Comment rendre les réunions plus significatives sans perdre de temps - DigitalMarketer

Selon une étude, 37 % des employés considèrent les réunions improductives comme une perte importante pour les organisations. En conséquence, plus de 24 milliards d'heures productives sont perdues. Les réunions prennent beaucoup de temps dans la routine d'un employé, mais elles sont également inévitables.

La pire chose qui puisse arriver est qu'après des heures de discussion et de remue-méninges, il n'y ait aucun résultat exploitable. En conséquence, les ressources de l'entreprise et les heures productives des employés sont gaspillées.

Vous devriez avoir une feuille de route pour une réunion afin d'accroître la collaboration entre vos équipes et de prendre des décisions efficaces.

Stratégies pour rendre vos réunions plus efficaces

En moyenne, une réunion dure 12 à 13 minutes. Dans de nombreux cas, ce temps n'est pas suffisant pour discuter des points clés. Augmenter le temps de réunion signifie prendre une partie de la productivité de l'employé.

Vous devez vous assurer que chaque minute passée dans la réunion a un résultat bénéfique. Les managers et les dirigeants doivent utiliser les stratégies de réunion suivantes pour mener des réunions efficaces

1. Créer des buts et des objectifs pour la réunion

La première étape avant de convoquer la réunion consiste à créer un ordre du jour. La meilleure chose est de déterminer la raison pour laquelle vous avez besoin d'une réunion. Dès que vous obtenez des raisons valables, vous avez le feu vert.

Que la réunion vise à discuter de l'avancement des tâches ou des crises de l'entreprise, il serait préférable que vous ayez des objectifs prédéfinis et ce que vous êtes prêt à réaliser lors de la réunion.

Les managers peuvent également créer un ordre du jour et couvrir tous les objectifs nécessaires sans s'écarter des objectifs de la réunion. Une fois l'ordre du jour de la réunion finalisé, distribuez-le aux participants sélectionnés.

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2. Invitez des personnes pertinentes

Les participants à la réunion peuvent être divisés en deux groupes. Ceux qui contribuent directement à la réalisation des objectifs (managers et chefs d'équipe) et les parties intéressées ou contributrices (membres de l'équipe). La présence de toute autre personne est inutile.

Supposons que l'ordre du jour de la réunion soit « la budgétisation des investissements futurs », n'invitez que le chef du service financier et les membres de l'équipe. Toute autre personne qui n'est pas pertinente à l'ordre du jour de la réunion est la troisième roue.

Les participants inutiles perdront leur temps. Ils n'ont pas connaissance préalable de l'ordre du jour.

3. Utilisation des outils de cartographie mentale

La cartographie mentale est une méthode efficace pour discuter d'une idée et explorer de nouvelles possibilités qui y sont liées. Les réunions d'affaires peuvent bénéficier de manière significative d'un créateur de cartes mentales. Les managers peuvent utiliser des outils de cartographie mentale pour les avantages suivants

• Les gestionnaires et les dirigeants peuvent créer des présentations attrayantes pour la réunion. L'engagement du public est crucial pour obtenir un résultat positif de la réunion
• Des réunions régulières avec les PPT peuvent prendre des minutes et même des heures pour discuter du plan. La cartographie mentale vous permet de couvrir de longues réunions en quelques minutes sans manquer aucun détail essentiel et en restant à l'ordre du jour de la réunion
• Les cartes mentales rendent l'attribution des tâches transparente. Les membres de l'équipe et les dirigeants peuvent connaître leurs responsabilités sans explications complexes
• Les réunions peuvent discuter de l'ordre du jour dans l'ordre et la structure logique avec la cartographie mentale

4. Minimiser les distractions/perturbations

Les distractions entraînent une baisse de productivité. Lors des réunions, de nombreux facteurs peuvent causer des distractions, identifiez les éléments et prenez des mesures avant la réunion. Effectuez des tests et des démonstrations avant la réunion pour trouver les distractions qui peuvent faire perdre du temps aux participants.

Il est possible que votre connexion Internet, votre alimentation ou d'autres erreurs techniques surviennent lors de la réunion, et les corriger peut prendre un temps considérable. De plus, cela peut créer une mauvaise image lorsque vous avez une réunion avec des cadres de niveau C ou des cadres supérieurs comme le PDG ou le directeur financier.

5. Gestion du temps

La gestion du temps est cruciale pour faire gagner un temps précieux aux participants. Il augmente également la productivité et l'efficacité des employés. De plus, il est de la responsabilité du responsable et des RH de s'assurer que les participants respectent l'heure de la réunion dans le cadre de la discipline organisationnelle.

Le temps, c'est de l'argent, ce qui signifie que perdre du temps cause directement des pertes à l'organisation. Qu'il s'agisse de commencer ou de terminer la réunion en retard, cela compromettra le calendrier et la productivité des équipes. L'approche idéale consiste à réduire au minimum le temps de réunion et à le maintenir efficace à l'aide d'outils tels que la cartographie mentale.

6. Affecter un modérateur

En tant que manager, vous avez déjà des tonnes d'autres tâches. Il est possible que la charge de travail affecte la qualité de la réunion. Vous pouvez trouver quelqu'un avec de bonnes compétences en leadership en tant que modérateur de réunion.

Le modérateur peut effectivement mener la réunion à temps avec les exigences nécessaires vous permettant d'être plus productif. Cependant, le modérateur doit savoir comment mener des réunions efficaces et s'assurer qu'elles respectent l'ordre du jour.

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Les responsables peuvent également affecter un preneur de notes qui se concentre sur la création de notes pour les participants. Tout le monde peut se concentrer sur l'ordre du jour de la réunion sans écrire fréquemment des notes. Cela ne profitera pas à l'ordre du jour de la réunion après sa fin et réduira la distraction.

7. Configurer une session de questions-réponses

De nombreux participants à la réunion auront des questions ou des questions. Cependant, leur permettre de demander pendant la réunion créera des interruptions fréquentes et le décorum de la réunion sera perturbé.

Les lignes directrices de la réunion doivent prévoir une heure précise pour une session de questions-réponses. Cela se produit généralement après la discussion des principaux points pour gagner du temps et rendre la réunion plus significative.

8. Mettre fin aux réunions lorsque l'objectif a été atteint

Vous devez savoir quand mettre fin à la réunion. Si les objectifs souhaités ne sont pas atteints ou si les participants n'ont pas d'informations importantes, c'est une perte de temps.

Parallèlement à la mise en œuvre d'autres pratiques, vous devez terminer la réunion lorsque les participants disposent des informations nécessaires et que les objectifs de réunion souhaités en fonction de l'ordre du jour ont été atteints.

Organisez des réunions moins nombreuses mais efficaces

Organisez moins de réunions et accomplissez plus. Votre objectif est de rendre l'organisation aussi productive que possible ; les réunions prennent beaucoup de temps.

En suivant les pratiques ci-dessus, vous pouvez maintenir la pertinence de la réunion par rapport à l'ordre du jour tout en économisant du temps et de l'argent.