ビジネス要件ドキュメント (BRD) の書き方

プロジェクトを管理していると、雑草の中で迷子になりがちです。 プロジェクト マネージャーがこだわる日常業務もありますが、全体像を把握する必要もあります。 そのため、ビジネス要件ドキュメントは非常に重要です。

この点を証明するために、ビジネス要件ドキュメント (BRD) とは何か、およびそのコンポーネントとは何かを定義しましょう。 さらに、プロジェクト管理ソフトウェアがプロセスをさらに効率的にする方法を示す前に、より良いものを作成する方法に関するヒントを提供します。

ビジネス要件ドキュメントとは

ビジネス要件ドキュメントは、ビジネスの内容と、プロジェクトの成果物を実行する必要がある理由の概要を提供します。 プロジェクトが価値を提供し、プロジェクトのライフ サイクルの基盤となるために必要なプロジェクト要件のビジネス ソリューションの概要を示します。

ビジネス要件ドキュメントは、プロジェクトの最終結果がどうあるべきかを強調します。 プロジェクトに変更要求が導入された場合、この変更を反映するためにビジネス要件ドキュメントを改訂する必要があります。

BRD の主な目的は、ビジネスの観点からシステムがどのように見えるかを示すことです。 これには、プロジェクトに対するビジネス ソリューションと技術ソリューションの両方が含まれます。 ビジネス要件ドキュメントは、ビジネスに何が必要かという質問に答えるのに役立ちます。 また、プロジェクトがどのように提供されるかについても回答し、提供されるソフトウェア、製品、またはサービスが提供する必要がある機能とビジネス要件の優先順位付けされたリストが含まれています。

ビジネス要件ドキュメントは、提供される製品、システム、またはサービスの顧客と利害関係者の両方に役立つ結果に到達するために従うべき定義済みの手順と考えてください。 プロジェクト チームは、このプロセスに関与して、プロジェクトの提供を実装し、ビジネス ニーズを満たす方法を決定するのに役立ちます。 利害関係者も関与しており、計画を実行する前に同意する必要があります。

これを達成するには、タスクを整理し、プロジェクト チーム全体を結び付けることができるプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、複数のプロジェクト ビューにわたってリアルタイム データを提供するオンライン プロジェクト管理ソフトウェアで、誰もが思い通りに作業できるようにします。 インタラクティブなガント チャートは、タスクがタイムラインに整理されているため、チームや利害関係者と共有できます。 依存タスクをリンクし、マイルストーンを追加し、クリティカル パスをフィルタリングできます。 次に、ベースラインを設定し、プロジェクトのライフ サイクル全体にわたってビジネス要件ドキュメントをリアルタイムで追跡します。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ビジネス要件と機能要件

ビジネス要件と機能要件を混同するのはよくあることです。 どちらも要件ですが、目的が異なります。 レビューするために、ビジネス要件は、プロジェクトのビジネス目標の最終結果と、組織がそのプロジェクトを開始する理由を説明します。

ビジネス要件とは、ソリューションを提供または提案することではなく、当面のタスクを定義することだけです。 これには、短期的および長期的な目標、会社のビジョン、およびビジネス上の問題の範囲を定義することが含まれます。

一方、機能要件は、ビジネス目標を達成するためにシステムがどのように動作する必要があるかに関するものです。 組織の強みと限界に基づいて主観的な解決策を提案し、技術的に焦点を当てています。 機能要件もユースケースとともに提示されます。

ビジネス要件と機能要件の違いを見分けるのは必ずしも容易ではありません。 プロジェクト活動は、ビジネス要件と機能要件の両方である場合もあれば、どちらでもない場合もあります。

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BRD には何を含める必要がありますか?

ビジネス要件ドキュメントを作成する必要があるのはなぜですか? ビジネス要件との不一致が原因でプロジェクトが失敗する可能性を減らし、組織のビジネス目標をプロジェクトに結び付けます。 利害関係者とチームを結びつけ、変更要求やトレーニングなどによって発生するコストを節約します。

ビジネス要件ドキュメントを作成したいと思うでしょう。これは複雑なプロセスですが、7 つの重要なステップに分けることができます。 以下の通りです。

1。エグゼクティブサマリー

まず、組織の概要とビジネスが直面している課題を示すエグゼクティブ サマリーを作成する必要があります。 問題と、全員が同じ認識を持つようにするために組織が達成しようとしていることを説明します。 このセクションは、エレベーター ピッチのように短く、ビジネス要件ドキュメントの残りの部分を要約する必要があります。

2. プロジェクトの目的

プロジェクトで取り組む予定の問題を要約したら、プロジェクトの目的を明確に定義する必要があります。 これは、プロジェクトのフェーズを定義し、ビジネスと顧客の要件に対するソリューションを特定する方法を作成し、利害関係者とプロジェクト チームから合意を得て、目標に到達した方法を説明するのに役立ちます。

3. プロジェクトの範囲

プロジェクトのスコープでは、プロジェクトでカバーされる内容と、プロジェクトがスコープ外になる原因を詳細に定義する必要があります。 これにより、プロジェクトの明確な境界が作成され、利害関係者とチームがビジネス目標と高レベルの成果について合意できるようになります。 どのような問題に対処しているか、プロジェクトを実施するための境界線、および期待される投資収益率 (ROI) に注意してください。

