Cum să scrieți un document de cerințe de afaceri (BRD)

Este ușor să te pierzi în buruieni atunci când gestionezi un proiect. Există operațiuni de zi cu zi de care managerul de proiect este obsedat, dar trebuie să vadă și imaginea de ansamblu. De aceea, un document cu cerințele de afaceri este atât de important.

Pentru a demonstra acest punct, haideți să definim ce este un document de cerințe de afaceri (BRD) și care sunt componentele acestuia. În plus, vă vom oferi sfaturi despre cum să scrieți unul mai bun înainte de a arăta cum software-ul de management de proiect poate face procesul și mai eficient.

Ce este un document de cerințe de afaceri?

Un document privind cerințele de afaceri oferă o imagine de ansamblu asupra a ceea ce face o afacere și de ce are nevoie ca livrabilul proiectului să fie întreprins. Acesta prezintă soluțiile de afaceri pentru cerințele proiectului care sunt necesare pentru ca proiectul să ofere valoare și devine fundamentul ciclului de viață al proiectului.

Documentul privind cerințele de afaceri evidențiază care ar trebui să fie rezultatul final al proiectului. Când o cerere de modificare este introdusă în proiect, documentul privind cerințele de afaceri trebuie revizuit pentru a reflecta această modificare.

Scopul principal al unui BRD este de a arăta cum va arăta sistemul din perspectiva afacerii. Include atât soluția de afaceri, cât și soluția tehnică a proiectului. Documentul privind cerințele de afaceri ajută la răspunsul la întrebarea ce este necesar pentru afacere. De asemenea, răspunde la modul în care va fi livrat proiectul și conține o listă prioritizată de caracteristici și cerințe de afaceri pe care software-ul, produsul sau serviciul livrat trebuie să le ofere.

Gândiți-vă la documentul de cerințe de afaceri ca la pașii definiți pe care ar trebui să îi urmați pentru a ajunge la un rezultat care să servească atât clienților, cât și părților interesate pentru produsul, sistemul sau serviciul livrat. Echipa de proiect este implicată în acest proces pentru a ajuta la determinarea modului de implementare a proiectului și pentru a îndeplini ceea ce are nevoie afacerea. Părțile interesate sunt, de asemenea, implicate și trebuie să convină asupra planului înainte de a fi implementat.

Pentru a realiza acest lucru, veți avea nevoie de software de management de proiect care poate organiza sarcini și poate conecta întreaga echipă de proiect. ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care furnizează date în timp real în mai multe vizualizări ale proiectului, ceea ce permite fiecăruia să lucreze cum își dorește. Diagrama noastră interactivă Gantt poate fi partajată cu echipele și părțile interesate, deoarece sarcinile sunt organizate pe o linie temporală. Puteți lega sarcini dependente, puteți adăuga repere și puteți filtra pentru calea critică. Apoi, setați o linie de bază și urmăriți documentul cu cerințele de afaceri în timp real pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Cerințe de afaceri vs. cerințe funcționale

Este obișnuit să se confunde cerințele de afaceri cu cerințele funcționale. Ambele sunt cerințe, dar servesc unor scopuri diferite. Pentru a revizui, cerințele de afaceri explică rezultatele finale ale unui obiectiv de afaceri în proiect și de ce organizația ar trebui să inițieze acel proiect.

O cerință de afaceri nu înseamnă oferirea sau propunerea unei soluții, ci doar definirea sarcinii în cauză. Aceasta include definirea obiectivelor pe termen scurt și lung, a viziunii companiei și a sferei problemei de afaceri.

Pe de altă parte, cerința funcțională se referă la modul în care un sistem trebuie să funcționeze pentru a-și atinge obiectivul de afaceri. Propune soluții subiective bazate pe punctele forte și limitările organizației, precum și axat pe tehnic. O cerință funcțională este, de asemenea, prezentată cu un caz de utilizare.

Nu este întotdeauna ușor să faci diferența dintre o cerință de afaceri și o cerință funcțională. Activitățile de proiect pot fi atât o cerință de afaceri, cât și o cerință funcțională sau chiar nici una.

