Jak napisać dokument wymagań biznesowych (BRD)

Zarządzając projektem, łatwo zgubić się w chwastach. Menadżer projektu ma obsesję na punkcie codziennych czynności, ale musi też widzieć całościowy obraz. Dlatego tak ważny jest dokument wymagań biznesowych.

Aby to udowodnić, zdefiniujmy, czym jest dokument wymagań biznesowych (BRD) i jakie są jego składniki. Ponadto podamy wskazówki, jak napisać lepszy, zanim pokażemy, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może uczynić ten proces jeszcze bardziej wydajnym.

Co to jest dokument wymagań biznesowych?

Dokument wymagań biznesowych zawiera przegląd tego, co robi firma i dlaczego potrzebuje, aby projekt został zrealizowany. Nakreśla rozwiązania biznesowe dla wymagań projektowych, które są niezbędne, aby projekt dostarczał wartość i staje się podstawą cyklu życia projektu.

Dokument wymagań biznesowych podkreśla, jaki powinien być końcowy rezultat projektu. Po wprowadzeniu żądania zmiany do projektu dokument wymagań biznesowych musi zostać zaktualizowany, aby odzwierciedlić tę zmianę.

Głównym celem BRD jest pokazanie, jak system będzie wyglądał z perspektywy biznesowej. Obejmuje zarówno rozwiązanie biznesowe, jak i rozwiązanie techniczne projektu. Dokument wymagań biznesowych pomaga odpowiedzieć na pytanie, co jest potrzebne firmie. Odpowiada również, w jaki sposób projekt będzie realizowany i zawiera listę priorytetów funkcji i wymagań biznesowych, które musi zapewnić dostarczane oprogramowanie, produkt lub usługa.

Pomyśl o dokumencie wymagań biznesowych jako o zdefiniowanych krokach, które powinieneś wykonać, aby osiągnąć wynik, który służy zarówno klientom, jak i interesariuszom dostarczonego produktu, systemu lub usługi. Zespół projektowy jest zaangażowany w ten proces, aby pomóc określić, w jaki sposób wdrożyć dostawę projektu i spełnić potrzeby biznesowe. Interesariusze są również zaangażowani i muszą uzgodnić plan przed jego wdrożeniem.

Aby to osiągnąć, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które może organizować zadania i łączyć cały zespół projektowy. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym w wielu widokach projektu, dzięki czemu każdy może pracować tak, jak chce. Nasz interaktywny wykres Gantta można udostępniać zespołom i interesariuszom w miarę organizowania zadań na osi czasu. Możesz łączyć zadania zależne, dodawać kamienie milowe i filtrować według ścieżki krytycznej. Następnie ustaw linię bazową i śledź dokument wymagań biznesowych w czasie rzeczywistym przez cały cykl życia projektu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Wymagania biznesowe a wymagania funkcjonalne

Często myli się wymagania biznesowe z wymaganiami funkcjonalnymi. Oba są wymaganiami, ale służą różnym celom. Aby dokonać przeglądu, wymagania biznesowe wyjaśniają końcowe wyniki celu biznesowego w projekcie i dlaczego organizacja powinna zainicjować ten projekt.

W wymaganiu biznesowym nie chodzi o oferowanie lub proponowanie rozwiązania, a jedynie o zdefiniowanie danego zadania. Obejmuje to określenie celów krótko- i długoterminowych, wizji firmy oraz zakresu problemu biznesowego.

Z drugiej strony wymaganie funkcjonalne dotyczy tego, jak system musi działać, aby osiągnąć swój cel biznesowy. Proponuje subiektywne rozwiązania oparte na mocnych stronach i ograniczeniach organizacji, a także koncentrację techniczną. Wymaganie funkcjonalne jest również przedstawione wraz z przypadkiem użycia.

Nie zawsze łatwo jest odróżnić wymaganie biznesowe od wymagania funkcjonalnego. Działania projektowe mogą być zarówno wymaganiem biznesowym, jak i funkcjonalnym, a nawet nie.

Powiązane: Bezpłatny szablon zbierania wymagań dla programu Word

Co powinno być zawarte w BRD?

