시간 낭비 없이 회의를 더 의미 있게 만드는 방법 - DigitalMarketer

게시 됨: 2022-09-16

연구에 따르면 직원의 37%가 비생산적인 회의를 조직에 큰 손실이라고 비난합니다. 그 결과 240억 시간 이상의 생산적인 시간이 손실됩니다. 회의는 직원의 일상에서 많은 시간을 소비하지만 불가피한 것이기도 합니다.

일어날 수 있는 최악의 상황은 몇 시간 동안의 토론과 브레인스토밍 후에도 실행 가능한 결과가 없다는 것입니다. 결과적으로 회사 자원과 생산적인 직원 시간이 낭비됩니다.

팀 간의 협업을 강화하고 효과적인 결정을 내리려면 회의 로드맵이 있어야 합니다.

회의를 보다 효과적으로 만들기 위한 전략

평균적으로 회의는 12~13분 동안 지속됩니다. 많은 경우에 이 시간은 핵심 사항을 논의하기에 충분하지 않습니다. 회의 시간을 늘리는 것은 직원 생산성의 일부를 가져가는 것을 의미합니다.

당신은 회의에서 보내는 매 순간이 유익한 결과를 가져오도록 해야 합니다. 관리자와 리더는 효과적인 회의를 진행하기 위해 다음과 같은 회의 전략을 사용해야 합니다.

회의를 소집하기 전에 첫 번째 단계는 의제를 만드는 것입니다. 가장 좋은 것은 회의가 필요한 이유를 파악하는 것입니다. 타당한 이유를 알게 되면 바로 승인을 받습니다.

회의가 업무의 진행 상황이든 회사의 위기이든 미리 정의된 목표와 회의를 통해 달성하고자 하는 것이 있으면 가장 좋습니다.

관리자는 또한 의제를 만들고 회의 목표에서 벗어나지 않고 필요한 모든 목표를 다룰 수 있습니다. 회의 안건이 확정되면 선택한 참석자에게 배포합니다.

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회의 참석자는 두 그룹으로 나눌 수 있습니다. 목표 달성에 직접적으로 기여하는 사람(관리자 및 팀장) 및 이해관계자 또는 기여하는 당사자(팀원). 다른 사람의 존재는 불필요합니다.

회의 안건이 "향후 투자를 위한 예산 책정"이라고 가정하고 재무 부서의 책임자와 팀원만 초대합니다. 회의 의제와 관련이 없는 다른 사람은 세 번째 바퀴입니다.

불필요한 참석자는 시간을 낭비하게 됩니다. 그들은 의제에 대한 사전 지식이 없습니다.

마인드 매핑은 아이디어를 토론하고 아이디어와 관련된 새로운 가능성을 탐색하는 효과적인 방법입니다. 비즈니스 회의는 마인드 맵 제작자로부터 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 관리자는 다음과 같은 이점을 위해 마인드 매핑 도구를 사용할 수 있습니다.

관리자와 리더는 회의를 위해 매력적인 프레젠테이션을 만들 수 있습니다. 회의에서 긍정적인 결과를 얻으려면 청중 참여가 중요합니다.
PPT와의 정기 회의는 계획을 논의하는 데 몇 분, 심지어 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 마인드 매핑을 사용하면 중요한 세부 사항을 놓치지 않고 회의 안건에 남지 않고 단 몇 분 만에 긴 회의를 처리할 수 있습니다.
마인드맵은 작업 할당을 원활하게 합니다. 팀 구성원과 리더는 복잡한 설명 없이 자신의 책임을 알 수 있습니다.
회의는 마인드 매핑을 통해 순서와 논리적 구조에 따라 의제를 논의할 수 있습니다.

산만함은 생산성 저하로 이어집니다. 회의 중에는 많은 요소가 산만함을 유발할 수 있으며 요소를 식별하고 회의 전에 조치를 취합니다. 참석자의 시간을 낭비할 수 있는 방해 요소를 찾기 위해 회의 전에 테스트 실행 및 데모를 수행합니다.

회의 중에 인터넷 연결, 전원 또는 기타 기술적 오류가 발생할 가능성이 있으며 이를 수정하는 데 상당한 시간이 필요할 수 있습니다. 더군다나 CEO나 CFO와 같은 C급 임원이나 고위 경영진과 회의를 할 때 좋지 않은 이미지를 줄 수 있습니다.

시간 관리는 참석자의 소중한 시간을 절약하는 데 매우 중요합니다. 또한 직원의 생산성과 효율성을 높입니다. 또한 조직 규율의 일환으로 참석자가 회의 시간을 준수하도록 하는 것은 관리자와 HR의 책임입니다.

시간은 곧 돈입니다. 즉, 시간 낭비는 조직에 직접적인 손실을 초래합니다. 회의를 늦게 시작하든 늦게 끝내든 팀의 일정과 생산성이 저하됩니다. 이상적인 접근 방식은 회의 시간을 최소한으로 유지하고 마인드 매핑과 같은 도구를 사용하여 효율적으로 유지하는 것입니다.

관리자로서 당신은 이미 수많은 다른 일을 가지고 있습니다. 작업 부하가 회의 품질에 영향을 줄 가능성이 있습니다. 회의 진행자로서 리더십이 뛰어난 사람을 찾을 수 있습니다.

중재자는 필요한 요구 사항에 따라 정시에 회의를 효과적으로 수행하여 생산성을 높일 수 있습니다. 그러나 사회자는 효과적인 회의를 수행하는 방법을 알고 의제를 준수하는지 확인해야 합니다.

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관리자는 참석자를 위한 메모 작성에 중점을 둔 메모 작성자를 지정할 수도 있습니다. 누구나 메모를 자주 작성하지 않고도 회의 의제에 집중할 수 있습니다. 회의가 끝난 후에는 회의 의제에 도움이 되지 않으며 산만함이 줄어들 것입니다.

많은 회의 참석자들이 몇 가지 질문이나 질문을 할 것입니다. 그러나 회의 중에 질문을 허용하면 자주 방해를 받게 되고 회의 예의가 흐트러집니다.

회의 지침에는 Q&A 세션을 위한 특정 시간이 있어야 합니다. 일반적으로 시간을 절약하고 회의를 보다 의미 있게 만들기 위해 기본 사항을 논의한 후에 발생합니다.

회의를 끝내야 할 때를 알아야 합니다. 원하는 목표가 달성되지 않거나 참석자가 중요한 통찰력을 갖지 못하면 시간 낭비입니다.

다른 관행을 구현하는 것과 함께 참석자가 필요한 정보를 가지고 의제에 따라 원하는 회의 목표가 달성되었을 때 회의를 완료해야 합니다.

더 적은 수의 회의를 수행하고 더 많은 성과를 달성하십시오. 귀하의 목적은 조직을 가능한 한 생산적으로 만드는 것입니다. 회의에는 많은 시간이 걸립니다.

위의 방법을 따르면 비용과 시간을 절약하면서 의제와 관련된 회의를 유지할 수 있습니다.