كيف تجعل الاجتماعات ذات مغزى أكبر دون إضاعة الوقت - DigitalMarketer
نشرت: 2022-09-16
وفقًا للبحث ، يلقي 37٪ من الموظفين باللوم على الاجتماعات غير المثمرة باعتبارها خسارة كبيرة للمنظمات. ونتيجة لذلك ، ضاع أكثر من 24 مليار ساعة إنتاجية. تستغرق الاجتماعات جزءًا كبيرًا من الوقت من روتين الموظف ، ولكنها أيضًا لا مفر منها.
أسوأ شيء يمكن أن يحدث هو أنه بعد ساعات من المناقشة والعصف الذهني ، لا توجد نتيجة قابلة للتنفيذ. نتيجة لذلك ، يتم إهدار موارد الشركة وساعات الموظفين الإنتاجية.
يجب أن يكون لديك خارطة طريق للاجتماع لزيادة التعاون بين فرقك واتخاذ قرارات فعالة.
استراتيجيات لجعل اجتماعاتك أكثر فعالية
في المتوسط ، يستمر الاجتماع من 12 إلى 13 دقيقة. في كثير من الحالات ، هذه المرة لا تكفي لمناقشة النقاط الرئيسية. زيادة وقت الاجتماع تعني أخذ جزء من إنتاجية الموظف.
عليك التأكد من أن كل دقيقة تقضيها في الاجتماع لها نتيجة مفيدة. يجب على المديرين والقادة استخدام استراتيجيات الاجتماع التالية لإجراء اجتماعات فعالة
- إنشاء أهداف وغايات للاجتماع
الخطوة الأولى قبل الاتصال بالاجتماع هي إنشاء جدول أعمال. أفضل شيء هو تحديد سبب حاجتك إلى الاجتماع. بمجرد حصولك على أسباب وجيهة ، يكون لديك ضوء أخضر.
سواء كان الاجتماع لمناقشة تقدم المهام أو أزمات الشركة ، سيكون من الأفضل أن تكون لديك أهداف محددة مسبقًا وما أنت على استعداد لتحقيقه من الاجتماع.
يمكن للمديرين أيضًا إنشاء جدول أعمال وتغطية جميع الأهداف الضرورية دون الانحراف عن أهداف الاجتماع. بمجرد الانتهاء من جدول أعمال الاجتماع ، قم بتوزيعه على الحاضرين المختارين.
مقالات ذات صلة s
كيفية علاج "متلازمة المسوق الوحيد"
5 استراتيجيات لتنمية عملك من خلال التسويق الرقمي
كيف (ولماذا) تضمين شركتك بأكملها في التسويق الرقمي
- قم بدعوة الأشخاص ذوي الصلة
يمكن تقسيم حضور الاجتماع إلى مجموعتين. أولئك الذين يساهمون بشكل مباشر في تحقيق الأهداف (المدراء وقادة الفريق) والأطراف المهتمة أو المساهمة (أعضاء الفريق). وجود أي شخص آخر غير ضروري.
لنفترض أن جدول أعمال الاجتماع هو "إعداد الميزانية للاستثمارات المستقبلية" ، فقم فقط بدعوة رئيس القسم المالي وأعضاء الفريق. أي شخص آخر ليس له علاقة بجدول أعمال الاجتماع هو العجلة الثالثة.
سيضيع الحاضرون غير الضروريين وقتهم. ليس لديهم معرفة مسبقة بجدول الأعمال.
- استخدام أدوات رسم الخرائط الذهنية
يعد تخطيط العقل طريقة فعالة لمناقشة فكرة واستكشاف إمكانيات جديدة مرتبطة بها. يمكن أن تستفيد اجتماعات العمل بشكل كبير من مصمم الخرائط الذهنية. يمكن للمديرين استخدام أدوات رسم الخرائط الذهنية للفوائد التالية
- يمكن للمديرين والقادة إنشاء عروض تقديمية جذابة للاجتماع. تعد مشاركة الجمهور أمرًا بالغ الأهمية للحصول على نتيجة إيجابية من الاجتماع
- يمكن أن تستغرق الاجتماعات المنتظمة مع PPTs دقائق وحتى ساعات لمناقشة الخطة. يتيح لك مخطط العقل تغطية الاجتماعات الطويلة في دقائق معدودة دون فقدان أي تفاصيل أساسية والبقاء على جدول أعمال الاجتماع
- الخرائط الذهنية تجعل تعيين المهام سلسًا. يمكن لأعضاء الفريق والقادة معرفة مسؤولياتهم دون تفسيرات معقدة
- يمكن للاجتماعات مناقشة جدول الأعمال بالترتيب والهيكل المنطقي مع تخطيط العقل
- تقليل الإلهاءات / الإزعاج
المشتتات تؤدي إلى انخفاض في الإنتاجية. أثناء الاجتماعات ، يمكن أن تتسبب العديد من العوامل في تشتيت الانتباه وتحديد العناصر واتخاذ الإجراءات قبل الاجتماع. قم بإجراء اختبارات وعروض توضيحية قبل الاجتماع للعثور على عوامل تشتيت يمكن أن تضيع وقت الحضور.
