วิธีการเขียนเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD)

ง่ายที่จะหลงทางในวัชพืชเมื่อคุณจัดการโครงการ มีการดำเนินงานแบบวันต่อวันที่ผู้จัดการโครงการหมกมุ่นอยู่กับงาน แต่พวกเขายังต้องมองเห็นภาพรวม นั่นเป็นเหตุผลที่เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจมีความสำคัญมาก

เพื่อพิสูจน์ประเด็นนี้ ให้กำหนดว่าเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD) คืออะไรและส่วนประกอบคืออะไร นอกจากนี้ เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเขียนให้ดีขึ้นก่อนที่จะแสดงให้เห็นว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคืออะไร?

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจให้ภาพรวมของสิ่งที่ธุรกิจทำและเหตุใดจึงต้องมีการดำเนินการตามโครงการ เป็นโครงร่างโซลูชันทางธุรกิจสำหรับข้อกำหนดของโครงการที่จำเป็นสำหรับโครงการในการสร้างมูลค่าและกลายเป็นรากฐานของวงจรชีวิตของโครงการ

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจเน้นว่าผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการควรเป็นอย่างไร เมื่อมีการแนะนำคำขอเปลี่ยนแปลงในโครงการ เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจจะต้องได้รับการแก้ไขเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงนี้

วัตถุประสงค์หลักของ BRD คือการแสดงให้เห็นว่าระบบจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรจากมุมมองทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงโซลูชันทางธุรกิจและโซลูชันทางเทคนิคสำหรับโครงการ เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ นอกจากนี้ยังตอบวิธีการจัดส่งโครงการและประกอบด้วยรายการลำดับความสำคัญของคุณสมบัติและข้อกำหนดทางธุรกิจที่ซอฟต์แวร์จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการต้องจัดเตรียม

คิดว่าเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจเป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ให้บริการทั้งลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับผลิตภัณฑ์ ระบบ หรือบริการที่จัดส่ง ทีมงานโครงการมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้เพื่อช่วยกำหนดวิธีการดำเนินการส่งมอบโครงการและตอบสนองความต้องการของธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมและต้องตกลงในแผนก่อนที่จะดำเนินการ

ในการทำให้สำเร็จ คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถจัดระเบียบงานและเชื่อมต่อทีมงานโครงการทั้งหมดได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์จากมุมมองโครงการหลายแบบ ซึ่งช่วยให้ทุกคนทำงานตามที่พวกเขาต้องการ แผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบของเราสามารถแชร์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเนื่องจากงานต่างๆ ได้รับการจัดระเบียบบนไทม์ไลน์ คุณสามารถเชื่อมโยงงานที่ขึ้นต่อกัน เพิ่มเหตุการณ์สำคัญ และกรองเส้นทางวิกฤติได้ จากนั้นตั้งค่าพื้นฐานและติดตามเอกสารความต้องการทางธุรกิจของคุณแบบเรียลไทม์ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ข้อกำหนดทางธุรกิจกับข้อกำหนดด้านการทำงาน

เป็นเรื่องปกติที่จะสับสนระหว่างข้อกำหนดทางธุรกิจกับข้อกำหนดด้านการทำงาน ทั้งสองเป็นข้อกำหนด แต่มีจุดประสงค์ต่างกัน ในการตรวจสอบ ข้อกำหนดทางธุรกิจจะอธิบายผลลัพธ์สุดท้ายของเป้าหมายทางธุรกิจในโครงการ และสาเหตุที่องค์กรควรเริ่มโครงการนั้น

ความต้องการทางธุรกิจไม่ได้เกี่ยวกับการเสนอหรือเสนอโซลูชัน แต่กำหนดเฉพาะงานในมือเท่านั้น ซึ่งรวมถึงการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว วิสัยทัศน์ของบริษัท และขอบเขตของปัญหาทางธุรกิจ

ในทางกลับกัน ข้อกำหนดด้านการทำงานนั้นเกี่ยวกับวิธีที่ระบบต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ เสนอวิธีแก้ปัญหาตามอัตวิสัยตามจุดแข็งและข้อจำกัดขององค์กรตลอดจนการเน้นทางเทคนิค ข้อกำหนดด้านการทำงานยังถูกนำเสนอด้วยกรณีการใช้งาน

ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปที่จะแยกแยะความแตกต่างระหว่างความต้องการทางธุรกิจกับข้อกำหนดด้านการทำงาน กิจกรรมโครงการสามารถเป็นได้ทั้งความต้องการทางธุรกิจและความต้องการด้านหน้าที่ หรือแม้แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการรวบรวมความต้องการฟรีสำหรับ Word

สิ่งที่ควรรวมอยู่ใน BRD?

