Cómo escribir un documento de requisitos comerciales (BRD)

Es fácil perderse en la maleza cuando se está gestionando un proyecto. Hay operaciones del día a día con las que el director del proyecto está obsesionado, pero también necesitan ver el panorama general. Es por eso que un documento de requisitos comerciales es tan importante.

Para probar este punto, definamos qué es un documento de requisitos comerciales (BRD) y cuáles son sus componentes. Además, le daremos consejos sobre cómo escribir uno mejor antes de mostrarle cómo el software de gestión de proyectos puede hacer que el proceso sea aún más eficiente.

¿Qué es un documento de requisitos comerciales?

Un documento de requisitos comerciales ofrece una descripción general de lo que hace una empresa y por qué necesita que se lleve a cabo el entregable del proyecto. Describe las soluciones comerciales para los requisitos del proyecto que son necesarias para que el proyecto entregue valor y se convierta en la base del ciclo de vida del proyecto.

El documento de requisitos comerciales destaca cuál debe ser el resultado final del proyecto. Cuando se introduce una solicitud de cambio en el proyecto, el documento de requisitos comerciales debe revisarse para reflejar este cambio.

El objetivo principal de un BRD es mostrar cómo se verá el sistema desde una perspectiva empresarial. Incluye tanto la solución de negocio como la solución técnica al proyecto. El documento de requisitos comerciales ayuda a responder la pregunta de qué se necesita para el negocio. También responde cómo se entregará el proyecto y contiene una lista priorizada de características y requisitos comerciales que debe proporcionar el software, producto o servicio entregado.

Piense en el documento de requisitos comerciales como los pasos definidos que debe seguir para alcanzar un resultado que sirva tanto a los clientes como a las partes interesadas para el producto, sistema o servicio entregado. El equipo del proyecto está involucrado en este proceso para ayudar a determinar cómo implementar la entrega del proyecto y cumplir con las necesidades del negocio. Las partes interesadas también están involucradas y deben estar de acuerdo con el plan antes de implementarlo.

Para lograr esto, necesitará un software de gestión de proyectos que pueda organizar tareas y conectar a todo el equipo del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ofrece datos en tiempo real a través de múltiples vistas de proyectos que permiten que todos trabajen como quieran. Nuestro diagrama de Gantt interactivo se puede compartir con los equipos y las partes interesadas a medida que las tareas se organizan en una línea de tiempo. Puede vincular tareas dependientes, agregar hitos y filtrar por la ruta crítica. Luego, establezca una línea de base y realice un seguimiento de su documento de requisitos comerciales en tiempo real durante el ciclo de vida del proyecto. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Requisitos comerciales frente a requisitos funcionales

Es común confundir los requisitos comerciales con los requisitos funcionales. Ambos son requisitos, pero sirven para diferentes propósitos. Para repasar, los requisitos comerciales explican los resultados finales de un objetivo comercial en el proyecto y por qué la organización debe iniciar ese proyecto.

Un requisito comercial no se trata de ofrecer o proponer una solución, sino solo de definir la tarea en cuestión. Esto incluye definir los objetivos a corto y largo plazo, la visión de la empresa y el alcance del problema empresarial.

Por otro lado, el requisito funcional se trata de cómo debe operar un sistema para lograr su objetivo comercial. Propone soluciones subjetivas basadas en las fortalezas y limitaciones de la organización, además de estar técnicamente enfocada. Un requisito funcional también se presenta con un caso de uso.

No siempre es fácil diferenciar entre un requisito empresarial y un requisito funcional. Las actividades del proyecto pueden ser tanto un requisito comercial como un requisito funcional o incluso ninguno.

Relacionado: Plantilla gratuita de recopilación de requisitos para Word

¿Qué debe incluirse en un BRD?

¿Por qué debería crear un documento de requisitos comerciales? Reduce las posibilidades de que su proyecto fracase debido a una desalineación con los requisitos comerciales y conecta los objetivos comerciales de la organización con el proyecto. Reúne a las partes interesadas y al equipo y ahorra costos que se acumulan debido a solicitudes de cambio, capacitación, etc.

Querrá crear un documento de requisitos comerciales y, aunque es un proceso complicado, se puede dividir en siete pasos clave. Son los siguientes.

1. Resumen Ejecutivo

Para comenzar, deberá crear un resumen ejecutivo que brinde una descripción general de la organización y los desafíos que enfrenta el negocio. Explicará los problemas y lo que la organización está tratando de lograr para garantizar que todos estén en la misma página. Esta sección debe ser breve, como un discurso de ascensor, que resuma el resto del documento de requisitos comerciales.

2. Objetivos del proyecto

Después de resumir el problema que planea abordar en el proyecto, querrá definir claramente el objetivo del proyecto. Esto ayuda a definir las fases del proyecto, crea una forma de identificar soluciones para los requisitos del negocio y del cliente, obtiene el consenso de las partes interesadas y el equipo del proyecto y describe cómo llegó a los objetivos.

3. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto debe definir en detalle qué está cubierto en el proyecto y qué haría que se quedara fuera del alcance. Esto crea un límite claro para el proyecto y permite que las partes interesadas y los equipos acuerden los objetivos comerciales y los resultados de alto nivel. Tenga en cuenta qué problemas se están abordando, los límites para implementar el proyecto y el retorno de la inversión (ROI) esperado.

