico è fondamentale per ottenere un risultato positivo dall'incontro
• Riunioni regolari con i PPT possono richiedere minuti e persino ore per discutere il piano. La mappatura mentale ti consente di coprire lunghe riunioni in pochi minuti senza perdere dettagli essenziali e rimanere nell'agenda della riunione
• Le mappe mentali semplificano l'assegnazione delle attività. I membri del team e i leader possono conoscere le proprie responsabilità senza spiegazioni complesse
• Le riunioni possono discutere l'ordine del giorno in ordine e struttura logica con mappe mentali

4. Ridurre al minimo le distrazioni/disturbi

Le distrazioni portano a una diminuzione della produttività. Durante le riunioni, molti fattori possono causare distrazioni, identificare gli elementi e prendere provvedimenti prima della riunione. Conduci corse di prova e dimostrazioni prima della riunione per trovare distrazioni che possono far perdere tempo al partecipante.

Ci sono possibilità che la tua connessione Internet, alimentazione o altri errori tecnici possano verificarsi durante la riunione e risolverli può richiedere molto tempo. Inoltre, può creare una cattiva immagine quando si ha un incontro con dirigenti di livello C o dirigenti superiori come CEO o CFO.

5. Gestione del tempo

La gestione del tempo è fondamentale per far risparmiare tempo prezioso ai partecipanti. Aumenta anche la produttività e l'efficienza dei dipendenti. Inoltre, è responsabilità del manager e delle risorse umane garantire che i partecipanti rispettino l'orario della riunione come parte della disciplina organizzativa.

Il tempo è denaro, il che significa che perdere tempo sta causando direttamente perdite all'organizzazione. Che si tratti di iniziare o terminare la riunione in ritardo, ciò comprometterà il programma e la produttività dei team. L'approccio ideale è ridurre al minimo il tempo della riunione e mantenerlo efficiente utilizzando strumenti come la mappatura mentale.

6. Assegna un moderatore

Come manager hai già un sacco di altro lavoro. È possibile che il carico di lavoro possa influire sulla qualità della riunione. Puoi trovare qualcuno con buone capacità di leadership come moderatore della riunione.

Il moderatore può condurre efficacemente la riunione in tempo con i requisiti necessari consentendoti di essere più produttivo. Tuttavia, il moderatore dovrebbe sapere come condurre riunioni efficaci e assicurarsi che seguano l'ordine del giorno.

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I manager possono anche assegnare un addetto alle note che si concentri sulla creazione di note per i partecipanti. Tutti possono concentrarsi sull'ordine del giorno della riunione senza prendere appunti frequentemente. Non gioverà all'ordine del giorno della riunione al termine e ridurrà le distrazioni.

7. Organizza una sessione di domande e risposte

Molti dei partecipanti alla riunione avranno alcune domande o domande. Tuttavia, consentire loro di chiedere durante la riunione creerà frequenti interruzioni e il decoro della riunione sarà disturbato.

Le linee guida della riunione dovrebbero prevedere un orario specifico per una sessione di domande e risposte. Di solito accade dopo che i punti principali sono stati discussi per risparmiare tempo e rendere la riunione più significativa.

8. Termina le riunioni quando l'obiettivo è stato raggiunto

Dovresti sapere quando terminare la riunione. Se gli obiettivi desiderati non vengono raggiunti o i partecipanti non hanno approfondimenti significativi, è una perdita di tempo.

Insieme all'implementazione di altre pratiche, è necessario completare la riunione quando i partecipanti dispongono delle informazioni necessarie e sono stati raggiunti gli obiettivi della riunione desiderati in base all'ordine del giorno.

Condurre riunioni meno ma efficaci

Conduci meno riunioni e ottieni di più. Il tuo scopo è rendere l'organizzazione il più produttiva possibile; le riunioni richiedono molto tempo.

Seguendo le pratiche di cui sopra, è possibile mantenere la riunione pertinente all'ordine del giorno risparmiando costi e tempo.