Toplantıları Vakit Kaybetmeden Nasıl Daha Anlamlı Hale Getirirsiniz - DigitalMarketer
Yayınlanan: 2022-09-16
Araştırmaya göre, çalışanların %37'si verimsiz toplantıları kuruluşlar için önemli bir kayıp olarak suçluyor. Sonuç olarak, 24 milyardan fazla verimli saat kaybediliyor. Toplantılar, bir çalışanın rutininin büyük bir bölümünü alır ama aynı zamanda kaçınılmazdır.
Olabilecek en kötü şey, saatlerce süren tartışma ve beyin fırtınasından sonra eyleme geçirilebilir bir sonucun olmamasıdır. Sonuç olarak, şirket kaynakları ve üretken çalışan saatleri boşa harcanır.
Ekipleriniz arasındaki işbirliğini artırmak ve etkili kararlar almak için bir toplantı için bir yol haritanız olmalıdır.
Toplantılarınızı Daha Etkili Hale Getirecek Stratejiler
Ortalama olarak, bir toplantı 12 ila 13 dakika sürer. Çoğu durumda, bu süre kilit noktaları tartışmak için yeterli değildir. Toplantı süresinin artması, çalışanın üretkenliğinin bir kısmının alınması anlamına gelir.
Toplantıda geçirilen her dakikanın faydalı bir sonuca sahip olmasını sağlamalısınız. Yöneticiler ve liderler, etkili toplantılar yapmak için aşağıdaki toplantı stratejilerini kullanmalıdır.
- Toplantı için Hedefler ve Hedefler Oluşturun
Toplantıyı aramadan önceki ilk adım bir gündem oluşturmaktır. En iyisi, neden bir toplantıya ihtiyaç duyduğunuzu belirlemektir. Geçerli nedenler bulur bulmaz, yeşil ışık yakarsınız.
Toplantı ister görevlerin ilerleyişini ister şirket krizlerini tartışmak için olsun, önceden tanımlanmış hedefleriniz ve toplantıdan ne elde etmek istediğinizi belirlemeniz en iyisi olacaktır.
Yöneticiler ayrıca bir gündem oluşturabilir ve toplantı hedeflerinden sapmadan gerekli tüm hedefleri kapsayabilir. Toplantı gündemi kesinleştiğinde, seçilen katılımcılara dağıtın.
İlgili Makaleler
"Yalnız Pazarlamacı Sendromu" Nasıl Tedavi Edilir?
Dijital Pazarlama Yoluyla İşinizi Büyütmek için 5 Strateji
Tüm Şirketinizi Dijital Pazarlamaya Nasıl (ve Neden) Dahil Edin?
- İlgili Kişileri Davet Et
Toplantı katılımcıları iki gruba ayrılabilir. Hedeflere ulaşılmasına doğrudan katkıda bulunanlar (yöneticiler ve ekip liderleri) ve ilgili veya katkıda bulunan taraflar (ekip üyeleri). Başka herhangi bir kişinin varlığı gereksizdir.
Toplantı gündeminin “gelecekteki yatırımlar için bütçeleme” olduğunu varsayalım, yalnızca finans departmanı başkanını ve ekip üyelerini davet edin. Toplantı gündemiyle ilgisi olmayan herhangi bir kişi üçüncü tekerlektir.
Gereksiz katılımcılar zamanlarını boşa harcarlar. Gündem hakkında önceden bilgileri yoktur.
- Zihin Haritalama Araçlarını Kullanma
Zihin haritası, bir fikri tartışmak ve onunla ilgili yeni olasılıkları keşfetmek için etkili bir yöntemdir. İş toplantıları, bir zihin haritası oluşturucudan önemli ölçüde yararlanabilir. Yöneticiler, zihin haritalama araçlarını aşağıdaki avantajlar için kullanabilirler:
- Yöneticiler ve liderler, toplantı için ilgi çekici sunumlar oluşturabilir. İzleyici katılımı, toplantıdan olumlu bir sonuç almak için çok önemlidir
- PPT'lerle yapılan düzenli toplantılar, planı tartışmak için dakikalar hatta saatler alabilir. Zihin haritalama, uzun toplantıları hiçbir önemli ayrıntıyı kaçırmadan ve toplantı gündeminde kalmadan birkaç dakika içinde ele almanızı sağlar.