ทำไมคุณควรสร้างเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ? ช่วยลดโอกาสที่โครงการของคุณจะล้มเหลวเนื่องจากความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดทางธุรกิจและเชื่อมโยงเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กรกับโครงการ นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานมารวมกัน และประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากคำขอเปลี่ยนแปลง การฝึกอบรม ฯลฯ

คุณจะต้องสร้างเอกสารความต้องการทางธุรกิจ และแม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้อง แต่ก็สามารถแบ่งออกเป็นเจ็ดขั้นตอนหลัก มีดังต่อไปนี้

1. บทสรุปผู้บริหาร

ในการเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่ให้ภาพรวมขององค์กรและความท้าทายที่ธุรกิจต้องเผชิญ คุณจะอธิบายปัญหาและสิ่งที่องค์กรพยายามบรรลุเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ส่วนนี้ควรสั้น เช่น สำนวนการขาย การสรุปเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจที่เหลือ

2. วัตถุประสงค์โครงการ

หลังจากสรุปปัญหาที่คุณวางแผนจะแก้ไขในโครงการ คุณจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน ซึ่งจะช่วยกำหนดระยะของโครงการ สร้างวิธีการระบุโซลูชันสำหรับความต้องการของธุรกิจและลูกค้า รับฉันทามติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานโครงการ และอธิบายวิธีที่คุณบรรลุวัตถุประสงค์

3. ขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการควรกำหนดรายละเอียดว่าครอบคลุมอะไรบ้างในโครงการและสิ่งใดจะทำให้หมดขอบเขต สิ่งนี้สร้างขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับโครงการและช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมเห็นด้วยกับเป้าหมายทางธุรกิจและผลลัพธ์ในระดับสูง สังเกตปัญหาที่กำลังได้รับการแก้ไข ขอบเขตสำหรับการดำเนินโครงการ และผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่คาดหวัง

4. ข้อกำหนดทางธุรกิจ

ที่นี่ คุณจะต้องแสดงรายการข้อกำหนดทางธุรกิจหรือกิจกรรมสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ข้อกำหนดทางธุรกิจเหล่านี้ควรเป็นไปตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า ซึ่งอาจรวมถึงกระบวนการที่ต้องทำให้เสร็จ ชิ้นส่วนของข้อมูลที่จำเป็นสำหรับกระบวนการ หรือกฎทางธุรกิจที่ควบคุมกระบวนการและข้อมูลนั้น

5. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

ตอนนี้ คุณจะต้องระบุและระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในโครงการ เมื่อคุณมีรายชื่อนั้นแล้ว ให้มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบให้กับแต่ละคน คนเหล่านี้อาจเป็นคนนอกแผนกของคุณ ดังนั้นคุณควรกำหนดบทบาทของพวกเขาในความสำเร็จของโครงการ ข้อมูลนี้จำเป็นต้องเผยแพร่เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากโครงการ คุณสามารถใช้ส่วนนี้เพื่อมอบหมายงานได้

6. ข้อจำกัดของโครงการ

ณ จุดนี้ คุณจะต้องสำรวจข้อจำกัดของโครงการ กำหนดข้อจำกัดของโครงการและแบ่งปันกับทีมงานโครงการเพื่อให้ทราบถึงอุปสรรคต่างๆ ได้เร็วกว่าในภายหลัง เพื่อให้พวกเขาสามารถเคลียร์อุปสรรคเหล่านั้นได้ คุณจะต้องจัดเตรียมการฝึกอบรมที่จำเป็นหรือจัดสรรทรัพยากรเพื่อช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

7. การวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์

คุณจะต้องทำการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์เพื่อพิจารณาว่าต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นคุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่คุณจะได้รับหรือไม่ สิ่งนี้ต้องมีการกำหนดต้นทุนที่เกี่ยวข้องของโครงการก่อน เช่น ต้นทุนการพัฒนาล่วงหน้า ต้นทุนที่ไม่คาดคิด ต้นทุนการดำเนินงานในอนาคต และต้นทุนที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ คุณจะต้องค้นหาว่าผลประโยชน์ใดที่ได้รับจากโครงการนี้ด้วย

