如何編寫業務需求文檔 (BRD)

當您管理項目時，很容易迷失在雜草中。 有項目經理痴迷的日常運營，但他們也需要看到大局。 這就是為什麼業務需求文檔如此重要的原因。

為了證明這一點，讓我們定義什麼是業務需求文檔 (BRD) 以及它的組件是什麼。 此外，在展示項目管理軟件如何使流程更加高效之前，我們將為您提供如何編寫更好的提示。

什麼是業務需求文檔？

業務需求文檔概述了業務的工作以及為什麼需要執行項目可交付成果。 它概述了項目交付價值所必需的項目需求的業務解決方案，並成為項目生命週期的基礎。

業務需求文檔強調項目的最終結果應該是什麼。 當向項目引入變更請求時，必須修改業務需求文檔以反映該變更。

BRD 的主要目的是從業務角度展示系統的外觀。 它包括項目的業務解決方案和技術解決方案。 業務需求文檔有助於回答業務需要什麼的問題。 它還回答了項目將如何交付，並包含交付的軟件、產品或服務必須提供的功能和業務需求的優先列表。

將業務需求文檔視為您應該遵循的已定義步驟，以達到為交付的產品、系統或服務的客戶和利益相關者提供服務的結果。 項目團隊參與此過程，以幫助確定如何實施項目交付並滿足業務需求。 利益相關者也參與其中，並且必須在計劃實施之前就計劃達成一致。

為此，您需要可以組織任務並連接整個項目團隊的項目管理軟件。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，可跨多個項目視圖提供實時數據，讓每個人都能按自己的意願工作。 我們的交互式甘特圖可以與團隊和利益相關者共享，因為任務是按時間線組織的。 您可以鏈接相關任務、添加里程碑和過濾關鍵路徑。 然後，設置基線並在項目生命週期內實時跟踪您的業務需求文檔。 立即免費開始使用 ProjectManager。

業務需求與功能需求

將業務需求與功能需求混淆是很常見的。 它們都是要求，但它們服務於不同的目的。 回顧一下，業務需求解釋了項目中業務目標的最終結果以及組織為什麼要啟動該項目。

業務需求不是提供或提出解決方案，只是定義手頭的任務。 這包括定義短期和長期目標、公司願景和業務問題的範圍。

另一方面，功能需求是關於系統需要如何運行以實現其業務目標。 它根據組織的優勢和局限性以及技術重點提出主觀解決方案。 功能需求也與用例一起呈現。

區分業務需求和功能需求並不總是那麼容易。 項目活動既可以是業務需求，也可以是功能需求，甚至兩者都不是。

相關： Word的免費需求收集模板

BRD 中應包含哪些內容？

為什麼要創建業務需求文檔？ 它減少了由於與業務需求不一致而導致項目失敗的可能性，並將組織的業務目標與項目聯繫起來。 它將利益相關者和團隊聚集在一起，並節省因變更請求、培訓等而產生的成本。

您需要創建一個業務需求文檔，即使它是一個涉及的過程，它也可以分解為七個關鍵步驟。 它們如下。

1。執行摘要

首先，您需要創建一份執行摘要，概述組織和業務面臨的挑戰。 您將解釋這些問題以及組織正在努力實現的目標，以確保每個人都在同一頁面上。 這部分應該很短，就像電梯演講一樣，總結了業務需求文檔的其餘部分。

2. 項目目標

在總結了您計劃在項目中解決的問題之後，您需要明確定義項目的目標。 這有助於定義項目階段，創建一種方法來確定滿足業務和客戶需求的解決方案，獲得利益相關者和項目團隊的共識，並描述您如何達到目標。

三、項目範圍

項目範圍應詳細定義項目涵蓋的內容以及超出範圍的內容。 這為項目創建了一個清晰的邊界，並允許利益相關者和團隊就業務目標和高級成果達成一致。 注意正在解決的問題、實施項目的邊界和預期的投資回報 (ROI)。