Dlaczego warto stworzyć dokument wymagań biznesowych? Zmniejsza ryzyko niepowodzenia projektu z powodu niezgodności z wymaganiami biznesowymi i łączy cele biznesowe organizacji z projektem. Łączy interesariuszy i zespół oraz oszczędza koszty wynikające z wniosków o zmianę, szkoleń itp.

Będziesz chciał utworzyć dokument wymagań biznesowych, a nawet jeśli jest to skomplikowany proces, można go podzielić na siedem kluczowych kroków. Są następujące.

1. Podsumowanie wykonawcze

Aby rozpocząć, musisz utworzyć streszczenie, które zawiera przegląd organizacji i wyzwań stojących przed firmą. Wyjaśnisz problemy i wyjaśnisz, co organizacja stara się osiągnąć, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Ta sekcja powinna być krótka, jak prezentacja windy, podsumowująca resztę dokumentu wymagań biznesowych.

2. Cele projektu

Po podsumowaniu problemu, który planujesz rozwiązać w projekcie, będziesz chciał jasno określić cel projektu. Pomaga to zdefiniować fazy projektu, tworzy sposób na identyfikację rozwiązań dla wymagań firmy i klienta, uzyskuje konsensus od interesariuszy i zespołu projektowego oraz opisuje, w jaki sposób osiągnąłeś cele.

3. Zakres projektu

Zakres projektu powinien szczegółowo określać, co jest objęte projektem i co spowoduje, że wykracza poza zakres. Tworzy to wyraźną granicę dla projektu i umożliwia zainteresowanym stronom i zespołom uzgodnienie celów biznesowych i wyników na wysokim poziomie. Zwróć uwagę, jakie problemy są rozwiązywane, granice realizacji projektu i oczekiwany zwrot z inwestycji (ROI).

4. Wymagania biznesowe

Tutaj będziesz chciał wymienić wymagania biznesowe lub krytyczne działania, które należy wykonać, aby spełnić cele organizacji. Te wymagania biznesowe powinny spełniać zarówno potrzeby interesariuszy, jak i klientów. Może to obejmować proces, który musi zostać ukończony, część danych potrzebnych do tego procesu lub regułę biznesową, która rządzi tym procesem i danymi.

5. Kluczowi interesariusze

Teraz będziesz chciał zidentyfikować i wymienić kluczowych interesariuszy w projekcie. Gdy już masz tę listę, przypisz każdemu z nich role i obowiązki. Mogą to być osoby spoza Twojego działu, więc powinieneś określić ich rolę w powodzeniu projektu. Te informacje muszą być rozpowszechniane, aby wszyscy wiedzieli, czego się od nich oczekuje w projekcie. Możesz nawet użyć tej sekcji, aby przydzielić zadania.

6. Ograniczenia Projektu

W tym momencie będziesz chciał zbadać ograniczenia projektu. Zdefiniuj ograniczenia projektu i podziel się nimi z zespołem projektowym, aby znali wszelkie przeszkody wcześniej niż później. Aby umożliwić im pokonanie tych przeszkód, będziesz chciał zapewnić wszelkie niezbędne szkolenia lub przydzielić zasoby, aby pomóc projektowi utrzymać się na dobrej drodze.

7. Analiza kosztów i korzyści

Będziesz także chciał przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, aby ustalić, czy koszty związane z projektem są warte korzyści, które otrzymasz. Wymaga to uprzedniego określenia powiązanych kosztów projektu, takich jak początkowe koszty rozwoju, nieoczekiwane koszty, przyszłe koszty operacyjne oraz koszty materialne i niematerialne. Musisz także dowiedzieć się, jakie korzyści płyną z projektu.

3 kluczowe wskazówki dotyczące pisania dokumentu wymagań biznesowych

Jak już wspomniano, najlepszym sposobem na rozpoczęcie pisania dokumentu wymagań biznesowych jest spotkanie się z interesariuszami i zespołem w celu uzyskania jasnego obrazu ich oczekiwań. Ale to dopiero początek. Istnieje wiele innych najlepszych praktyk dotyczących pisania BRD. Tu jest kilka.