4. Requisitos comerciales

Aquí querrá enumerar los requisitos comerciales o las actividades críticas que deben completarse para cumplir con los objetivos de la organización. Estos requisitos comerciales deben satisfacer las necesidades de las partes interesadas y de los clientes. Esto puede incluir un proceso que debe completarse, un dato que se necesita para el proceso o una regla comercial que rige ese proceso y datos.

5. Partes interesadas clave

Ahora querrá identificar y enumerar las partes interesadas clave en el proyecto. Una vez que tenga esa lista, asigne roles y responsabilidades a cada uno. Estas pueden ser personas ajenas a su departamento, por lo que debe definir su papel en el éxito del proyecto. Esta información debe distribuirse para que todos sepan qué se espera de ellos en el proyecto. Incluso puede utilizar esta sección para asignar tareas.

6. Restricciones del proyecto

En este punto, querrá explorar las restricciones del proyecto. Defina las limitaciones del proyecto y compártalas con el equipo del proyecto para que conozcan cualquier obstáculo más temprano que tarde. Para que puedan superar esos obstáculos, querrá proporcionar la capacitación necesaria o asignar recursos para ayudar a que el proyecto se mantenga encaminado.

7. Análisis de costo-beneficio

También querrá hacer un análisis de costo-beneficio para determinar si los costos asociados con el proyecto valen los beneficios que obtendrá. Esto requiere primero determinar los costos asociados del proyecto, como los costos iniciales de desarrollo, los costos inesperados, los costos operativos futuros y los costos tangibles e intangibles. También deberá averiguar qué beneficios se derivan del proyecto.

3 consejos clave para escribir un documento de requisitos comerciales

Como se señaló, la mejor manera de comenzar a escribir un documento de requisitos comerciales es reunirse con las partes interesadas y el equipo para obtener una imagen clara de sus expectativas. Pero eso es solo el comienzo. Hay muchas otras mejores prácticas para escribir un BRD. Aquí hay algunos.

1. Comience con una recopilación exhaustiva de requisitos

La recopilación de requisitos es el proceso de identificar todos los requisitos necesarios para el proyecto. Eso significa todo, desde el inicio del proyecto hasta el final del proyecto. Querrá abordar la duración del proyecto, quién estará involucrado y qué riesgos son posibles.

2. Diferenciar entre requisitos comerciales y requisitos funcionales

Recuerde, los requisitos comerciales son lo que se debe hacer, como los objetivos del proyecto y por qué eso es importante para la organización. Los requisitos funcionales son cómo los procesos, ya sea un sistema o una persona, deben funcionar para lograr los objetivos del proyecto.

3. Utilice una matriz de partes interesadas

Un aspecto importante de cualquier documento de requisitos comerciales es la identificación de las partes interesadas. De hecho, esto debe hacerse al principio del proceso y una matriz de partes interesadas puede ayudarlo a analizar esas partes interesadas. Le ayuda a comprender las necesidades y expectativas de su parte interesada en términos de su poder o influencia y el nivel de interés en su proyecto.

ProjectManager lo ayuda a realizar un seguimiento de los requisitos comerciales

Una vez que tenga su documento de requisitos comerciales, comienza el verdadero trabajo. Existen muchas herramientas de software de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a planificar y medir su proyecto. ProjectManager es único en el sentido de que agrega seguimiento en tiempo real para asegurarse de que se cumplan los requisitos de su negocio.

Supervise el proyecto con paneles en tiempo real

Cuando elabora su plan en nuestros diagramas de Gantt interactivos, lo último es establecer la línea de base. Ahora puede realizar un seguimiento de la variación del proyecto en muchas de nuestras funciones. Mantener los proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto es fundamental para cumplir con los requisitos comerciales de las partes interesadas. Para obtener una vista de alto nivel del proyecto, simplemente cambie al tablero donde puede ver seis métricas del proyecto. Obtenga datos en vivo sobre los costos de las tareas y la carga de trabajo para la salud, todo en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia de otras herramientas que ofrecen paneles, no tiene que perder tiempo configurando la nuestra. Es conectar y usar.

Compartir informes de progreso con las partes interesadas

Poder ver su progreso y desempeño en tiempo real es importante para las partes interesadas y los gerentes de proyecto. Tenemos informes personalizables que se pueden generar con solo presionar una tecla. Como las partes interesadas no necesitan todos los detalles, los filtros facilitan centrarse solo en los datos que necesitan ver. Luego, comparta fácilmente el informe en formato PDF o imprímalo, cualquiera que sea el método de entrega que prefieran sus partes interesadas. Contamos con informes de estado y estado de cartera, tiempo, costo, hojas de tiempo y más. Es una excelente manera para que los gerentes de proyecto profundicen en los datos y mantengan actualizados a los interesados.

Por supuesto, el seguimiento es solo una de las muchas funciones que encontrará al usar nuestro software para entregar su proyecto. Ofrecemos herramientas de gestión de tareas y recursos para equilibrar su carga de trabajo y también la gestión de riesgos en tiempo real. Realice un seguimiento de los riesgos potenciales que podrían impedir que su equipo alcance los requisitos comerciales establecidos por las partes interesadas.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de su proyecto en tiempo real. Utilice nuestra herramienta para asegurarse de que cumple con todos los requisitos comerciales en su BRD. Nuestra plataforma colaborativa facilita la conexión con los equipos para ayudarlos a trabajar de manera más productiva y con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.