Cómo hacer que las reuniones sean más significativas sin perder tiempo - DigitalMarketer
Publicado: 2022-09-16
Según una investigación, el 37 % de los empleados atribuyen a las reuniones improductivas una pérdida significativa para las organizaciones. Como resultado, se pierden más de 24 mil millones de horas productivas. Las reuniones toman una buena parte del tiempo fuera de la rutina de un empleado, pero también son inevitables.
Lo peor que puede pasar es que después de horas de discusión y lluvia de ideas, no haya un resultado procesable. Como resultado, se desperdician los recursos de la empresa y las horas productivas de los empleados.
Debe tener una hoja de ruta para una reunión para aumentar la colaboración entre sus equipos y tomar decisiones efectivas.
Estrategias para que sus reuniones sean más efectivas
En promedio, una reunión dura de 12 a 13 minutos. En muchos casos, este tiempo no es suficiente para discutir los puntos clave. Aumentar el tiempo de reunión significa tomar una parte de la productividad del empleado.
Debe asegurarse de que cada minuto que pase en la reunión tenga un resultado beneficioso. Los gerentes y líderes deben usar las siguientes estrategias de reunión para llevar a cabo reuniones efectivas
- Crear metas y objetivos para la reunión
El primer paso antes de llamar a la reunión es crear una agenda. Lo mejor es determinar la razón por la que necesita una reunión. Tan pronto como obtenga razones válidas, tendrá luz verde.
Ya sea que la reunión sea para discutir el progreso de las tareas o las crisis de la empresa, sería mejor si tiene objetivos predefinidos y lo que está dispuesto a lograr de la reunión.
Los gerentes también pueden crear una agenda y cubrir todos los objetivos necesarios sin desviarse de las metas de la reunión. Una vez finalizada la agenda de la reunión, distribúyala a los asistentes seleccionados.
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- Invitar a personas relevantes
Los asistentes a la reunión se pueden dividir en dos grupos. Los que contribuyen directamente al logro de las metas (gerentes y jefes de equipo) y las partes interesadas o contribuyentes (miembros del equipo). La presencia de cualquier otra persona es innecesaria.
Supongamos que la agenda de la reunión es "presupuestar futuras inversiones", solo invite al jefe del departamento de finanzas ya los miembros del equipo. Cualquier otra persona que no sea relevante para la agenda de la reunión es la tercera rueda.
Los asistentes innecesarios harán perder el tiempo. No tienen conocimiento previo de la agenda.
- Utilizar herramientas de mapas mentales
El mapeo mental es un método efectivo para discutir una idea y explorar nuevas posibilidades relacionadas con ella. Las reuniones de negocios pueden beneficiarse significativamente de un creador de mapas mentales. Los gerentes pueden usar herramientas de mapas mentales para los siguientes beneficios
- Los gerentes y líderes pueden crear atractivas presentaciones para la reunión. La participación de la audiencia es crucial para obtener un resultado positivo de la reunión.
- Las reuniones periódicas con los PPT pueden tomar minutos e incluso horas para discutir el plan. El mapeo mental le permite cubrir reuniones largas en solo minutos sin perder ningún detalle esencial y permanecer en la agenda de la reunión
- Los mapas mentales hacen que la asignación de tareas sea perfecta. Los miembros del equipo y los líderes pueden conocer sus responsabilidades sin explicaciones complejas
- Las reuniones pueden discutir la agenda en orden y estructura lógica con mapas mentales
- Minimice las distracciones/perturbaciones
Las distracciones conducen a una disminución de la productividad. Durante las reuniones, muchos factores pueden causar distracciones, identifique los elementos y tome medidas antes de la reunión. Realice pruebas y demostraciones antes de la reunión para encontrar distracciones que puedan hacer perder el tiempo a los asistentes.
Hay posibilidades de que su conexión a Internet, energía u otros errores técnicos puedan surgir en la reunión, y solucionarlos puede requerir un tiempo considerable. Además, puede crear una mala imagen cuando tiene una reunión con ejecutivos de nivel C o gerencia superior como CEO o CFO.
- Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es crucial para ahorrar un tiempo precioso a los asistentes. También aumenta la productividad y la eficiencia de los empleados. Además, es responsabilidad del gerente y de Recursos Humanos asegurarse de que los asistentes sigan el horario de la reunión como parte de la disciplina organizacional.
El tiempo es dinero, lo que significa que perder el tiempo está causando pérdidas directamente a la organización. Ya sea que comience o finalice la reunión tarde, comprometerá el cronograma y la productividad de los equipos. El enfoque ideal es mantener el tiempo de reunión al mínimo y hacerlo eficiente utilizando herramientas como mapas mentales.
- Asignar un moderador
Como gerente, ya tiene toneladas de otro trabajo. Hay posibilidades de que la carga de trabajo pueda afectar la calidad de la reunión. Puede encontrar a alguien con buenas habilidades de liderazgo como moderador de la reunión.
El moderador puede realizar la reunión de manera efectiva a tiempo con los requisitos necesarios que le permiten ser más productivo. Sin embargo, el moderador debe saber cómo llevar a cabo reuniones efectivas y asegurarse de que sigan la agenda.
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Los gerentes también pueden asignar un tomador de notas que se centre en crear notas para los asistentes. Todos pueden concentrarse en la agenda de la reunión sin tener que escribir notas con frecuencia. No beneficiará la agenda de la reunión después de que finalice y reducirá la distracción.
- Configurar una sesión de preguntas y respuestas
Muchos de los asistentes a la reunión tendrán algunas dudas o preguntas. Sin embargo, permitirles preguntar durante la reunión creará interrupciones frecuentes y se alterará el decoro de la reunión.
Las pautas de la reunión deben tener un tiempo específico para una sesión de preguntas y respuestas. Suele ocurrir después de que se discutan los puntos principales para ahorrar tiempo y hacer que la reunión sea más significativa.
- Terminar las reuniones cuando se ha logrado el objetivo
Debe saber cuándo finalizar la reunión. Si no se logran los objetivos deseados o los asistentes no tienen conocimientos significativos, es una pérdida de tiempo.
Junto con la implementación de otras prácticas, debe completar la reunión cuando los asistentes tengan la información necesaria y se hayan logrado los objetivos de la reunión deseados de acuerdo con la agenda.
Llevar a cabo reuniones menos pero efectivas
Lleve a cabo menos reuniones y logre más. Su propósito es hacer que la organización sea lo más productiva posible; las reuniones toman mucho tiempo.
Siguiendo las prácticas anteriores, puede mantener la reunión relevante para la agenda mientras ahorra costos y tiempo.