4. 業務需求

您需要在此處列出為實現組織目標而必須完成的業務需求或關鍵活動。 這些業務需求應同時滿足利益相關者和客戶的需求。 這可以包括必須完成的流程、流程所需的一段數據或管理該流程和數據的業務規則。

5. 主要利益相關者

現在您需要識別並列出項目中的關鍵利益相關者。 獲得該列表後，為每個人分配角色和職責。 這些可能是您部門之外的人，因此您應該定義他們在項目成功中的角色。 需要分發此信息，以便每個人都知道在項目中對他們的期望。 您甚至可以使用此部分來分配任務。

6. 項目約束

此時，您需要探索項目約束。 定義項目的限制並與項目團隊分享，以便他們儘早了解任何障礙。 為了讓他們掃清這些障礙，您需要提供任何必要的培訓或分配資源以幫助項目保持在正軌上。

7. 成本效益分析

您還需要進行成本收益分析，以確定與項目相關的成本是否值得您獲得收益。 這需要首先確定項目的相關成本，例如前期開發成本、意外成本、未來運營成本以及有形和無形成本。 您還需要弄清楚該項目帶來的好處。

編寫業務需求文檔的 3 個關鍵提示

如前所述，開始編寫業務需求文檔的最佳方式是與您的利益相關者和團隊會面，以清楚地了解他們的期望。 但這僅僅是開始。 還有許多其他編寫 BRD 的最佳實踐。 這裡有幾個。

1. 從徹底的需求收集開始

需求收集是識別項目所需的所有需求的過程。 這意味著從項目開始到項目結束的一切。 您需要說明項目的長度、參與人員以及可能的風險。

2.區分業務需求和功能需求

請記住，業務需求是需要完成的工作，例如項目目標，以及為什麼這對組織很重要。 功能需求是流程（無論是系統還是人員）為了實現項目目標而需要工作的方式。

3. 使用利益相關者矩陣

任何業務需求文檔的一個重要方面是識別利益相關者。 事實上，這應該在流程的早期完成，利益相關者矩陣可以幫助您分析這些利益相關者。 它可以幫助您了解利益相關者的需求和期望，包括他們的權力或影響力以及對您項目的興趣程度。

ProjectManager 幫助您跟踪業務需求

一旦你有了業務需求文檔，真正的工作就開始了。 有許多項目管理軟件工具可以幫助您計劃和衡量您的項目。 ProjectManager 的獨特之處在於它添加了實時跟踪以確保滿足您的業務需求。

使用實時儀表板監控項目

當您在我們的交互式甘特圖上製定計劃時，最後一件事就是設置基線。 現在，您可以跨我們的許多功能跟踪項目差異。 保持項目按時並低於預算對於滿足利益相關者的業務需求至關重要。 要獲得項目的高級視圖，只需切換到儀表板即可查看六個項目指標。 以易於閱讀的圖形和圖表獲取有關任務成本和工作量與健康的實時數據。 與其他提供儀表板的工具不同，您不必浪費時間設置我們的儀表板。 它是即插即用的。

與利益相關者分享進度報告

能夠實時查看您的進度和績效對於利益相關者和項目經理來說非常重要。 我們有可定制的報告，可以通過按鍵生成。 由於利益相關者不需要所有的細節，過濾器可以很容易地只關注他們需要查看的數據。 然後，以 PDF 格式輕鬆共享報告或將其打印出來，無論您的利益相關者喜歡哪種交付方式。 我們有關於狀態和投資組合狀態、時間、成本、時間表等的報告。 這是項目經理挖掘數據並讓利益相關者保持更新的好方法。

當然，跟踪只是您在使用我們的軟件交付項目時會發現的眾多功能之一。 我們還提供任務和資源管理工具來平衡您的工作量和實時風險管理。 跟踪可能使您的團隊無法實現利益相關者設定的業務要求的潛在風險。

ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，可幫助您實時計劃、安排和跟踪您的項目。 使用我們的工具確保您滿足 BRD 中的所有業務要求。 我們的協作平台使與團隊聯繫變得容易，以幫助他們更高效地工作，並讓利益相關者保持最新狀態。 立即免費開始使用 ProjectManager。