Как сделать встречи более значимыми, не теряя времени - DigitalMarketer

Согласно исследованиям, 37% сотрудников считают непродуктивные встречи значительными потерями для организаций. В результате теряется более 24 миллиардов продуктивных часов. Совещания занимают значительную часть времени в рутине сотрудника, но они также неизбежны.

Худшее, что может случиться, это то, что после нескольких часов обсуждений и мозгового штурма не будет действенного результата. В результате ресурсы компании и рабочие часы сотрудников тратятся впустую.

У вас должна быть дорожная карта для встречи, чтобы улучшить сотрудничество между вашими командами и принять эффективные решения.

Стратегии, чтобы сделать ваши встречи более эффективными

В среднем встреча длится 12-13 минут. Во многих случаях этого времени недостаточно для обсуждения ключевых моментов. Увеличение времени совещаний означает отнятие части продуктивности сотрудника.

Вы должны сделать так, чтобы каждая минута, проведенная на собрании, имела положительный результат. Менеджеры и лидеры должны использовать следующие стратегии проведения совещаний для проведения эффективных совещаний.

1. Создавайте цели и задачи для встречи

Первый шаг перед созывом собрания — создание повестки дня. Лучше всего определить причину, по которой вам нужна встреча. Как только вы получите веские причины, вам будет дан зеленый свет.

Независимо от того, предназначено ли собрание для обсуждения хода выполнения задач или кризисов в компании, было бы лучше, если бы у вас были заранее определенные цели и то, чего вы хотите достичь на собрании.

Менеджеры также могут создать повестку дня и охватить все необходимые задачи, не отклоняясь от целей встречи. После того, как повестка дня собрания будет завершена, раздайте ее выбранным участникам.

Похожие статьи

• Как вылечить «синдром одинокого маркетолога»

• 5 стратегий развития вашего бизнеса с помощью цифрового маркетинга

• Как (и зачем) включить всю вашу компанию в цифровой маркетинг

2. Пригласите соответствующих людей

Участников собрания можно разделить на две группы. Те, кто непосредственно способствует достижению целей (менеджеры и руководители групп), а также заинтересованные или содействующие стороны (члены команд). Присутствие любого другого человека необязательно.

Предположим, что повестка дня встречи — «составление бюджета будущих инвестиций», пригласите только главу финансового отдела и членов команды. Любое другое лицо, не имеющее отношения к повестке дня собрания, является третьим лишним.

Ненужные участники будут тратить свое время. У них нет предварительного знания повестки дня.

3. Использование инструментов картирования разума

Интеллект-карты — это эффективный метод обсуждения идеи и изучения новых возможностей, связанных с ней. Деловые встречи могут значительно выиграть от создания карты разума. Менеджеры могут использовать инструменты карты разума для следующих преимуществ:

• Менеджеры и лидеры могут создавать привлекательные презентации для собрания. Взаимодействие с аудиторией имеет решающее значение для получения положительного результата от встречи
• Регулярные встречи с PPT могут занять минуты и даже часы для обсуждения плана. Интеллект-карты позволяют освещать длительные встречи всего за несколько минут, не пропуская ни одной важной детали и оставаясь в повестке дня встречи.
• Интеллект-карты упрощают постановку задач. Члены команды и лидеры могут знать свои обязанности без сложных объяснений
• Встречи могут обсуждать повестку дня в порядке и логической структуре с отображением разума

4. Сведите к минимуму отвлекающие факторы/помехи

Отвлекающие факторы приводят к снижению продуктивности. Во время совещаний многие факторы могут отвлекать внимание, определите элементы и примите меры до совещания. Проведите тестовые прогоны и демонстрации перед собранием, чтобы найти отвлекающие факторы, которые могут отнимать у участников время.

Есть вероятность, что ваше интернет-соединение, питание или другие технические ошибки могут появиться на собрании, и их исправление может потребовать значительного времени. Кроме того, это может создать плохой имидж, когда вы проводите встречу с руководителями высшего звена или высшим руководством, таким как генеральный директор или финансовый директор.

5. Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент имеет решающее значение для экономии драгоценного времени участников. Это также повышает производительность и эффективность сотрудников. Кроме того, менеджер и отдел кадров несут ответственность за то, чтобы участники соблюдали время встречи в рамках организационной дисциплины.

Время — деньги, а это означает, что трата времени напрямую наносит ущерб организации. Независимо от того, начинаете ли вы встречу с опозданием или заканчиваете ее, это поставит под угрозу график и производительность команд. Идеальный подход — свести время встречи к минимуму и сделать ее эффективной с помощью таких инструментов, как интеллект-карта.

6. Назначить модератора

Как у менеджера у вас уже есть куча другой работы. Есть вероятность, что рабочая нагрузка может повлиять на качество встречи. Вы можете найти человека с хорошими лидерскими качествами в качестве модератора собрания.

Модератор может эффективно провести встречу вовремя с необходимыми требованиями, что позволит вам быть более продуктивным. Однако модератор должен знать, как проводить эффективные встречи и следить за тем, чтобы они соответствовали повестке дня.

Получите план цифрового маркетинга …

Путь создания ценности для клиентов, который стратегически строит отношения с новыми потенциальными клиентами и превращает их в лояльных постоянных клиентов. кликните сюда

Менеджеры также могут назначить ведущего заметок, который занимается созданием заметок для посетителей. Каждый может сосредоточиться на повестке дня собрания, не делая частых заметок. Это не принесет пользы повестке дня собрания после его окончания и уменьшит отвлечение.

7. Настройте сессию вопросов и ответов

У многих участников собрания возникнут вопросы. Однако если вы позволите им задавать вопросы во время встречи, это приведет к частым перерывам и нарушению приличия собрания.

В правилах встречи должно быть указано конкретное время для сессии вопросов и ответов. Обычно это происходит после обсуждения основных моментов, чтобы сэкономить время и сделать встречу более значимой.

8. Заканчивайте встречи, когда цель достигнута

Вы должны знать, когда закончить встречу. Если желаемые цели не достигнуты или у участников нет существенной информации, это пустая трата времени.

Наряду с внедрением других методов вы должны завершить собрание, когда участники получат необходимую информацию и достигнуты желаемые цели собрания в соответствии с повесткой дня.

Проводите менее эффективные встречи

Проводите меньше совещаний и добивайтесь большего. Ваша цель — сделать организацию максимально продуктивной; встречи занимают много времени.

Следуя приведенным выше рекомендациям, вы можете поддерживать актуальность собрания в соответствии с повесткой дня, экономя при этом затраты и время.