4. ビジネス要件

ここでは、組織の目標を達成するために完了する必要があるビジネス要件または重要なアクティビティをリストします。 これらのビジネス要件は、利害関係者と顧客の両方のニーズを満たす必要があります。 これには、完了しなければならないプロセス、プロセスに必要なデータ、またはそのプロセスとデータを管理するビジネス ルールが含まれます。

5. 主要な利害関係者

ここで、プロジェクトの主要な利害関係者を特定して一覧表示する必要があります。 リストを作成したら、それぞれに役割と責任を割り当てます。 これらは部門外の人である可能性があるため、プロジェクトの成功における彼らの役割を定義する必要があります。 この情報は、全員がプロジェクトで何を期待されているかを知るために配布する必要があります。 このセクションを使用してタスクを割り当てることもできます。

6. プロジェクトの制約

この時点で、プロジェクトの制約を調査する必要があります。 プロジェクトの制限を定義し、それをプロジェクト チームと共有して、障害を早期に認識できるようにします。 これらのハードルをクリアするために、必要なトレーニングを提供するか、プロジェクトが順調に進むようにリソースを割り当てる必要があります。

7. 費用便益分析

また、費用便益分析を行って、プロジェクトに関連する費用が得られる便益に見合っているかどうかを判断する必要があります。 これには、先​​行開発費、予想外の費用、将来の運用費用、有形および無形の費用など、プロジェクトに関連する費用を最初に決定する必要があります。 また、プロジェクトからどのようなメリットが得られるかを把握する必要があります。

ビジネス要件ドキュメントを作成するための 3 つの重要なヒント

前述のように、ビジネス要件ドキュメントの作成を開始する最善の方法は、利害関係者やチームと会って、彼らの期待を明確に把握することです。 しかし、それは始まりに過ぎません。 BRD を作成するためのベスト プラクティスは他にもたくさんあります。 ここにいくつかあります。

1. 徹底的な要件収集から始める

要件収集は、プロジェクトに必要なすべての要件を特定するプロセスです。 つまり、プロジェクトの開始から終了までのすべてを意味します。 プロジェクトの長さ、誰が関与するか、どのようなリスクが考えられるかを検討する必要があります。

2. ビジネス要件と機能要件を区別する

ビジネス要件とは、プロジェクトの目標など、実行する必要があることと、それが組織にとって重要である理由であることを忘れないでください。 機能要件は、プロジェクトの目標を達成するために、システムであれ人であれ、プロセスがどのように機能する必要があるかです。

3. 利害関係者マトリックスを使用する

ビジネス要件ドキュメントの重要な側面は、利害関係者を特定することです。 実際、これはプロセスの早い段階で行う必要があり、利害関係者マトリックスはそれらの利害関係者を分析するのに役立ちます。 利害関係者の権限や影響力、およびプロジェクトへの関心のレベルに関して、利害関係者のニーズと期待を理解するのに役立ちます。

ProjectManager は、ビジネス要件の追跡を支援します

ビジネス要件のドキュメントを作成したら、実際の作業が始まります。 プロジェクトの計画と測定に役立つ多くのプロジェクト管理ソフトウェア ツールがあります。 ProjectManager は、ビジネス要件が満たされていることを確認するためにリアルタイム追跡を追加するという点でユニークです。

リアルタイム ダッシュボードでプロジェクトを監視

インタラクティブなガント チャートで計画を立てたら、最後にベースラインを設定します。 多くの機能でプロジェクトの差異を追跡できるようになりました。 利害関係者のビジネス要件を満たすには、プロジェクトを予定どおりに予算内に収めることが重要です。 プロジェクトの概要を表示するには、6 つのプロジェクト メトリックを表示できるダッシュボードに切り替えるだけです。 タスクのコストとワークロードと正常性に関するライブ データを、すべて読みやすいグラフとチャートで取得します。 ダッシュボードを提供する他のツールとは異なり、当社のツールのセットアップに時間を費やす必要はありません。 プラグアンドプレイです。

関係者と進捗レポートを共有する

進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで表示できることは、利害関係者とプロジェクト マネージャーにとって重要です。 キーストロークで生成できるカスタマイズ可能なレポートがあります。 利害関係者はすべての詳細を必要とするわけではないため、フィルターを使用すると、表示する必要があるデータのみに簡単に焦点を合わせることができます。 次に、レポートを PDF として簡単に共有したり、印刷したりして、利害関係者が希望する配信方法を選択できます。 ステータスとポートフォリオのステータス、時間、コスト、タイムシートなどに関するレポートがあります。 これは、プロジェクト マネージャーがデータを掘り下げ、関係者を最新の状態に保つための優れた方法です。

もちろん、追跡は、当社のソフトウェアを使用してプロジェクトを配信する際に見られる多くの機能の 1 つにすぎません。 ワークロードとリアルタイムのリスク管理のバランスを取るためのタスクおよびリソース管理ツールも提供しています。 チームが利害関係者によって設定されたビジネス要件を達成するのを妨げる可能性のある潜在的なリスクを追跡します。

ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、スケジュール、追跡するのに役立つ受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のツールを使用して、BRD のすべてのビジネス要件を満たしていることを確認してください。 当社の共同プラットフォームにより、チームと簡単につながり、より生産的に作業できるようになり、利害関係者はチームを最新の状態に保つことができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。