Cara Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis (BRD)

Sangat mudah tersesat di tengah rumput liar saat Anda mengelola sebuah proyek. Ada operasi sehari-hari yang terobsesi oleh manajer proyek, tetapi mereka juga perlu melihat gambaran besarnya. Itulah mengapa dokumen persyaratan bisnis sangat penting.

Untuk membuktikan hal ini, mari kita definisikan apa itu dokumen persyaratan bisnis (BRD) dan apa saja komponennya. Plus, kami akan memberi Anda tip tentang cara menulis yang lebih baik sebelum menunjukkan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membuat proses menjadi lebih efisien.

Apa itu Dokumen Persyaratan Bisnis?

Dokumen persyaratan bisnis menawarkan ikhtisar tentang apa yang dilakukan bisnis dan mengapa perlu penyerahan proyek untuk dilakukan. Ini menguraikan solusi bisnis untuk persyaratan proyek yang diperlukan untuk proyek untuk memberikan nilai dan menjadi dasar dari siklus hidup proyek.

Dokumen persyaratan bisnis menyoroti hasil akhir proyek yang seharusnya. Ketika permintaan perubahan diperkenalkan ke proyek, dokumen persyaratan bisnis harus direvisi untuk mencerminkan perubahan ini.

Tujuan utama dari BRD adalah untuk menunjukkan seperti apa sistem itu dari perspektif bisnis. Ini mencakup solusi bisnis dan solusi teknis untuk proyek tersebut. Dokumen persyaratan bisnis membantu menjawab pertanyaan tentang apa yang dibutuhkan untuk bisnis. Ini juga menjawab bagaimana proyek akan dikirimkan dan berisi daftar prioritas fitur dan persyaratan bisnis yang harus disediakan oleh perangkat lunak, produk, atau layanan yang dikirimkan.

Pikirkan dokumen persyaratan bisnis sebagai langkah-langkah yang ditentukan yang harus Anda ikuti untuk mencapai hasil yang melayani pelanggan dan pemangku kepentingan untuk produk, sistem, atau layanan yang dikirimkan. Tim proyek terlibat dalam proses ini untuk membantu menentukan bagaimana menerapkan pengiriman proyek dan memenuhi apa yang dibutuhkan bisnis. Pemangku kepentingan juga terlibat dan harus menyepakati rencana tersebut sebelum diimplementasikan.

Untuk mencapai ini, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat mengatur tugas dan menghubungkan seluruh tim proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberikan data real-time di beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. Bagan Gantt interaktif kami dapat dibagikan dengan tim dan pemangku kepentingan karena tugas diatur dalam garis waktu. Anda dapat menautkan tugas yang bergantung, menambahkan pencapaian, dan memfilter untuk jalur kritis. Kemudian, tetapkan baseline dan lacak dokumen persyaratan bisnis Anda secara real time selama siklus hidup proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Persyaratan Bisnis vs. Persyaratan Fungsional

Adalah umum untuk mengacaukan persyaratan bisnis dengan persyaratan fungsional. Keduanya persyaratan, tetapi mereka melayani tujuan yang berbeda. Untuk meninjau, persyaratan bisnis menjelaskan hasil akhir dari tujuan bisnis dalam proyek dan mengapa organisasi harus memulai proyek itu.

Persyaratan bisnis bukan tentang menawarkan atau mengusulkan solusi, hanya mendefinisikan tugas yang ada. Ini termasuk mendefinisikan tujuan jangka pendek dan jangka panjang, visi perusahaan dan ruang lingkup masalah bisnis.

Di sisi lain, persyaratan fungsional adalah tentang bagaimana sistem perlu beroperasi untuk mencapai tujuan bisnisnya. Ini mengusulkan solusi subjektif berdasarkan kekuatan dan keterbatasan organisasi serta fokus secara teknis. Persyaratan fungsional juga disajikan dengan use case.

Tidak selalu mudah untuk membedakan antara kebutuhan bisnis dan kebutuhan fungsional. Kegiatan proyek dapat menjadi kebutuhan bisnis dan kebutuhan fungsional atau bahkan tidak keduanya.

Terkait: Template Pengumpulan Persyaratan Gratis untuk Word

Apa yang Harus Disertakan dalam BRD?

