Como tornar as reuniões mais significativas sem perder tempo - DigitalMarketer

Segundo a pesquisa, 37% dos funcionários culpam as reuniões improdutivas como uma perda significativa para as organizações. Como resultado, mais de 24 bilhões de horas produtivas são perdidas. Reuniões consomem boa parte do tempo da rotina de um funcionário, mas também são inevitáveis.

A pior coisa que pode acontecer é que, após horas de discussão e brainstorming, não haja um resultado acionável. Como resultado, os recursos da empresa e as horas produtivas dos funcionários são desperdiçados.

Você deve ter um roteiro para uma reunião para aumentar a colaboração entre suas equipes e tomar decisões eficazes.

Estratégias para tornar suas reuniões mais eficazes

Em média, uma reunião dura de 12 a 13 minutos. Em muitos casos, esse tempo não é suficiente para discutir os pontos-chave. Aumentar o tempo de reunião significa tirar uma parte da produtividade do funcionário.

Você deve garantir que cada minuto gasto na reunião tenha um resultado benéfico. Gerentes e líderes devem usar as seguintes estratégias de reunião para conduzir reuniões eficazes

1. Crie Metas e Objetivos para Reunião

O primeiro passo antes de convocar a reunião é criar uma pauta. A melhor coisa é determinar o motivo pelo qual você precisa de uma reunião. Assim que você obtiver motivos válidos, terá luz verde.

Quer a reunião seja para discutir o andamento das tarefas ou as crises da empresa, o ideal é que você tenha metas pré-definidas e o que deseja alcançar com a reunião.

Os gerentes também podem criar uma agenda e cobrir todos os objetivos necessários sem se desviar do cumprimento das metas. Assim que a agenda da reunião estiver finalizada, distribua-a aos participantes selecionados.

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2. Convide Pessoas Relevantes

Os participantes da reunião podem ser divididos em dois grupos. Aqueles que contribuem diretamente para o alcance das metas (gerentes e líderes de equipe) e os interessados ​​ou contribuintes (membros da equipe). A presença de qualquer outra pessoa é desnecessária.

Suponha que a pauta da reunião seja “orçamento para investimentos futuros”, convide apenas o chefe do departamento financeiro e os membros da equipe. Qualquer outra pessoa que não seja relevante para a agenda da reunião é a terceira roda.

Participantes desnecessários desperdiçarão seu tempo. Eles não têm conhecimento prévio da agenda.

3. Utilizando ferramentas de mapeamento mental

O mapeamento mental é um método eficaz para discutir uma ideia e explorar novas possibilidades relacionadas a ela. As reuniões de negócios podem se beneficiar significativamente de um criador de mapas mentais. Os gerentes podem usar ferramentas de mapeamento mental para os seguintes benefícios

• Gerentes e líderes podem criar apresentações atraentes para a reunião. O envolvimento do público é crucial para obter um resultado positivo da reunião
• Reuniões regulares com PPTs podem levar minutos e até horas para discutir o plano. O mapeamento mental permite cobrir longas reuniões em apenas alguns minutos, sem perder nenhum detalhe essencial e permanecer na agenda da reunião
• Os mapas mentais facilitam a atribuição de tarefas. Os membros da equipe e líderes podem conhecer suas responsabilidades sem explicações complexas
• As reuniões podem discutir a agenda em ordem e estrutura lógica com mapeamento mental

4. Minimizar distrações/distúrbios

Distrações levam a uma diminuição na produtividade. Durante as reuniões, muitos fatores podem causar distrações, identifique os elementos e tome providências antes da reunião. Realize testes e demonstrações antes da reunião para encontrar distrações que possam desperdiçar o tempo do participante.

Há chances de que sua conexão com a Internet, energia ou outros erros técnicos possam surgir na reunião, e corrigi-los pode exigir um tempo considerável. Além disso, pode criar uma imagem ruim quando você tem uma reunião com executivos de nível C ou gerenciamento superior, como CEO ou CFO.

5. Gerenciamento de tempo

O gerenciamento do tempo é crucial para economizar o tempo precioso dos participantes. Também aumenta a produtividade e a eficiência dos funcionários. Além disso, é responsabilidade do gestor e do RH garantir que os participantes cumpram o horário das reuniões como parte da disciplina organizacional.

Tempo é dinheiro, ou seja, perder tempo está causando prejuízos diretos para a organização. Quer esteja começando ou terminando a reunião atrasado, isso comprometerá o cronograma e a produtividade das equipes. A abordagem ideal é reduzir ao mínimo o tempo de reunião e mantê-lo eficiente usando ferramentas como mapeamento mental.

6. Atribuir um moderador

Como gerente, você já tem muitos outros trabalhos. Há chances de que a carga de trabalho possa afetar a qualidade da reunião. Você pode encontrar alguém com boas habilidades de liderança como moderador de reunião.

O moderador pode efetivamente conduzir a reunião pontualmente com os requisitos necessários, permitindo que você seja mais produtivo. No entanto, o moderador deve saber como conduzir reuniões eficazes e garantir que elas sigam a agenda.

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Os gerentes também podem atribuir um anotador que se concentra na criação de anotações para os participantes. Todos podem se concentrar na agenda da reunião sem fazer anotações com frequência. Isso não beneficiará a agenda da reunião após o término e reduzirá a distração.

7. Configurar uma sessão de perguntas e respostas

Muitos dos participantes da reunião terão algumas dúvidas ou perguntas. No entanto, permitir que eles perguntem durante a reunião criará interrupções frequentes e o decoro da reunião será perturbado.

As diretrizes da reunião devem ter um horário específico para uma sessão de perguntas e respostas. Geralmente acontece depois que os pontos principais são discutidos para economizar tempo e tornar a reunião mais significativa.

8. Terminar as reuniões quando o objetivo for alcançado

Você deve saber quando terminar a reunião. Se os objetivos desejados não forem alcançados ou os participantes não tiverem insights significativos, é perda de tempo.

Juntamente com a implementação de outras práticas, você deve concluir a reunião quando os participantes tiverem as informações necessárias e os objetivos da reunião desejados de acordo com a agenda forem alcançados.

Realize Reuniões Menos, mas Eficazes

Conduza menos reuniões e alcance mais. Seu propósito é tornar a organização o mais produtiva possível; reuniões levam muito tempo.

Seguindo as práticas acima, você pode manter a reunião relevante para a agenda enquanto economiza custos e tempo.