Cum să faci întâlnirile mai semnificative fără a pierde timpul - DigitalMarketer

Potrivit cercetărilor, 37% dintre angajați dau vina pe întâlnirile neproductive ca fiind o pierdere semnificativă pentru organizații. Ca urmare, se pierd peste 24 de miliarde de ore productive. Întâlnirile iau o bună parte din rutina unui angajat, dar sunt și inevitabile.

Cel mai rău lucru care se poate întâmpla este că, după ore de discuții și brainstorming, nu există niciun rezultat care să poată fi acționat. Ca urmare, resursele companiei și orele productive ale angajaților sunt irosite.

Ar trebui să aveți o foaie de parcurs pentru o întâlnire pentru a crește colaborarea între echipele dvs. și pentru a lua decizii eficiente.

Strategii pentru a vă face întâlnirile mai eficiente

În medie, o întâlnire durează între 12 și 13 minute. În multe cazuri, acest timp nu este suficient pentru a discuta punctele cheie. Creșterea timpului de întâlnire înseamnă a lua o parte din productivitatea angajatului.

Trebuie să vă asigurați că fiecare minut petrecut în întâlnire are un rezultat benefic. Managerii și liderii ar trebui să utilizeze următoarele strategii de întâlnire pentru a conduce întâlniri eficiente

1. Creați scopuri și obiective pentru îndeplinire

Primul pas înainte de a convoca întâlnirea este crearea unei agende. Cel mai bun lucru este să determinați motivul pentru care aveți nevoie de o întâlnire. De îndată ce obții motive întemeiate, ai undă verde.

Indiferent dacă întâlnirea este pentru a discuta despre progresul sarcinilor sau despre crizele companiei, cel mai bine ar fi să ai obiective predefinite și ceea ce ești dispus să obții în urma întâlnirii.

Managerii pot, de asemenea, să creeze o agendă și să acopere toate obiectivele necesare fără a se abate de la obiectivele întâlnirii. Odată ce agenda întâlnirii este finalizată, distribuiți-o participanților selectați.

Articol înrudit s

• Cum să vindeci „sindromul marketerului singuratic”

• 5 strategii pentru dezvoltarea afacerii prin marketing digital

• Cum (și de ce) includeți întreaga companie în marketingul digital

2. Invitați oameni relevanți

Participanții la întâlnire pot fi împărțiți în două grupuri. Cei care contribuie direct la atingerea obiectivelor (manageri și lideri de echipă) și părțile interesate sau care contribuie (membrii echipei). Prezența oricărei alte persoane este inutilă.

Să presupunem că agenda întâlnirii este „bugetarea pentru investiții viitoare”, invitați doar șeful departamentului financiar și membrii echipei. Orice altă persoană care nu este relevantă pentru ordinea de zi a întâlnirii este a treia roată.

Participanții inutile își vor pierde timpul. Ei nu au cunoștințe prealabile despre ordinea de zi.

3. Utilizarea instrumentelor de cartografiere mentală

Harta mentală este o metodă eficientă de a discuta o idee și de a explora noi posibilități legate de aceasta. Întâlnirile de afaceri pot beneficia semnificativ de un creator de hărți mentale. Managerii pot folosi instrumente de cartografiere mentală pentru următoarele beneficii

• Managerii și liderii pot crea prezentări captivante pentru întâlnire. Implicarea publicului este crucială pentru a obține un rezultat pozitiv de la întâlnire
• Întâlnirile regulate cu PPT pot dura minute și chiar ore pentru a discuta planul. Maparea mentală vă permite să acoperiți întâlniri lungi în doar câteva minute fără a pierde detalii esențiale și să rămâneți pe agenda întâlnirii
• Hărțile mentale fac atribuirea sarcinilor fără probleme. Membrii echipei și liderii își pot cunoaște responsabilitățile fără explicații complexe
• Întâlnirile pot discuta agenda în ordine și structură logică cu hărți mentale

4. Minimizați distragerile/tulburările

Distragerile duc la scăderea productivității. În timpul întâlnirilor, mulți factori pot provoca distrageri, pot identifica elementele și pot lua măsuri înainte de întâlnire. Efectuați teste și demonstrații înainte de întâlnire pentru a găsi distragerile care pot pierde timpul participantului.

Există șanse ca conexiunea dvs. la internet, alimentarea sau alte erori tehnice să apară în timpul întâlnirii, iar remedierea lor poate necesita timp considerabil. Mai mult, poate crea o imagine proastă atunci când aveți o întâlnire cu directori de nivel C sau cu managementul superior, cum ar fi CEO sau CFO.

5. De gestionare a timpului

Gestionarea timpului este crucială pentru a economisi timp prețios participanților. De asemenea, crește productivitatea și eficiența angajaților. În plus, este responsabilitatea managerului și a resurselor umane să se asigure că participanții respectă timpul întâlnirii ca parte a disciplinei organizaționale.

Timpul este bani, ceea ce înseamnă că pierderea timpului cauzează direct pierderi organizației. Fie că începe sau se termină întâlnirea cu întârziere, aceasta va compromite programul și productivitatea echipelor. Abordarea ideală este de a menține timpul întâlnirii la minimum și de a-l menține eficient folosind instrumente precum maparea minții.

6. Atribuiți un moderator

Ca manager, ai deja o mulțime de alte locuri de muncă. Există șanse ca volumul de muncă să afecteze calitatea întâlnirii. Puteți găsi pe cineva cu abilități bune de conducere ca moderator de întâlnire.

Moderatorul poate conduce efectiv întâlnirea la timp, cu cerințele necesare, permițându-vă să fiți mai productiv. Cu toate acestea, moderatorul ar trebui să știe cum să conducă întâlniri eficiente și să se asigure că acestea respectă ordinea de zi.

Obțineți planul de marketing digital ...

Cu o călătorie a valorii clienților, care construiește strategic o relație cu clienții potențiali noi și îi transformă în clienți fideli și repetați. Click aici

Managerii pot, de asemenea, să desemneze o persoană care ia note care se concentrează pe crearea de note pentru participanți. Toată lumea se poate concentra pe agenda întâlnirii fără a nota frecvent note. Nu va beneficia de agenda întâlnirii după încheierea acesteia și va reduce distracția.

7. Configurați o sesiune de întrebări și răspunsuri

Mulți dintre participanții la întâlnire vor avea întrebări sau întrebări. Cu toate acestea, permițându-le să întrebe în timpul întâlnirii va crea întreruperi frecvente, iar decorul întâlnirii va fi perturbat.

Orientările întâlnirii ar trebui să aibă o anumită oră pentru o sesiune de întrebări și răspunsuri. De obicei, se întâmplă după ce punctele principale sunt discutate pentru a economisi timp și pentru a face întâlnirea mai semnificativă.

8. Încheiați întâlnirile când obiectivul a fost îndeplinit

Ar trebui să știi când să închei întâlnirea. Dacă obiectivele dorite nu sunt atinse sau participanții nu au informații semnificative, este o pierdere de timp.

Odată cu implementarea altor practici, trebuie să finalizați întâlnirea atunci când participanții au informațiile necesare și au fost atinse obiectivele dorite ale întâlnirii conform agendei.

Conduceți ședințe mai puțin, dar eficiente

Conduceți mai puține întâlniri și obțineți mai multe. Scopul tău este să faci organizația cât mai productivă; întâlnirile necesită mult timp.

Urmând practicile de mai sus, puteți menține întâlnirea relevantă pentru ordinea de zi, economisind în același timp costuri și timp.