So schreiben Sie ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD)

Es ist leicht, sich bei der Verwaltung eines Projekts im Unkraut zu verlieren. Es gibt alltägliche Abläufe, von denen der Projektmanager besessen ist, aber er muss auch das große Ganze sehen. Deshalb ist ein Geschäftsanforderungsdokument so wichtig.

Um diesen Punkt zu beweisen, wollen wir definieren, was ein Business Requirements Document (BRD) ist und was seine Komponenten sind. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie einen besseren schreiben können, bevor wir zeigen, wie Projektmanagement-Software den Prozess noch effizienter gestalten kann.

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?

Ein Geschäftsanforderungsdokument bietet einen Überblick darüber, was ein Unternehmen tut und warum es die Projektleistung benötigt, um durchgeführt zu werden. Es skizziert die Geschäftslösungen für Projektanforderungen, die notwendig sind, damit das Projekt Wert liefert, und wird zur Grundlage des Projektlebenszyklus.

Das Dokument mit den Geschäftsanforderungen hebt hervor, was das Endergebnis des Projekts sein sollte. Wenn eine Änderungsanforderung in das Projekt eingeführt wird, muss das Geschäftsanforderungsdokument überarbeitet werden, um diese Änderung widerzuspiegeln.

Der Hauptzweck einer BRD besteht darin, zu zeigen, wie das System aus geschäftlicher Sicht aussehen wird. Es umfasst sowohl die Geschäftslösung als auch die technische Lösung des Projekts. Das Geschäftsanforderungsdokument hilft bei der Beantwortung der Frage, was für das Unternehmen benötigt wird. Es beantwortet auch, wie das Projekt geliefert wird, und enthält eine priorisierte Liste von Funktionen und Geschäftsanforderungen, die die gelieferte Software, das gelieferte Produkt oder der gelieferte Service bieten müssen.

Stellen Sie sich das Geschäftsanforderungsdokument als die definierten Schritte vor, die Sie befolgen sollten, um ein Ergebnis zu erzielen, das sowohl den Kunden als auch den Interessengruppen für das gelieferte Produkt, System oder die gelieferte Dienstleistung dient. Das Projektteam ist an diesem Prozess beteiligt, um zu bestimmen, wie die Umsetzung des Projekts umgesetzt und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden können. Stakeholder sind ebenfalls beteiligt und müssen dem Plan zustimmen, bevor er umgesetzt wird.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die Aufgaben organisieren und das gesamte Projektteam verbinden kann. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Echtzeitdaten über mehrere Projektansichten hinweg liefert, sodass jeder so arbeiten kann, wie er möchte. Unser interaktives Gantt-Diagramm kann mit Teams und Stakeholdern geteilt werden, da die Aufgaben auf einer Zeitachse organisiert sind. Sie können abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine ​​hinzufügen und nach dem kritischen Pfad filtern. Legen Sie dann eine Baseline fest und verfolgen Sie Ihr Geschäftsanforderungsdokument in Echtzeit über den Lebenszyklus des Projekts. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Geschäftsanforderungen vs. funktionale Anforderungen

Es ist üblich, Geschäftsanforderungen mit funktionalen Anforderungen zu verwechseln. Sie sind beide Anforderungen, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken. Zur Überprüfung erläutern Geschäftsanforderungen die endgültigen Ergebnisse eines Geschäftsziels im Projekt und warum die Organisation dieses Projekt initiieren sollte.

Bei einer Geschäftsanforderung geht es nicht darum, eine Lösung anzubieten oder vorzuschlagen, sondern nur die anstehende Aufgabe zu definieren. Dazu gehört die Definition der kurz- und langfristigen Ziele, der Unternehmensvision und des Umfangs des Geschäftsproblems.

Andererseits geht es bei den funktionalen Anforderungen darum, wie ein System funktionieren muss, um sein Geschäftsziel zu erreichen. Es schlägt subjektive Lösungen vor, die auf den Stärken und Einschränkungen der Organisation basieren und technisch orientiert sind. Eine funktionale Anforderung wird auch mit einem Anwendungsfall dargestellt.

Es ist nicht immer einfach, den Unterschied zwischen einer Geschäftsanforderung und einer funktionalen Anforderung zu erkennen. Projektaktivitäten können sowohl eine Geschäftsanforderung als auch eine funktionale Anforderung oder sogar beides nicht sein.

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Was sollte in einer BRD enthalten sein?

