كيفية كتابة مستند متطلبات العمل (BRD)

من السهل أن تضل الطريق بين الأعشاب الضارة عند إدارة مشروع ما. هناك عمليات يومية يستحوذ عليها مدير المشروع ، لكنهم يحتاجون أيضًا إلى رؤية الصورة الكبيرة. هذا هو سبب أهمية وثيقة متطلبات العمل.

لإثبات هذه النقطة ، دعنا نحدد وثيقة متطلبات العمل (BRD) وما هي مكوناتها. بالإضافة إلى ذلك ، سنقدم لك نصائح حول كيفية كتابة واحدة أفضل قبل توضيح كيف يمكن لبرامج إدارة المشروع أن تجعل العملية أكثر كفاءة.

ما هي وثيقة متطلبات العمل؟

تقدم وثيقة متطلبات العمل نظرة عامة على ما تفعله الشركة ولماذا تحتاج إلى تنفيذ المشروع القابل للتسليم. يحدد حلول الأعمال لمتطلبات المشروع الضرورية للمشروع لتقديم القيمة ويصبح أساس دورة حياة المشروع.

تسلط وثيقة متطلبات العمل الضوء على النتيجة النهائية للمشروع. عندما يتم تقديم طلب تغيير على المشروع ، يجب مراجعة وثيقة متطلبات العمل لتعكس هذا التغيير.

الغرض الرئيسي من BRD هو إظهار الشكل الذي سيبدو عليه النظام من منظور الأعمال. يتضمن كلاً من حل الأعمال والحل التقني للمشروع. يساعد مستند متطلبات العمل في الإجابة عن سؤال حول ما هو مطلوب للعمل. كما أنه يجيب على كيفية تسليم المشروع ويحتوي على قائمة ذات أولوية من الميزات ومتطلبات العمل التي يجب أن يوفرها البرنامج أو المنتج أو الخدمة المقدمة.

فكر في مستند متطلبات العمل على أنه الخطوات المحددة التي يجب عليك اتباعها للوصول إلى نتيجة تخدم كلاً من العملاء وأصحاب المصلحة للمنتج أو النظام أو الخدمة المقدمة. يشارك فريق المشروع في هذه العملية للمساعدة في تحديد كيفية تنفيذ تسليم المشروع وتلبية احتياجات العمل. يشارك أصحاب المصلحة أيضًا ويجب أن يتفقوا على الخطة قبل تنفيذها.

لتحقيق ذلك ، ستحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع يمكنه تنظيم المهام وتوصيل فريق المشروع بأكمله. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يوفر بيانات في الوقت الفعلي عبر طرق عرض متعددة للمشروع تتيح للجميع العمل بالطريقة التي يريدونها. يمكن مشاركة مخطط جانت التفاعلي الخاص بنا مع الفرق وأصحاب المصلحة حيث يتم تنظيم المهام وفقًا لجدول زمني. يمكنك ربط المهام التابعة وإضافة المعالم الرئيسية والتصفية للمسار الحرج. بعد ذلك ، قم بتعيين الأساس وتتبع مستند متطلبات العمل في الوقت الفعلي على مدار دورة حياة المشروع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

متطلبات العمل مقابل المتطلبات الوظيفية

من الشائع الخلط بين متطلبات العمل والمتطلبات الوظيفية. كلاهما متطلبان ، لكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة. للمراجعة ، تشرح متطلبات العمل النتائج النهائية لهدف العمل في المشروع ولماذا يجب على المنظمة أن تبدأ هذا المشروع.

لا تتعلق متطلبات العمل بتقديم أو اقتراح حل ، بل تتعلق فقط بتحديد المهمة المطروحة. وهذا يشمل تحديد الأهداف قصيرة وطويلة المدى ، ورؤية الشركة ونطاق مشكلة العمل.

من ناحية أخرى ، فإن المتطلب الوظيفي يدور حول كيفية حاجة النظام للعمل من أجل تحقيق هدف عمله. يقترح حلولًا ذاتية بناءً على نقاط القوة والقيود في المنظمة بالإضافة إلى التركيز الفني. يتم أيضًا تقديم المتطلبات الوظيفية مع حالة الاستخدام.

ليس من السهل دائمًا التمييز بين متطلبات العمل والمتطلبات الوظيفية. يمكن أن تكون أنشطة المشروع متطلبًا تجاريًا ومتطلبًا وظيفيًا أو لا يمكن أن تكون أيًا منهما.