Înrudit: șablon gratuit de colectare a cerințelor pentru Word

Ce ar trebui să fie inclus într-un BRD?

De ce ar trebui să creați un document de cerințe de afaceri? Reduce șansele ca proiectul dvs. să eșueze din cauza nealinierii cu cerințele de afaceri și conectează obiectivele de afaceri ale organizației cu proiectul. Reunește părțile interesate și echipa și economisește costurile care se acumulează ca urmare a cererilor de modificare, a instruirii etc.

Veți dori să creați un document de cerințe de afaceri și, deși este un proces implicat, acesta poate fi împărțit în șapte pași cheie. Sunt după cum urmează.

1. Rezumat Executiv

Pentru a începe, va trebui să creați un rezumat executiv care oferă o privire de ansamblu asupra organizației și a provocărilor cu care se confruntă afacerea. Veți explica problemele și ceea ce organizația încearcă să realizeze pentru a se asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. Această secțiune ar trebui să fie scurtă, ca un lift, care rezumă restul documentului privind cerințele de afaceri.

2. Obiectivele proiectului

După ce ați rezumat problema pe care intenționați să o abordați în proiect, veți dori să definiți clar obiectivul proiectului. Acest lucru ajută la definirea fazelor proiectului, creează o modalitate de a identifica soluții pentru cerințele afacerii și ale clientului, obține consensul părților interesate și al echipei de proiect și descrie modul în care ați ajuns la obiective.

3. Domeniul proiectului

Domeniul de aplicare al proiectului ar trebui să definească în detaliu ceea ce este acoperit în proiect și ceea ce l-ar face să iasă din domeniul de aplicare. Acest lucru creează o graniță clară pentru proiect și permite părților interesate și echipelor să convină asupra obiectivelor de afaceri și a rezultatelor la nivel înalt. Observați ce probleme sunt abordate, limitele pentru implementarea proiectului și rentabilitatea așteptată a investiției (ROI).

4. Cerințe de afaceri

Aici veți dori să enumerați cerințele de afaceri sau activitățile critice care trebuie finalizate pentru a îndeplini obiectivele organizației. Aceste cerințe de afaceri ar trebui să satisfacă atât nevoile părților interesate, cât și nevoile clienților. Aceasta poate include un proces care trebuie finalizat, o bucată de date care este necesară pentru proces sau o regulă de afaceri care guvernează acel proces și date.

5. Părțile interesate cheie

Acum veți dori să identificați și să enumerați părțile interesate cheie din proiect. Odată ce ai lista respectivă, atribuie fiecăruia roluri și responsabilități. Aceștia ar putea fi oameni din afara departamentului dvs., așa că ar trebui să definiți rolul lor în succesul proiectului. Aceste informații trebuie să fie distribuite pentru ca toată lumea să știe ce se așteaptă de la ei în cadrul proiectului. Puteți chiar să utilizați această secțiune pentru a atribui sarcini.

6. Constrângeri ale proiectului

În acest moment, veți dori să explorați constrângerile proiectului. Definiți limitările proiectului și împărtășiți-le cu echipa de proiect, astfel încât să cunoască orice obstacole mai devreme decât mai târziu. Pentru ca aceștia să depășească aceste obstacole, veți dori să oferiți orice formare necesară sau să alocați resurse pentru a ajuta proiectul să rămână pe drumul cel bun.

7. Analiza cost-beneficiu

De asemenea, veți dori să faceți o analiză cost-beneficiu pentru a determina dacă costurile asociate cu proiectul merită beneficiile pe care le veți obține. Acest lucru necesită mai întâi determinarea costurilor asociate proiectului, cum ar fi costurile inițiale de dezvoltare, costurile neașteptate, costurile viitoare de exploatare și costurile tangibile și intangibile. De asemenea, va trebui să vă dați seama ce beneficii derivă din proiect.

3 sfaturi cheie pentru a scrie un document privind cerințele de afaceri

După cum am menționat, cea mai bună modalitate de a începe să scrieți un document privind cerințele de afaceri este să vă întâlniți cu părțile interesate și cu echipa pentru a obține o imagine clară a așteptărilor acestora. Dar acesta este doar începutul. Există multe alte bune practici pentru scrierea unui BRD. Iată câteva.