Warum sollten Sie ein Geschäftsanforderungsdokument erstellen? Es verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt aufgrund einer Fehlausrichtung mit den Geschäftsanforderungen scheitert, und verbindet die Geschäftsziele der Organisation mit dem Projekt. Es bringt Stakeholder und das Team zusammen und spart Kosten, die durch Änderungswünsche, Schulungen etc. entstehen.

Sie sollten ein Geschäftsanforderungsdokument erstellen, und obwohl es sich um einen komplizierten Prozess handelt, kann er in sieben wichtige Schritte unterteilt werden. Sie sind wie folgt.

1. Zusammenfassung

Zunächst müssen Sie eine Zusammenfassung erstellen, die einen Überblick über die Organisation und die Herausforderungen gibt, denen das Unternehmen gegenübersteht. Sie erklären die Probleme und was die Organisation zu erreichen versucht, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Dieser Abschnitt sollte kurz sein, wie ein Elevator Pitch, und den Rest des Dokuments mit den Geschäftsanforderungen zusammenfassen.

2. Projektziele

Nachdem Sie das Problem zusammengefasst haben, das Sie im Projekt angehen möchten, sollten Sie das Ziel des Projekts klar definieren. Dies hilft bei der Definition der Projektphasen, schafft einen Weg, Lösungen für die Anforderungen des Unternehmens und des Kunden zu identifizieren, erzielt einen Konsens von Stakeholdern und dem Projektteam und beschreibt, wie Sie die Ziele erreicht haben.

3. Projektumfang

Der Projektumfang sollte im Detail definieren, was im Projekt abgedeckt ist und was dazu führen würde, dass es den Umfang überschreitet. Dies schafft eine klare Grenze für das Projekt und ermöglicht es Stakeholdern und Teams, sich auf die Geschäftsziele und Ergebnisse auf hoher Ebene zu einigen. Notieren Sie, welche Probleme angegangen werden, die Grenzen für die Umsetzung des Projekts und den erwarteten Return on Investment (ROI).

4. Geschäftsanforderungen

Hier möchten Sie die Geschäftsanforderungen oder kritischen Aktivitäten auflisten, die abgeschlossen werden müssen, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Diese Geschäftsanforderungen sollten sowohl die Bedürfnisse der Stakeholder als auch der Kunden erfüllen. Dies kann einen Prozess umfassen, der abgeschlossen werden muss, ein Datenelement, das für den Prozess benötigt wird, oder eine Geschäftsregel, die diesen Prozess und diese Daten regelt.

5. Hauptakteure

Jetzt möchten Sie die wichtigsten Projektbeteiligten identifizieren und auflisten. Sobald Sie diese Liste haben, weisen Sie jedem Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Dies können Personen außerhalb Ihrer Abteilung sein, daher sollten Sie ihre Rolle für den Erfolg des Projekts definieren. Diese Informationen müssen verteilt werden, damit alle wissen, was von ihnen im Projekt erwartet wird. Sie können diesen Abschnitt sogar verwenden, um Aufgaben zuzuweisen.

6. Projektbeschränkungen

An dieser Stelle sollten Sie die Projektbeschränkungen untersuchen. Definieren Sie die Grenzen des Projekts und teilen Sie diese mit dem Projektteam, damit es früher als später über alle Hindernisse informiert ist. Damit sie diese Hürden überwinden können, sollten Sie alle erforderlichen Schulungen anbieten oder Ressourcen zuweisen, damit das Projekt auf Kurs bleibt.

7. Kosten-Nutzen-Analyse

Sie sollten auch eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, um festzustellen, ob die mit dem Projekt verbundenen Kosten den Nutzen wert sind, den Sie erhalten. Dazu müssen zunächst die mit dem Projekt verbundenen Kosten ermittelt werden, z. B. Vorlaufkosten für die Entwicklung, unerwartete Kosten, zukünftige Betriebskosten sowie materielle und immaterielle Kosten. Sie müssen auch herausfinden, welche Vorteile sich aus dem Projekt ergeben.

3 wichtige Tipps zum Schreiben eines Geschäftsanforderungsdokuments

Wie bereits erwähnt, ist der beste Weg, mit dem Schreiben eines Geschäftsanforderungsdokuments zu beginnen, sich mit Ihren Stakeholdern und Ihrem Team zu treffen, um sich ein klares Bild von ihren Erwartungen zu machen. Aber das ist nur der Anfang. Es gibt viele andere Best Practices für das Schreiben einer BRD. Hier sind ein paar.