ذات صلة: قالب تجميع المتطلبات المجانية لبرنامج Word

ما الذي يجب تضمينه في BRD؟

لماذا يجب عليك إنشاء وثيقة متطلبات العمل؟ إنه يقلل من فرص فشل مشروعك بسبب عدم التوافق مع متطلبات العمل ويربط أهداف أعمال المنظمة بالمشروع. إنه يجمع أصحاب المصلحة والفريق معًا ويوفر التكاليف التي تتراكم بسبب طلبات التغيير والتدريب وما إلى ذلك.

سترغب في إنشاء مستند متطلبات العمل ، وعلى الرغم من أنها عملية متضمنة ، يمكن تقسيمها إلى سبع خطوات رئيسية. هم على النحو التالي.

1. ملخص تنفيذي

للبدء ، ستحتاج إلى إنشاء ملخص تنفيذي يقدم نظرة عامة على المنظمة والتحديات التي تواجه العمل. سوف تشرح المشكلات وما تحاول المنظمة تحقيقه للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. يجب أن يكون هذا القسم قصيرًا ، مثل عرض تقديمي للمصعد ، ويلخص بقية مستند متطلبات العمل.

2. أهداف المشروع

بعد تلخيص المشكلة التي تخطط لمعالجتها في المشروع ، سترغب في تحديد هدف المشروع بوضوح. يساعد ذلك في تحديد مراحل المشروع ، وإنشاء طريقة لتحديد الحلول لمتطلبات العمل والعميل ، والحصول على إجماع من أصحاب المصلحة وفريق المشروع ، ويصف كيفية وصولك إلى الأهداف.

3. نطاق المشروع

يجب أن يحدد نطاق المشروع بالتفصيل ما هو مغطى في المشروع وما الذي يجعله خارج النطاق. هذا يخلق حدودًا واضحة للمشروع ويسمح لأصحاب المصلحة والفرق بالاتفاق على أهداف العمل والنتائج عالية المستوى. لاحظ المشكلات التي تتم معالجتها ، وحدود تنفيذ المشروع والعائد المتوقع على الاستثمار (ROI).

4. متطلبات العمل

سترغب هنا في سرد ​​متطلبات العمل أو الأنشطة الهامة التي يجب إكمالها لتحقيق أهداف المنظمة. يجب أن تلبي متطلبات العمل هذه احتياجات كل من أصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يتضمن ذلك عملية يجب إكمالها ، أو جزء من البيانات المطلوبة للعملية أو قاعدة عمل تحكم هذه العملية والبيانات.

5. أصحاب المصلحة الرئيسيون

الآن سترغب في تحديد وإدراج أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. بمجرد الحصول على هذه القائمة ، قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات لكل منها. قد يكون هؤلاء أشخاصًا خارج قسمك ، لذا يجب عليك تحديد دورهم في نجاح المشروع. يجب توزيع هذه المعلومات حتى يعرف الجميع ما هو متوقع منهم في المشروع. يمكنك حتى استخدام هذا القسم لتعيين المهام.

6. قيود المشروع

في هذه المرحلة ، سترغب في استكشاف قيود المشروع. تحديد حدود المشروع ومشاركتها مع فريق المشروع حتى يعرفوا أي عقبات قبل ذلك. لكي يتمكنوا من تجاوز هذه العقبات ، ستحتاج إلى توفير أي تدريب ضروري أو تخصيص الموارد لمساعدة المشروع على البقاء على المسار الصحيح.

7. تحليل التكلفة والفوائد

ستحتاج أيضًا إلى إجراء تحليل التكلفة والعائد لتحديد ما إذا كانت التكاليف المرتبطة بالمشروع تستحق الفوائد التي ستحصل عليها. يتطلب هذا أولاً تحديد التكاليف المرتبطة بالمشروع ، مثل تكاليف التطوير الأولية والتكاليف غير المتوقعة وتكاليف التشغيل المستقبلية والتكاليف الملموسة وغير الملموسة. ستحتاج أيضًا إلى معرفة الفوائد المستمدة من المشروع.

3 نصائح أساسية لكتابة مستند متطلبات العمل

كما هو مذكور ، فإن أفضل طريقة لبدء كتابة مستند متطلبات العمل هي مقابلة أصحاب المصلحة والفريق للحصول على صورة واضحة لتوقعاتهم. لكن هذه فقط البداية. هناك العديد من أفضل الممارسات الأخرى لكتابة BRD. وهنا عدد قليل.

