Jak sprawić, by spotkania były bardziej znaczące bez marnowania czasu — DigitalMarketer
Opublikowany: 2022-09-16
Według badań 37% pracowników obwinia bezproduktywne spotkania za znaczną stratę dla organizacji. W rezultacie traci się ponad 24 miliardy produktywnych godzin. Spotkania zajmują znaczną część czasu z rutyny pracownika, ale są również nieuniknione.
Najgorsze, co może się zdarzyć, to to, że po wielu godzinach dyskusji i burzy mózgów nie ma żadnego możliwego do zastosowania wyniku. W rezultacie marnowane są zasoby firmy i produktywne godziny pracowników.
Powinieneś mieć plan spotkania, aby zwiększyć współpracę między zespołami i podejmować skuteczne decyzje.
Strategie zwiększające efektywność spotkań
Średnio spotkanie trwa od 12 do 13 minut. W wielu przypadkach ten czas nie wystarcza na omówienie kluczowych kwestii. Wydłużenie czasu spotkania oznacza odebranie części produktywności pracownika.
Musisz zadbać o to, aby każda minuta spędzona na spotkaniu miała korzystny skutek. Menedżerowie i liderzy powinni stosować następujące strategie spotkań, aby prowadzić efektywne spotkania
- Twórz cele i zadania na spotkanie
Pierwszym krokiem przed zwołaniem spotkania jest stworzenie agendy. Najlepiej ustalić powód, dla którego potrzebujesz spotkania. Gdy tylko otrzymasz ważne powody, masz zielone światło.
Niezależnie od tego, czy spotkanie ma na celu omówienie postępów w realizacji zadań, czy też kryzysów w firmie, najlepiej, jeśli masz z góry określone cele i to, co chcesz osiągnąć dzięki spotkaniu.
Menedżerowie mogą również stworzyć program i uwzględnić wszystkie niezbędne cele bez odchodzenia od celów spotkania. Po sfinalizowaniu programu spotkania roześlij go wybranym uczestnikom.
Powiązany artykuł s
Jak wyleczyć „syndrom samotnego marketera”
5 strategii rozwoju firmy poprzez marketing cyfrowy
Jak (i dlaczego) włączyć całą firmę w marketing cyfrowy
- Zaproś odpowiednie osoby
Uczestników spotkania można podzielić na dwie grupy. Ci, którzy bezpośrednio przyczyniają się do osiągania celów (menedżerowie i liderzy zespołów) oraz strony zainteresowane lub wnoszące wkład (członkowie zespołu). Obecność innych osób jest zbędna.
Załóżmy, że celem spotkania jest „budżetowanie przyszłych inwestycji”, zaproś tylko szefa działu finansowego i członków zespołu. Każda inna osoba, która nie jest istotna dla porządku obrad spotkania, jest trzecim kołem.
Niepotrzebni uczestnicy będą tracić czas. Nie mają wcześniejszej wiedzy na temat porządku obrad.
- Korzystanie z narzędzi do tworzenia map myśli
Mapy myśli to skuteczna metoda omawiania pomysłu i odkrywania nowych możliwości z nim związanych. Spotkania biznesowe mogą znacznie skorzystać z narzędzia do tworzenia map myśli. Menedżerowie mogą korzystać z narzędzi do tworzenia map myśli, aby uzyskać następujące korzyści
- Menedżerowie i liderzy mogą tworzyć atrakcyjne prezentacje na spotkanie. Zaangażowanie publiczności ma kluczowe znaczenie dla uzyskania pozytywnego wyniku spotkania
- Regularne spotkania z PPT mogą zająć minuty, a nawet godziny, aby omówić plan. Mapy myśli pozwalają omówić długie spotkania w ciągu kilku minut, nie tracąc żadnych istotnych szczegółów i pozostając w programie spotkania
- Mapy myśli ułatwiają przydzielanie zadań. Członkowie zespołu i liderzy mogą znać swoje obowiązki bez skomplikowanych wyjaśnień
- Spotkania mogą omawiać porządek obrad w porządku i logicznej strukturze z mapami myśli
- Zminimalizuj zakłócenia/zakłócenia
Rozproszenie uwagi prowadzi do spadku produktywności. Podczas spotkań wiele czynników może rozpraszać uwagę, zidentyfikować elementy i podjąć działania przed spotkaniem. Przeprowadzaj testy i prezentacje przed spotkaniem, aby znaleźć czynniki rozpraszające uwagę, które mogą marnować czas uczestnika.