1. Beginnen Sie mit einer gründlichen Erfassung der Anforderungen

Die Anforderungserfassung ist der Prozess der Identifizierung aller für das Projekt erforderlichen Anforderungen. Also alles vom Projektstart bis zum Projektabschluss. Sie sollten die Dauer des Projekts ansprechen, wer beteiligt sein wird und welche Risiken möglich sind.

2. Unterscheiden Sie zwischen Geschäftsanforderungen und funktionalen Anforderungen

Denken Sie daran, dass die Geschäftsanforderungen das sind, was getan werden muss, wie z. B. die Projektziele, und warum dies für die Organisation wichtig ist. Funktionale Anforderungen sind, wie die Prozesse, sei es ein System oder eine Person, funktionieren müssen, um die Projektziele zu erreichen.

3. Verwenden Sie eine Stakeholder-Matrix

Ein wichtiger Aspekt jedes Geschäftsanforderungsdokuments ist die Identifizierung von Stakeholdern. Tatsächlich sollte dies früh im Prozess erfolgen, und eine Stakeholder-Matrix kann Ihnen bei der Analyse dieser Stakeholder helfen. Es hilft Ihnen, die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Stakeholder in Bezug auf ihre Macht oder ihren Einfluss und das Ausmaß des Interesses an Ihrem Projekt zu verstehen.

ProjectManager hilft Ihnen, Geschäftsanforderungen zu verfolgen

Sobald Sie Ihr Geschäftsanforderungsdokument haben, beginnt die eigentliche Arbeit. Es gibt viele Projektmanagement-Softwaretools, die Ihnen bei der Planung und Messung Ihres Projekts helfen können. ProjectManager ist insofern einzigartig, als es Echtzeit-Tracking hinzufügt, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Überwachen Sie Projekte mit Echtzeit-Dashboards

Wenn Sie Ihren Plan in unseren interaktiven Gantt-Diagrammen erstellen, müssen Sie als letztes die Grundlinie festlegen. Jetzt können Sie die Projektabweichung über viele unserer Funktionen hinweg verfolgen. Projekte pünktlich und unter Budget zu halten, ist entscheidend, um die geschäftlichen Anforderungen Ihrer Stakeholder zu erfüllen. Um eine allgemeine Ansicht des Projekts zu erhalten, wechseln Sie einfach zum Dashboard, wo Sie sechs Projektmetriken anzeigen können. Erhalten Sie Live-Daten zu den Kosten für Aufgaben und der Arbeitsbelastung zur Gesundheit, alles in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen. Im Gegensatz zu anderen Tools, die Dashboards anbieten, müssen Sie bei der Einrichtung unseres keine Zeit verschwenden. Es ist Plug-and-Play.

Teilen Sie Fortschrittsberichte mit Stakeholdern

Für Stakeholder und Projektmanager ist es wichtig, Ihren Fortschritt und Ihre Leistung in Echtzeit einsehen zu können. Wir haben anpassbare Berichte, die mit einem Tastendruck generiert werden können. Da Stakeholder nicht alle Details benötigen, erleichtern Filter es, sich nur auf die Daten zu konzentrieren, die sie sehen müssen. Geben Sie den Bericht dann ganz einfach als PDF weiter oder drucken Sie ihn aus, je nachdem, welche Bereitstellungsmethode Ihre Stakeholder bevorzugen. Wir haben Berichte über Status und Portfoliostatus, Zeit, Kosten, Arbeitszeittabellen und mehr. Es ist eine großartige Möglichkeit für Projektmanager, in die Daten einzutauchen und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Natürlich ist die Nachverfolgung nur eine der vielen Funktionen, die Sie finden werden, wenn Sie unsere Software zur Durchführung Ihres Projekts verwenden. Wir bieten Aufgaben- und Ressourcenmanagement-Tools, um Ihre Arbeitsbelastung und Echtzeit-Risikomanagement auszugleichen. Behalten Sie potenzielle Risiken im Auge, die Ihr Team daran hindern könnten, die von Stakeholdern festgelegten Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihr Projekt in Echtzeit planen, terminieren und verfolgen können. Verwenden Sie unser Tool, um sicherzustellen, dass Sie alle Geschäftsanforderungen in Ihrem BRD erfüllen. Unsere kollaborative Plattform macht es einfach, sich mit Teams zu verbinden, um ihnen zu helfen, produktiver zu arbeiten, und Stakeholdern, um sie auf dem Laufenden zu halten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.