- Zihin haritaları görev atamayı sorunsuz hale getirir. Ekip üyeleri ve liderler sorumluluklarını karmaşık açıklamalar olmadan bilebilir
- Toplantılar zihin haritası ile gündemi sıralı ve mantıksal bir yapıda tartışabilir
- Dikkat Dağılımlarını/Rahatsızlığı En Aza İndirin
Dikkat dağınıklığı verimliliğin düşmesine neden olur. Toplantılar sırasında birçok faktör dikkat dağınıklığına neden olabilir, unsurları tespit edip toplantı öncesinde önlem alabilirsiniz. Katılımcının zamanını boşa harcayabilecek dikkat dağıtıcı şeyleri bulmak için toplantıdan önce test çalıştırmaları ve demolar gerçekleştirin.
Toplantıda internet bağlantınız, gücünüz veya diğer teknik hataların ortaya çıkma olasılığı vardır ve bunları düzeltmek oldukça zaman alabilir. Ayrıca, C seviyesindeki yöneticilerle veya CEO veya CFO gibi daha üst düzey yöneticilerle toplantı yaptığınızda kötü bir imaj oluşturabilir.
- Zaman yönetimi
Zaman yönetimi, katılımcıların değerli zamanlarını kurtarmak için çok önemlidir. Aynı zamanda çalışanların üretkenliğini ve verimliliğini artırır. Ayrıca organizasyon disiplini gereği katılımcıların toplantı saatine uymasını sağlamak yönetici ve İK'nın sorumluluğundadır.
Vakit nakittir, yani boşa harcanan zaman doğrudan organizasyona zarar verir. Toplantıyı geç başlatmak veya bitirmek, ekiplerin programından ve üretkenliğinden ödün verecektir. İdeal yaklaşım, toplantı süresini minimumda tutmak ve zihin haritalama gibi araçları kullanarak verimli tutmaktır.
- Bir Moderatör Atayın
Bir yönetici olarak zaten tonlarca başka işiniz var. İş yükünün toplantı kalitesini etkileme olasılığı vardır. Toplantı moderatörü olarak iyi liderlik becerilerine sahip birini bulabilirsiniz.
Moderatör, daha üretken olmanızı sağlayan gerekli gereksinimlerle toplantıyı zamanında etkili bir şekilde yürütebilir. Ancak moderatör etkili toplantılar yapmayı bilmeli ve gündemi takip etmelerini sağlamalıdır.
Dijital Pazarlama Planını Alın …
Yeni potansiyel müşterilerle stratejik olarak ilişki kuran ve onları sadık, devamlı müşterilere dönüştüren bir Müşteri Değer Yolculuğu ile. Buraya Tıkla
Yöneticiler, katılımcılar için not oluşturmaya odaklanan bir not tutucu da atayabilir. Sık sık not almadan herkes toplantı gündemine odaklanabilir. Bittikten sonra toplantı gündemine fayda sağlamayacak ve dikkat dağınıklığını azaltacaktır.
- Bir Soru-Cevap Oturumu Ayarlayın
Toplantı katılımcılarının birçoğunun bazı soruları veya soruları olacaktır. Ancak toplantı sırasında soru sormalarına izin verilmesi sık sık kesintilere yol açacak ve toplantı edepini bozacaktır.
Toplantı yönergelerinin bir Soru-Cevap oturumu için belirli bir zamanı olmalıdır. Zaman kazanmak ve toplantıyı daha anlamlı kılmak için genellikle birincil noktalar tartışıldıktan sonra olur.
- Hedefe Ulaşıldığında Toplantıları Sonlandırın
Toplantıyı ne zaman bitireceğinizi bilmelisiniz. İstenen hedeflere ulaşılamazsa veya katılımcıların önemli içgörüleri yoksa, bu bir zaman kaybıdır.
Diğer uygulamaların yanı sıra, katılımcılar gerekli bilgileri edindiğinde ve gündeme göre istenilen toplantı hedeflerine ulaşıldığında toplantıyı tamamlamalısınız.
Daha Az Ama Etkili Toplantılar Düzenleyin
Daha az toplantı yapın ve daha fazlasını başarın. Amacınız, organizasyonu olabildiğince verimli hale getirmektir; toplantılar çok zaman alır.
Yukarıdaki uygulamaları takip ederek toplantıyı gündemde tutabilir, maliyetten ve zamandan tasarruf edebilirsiniz.