Istnieje prawdopodobieństwo, że podczas spotkania pojawią się błędy związane z połączeniem internetowym, zasilaniem lub inne problemy techniczne, a naprawienie ich może zająć dużo czasu. Co więcej, może to stworzyć zły wizerunek, gdy masz spotkanie z dyrektorami najwyższego szczebla lub wyższym kierownictwem, takim jak CEO lub CFO.
- Zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla oszczędzania cennego czasu uczestników. Zwiększa także produktywność i efektywność pracowników. Ponadto w ramach dyscypliny organizacyjnej obowiązkiem kierownika i działu HR jest dopilnowanie, aby uczestnicy przestrzegali czasu spotkania.
Czas to pieniądz, co oznacza, że marnowanie czasu bezpośrednio powoduje straty dla organizacji. Niezależnie od tego, czy spotkanie zaczyna się, czy kończy późno, wpłynie to negatywnie na harmonogram i produktywność zespołów. Idealnym podejściem jest skrócenie czasu spotkania do minimum i zapewnienie jego efektywności przy użyciu narzędzi takich jak mapy myśli.
- Przypisz Moderatora
Jako menedżer masz już mnóstwo innej pracy. Istnieją szanse, że obciążenie pracą może wpłynąć na jakość spotkania. Możesz znaleźć kogoś o dobrych umiejętnościach przywódczych jako moderatora spotkania.
Moderator może skutecznie poprowadzić spotkanie na czas z niezbędnymi wymaganiami, co pozwoli Ci być bardziej produktywnym. Moderator powinien jednak wiedzieć, jak prowadzić efektywne spotkania i dbać o to, by przebiegały zgodnie z agendą.
Zdobądź plan marketingu cyfrowego …
Z Customer Value Journey, która strategicznie buduje relacje z nowymi potencjalnymi klientami i przekształca ich w lojalnych, stałych klientów. Kliknij tutaj
Menedżerowie mogą również przypisać notatnika, który koncentruje się na tworzeniu notatek dla uczestników. Każdy może skupić się na programie spotkania bez konieczności częstego zapisywania notatek. Nie będzie to korzystne dla porządku obrad spotkania po jego zakończeniu i zmniejszy rozproszenie uwagi.
- Skonfiguruj sesję pytań i odpowiedzi
Wielu uczestników spotkania będzie miało pytania lub pytania. Jednak umożliwienie im zadawania pytań podczas spotkania spowoduje częste przerwy, a przyzwoitość spotkania zostanie zakłócona.
Wytyczne dotyczące spotkania powinny mieć określony czas na sesję pytań i odpowiedzi. Zwykle dzieje się to po omówieniu głównych punktów, aby zaoszczędzić czas i uczynić spotkanie bardziej znaczącym.
- Zakończ spotkania, gdy cel zostanie osiągnięty
Powinieneś wiedzieć, kiedy zakończyć spotkanie. Jeśli zamierzone cele nie zostaną osiągnięte lub uczestnicy nie mają znaczących spostrzeżeń, jest to strata czasu.
Wraz z wdrażaniem innych praktyk, należy dokończyć spotkanie, gdy uczestnicy mają niezbędne informacje, a pożądane cele spotkania zgodnie z agendą zostały osiągnięte.
Prowadź mniej, ale efektywne spotkania
Prowadź mniej spotkań i osiągaj więcej. Twoim celem jest uczynienie organizacji tak produktywną, jak to tylko możliwe; spotkania zajmują dużo czasu.
Postępując zgodnie z powyższymi praktykami, możesz zachować adekwatność spotkania do porządku obrad, jednocześnie oszczędzając koszty i czas.