Mengapa Anda harus membuat dokumen persyaratan bisnis? Ini mengurangi kemungkinan proyek Anda akan gagal karena ketidakselarasan dengan persyaratan bisnis dan menghubungkan tujuan bisnis organisasi dengan proyek. Ini menyatukan pemangku kepentingan dan tim dan menghemat biaya yang timbul karena permintaan perubahan, pelatihan, dll.

Anda akan ingin membuat dokumen persyaratan bisnis, dan meskipun ini merupakan proses yang terlibat, itu dapat dipecah menjadi tujuh langkah utama. Mereka adalah sebagai berikut.

1. Ringkasan Eksekutif

Untuk memulai, Anda harus membuat ringkasan eksekutif yang memberikan gambaran umum tentang organisasi dan tantangan yang dihadapi bisnis. Anda akan menjelaskan masalah dan apa yang ingin dicapai organisasi untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Bagian ini harus pendek, seperti elevator pitch, meringkas sisa dokumen persyaratan bisnis.

2. Tujuan Proyek

Setelah meringkas masalah yang Anda rencanakan untuk ditangani dalam proyek, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas tujuan proyek. Ini membantu menentukan fase proyek, menciptakan cara untuk mengidentifikasi solusi untuk kebutuhan bisnis dan pelanggan, memperoleh konsensus dari pemangku kepentingan dan tim proyek dan menjelaskan bagaimana Anda mencapai tujuan.

3. Lingkup Proyek

Lingkup proyek harus mendefinisikan secara rinci apa yang tercakup dalam proyek dan apa yang akan membuatnya kehabisan ruang lingkup. Ini menciptakan batas yang jelas untuk proyek dan memungkinkan pemangku kepentingan dan tim untuk menyetujui tujuan bisnis dan hasil tingkat tinggi. Perhatikan masalah apa yang sedang ditangani, batasan untuk mengimplementasikan proyek dan pengembalian investasi (ROI) yang diharapkan.

4. Persyaratan Bisnis

Di sini Anda ingin membuat daftar persyaratan bisnis atau aktivitas penting yang harus diselesaikan untuk memenuhi tujuan organisasi. Persyaratan bisnis ini harus memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan dan pelanggan. Ini dapat mencakup proses yang harus diselesaikan, sepotong data yang diperlukan untuk proses tersebut, atau aturan bisnis yang mengatur proses dan data tersebut.

5. Pemangku Kepentingan Utama

Sekarang Anda ingin mengidentifikasi dan membuat daftar pemangku kepentingan utama dalam proyek. Setelah Anda memiliki daftar itu, tetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing. Ini mungkin orang-orang di luar departemen Anda sehingga Anda harus menentukan peran mereka dalam keberhasilan proyek. Informasi ini perlu didistribusikan agar semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka dalam proyek. Anda bahkan dapat menggunakan bagian ini untuk menetapkan tugas.

6. Kendala Proyek

Pada titik ini, Anda akan ingin menjelajahi batasan proyek. Tentukan batasan proyek dan bagikan dengan tim proyek sehingga mereka mengetahui hambatan apa pun lebih awal daripada nanti. Agar mereka dapat mengatasi rintangan tersebut, Anda sebaiknya memberikan pelatihan yang diperlukan atau mengalokasikan sumber daya untuk membantu proyek tetap pada jalurnya.

7. Analisis Biaya-Manfaat

Anda juga ingin melakukan analisis biaya-manfaat untuk menentukan apakah biaya yang terkait dengan proyek tersebut sepadan dengan manfaat yang akan Anda dapatkan. Ini membutuhkan terlebih dahulu menentukan biaya terkait proyek, seperti biaya pengembangan di muka, biaya tak terduga, biaya operasi masa depan dan biaya berwujud dan tidak berwujud. Anda juga harus mencari tahu manfaat apa yang diperoleh dari proyek tersebut.

3 Tips Utama untuk Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis

Seperti disebutkan, cara terbaik untuk mulai menulis dokumen persyaratan bisnis adalah bertemu dengan pemangku kepentingan dan tim Anda untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang harapan mereka. Tapi itu hanya permulaan. Ada banyak praktik terbaik lainnya untuk menulis BRD. Berikut adalah beberapa.

