Como escrever um documento de requisitos de negócios (BRD)

É fácil se perder no mato quando você está gerenciando um projeto. Existem operações do dia-a-dia que o gerente de projeto fica obcecado, mas eles também precisam ver o quadro geral. É por isso que um documento de requisitos de negócios é tão importante.

Para provar isso, vamos definir o que é um documento de requisitos de negócios (BRD) e quais são seus componentes. Além disso, daremos dicas sobre como escrever um melhor antes de mostrar como o software de gerenciamento de projetos pode tornar o processo ainda mais eficiente.

O que é um documento de requisitos de negócios?

Um documento de requisitos de negócios oferece uma visão geral do que uma empresa faz e por que ela precisa que a entrega do projeto seja realizada. Ele descreve as soluções de negócios para os requisitos do projeto que são necessários para que o projeto agregue valor e se torne a base do ciclo de vida do projeto.

O documento de requisitos de negócios destaca qual deve ser o resultado final do projeto. Quando uma solicitação de mudança é introduzida no projeto, o documento de requisitos de negócios deve ser revisado para refletir essa mudança.

O principal objetivo de um BRD é mostrar como será o sistema do ponto de vista do negócio. Inclui tanto a solução de negócios quanto a solução técnica para o projeto. O documento de requisitos de negócios ajuda a responder à pergunta sobre o que é necessário para o negócio. Ele também responde como o projeto será entregue e contém uma lista priorizada de recursos e requisitos de negócios que o software, produto ou serviço entregue deve fornecer.

Pense no documento de requisitos de negócios como as etapas definidas que você deve seguir para alcançar um resultado que atenda tanto aos clientes quanto às partes interessadas para o produto, sistema ou serviço entregue. A equipe do projeto está envolvida nesse processo para ajudar a determinar como implementar a entrega do projeto e atender às necessidades do negócio. As partes interessadas também estão envolvidas e devem concordar com o plano antes de sua implementação.

Para conseguir isso, você precisará de um software de gerenciamento de projetos que possa organizar tarefas e conectar toda a equipe do projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que fornece dados em tempo real em várias visualizações de projetos, permitindo que todos trabalhem como quiserem. Nosso gráfico de Gantt interativo pode ser compartilhado com equipes e partes interessadas, pois as tarefas são organizadas em uma linha do tempo. Você pode vincular tarefas dependentes, adicionar marcos e filtrar o caminho crítico. Em seguida, defina uma linha de base e acompanhe seu documento de requisitos de negócios em tempo real ao longo do ciclo de vida do projeto. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Requisitos de negócios versus requisitos funcionais

É comum confundir requisitos de negócios com requisitos funcionais. Ambos são requisitos, mas servem a propósitos diferentes. Para revisar, os requisitos de negócios explicam os resultados finais de uma meta de negócios no projeto e por que a organização deve iniciar esse projeto.

Um requisito de negócios não é oferecer ou propor uma solução, apenas definir a tarefa em mãos. Isso inclui definir as metas de curto e longo prazo, a visão da empresa e o escopo do problema de negócios.

Por outro lado, o requisito funcional é sobre como um sistema precisa operar para atingir seu objetivo de negócios. Propõe soluções subjetivas baseadas nos pontos fortes e limitações da organização, além de ser tecnicamente focada. Um requisito funcional também é apresentado com um caso de uso.

Nem sempre é fácil dizer a diferença entre um requisito de negócios e um requisito funcional. As atividades do projeto podem ser tanto um requisito de negócios quanto um requisito funcional ou até mesmo nenhum dos dois.

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O que deve ser incluído em um BRD?

Por que você deve criar um documento de requisitos de negócios? Reduz as chances de que seu projeto falhe devido ao desalinhamento com os requisitos de negócios e conecta as metas de negócios da organização com o projeto. Ele une as partes interessadas e a equipe e economiza custos que se acumulam devido a solicitações de mudança, treinamento etc.

Você desejará criar um documento de requisitos de negócios e, embora seja um processo complexo, ele pode ser dividido em sete etapas principais. Eles são os seguintes.

1. Sumário Executivo

Para começar, você precisará criar um resumo executivo que forneça uma visão geral da organização e dos desafios enfrentados pelos negócios. Você explicará os problemas e o que a organização está tentando alcançar para garantir que todos estejam na mesma página. Esta seção deve ser curta, como um discurso de elevador, resumindo o restante do documento de requisitos de negócios.

2. Objetivos do Projeto

Depois de resumir o problema que você planeja abordar no projeto, você desejará definir claramente o objetivo do projeto. Isso ajuda a definir as fases do projeto, cria uma maneira de identificar soluções para os requisitos do negócio e do cliente, obtém consenso das partes interessadas e da equipe do projeto e descreve como você chegou aos objetivos.

3. Escopo do Projeto

O escopo do projeto deve definir em detalhes o que é coberto no projeto e o que o faria ficar fora do escopo. Isso cria um limite claro para o projeto e permite que as partes interessadas e as equipes concordem com as metas de negócios e os resultados de alto nível. Observe quais problemas estão sendo abordados, os limites para a implementação do projeto e o retorno esperado do investimento (ROI).

