Come scrivere un documento sui requisiti aziendali (BRD)

È facile perdersi tra le erbacce quando gestisci un progetto. Ci sono operazioni quotidiane di cui il project manager è ossessionato, ma devono anche vedere il quadro generale. Ecco perché un documento sui requisiti aziendali è così importante.

Per dimostrare questo punto, definiamo cos'è un documento dei requisiti aziendali (BRD) e quali sono i suoi componenti. Inoltre, ti forniremo suggerimenti su come scriverne uno migliore prima di mostrare come il software di gestione dei progetti può rendere il processo ancora più efficiente.

Che cos'è un documento sui requisiti aziendali?

Un documento sui requisiti aziendali offre una panoramica di ciò che fa un'azienda e perché ha bisogno del risultato finale del progetto da intraprendere. Delinea le soluzioni aziendali per i requisiti del progetto che sono necessari affinché il progetto fornisca valore e diventa la base del ciclo di vita del progetto.

Il documento sui requisiti aziendali evidenzia quale dovrebbe essere il risultato finale del progetto. Quando viene introdotta una richiesta di modifica nel progetto, il documento dei requisiti aziendali deve essere rivisto per riflettere questa modifica.

Lo scopo principale di un BRD è mostrare come apparirà il sistema dal punto di vista aziendale. Include sia la soluzione aziendale che la soluzione tecnica del progetto. Il documento sui requisiti aziendali aiuta a rispondere alla domanda su ciò che è necessario per l'azienda. Risponde anche a come verrà consegnato il progetto e contiene un elenco prioritario di funzionalità e requisiti aziendali che il software, il prodotto o il servizio fornito deve fornire.

Pensa al documento sui requisiti aziendali come ai passaggi definiti che dovresti seguire per raggiungere un risultato che serva sia i clienti che le parti interessate per il prodotto, il sistema o il servizio fornito. Il team di progetto è coinvolto in questo processo per aiutare a determinare come implementare la consegna del progetto e soddisfare ciò di cui l'azienda ha bisogno. Anche gli stakeholder sono coinvolti e devono concordare il piano prima che venga implementato.

A tal fine, avrai bisogno di un software di gestione dei progetti in grado di organizzare le attività e collegare l'intero team di progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che fornisce dati in tempo reale su più viste di progetto che consentono a tutti di lavorare come desiderano. Il nostro diagramma di Gantt interattivo può essere condiviso con i team e le parti interessate mentre le attività sono organizzate su una sequenza temporale. Puoi collegare attività dipendenti, aggiungere pietre miliari e filtrare il percorso critico. Quindi, imposta una linea di base e tieni traccia del documento dei requisiti aziendali in tempo reale durante il ciclo di vita del progetto. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Requisiti aziendali vs. requisiti funzionali

È comune confondere i requisiti aziendali con i requisiti funzionali. Sono entrambi requisiti, ma servono a scopi diversi. Per la revisione, i requisiti aziendali spiegano i risultati finali di un obiettivo aziendale nel progetto e perché l'organizzazione dovrebbe avviare quel progetto.

Un requisito aziendale non riguarda l'offerta o la proposta di una soluzione, ma solo la definizione dell'attività da svolgere. Ciò include la definizione degli obiettivi a breve e lungo termine, la visione aziendale e la portata del problema aziendale.

D'altra parte, il requisito funzionale riguarda il modo in cui un sistema deve funzionare per raggiungere il suo obiettivo aziendale. Propone soluzioni soggettive basate sui punti di forza e sui limiti dell'organizzazione, oltre ad essere tecnicamente focalizzato. Un requisito funzionale viene presentato anche con un caso d'uso.

Non è sempre facile distinguere tra un requisito aziendale e un requisito funzionale. Le attività del progetto possono essere sia un requisito aziendale che un requisito funzionale o addirittura nessuno dei due.

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Cosa dovrebbe essere incluso in un BRD?

Perché dovresti creare un documento sui requisiti aziendali? Riduce le possibilità che il tuo progetto fallisca a causa del disallineamento con i requisiti aziendali e collega gli obiettivi aziendali dell'organizzazione con il progetto. Riunisce le parti interessate e il team e consente di risparmiare sui costi dovuti a richieste di modifica, formazione, ecc.

Ti consigliamo di creare un documento dei requisiti aziendali e, anche se è un processo coinvolto, può essere suddiviso in sette passaggi chiave. Sono come seguiti.

1. Riepilogo esecutivo

Per iniziare, dovrai creare un riepilogo esecutivo che fornisca una panoramica dell'organizzazione e delle sfide che l'azienda deve affrontare. Spiegherai i problemi e ciò che l'organizzazione sta cercando di ottenere per garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Questa sezione dovrebbe essere breve, come una presentazione, riassumendo il resto del documento sui requisiti aziendali.

2. Obiettivi del progetto

Dopo aver riassunto il problema che intendi affrontare nel progetto, vorrai definire chiaramente l'obiettivo del progetto. Questo aiuta a definire le fasi del progetto, crea un modo per identificare soluzioni per i requisiti dell'azienda e del cliente, ottiene il consenso delle parti interessate e del team di progetto e descrive come si è arrivati ​​agli obiettivi.

3. Ambito del progetto

L'ambito del progetto dovrebbe definire in dettaglio ciò che è coperto dal progetto e ciò che lo renderebbe esaurito. Ciò crea un confine chiaro per il progetto e consente alle parti interessate e ai team di concordare gli obiettivi aziendali e i risultati di alto livello. Nota quali problemi vengono affrontati, i limiti per l'attuazione del progetto e il ritorno sull'investimento previsto (ROI).