1. Zacznij od zebrania dokładnych wymagań

Zbieranie wymagań to proces identyfikacji wszystkich wymagań niezbędnych dla projektu. Oznacza to wszystko od początku do końca projektu. Będziesz chciał omówić długość projektu, kto będzie zaangażowany i jakie ryzyko jest możliwe.

2. Rozróżnij wymagania biznesowe od wymagań funkcjonalnych

Pamiętaj, że wymagania biznesowe są tym, co należy zrobić, takie jak cele projektu i dlaczego jest to ważne dla organizacji. Wymagania funkcjonalne określają, w jaki sposób procesy, czy to system, czy osoba, muszą działać, aby osiągnąć cele projektu.

3. Użyj macierzy interesariuszy

Ważnym aspektem każdego dokumentu wymagań biznesowych jest identyfikacja interesariuszy. W rzeczywistości należy to zrobić na wczesnym etapie procesu, a macierz interesariuszy może pomóc w ich analizie. Pomaga zrozumieć potrzeby i oczekiwania interesariuszy pod względem ich siły lub wpływu oraz poziomu zainteresowania projektem.

ProjectManager pomaga śledzić wymagania biznesowe

Gdy masz już dokument wymagań biznesowych, zaczyna się prawdziwa praca. Istnieje wiele narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami, które mogą pomóc w planowaniu i mierzeniu projektu. ProjectManager jest wyjątkowy, ponieważ dodaje śledzenie w czasie rzeczywistym, aby upewnić się, że Twoje wymagania biznesowe są spełnione.

Monitoruj projekt za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Kiedy tworzysz swój plan na naszych interaktywnych wykresach Gantta, ostatnią rzeczą jest ustalenie punktu odniesienia. Teraz możesz śledzić różnice w projekcie w wielu naszych funkcjach. Utrzymanie projektów na czas i w ramach budżetu ma kluczowe znaczenie dla spełnienia wymagań biznesowych Twoich interesariuszy. Aby uzyskać ogólny widok projektu, po prostu przejdź do pulpitu nawigacyjnego, w którym możesz wyświetlić sześć metryk projektu. Uzyskaj aktualne dane dotyczące kosztów zadań i obciążenia pracą, a wszystko to w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. W przeciwieństwie do innych narzędzi oferujących pulpity nawigacyjne, nie musisz tracić czasu na konfigurowanie naszych. To plug-and-play.

Udostępniaj raporty z postępów interesariuszom

Możliwość przeglądania postępów i wyników w czasie rzeczywistym jest ważna dla interesariuszy i kierowników projektów. Mamy konfigurowalne raporty, które można wygenerować za pomocą naciśnięcia klawisza. Ponieważ interesariusze nie potrzebują wszystkich szczegółów, filtry ułatwiają skupienie się tylko na danych, które muszą zobaczyć. Następnie z łatwością udostępnij raport w formacie PDF lub wydrukuj go, w zależności od metody dostarczania preferowanej przez interesariuszy. Mamy raporty dotyczące statusu i statusu portfela, czasu, kosztów, grafików i nie tylko. To świetny sposób dla kierowników projektów, aby zagłębić się w dane i informować interesariuszy na bieżąco.

Oczywiście śledzenie to tylko jedna z wielu funkcji, które można znaleźć podczas korzystania z naszego oprogramowania do realizacji projektu. Oferujemy narzędzia do zarządzania zadaniami i zasobami, aby zrównoważyć obciążenie pracą i zarządzanie ryzykiem w czasie rzeczywistym. Śledź potencjalne zagrożenia, które mogą uniemożliwić zespołowi osiągnięcie wymagań biznesowych ustalonych przez interesariuszy.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, planować i śledzić projekt w czasie rzeczywistym. Skorzystaj z naszego narzędzia, aby upewnić się, że spełniasz wszystkie wymagania biznesowe Twojego BRD. Nasza platforma współpracy ułatwia łączenie się z zespołami, aby pomóc im wydajniej pracować, a interesariuszami, aby byli na bieżąco. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.