如何编写业务需求文档 (BRD)

当您管理项目时，很容易迷失在杂草中。 有项目经理痴迷的日常运营，但他们也需要看到大局。 这就是为什么业务需求文档如此重要的原因。

为了证明这一点，让我们定义什么是业务需求文档 (BRD) 以及它的组件是什么。 此外，在展示项目管理软件如何使流程更加高效之前，我们将为您提供如何编写更好的提示。

什么是业务需求文档？

业务需求文档概述了业务的工作以及为什么需要执行项目可交付成果。 它概述了项目交付价值所必需的项目需求的业务解决方案，并成为项目生命周期的基础。

业务需求文档强调项目的最终结果应该是什么。 当向项目引入变更请求时，必须修改业务需求文档以反映该变更。

BRD 的主要目的是从业务角度展示系统的外观。 它包括项目的业务解决方案和技术解决方案。 业务需求文档有助于回答业务需要什么的问题。 它还回答了项目将如何交付，并包含交付的软件、产品或服务必须提供的功能和业务需求的优先列表。

将业务需求文档视为您应该遵循的已定义步骤，以达到为交付的产品、系统或服务的客户和利益相关者提供服务的结果。 项目团队参与此过程，以帮助确定如何实施项目交付并满足业务需求。 利益相关者也参与其中，并且必须在计划实施之前就计划达成一致。

为此，您需要可以组织任务并连接整个项目团队的项目管理软件。 ProjectManager 是在线项目管理软件，可跨多个项目视图提供实时数据，让每个人都能按自己的意愿工作。 我们的交互式甘特图可以与团队和利益相关者共享，因为任务是按时间线组织的。 您可以链接相关任务、添加里程碑和过滤关键路径。 然后，设置基线并在项目生命周期内实时跟踪您的业务需求文档。 立即免费开始使用 ProjectManager。

业务需求与功能需求

将业务需求与功能需求混淆是很常见的。 它们都是要求，但它们服务于不同的目的。 回顾一下，业务需求解释了项目中业务目标的最终结果以及组织为什么要启动该项目。

业务需求不是提供或提出解决方案，只是定义手头的任务。 这包括定义短期和长期目标、公司愿景和业务问题的范围。

另一方面，功能需求是关于系统需要如何运行以实现其业务目标。 它根据组织的优势和局限性以及技术重点提出主观解决方案。 功能需求也与用例一起呈现。

区分业务需求和功能需求并不总是那么容易。 项目活动既可以是业务需求，也可以是功能需求，甚至两者都不是。

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BRD 中应包含哪些内容？

为什么要创建业务需求文档？ 它减少了由于与业务需求不一致而导致项目失败的可能性，并将组织的业务目标与项目联系起来。 它将利益相关者和团队聚集在一起，并节省因变更请求、培训等而产生的成本。

您需要创建一个业务需求文档，即使它是一个涉及的过程，它也可以分解为七个关键步骤。 它们如下。

1。执行摘要

首先，您需要创建一份执行摘要，概述组织和业务面临的挑战。 您将解释这些问题以及组织正在努力实现的目标，以确保每个人都在同一页面上。 这部分应该很短，就像电梯演讲一样，总结了业务需求文档的其余部分。

2. 项目目标

在总结了您计划在项目中解决的问题之后，您需要明确定义项目的目标。 这有助于定义项目阶段，创建一种方法来确定满足业务和客户需求的解决方案，获得利益相关者和项目团队的共识，并描述您如何达到目标。

三、项目范围

项目范围应详细定义项目涵盖的内容以及超出范围的内容。 这为项目创建了一个清晰的边界，并允许利益相关者和团队就业务目标和高级成果达成一致。 注意正在解决的问题、实施项目的边界和预期的投资回报 (ROI)。

4. 业务需求

您需要在此处列出为实现组织目标而必须完成的业务需求或关键活动。 这些业务需求应同时满足利益相关者和客户的需求。 这可以包括必须完成的流程、流程所需的一段数据或管理该流程和数据的业务规则。

5. 主要利益相关者

现在您需要识别并列出项目中的关键利益相关者。 获得该列表后，为每个人分配角色和职责。 这些可能是您部门之外的人，因此您应该定义他们在项目成功中的角色。 需要分发此信息，以便每个人都知道在项目中对他们的期望。 您甚至可以使用此部分来分配任务。

6. 项目约束

此时，您需要探索项目约束。 定义项目的限制并与项目团队分享，以便他们尽早了解任何障碍。 为了让他们扫清这些障碍，您需要提供任何必要的培训或分配资源以帮助项目保持在正轨上。

7. 成本效益分析

您还需要进行成本收益分析，以确定与项目相关的成本是否值得您获得收益。 这需要首先确定项目的相关成本，例如前期开发成本、意外成本、未来运营成本以及有形和无形成本。 您还需要弄清楚该项目带来的好处。

编写业务需求文档的 3 个关键提示

如前所述，开始编写业务需求文档的最佳方式是与您的利益相关者和团队会面，以清楚地了解他们的期望。 但这仅仅是开始。 还有许多其他编写 BRD 的最佳实践。 这里有几个。

1. 从彻底的需求收集开始

需求收集是识别项目所需的所有需求的过程。 这意味着从项目开始到项目结束的一切。 您需要说明项目的长度、参与人员以及可能的风险。

2.区分业务需求和功能需求

请记住，业务需求是需要完成的工作，例如项目目标，以及为什么这对组织很重要。 功能需求是流程（无论是系统还是人员）为了实现项目目标而需要工作的方式。

3. 使用利益相关者矩阵

任何业务需求文档的一个重要方面是识别利益相关者。 事实上，这应该在流程的早期完成，利益相关者矩阵可以帮助您分析这些利益相关者。 它可以帮助您了解利益相关者的需求和期望，包括他们的权力或影响力以及对您项目的兴趣程度。

ProjectManager 帮助您跟踪业务需求

一旦你有了业务需求文档，真正的工作就开始了。 有许多项目管理软件工具可以帮助您计划和衡量您的项目。 ProjectManager 的独特之处在于它添加了实时跟踪以确保满足您的业务需求。

使用实时仪表板监控项目

当您在我们的交互式甘特图上制定计划时，最后一件事就是设置基线。 现在，您可以跨我们的许多功能跟踪项目差异。 保持项目按时并低于预算对于满足利益相关者的业务需求至关重要。 要获得项目的高级视图，只需切换到仪表板即可查看六个项目指标。 以易于阅读的图形和图表获取有关任务成本和工作量与健康的实时数据。 与其他提供仪表板的工具不同，您不必浪费时间设置我们的仪表板。 它是即插即用的。

与利益相关者分享进度报告

能够实时查看您的进度和绩效对于利益相关者和项目经理来说非常重要。 我们有可定制的报告，可以通过按键生成。 由于利益相关者不需要所有的细节，过滤器可以很容易地只关注他们需要查看的数据。 然后，以 PDF 格式轻松共享报告或将其打印出来，无论您的利益相关者喜欢哪种交付方式。 我们有关于状态和投资组合状态、时间、成本、时间表等的报告。 这是项目经理挖掘数据并让利益相关者保持更新的好方法。

当然，跟踪只是您在使用我们的软件交付项目时会发现的众多功能之一。 我们还提供任务和资源管理工具来平衡您的工作量和实时风险管理。 跟踪可能使您的团队无法实现利益相关者设定的业务要求的潜在风险。

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