1. Mulailah dengan Pengumpulan Persyaratan yang Menyeluruh

Pengumpulan persyaratan adalah proses mengidentifikasi semua persyaratan yang diperlukan untuk proyek. Itu berarti semuanya dari awal proyek hingga akhir proyek. Anda akan ingin membahas lamanya proyek, siapa yang akan terlibat dan risiko apa yang mungkin terjadi.

2. Bedakan Antara Persyaratan Bisnis dan Persyaratan Fungsional

Ingat, persyaratan bisnis adalah apa yang perlu dilakukan, seperti tujuan proyek, dan mengapa itu penting bagi organisasi. Persyaratan fungsional adalah bagaimana proses, baik itu sistem atau orang, perlu bekerja untuk mencapai tujuan proyek.

3. Gunakan Matriks Pemangku Kepentingan

Aspek penting dari dokumen persyaratan bisnis adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan. Sebenarnya, ini harus dilakukan di awal proses dan matriks pemangku kepentingan dapat membantu Anda menganalisis pemangku kepentingan tersebut. Ini membantu Anda memahami kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan Anda dalam hal kekuatan atau pengaruh mereka dan tingkat kepentingan dalam proyek Anda.

ProjectManager Membantu Anda Melacak Persyaratan Bisnis

Setelah Anda memiliki dokumen persyaratan bisnis Anda, pekerjaan sebenarnya dimulai. Ada banyak perangkat lunak manajemen proyek yang dapat membantu Anda merencanakan dan mengukur proyek Anda. ProjectManager unik karena menambahkan pelacakan waktu nyata untuk memastikan persyaratan bisnis Anda terpenuhi.

Pantau Proyek Dengan Dasbor Waktu Nyata

Saat Anda membuat rencana di bagan Gantt interaktif kami, hal terakhir adalah menetapkan garis dasar. Sekarang Anda dapat melacak varians proyek di banyak fitur kami. Menjaga proyek tepat waktu dan di bawah anggaran sangat penting untuk memenuhi persyaratan bisnis pemangku kepentingan Anda. Untuk mendapatkan tampilan proyek tingkat tinggi, cukup alihkan ke dasbor tempat Anda dapat melihat enam metrik proyek. Dapatkan data langsung tentang biaya tugas, dan beban kerja hingga kesehatan, semuanya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti alat lain yang menawarkan dasbor, Anda tidak perlu membuang waktu untuk menyiapkan dasbor kami. Ini plug-and-play.

Bagikan Laporan Kemajuan Dengan Pemangku Kepentingan

Mampu melihat kemajuan dan kinerja Anda secara real time adalah penting bagi pemangku kepentingan dan manajer proyek. Kami memiliki laporan yang dapat disesuaikan yang dapat dibuat dengan penekanan tombol. Karena pemangku kepentingan tidak memerlukan semua detail, filter memudahkan untuk fokus hanya pada data yang perlu mereka lihat. Kemudian, bagikan laporan dengan mudah sebagai PDF atau cetak, metode pengiriman mana pun yang disukai pemangku kepentingan Anda. Kami memiliki laporan tentang status dan status portofolio, waktu, biaya, lembar waktu, dan lainnya. Ini adalah cara yang bagus bagi manajer proyek untuk menggali data dan terus memperbarui pemangku kepentingan.

Tentu saja, pelacakan hanyalah salah satu dari banyak fitur yang akan Anda temukan saat menggunakan perangkat lunak kami untuk mengirimkan proyek Anda. Kami menawarkan alat manajemen tugas dan sumber daya untuk menyeimbangkan beban kerja Anda dan juga manajemen risiko waktu nyata. Pantau potensi risiko yang mungkin menghalangi tim Anda mencapai persyaratan bisnis yang ditetapkan oleh pemangku kepentingan.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek Anda secara real time. Gunakan alat kami untuk memastikan Anda memenuhi semua persyaratan bisnis di BRD Anda. Platform kolaboratif kami memudahkan untuk terhubung dengan tim untuk membantu mereka bekerja lebih produktif dan pemangku kepentingan agar mereka tetap up-to-date. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.