4. Requisiti aziendali

Qui ti consigliamo di elencare i requisiti aziendali o le attività critiche che devono essere completate per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Questi requisiti aziendali dovrebbero soddisfare sia le esigenze delle parti interessate che quelle dei clienti. Ciò può includere un processo che deve essere completato, un dato necessario per il processo o una regola aziendale che regola quel processo ei dati.

5. Stakeholder chiave

Ora ti consigliamo di identificare ed elencare le parti interessate chiave nel progetto. Una volta che hai quell'elenco, assegna ruoli e responsabilità a ciascuno. Queste potrebbero essere persone al di fuori del tuo dipartimento, quindi dovresti definire il loro ruolo nel successo del progetto. Queste informazioni devono essere distribuite in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro nel progetto. Puoi anche usare questa sezione per assegnare compiti.

6. Vincoli di progetto

A questo punto, ti consigliamo di esplorare i vincoli del progetto. Definisci i limiti del progetto e condividili con il team di progetto in modo che sappia di eventuali ostacoli prima o poi. Affinché possano superare questi ostacoli, ti consigliamo di fornire tutta la formazione necessaria o allocare risorse per aiutare il progetto a rimanere in pista.

7. Analisi costi-benefici

Ti consigliamo inoltre di eseguire un'analisi costi-benefici per determinare se i costi associati al progetto valgono i vantaggi che otterrai. Ciò richiede innanzitutto la determinazione dei costi associati al progetto, come i costi di sviluppo iniziali, i costi imprevisti, i costi operativi futuri e i costi materiali e immateriali. Dovrai anche capire quali vantaggi derivano dal progetto.

3 suggerimenti chiave per scrivere un documento sui requisiti aziendali

Come notato, il modo migliore per iniziare a scrivere un documento sui requisiti aziendali è incontrare le parti interessate e il team per avere un quadro chiaro delle loro aspettative. Ma questo è solo l'inizio. Esistono molte altre migliori pratiche per scrivere un BRD. Eccone alcuni.

1. Inizia con la raccolta completa dei requisiti

La raccolta dei requisiti è il processo di identificazione di tutti i requisiti necessari per il progetto. Ciò significa tutto dall'inizio del progetto alla fine del progetto. Ti consigliamo di affrontare la durata del progetto, chi sarà coinvolto e quali rischi sono possibili.

2. Differenziare tra requisiti aziendali e requisiti funzionali

Ricorda, i requisiti aziendali sono ciò che deve essere fatto, come gli obiettivi del progetto e perché è importante per l'organizzazione. I requisiti funzionali sono il modo in cui i processi, siano essi un sistema o una persona, devono funzionare per raggiungere gli obiettivi del progetto.

3. Utilizzare una matrice delle parti interessate

Un aspetto importante di qualsiasi documento sui requisiti aziendali è l'identificazione delle parti interessate. In effetti, questo dovrebbe essere fatto all'inizio del processo e una matrice di stakeholder può aiutarti ad analizzare tali stakeholder. Ti aiuta a comprendere i bisogni e le aspettative dei tuoi stakeholder in termini di potere o influenza e livello di interesse per il tuo progetto.

ProjectManager ti aiuta a tenere traccia dei requisiti aziendali

Una volta ottenuto il documento dei requisiti aziendali, inizia il vero lavoro. Esistono molti strumenti software di gestione dei progetti che possono aiutarti a pianificare e misurare il tuo progetto. ProjectManager è unico in quanto aggiunge il monitoraggio in tempo reale per assicurarsi che i requisiti aziendali siano soddisfatti.

Monitora il progetto con dashboard in tempo reale

Quando fai il tuo piano sui nostri diagrammi di Gantt interattivi, l'ultima cosa è impostare la linea di base. Ora puoi monitorare la varianza del progetto in molte delle nostre funzionalità. Mantenere i progetti in tempo e sotto budget è fondamentale per soddisfare i requisiti aziendali delle parti interessate. Per ottenere una visione di alto livello del progetto, passa semplicemente alla dashboard dove puoi visualizzare sei metriche del progetto. Ottieni dati in tempo reale sui costi per le attività e il carico di lavoro per la salute, il tutto in grafici e grafici di facile lettura. A differenza di altri strumenti che offrono dashboard, non devi perdere tempo a configurare il nostro. È plug-and-play.

Condividi i rapporti sui progressi con le parti interessate

Essere in grado di visualizzare i tuoi progressi e le tue prestazioni in tempo reale è importante per le parti interessate e i project manager. Abbiamo report personalizzabili che possono essere generati premendo un tasto. Poiché le parti interessate non hanno bisogno di tutti i dettagli, i filtri rendono facile concentrarsi solo sui dati che devono vedere. Quindi, condividi facilmente il rapporto come PDF o stampalo, qualunque sia il metodo di consegna preferito dai tuoi stakeholder. Abbiamo rapporti sullo stato e sullo stato del portafoglio, tempi, costi, schede attività e altro ancora. È un ottimo modo per i project manager di scavare nei dati e tenere aggiornate le parti interessate.

Naturalmente, il monitoraggio è solo una delle tante funzionalità che troverai quando utilizzi il nostro software per consegnare il tuo progetto. Offriamo anche strumenti di gestione delle attività e delle risorse per bilanciare il carico di lavoro e la gestione del rischio in tempo reale. Tieni traccia dei potenziali rischi che potrebbero impedire al tuo team di raggiungere i requisiti aziendali stabiliti dalle parti interessate.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, programmare e tenere traccia del tuo progetto in tempo reale. Usa il nostro strumento per assicurarti di soddisfare tutti i requisiti aziendali nel tuo BRD. La nostra piattaforma collaborativa semplifica la connessione con i team per aiutarli a lavorare in modo più produttivo e le parti interessate per tenerli aggiornati. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.