هناك احتمالية لظهور اتصالك بالإنترنت أو الطاقة أو أخطاء فنية أخرى في الاجتماع ، وقد يتطلب إصلاحها وقتًا طويلاً. علاوة على ذلك ، يمكن أن تخلق صورة سيئة عندما يكون لديك اجتماع مع المديرين التنفيذيين من المستوى C أو الإدارة العليا مثل الرئيس التنفيذي أو المدير المالي.
- إدارة الوقت
إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية لتوفير الوقت الثمين للحاضرين. كما أنه يزيد من إنتاجية وكفاءة الموظفين. علاوة على ذلك ، تقع على عاتق المدير والموارد البشرية مسؤولية التأكد من أن الحاضرين يتبعون وقت الاجتماع كجزء من الانضباط التنظيمي.
الوقت هو المال ، مما يعني أن إضاعة الوقت يتسبب مباشرة في خسارة المنظمة. وسواء كان الاجتماع يبدأ أو ينهي في وقت متأخر ، فسيؤثر ذلك على الجدول الزمني وإنتاجية الفرق. النهج المثالي هو الحفاظ على وقت الاجتماع عند الحد الأدنى والحفاظ على فعاليته باستخدام أدوات مثل رسم الخرائط الذهنية.
- تعيين منسق
كمدير لديك بالفعل الكثير من الأعمال الأخرى. هناك احتمالية أن يؤثر عبء العمل على جودة الاجتماع. يمكنك العثور على شخص يتمتع بمهارات قيادية جيدة كمنسق للاجتماعات.
يمكن للمنسق إجراء الاجتماع بفاعلية في الوقت المحدد مع المتطلبات الضرورية التي تتيح لك أن تكون أكثر إنتاجية. ومع ذلك ، يجب أن يعرف الوسيط كيفية إجراء اجتماعات فعالة والتأكد من أنها تتبع جدول الأعمال.
احصل على مخطط التسويق الرقمي ...
من خلال رحلة قيمة العميل التي تبني بشكل استراتيجي علاقة مع آفاق جديدة وتحولهم إلى عملاء مخلصين ومتكررين. انقر هنا
يمكن للمديرين أيضًا تعيين مدون ملاحظات يركز على إنشاء ملاحظات للحضور. يمكن للجميع التركيز على جدول أعمال الاجتماع دون تدوين الملاحظات بشكل متكرر. لن يفيد جدول أعمال الاجتماع بعد انتهائه وسيقلل من الهاء.
- قم بإعداد جلسة أسئلة وأجوبة
سيكون لدى العديد من الحاضرين في الاجتماع بعض الاستفسارات أو الأسئلة. ومع ذلك ، فإن السماح لهم بالسؤال أثناء الاجتماع سيؤدي إلى مقاطعات متكررة ، وسوف يتم إزعاج لباقة الاجتماع.
يجب أن يكون لإرشادات الاجتماع وقت محدد لجلسة أسئلة وأجوبة. يحدث ذلك عادةً بعد مناقشة النقاط الأساسية لتوفير الوقت وجعل الاجتماع أكثر جدوى.
- اجتماعات إنهاء عندما يتم تحقيق الهدف
يجب أن تعرف متى تنتهي الاجتماع. إذا لم تتحقق الأهداف المرجوة ، أو إذا لم يكن لدى الحضور رؤى مهمة ، فهذا مضيعة للوقت.
إلى جانب تنفيذ الممارسات الأخرى ، يجب عليك إكمال الاجتماع عندما يكون لدى الحاضرين المعلومات اللازمة ويتم تحقيق أهداف الاجتماع المرجوة وفقًا لجدول الأعمال.
عقد اجتماعات أقل ولكن فعالة
عقد اجتماعات أقل وحقق المزيد. هدفك هو جعل المنظمة منتجة قدر الإمكان ؛ تستغرق الاجتماعات الكثير من الوقت.
باتباع الممارسات المذكورة أعلاه ، يمكنك إبقاء الاجتماع وثيق الصلة بجدول الأعمال مع توفير التكاليف والوقت.