4. Requisitos de Negócios

Aqui você desejará listar os requisitos de negócios ou atividades críticas que devem ser concluídas para atender aos objetivos da organização. Esses requisitos de negócios devem atender às necessidades das partes interessadas e do cliente. Isso pode incluir um processo que deve ser concluído, um dado necessário para o processo ou uma regra de negócios que rege esse processo e dados.

5. Principais partes interessadas

Agora você vai querer identificar e listar os principais interessados ​​no projeto. Depois de ter essa lista, atribua funções e responsabilidades a cada um. Essas pessoas podem ser de fora do seu departamento, então você deve definir o papel delas no sucesso do projeto. Essas informações precisam ser distribuídas para que todos saibam o que se espera deles no projeto. Você pode até usar esta seção para atribuir tarefas.

6. Restrições do Projeto

Neste ponto, você desejará explorar as restrições do projeto. Defina as limitações do projeto e compartilhe-as com a equipe do projeto para que eles saibam de quaisquer obstáculos mais cedo ou mais tarde. Para que eles eliminem esses obstáculos, você deve fornecer qualquer treinamento necessário ou alocar recursos para ajudar o projeto a permanecer nos trilhos.

7. Análise Custo-Benefício

Você também vai querer fazer uma análise de custo-benefício para determinar se os custos associados ao projeto valem os benefícios que você obterá. Isso requer primeiro determinar os custos associados ao projeto, como custos iniciais de desenvolvimento, custos inesperados, custos operacionais futuros e custos tangíveis e intangíveis. Você também precisará descobrir quais benefícios derivam do projeto.

3 dicas importantes para escrever um documento de requisitos de negócios

Conforme observado, a melhor maneira de começar a escrever um documento de requisitos de negócios é reunir-se com seus stakeholders e equipe para obter uma visão clara de suas expectativas. Mas isso é só o começo. Existem muitas outras práticas recomendadas para escrever um BRD. Aqui estão alguns.

1. Comece com uma coleta completa de requisitos

O levantamento de requisitos é o processo de identificação de todos os requisitos necessários para o projeto. Isso significa tudo, desde o início do projeto até o final do projeto. Você vai querer abordar a duração do projeto, quem estará envolvido e quais riscos são possíveis.

2. Diferencie Requisitos de Negócios e Requisitos Funcionais

Lembre-se, os requisitos de negócios são o que precisa ser feito, como as metas do projeto e por que isso é importante para a organização. Os requisitos funcionais são como os processos, sejam eles um sistema ou uma pessoa, precisam trabalhar para atingir os objetivos do projeto.

3. Use uma Matriz de Partes Interessadas

Um aspecto importante de qualquer documento de requisitos de negócios é a identificação das partes interessadas. Na verdade, isso deve ser feito no início do processo e uma matriz de partes interessadas pode ajudá-lo a analisar essas partes interessadas. Ele ajuda você a entender as necessidades e expectativas de sua parte interessada em termos de poder ou influência e o nível de interesse em seu projeto.

O ProjectManager ajuda você a rastrear os requisitos de negócios

Depois de ter seu documento de requisitos de negócios, o trabalho real começa. Existem muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a planejar e medir seu projeto. O ProjectManager é único porque adiciona rastreamento em tempo real para garantir que seus requisitos de negócios sejam atendidos.

Monitore o projeto com painéis em tempo real

Quando você faz seu plano em nossos gráficos de Gantt interativos, a última coisa é definir a linha de base. Agora você pode acompanhar a variação do projeto em muitos de nossos recursos. Manter os projetos no prazo e dentro do orçamento é fundamental para atender aos requisitos de negócios de suas partes interessadas. Para obter uma visão de alto nível do projeto, basta alternar para o painel onde você pode visualizar seis métricas do projeto. Obtenha dados ao vivo sobre custos para tarefas e carga de trabalho para saúde, tudo em gráficos e tabelas fáceis de ler. Ao contrário de outras ferramentas que oferecem dashboards, você não precisa perder tempo configurando o nosso. É plug-and-play.

Compartilhe relatórios de progresso com as partes interessadas

Ser capaz de visualizar seu progresso e desempenho em tempo real é importante para as partes interessadas e gerentes de projeto. Temos relatórios personalizáveis ​​que podem ser gerados com um toque de tecla. Como as partes interessadas não precisam de todos os detalhes, os filtros facilitam o foco apenas nos dados que precisam ver. Em seguida, compartilhe facilmente o relatório como PDF ou imprima-o, seja qual for o método de entrega que seus stakeholders preferirem. Temos relatórios sobre status e status do portfólio, tempo, custo, planilhas de horas e muito mais. É uma ótima maneira de os gerentes de projeto se aprofundarem nos dados e manterem as partes interessadas atualizadas.

Claro, o rastreamento é apenas um dos muitos recursos que você encontrará ao usar nosso software para entregar seu projeto. Oferecemos ferramentas de gerenciamento de tarefas e recursos para equilibrar sua carga de trabalho e gerenciamento de riscos em tempo real também. Acompanhe os riscos potenciais que podem impedir sua equipe de atingir os requisitos de negócios definidos pelas partes interessadas.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar seu projeto em tempo real. Use nossa ferramenta para garantir que você atenda a todos os requisitos de negócios em seu BRD. Nossa plataforma colaborativa facilita a conexão com as equipes para ajudá-las a trabalhar de forma mais produtiva e as partes interessadas para mantê-las atualizadas. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.