1. Începeți cu o strângere detaliată a cerințelor

Colectarea cerințelor este procesul de identificare a tuturor cerințelor necesare pentru proiect. Asta înseamnă totul, de la începutul proiectului până la sfârșitul acestuia. Veți dori să abordați durata proiectului, cine va fi implicat și ce riscuri sunt posibile.

2. Faceți diferența între cerințele de afaceri și cerințele funcționale

Amintiți-vă, cerințele de afaceri sunt ceea ce trebuie făcut, cum ar fi obiectivele proiectului și de ce este important pentru organizație. Cerințele funcționale sunt modul în care procesele, fie ele un sistem sau o persoană, trebuie să funcționeze pentru a atinge obiectivele proiectului.

3. Utilizați o matrice a părților interesate

Un aspect important al oricărui document privind cerințele de afaceri este identificarea părților interesate. De fapt, acest lucru ar trebui făcut la începutul procesului și o matrice a părților interesate vă poate ajuta să analizați acești părți interesate. Vă ajută să înțelegeți nevoile și așteptările părților interesate în ceea ce privește puterea sau influența acestora și nivelul de interes față de proiectul dvs.

ProjectManager vă ajută să urmăriți cerințele de afaceri

Odată ce aveți documentul privind cerințele dvs. de afaceri, începe munca adevărată. Există multe instrumente software de management de proiect care vă pot ajuta să vă planificați și să vă măsurați proiectul. ProjectManager este unic prin faptul că adaugă urmărire în timp real pentru a vă asigura că cerințele dvs. de afaceri sunt îndeplinite.

Monitorizați proiectul cu tablouri de bord în timp real

Când vă faceți planul pe diagramele noastre interactive Gantt, ultimul lucru este să stabiliți linia de bază. Acum puteți urmări variația proiectului în multe dintre funcțiile noastre. Menținerea proiectelor la timp și sub buget este esențială pentru a îndeplini cerințele de afaceri ale părților interesate. Pentru a obține o vizualizare la nivel înalt a proiectului, comutați pur și simplu la tabloul de bord unde puteți vizualiza șase valori ale proiectului. Obțineți date în timp real despre costurile sarcinilor și volumul de lucru pentru sănătate, totul în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de alte instrumente care oferă tablouri de bord, nu trebuie să pierdeți timpul instalându-le pe ale noastre. Este plug-and-play.

Partajați rapoartele de progres cu părțile interesate

A fi capabil să vă vizualizați progresul și performanța în timp real este important pentru părțile interesate și managerii de proiect. Avem rapoarte personalizabile care pot fi generate printr-o apăsare de tastă. Deoarece părțile interesate nu au nevoie de toate detaliile, filtrele facilitează concentrarea doar asupra datelor pe care trebuie să le vadă. Apoi, partajați cu ușurință raportul ca PDF sau imprimați-l, indiferent de metoda de livrare preferă părțile interesate. Avem rapoarte despre starea și starea portofoliului, timp, cost, foi de pontaj și multe altele. Este o modalitate excelentă pentru managerii de proiect de a cerceta datele și de a ține la curent părțile interesate.

Desigur, urmărirea este doar una dintre numeroasele caracteristici pe care le veți găsi atunci când utilizați software-ul nostru pentru a vă livra proiectul. Oferim instrumente de gestionare a sarcinilor și a resurselor pentru a vă echilibra volumul de muncă și gestionarea riscurilor în timp real. Urmăriți potențialele riscuri care ar putea împiedica echipa dvs. să îndeplinească cerințele de afaceri stabilite de părțile interesate.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să vă planificați, să programați și să urmăriți proiectul în timp real. Folosiți instrumentul nostru pentru a vă asigura că îndepliniți toate cerințele de afaceri din BRD dumneavoastră. Platforma noastră de colaborare facilitează conectarea cu echipele pentru a le ajuta să lucreze mai productiv și cu părțile interesate să le țină la zi. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.