1. ابدأ بجمع المتطلبات الشاملة

جمع المتطلبات هو عملية تحديد جميع المتطلبات اللازمة للمشروع. هذا يعني كل شيء من بداية المشروع حتى نهاية المشروع. سترغب في تحديد طول المشروع ، ومن سيشارك وما هي المخاطر المحتملة.

2. التفريق بين متطلبات العمل والمتطلبات الوظيفية

تذكر أن متطلبات العمل هي ما يجب القيام به ، مثل أهداف المشروع ، وسبب أهمية ذلك بالنسبة للمؤسسة. المتطلبات الوظيفية هي كيف يجب أن تعمل العمليات ، سواء كانت نظامًا أو شخصًا ، من أجل تحقيق أهداف المشروع.

3. استخدم مصفوفة أصحاب المصلحة

أحد الجوانب المهمة لأي وثيقة متطلبات العمل هو تحديد أصحاب المصلحة. في الواقع ، يجب أن يتم ذلك في وقت مبكر من العملية ويمكن أن تساعدك مصفوفة أصحاب المصلحة في تحليل أصحاب المصلحة هؤلاء. يساعدك على فهم احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة من حيث سلطتهم أو تأثيرهم ومستوى الاهتمام بمشروعك.

يساعدك ProjectManager على تتبع متطلبات العمل

بمجرد حصولك على مستند متطلبات العمل ، يبدأ العمل الحقيقي. هناك العديد من أدوات برامج إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك في تخطيط مشروعك وقياسه. يعتبر ProjectManager فريدًا من حيث أنه يضيف تتبعًا في الوقت الفعلي للتأكد من تلبية متطلبات عملك.

مراقبة المشروع باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

عندما تضع خطتك على مخططات جانت التفاعلية ، فإن آخر شيء هو تعيين خط الأساس. يمكنك الآن تتبع تباين المشروع عبر العديد من ميزاتنا. يعد الحفاظ على المشروعات في الوقت المحدد وفي أقل من الميزانية أمرًا بالغ الأهمية لتلبية متطلبات العمل لأصحاب المصلحة. للحصول على عرض عالي المستوى للمشروع ، ما عليك سوى التبديل إلى لوحة القيادة حيث يمكنك عرض ستة مقاييس للمشروع. احصل على بيانات مباشرة حول تكاليف المهام وعبء العمل على الصحة ، كل ذلك في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. على عكس الأدوات الأخرى التي تقدم لوحات المعلومات ، فلن تضطر إلى إضاعة الوقت في إعدادها. إنها ميزة التوصيل والتشغيل.

مشاركة تقارير التقدم مع أصحاب المصلحة

تعد القدرة على عرض تقدمك وأدائك في الوقت الفعلي أمرًا مهمًا لأصحاب المصلحة ومديري المشاريع. لدينا تقارير قابلة للتخصيص يمكن إنشاؤها بضغطة مفتاح. نظرًا لأن أصحاب المصلحة لا يحتاجون إلى جميع التفاصيل ، فإن عوامل التصفية تجعل من السهل التركيز على البيانات التي يحتاجون إلى رؤيتها فقط. بعد ذلك ، شارك التقرير بسهولة كملف PDF أو اطبعه ، أيًا كانت طريقة التسليم التي يفضلها أصحاب المصلحة. لدينا تقارير عن الحالة وحالة المحفظة والوقت والتكلفة والجداول الزمنية والمزيد. إنها طريقة رائعة لمديري المشاريع للبحث في البيانات وإبقاء أصحاب المصلحة محدثين.

بالطبع ، التتبع هو واحد فقط من العديد من الميزات التي ستجدها عند استخدام برنامجنا لتسليم مشروعك. نحن نقدم أدوات إدارة المهام والموارد لموازنة عبء العمل وإدارة المخاطر في الوقت الفعلي أيضًا. تتبع المخاطر المحتملة التي قد تمنع فريقك من تحقيق متطلبات العمل التي حددها أصحاب المصلحة.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط مشروعك وجدولته وتتبعه في الوقت الفعلي. استخدم أداتنا للتأكد من أنك تلبي جميع متطلبات العمل في BRD الخاص بك. تعمل منصتنا التعاونية على تسهيل الاتصال بالفرق لمساعدتهم على العمل بشكل أكثر إنتاجية وأصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.