เคล็ดลับสำคัญ 3 ข้อในการเขียนเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ตามที่ระบุไว้ วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มเขียนเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคือการพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานของคุณเพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังของพวกเขา แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ อีกมากมายสำหรับการเขียน BRD นี่คือบางส่วน

1. เริ่มต้นด้วยการรวบรวมความต้องการอย่างละเอียด

การรวบรวมความต้องการเป็นกระบวนการในการระบุข้อกำหนดทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการ นั่นหมายถึงทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงสิ้นสุดโครงการ คุณจะต้องระบุความยาวของโครงการ ผู้ที่จะมีส่วนร่วมและความเสี่ยงที่เป็นไปได้

2. แยกความแตกต่างระหว่างข้อกำหนดทางธุรกิจและข้อกำหนดด้านการทำงาน

โปรดจำไว้ว่า ข้อกำหนดทางธุรกิจคือสิ่งที่ต้องทำ เช่น เป้าหมายของโครงการ และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับองค์กร ข้อกำหนดด้านการทำงานเป็นวิธีการที่กระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นระบบหรือบุคคล ต้องทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ

3. ใช้เมทริกซ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ลักษณะสำคัญของเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อันที่จริง ควรทำตั้งแต่เนิ่นๆ ของกระบวนการ และเมทริกซ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้นได้ ช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในแง่ของอำนาจหรืออิทธิพลของพวกเขาและระดับความสนใจในโครงการของคุณ

ProjectManager ช่วยให้คุณติดตามข้อกำหนดทางธุรกิจ

เมื่อคุณมีเอกสารความต้องการทางธุรกิจแล้ว งานจริงก็เริ่มต้นขึ้น มีเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากมายที่สามารถช่วยคุณวางแผนและวัดผลโครงการของคุณได้ ProjectManager มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวในการเพิ่มการติดตามแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณ

ตรวจสอบโครงการด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณวางแผนบนแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ สิ่งสุดท้ายคือการกำหนดพื้นฐาน ตอนนี้คุณสามารถติดตามผลต่างของโปรเจ็กต์จากคุณสมบัติมากมายของเรา การรักษาโครงการให้ตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ หากต้องการดูโครงการในระดับสูง เพียงสลับไปที่แดชบอร์ดซึ่งคุณสามารถดูเมตริกโครงการได้ 6 รายการ รับข้อมูลสดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสำหรับงาน และปริมาณงานเพื่อสุขภาพ ทั้งหมดในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ไม่เหมือนกับเครื่องมืออื่นๆ ที่มีแดชบอร์ด คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาตั้งค่าของเรา เป็นแบบพลักแอนด์เพลย์

แบ่งปันรายงานความก้าวหน้ากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ความสามารถในการดูความคืบหน้าและประสิทธิภาพของคุณแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการโครงการ เรามีรายงานที่ปรับแต่งได้ซึ่งสร้างขึ้นได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์ เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ต้องการรายละเอียดทั้งหมด ตัวกรองช่วยให้เน้นเฉพาะข้อมูลที่พวกเขาต้องการดูได้ง่าย จากนั้น แชร์รายงานเป็น PDF ได้ง่ายๆ หรือพิมพ์ออกมา ไม่ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะใช้วิธีการจัดส่งด้วยวิธีใดก็ตาม เรามีรายงานเกี่ยวกับสถานะและสถานะพอร์ตโฟลิโอ เวลา ค่าใช้จ่าย ใบบันทึกเวลา และอื่นๆ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการในการเจาะลึกข้อมูลและอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แน่นอน การติดตามเป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติมากมายที่คุณจะพบเมื่อใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบโครงการของคุณ เรามีเครื่องมือการจัดการงานและทรัพยากรเพื่อสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานและการจัดการความเสี่ยงแบบเรียลไทม์ด้วย ติดตามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้ทีมของคุณไม่บรรลุข้อกำหนดทางธุรกิจที่กำหนดโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามโครงการของคุณในแบบเรียลไทม์ ใช้เครื่องมือของเราเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจทั้งหมดใน BRD ของคุณ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราทำให้ง่ายต่อการเชื่อมต่อกับทีมเพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุด เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี