Proje Yöneticileri İçin 7 Rahatsız Edici Gerçek

Proje Yöneticileri en pozitif insanlar arasındadır. Yöntemlerimiz ve araçlarımızla, sınırsız iyimserliğimizle ve yapabileceğimiz tavrımızla donanmış, bazen her şeyi yapabilirmişiz gibi geliyor. Ancak gerçek şu ki, sınırlamalar var. Hepimiz bazı rahatsız edici gerçeklerle yüzleşmeliyiz.

Bu kişisel bir bakış açısıdır, bu yüzden sizinkilerden ziyade benim kendi güvensizliklerimi yansıtabilir. Ancak, Birleşik Krallık'ta konuştuğum dinleyicilerde olduğu gibi, birçoğunun sizde yankı uyandıracağından şüpheleniyorum.

1. Paydaşlar Projenizin Başarılı Olup Olmadığına Karar Verir…

Sanırım bu benim için büyük olanı. Projenizi ne kadar iyi yönetirseniz yönetin, sonuçta başarı size bağlı değildir. Aşağıdakileri yapıp yapmamaya karar verecek olan paydaşlarınız olacaktır:

• Oluşturduğunuz süreçleri benimseyin
• Oluşturduğunuz sistemleri kullanın
• Piyasaya sürdüğünüz ürünleri satın alın
• Teslim ettiğiniz varlıkları kullanın

Bu, tüm proje yönetimi süreçleri ve disiplinleri arasında paydaş katılımının çok önemli olduğu sonucuna varmamı sağladı.

Ünlü olarak, yazılım mühendisi ve yazar Tim Lister şunları söyledi: "Risk yönetimi, yetişkinlerin projeleri yönetme şeklidir." Yanıt olarak şunu eklemek isterim: Paydaş katılımı, sofistike yetişkinlerin projeleri nasıl yönettiğidir. Sonuçlarınızın kontrolünü paydaşlarınızdan geri almanın tek yolu, zamanınızı onlara yatırım yapmaktır. Bakış açılarını ve ihtiyaçlarını anlayın ve bunları karşılamak için çalışın.

Her Şey İletişim Hakkında

Bu nedenle, proje yönetiminin tamamen iletişimle ilgili olduğundan şüpheleniyorum. Bu, kendi içinde benim için rahatsız edici bir gerçekti. Bir noktaya kadar, beni iyi bir proje yöneticisi yapmak için iki şeyin yeterli olduğunu varsaydım:

1. Havalı, sakin, mantıklı ve mantıklı bir düşünürdüm. Büyük resmi görebiliyor ve aynı zamanda ayrıntıya inebiliyordum.
2. İddialı ve başarı odaklı bir profesyoneldim. Çok çalışmanın ve sabrın değerini biliyordum.

Bu ikisinin birlikte bir proje yöneticisi olarak başarılı olmak için yeterli olduğunu düşündüm. Ve onlar… bazı projeler için. Ancak bireyler için riskler büyüdükçe ve siyasi boyut daha önemli hale geldikçe, bunlar artık yeterli olmamaktadır.

Aslında, şimdi tartışabilirim, gerçek başarıya engel olabilirler. İhtiyacınız olan şey, çok çeşitli paydaşlarla iletişim kurma konusunda isteklilik ve beceridir. İşiniz yaklaşımınızda politik olmak değil, ama kesinlikle proje politikası oyununa girmelisiniz.

2. Hak Ettiğiniz Proje Ekibine Sahip Olacaksınız

Paydaş katılımı tamamen iletişim ile ilgilidir. Ama proje tesliminin de öyle olduğunu anladığımda rahatsızlığım arttı. Çünkü buradaki rahatsız edici gerçek, hak ettiğiniz takımı almanızdır. Bu, eğer iyi bir insansanız, evrenin sizi iyi bir ekiple ödüllendireceği anlamına gelmez. Ve eğer kötüysen, o zaman evren seni cezalandırır. Keşke bu doğru olsaydı!

Bunun anlamı şudur: Ekibinizi geliştirmek ve beslemek için yaptığınız yatırım, ekip çalışmasının kalitesini ve elde edeceğiniz bireysel bağlılığı belirleyecektir.

Tekrar İletişim

Peki, ekibinize nasıl yatırım yaparsınız? Bunu tahmin ettin - iletişim. Biraz isteksizce, proje yönetiminin yüzde 80 iletişim olduğu sonucuna ancak yakın zamanda karar verdim.

3. Her Şeyi Kontrol Edemezsiniz

Kendimde ve tanıdığım hemen hemen her proje yöneticisinde fark ettiğim bir şey şudur: Proje yöneticilerinin her şeyden önce istediği şey kontroldür.

Kontrol manyağı değiliz. Ama işimiz basit. Belirsiz, karmaşık, değişken ve bazen kafa karıştırıcı ortamlara kontrolü getirmektir. Ve birçok yöntemimizi ve araçlarımızı tam da bunu yapmamıza yardımcı olacak şekilde tasarladık.

İlgili: Proje Yöneticileri Projeleri Kontrol Etmek İçin ProjectManager'ı Nasıl Kullanıyor?

Geleneksel ve Çevik

Geleneksel, tahmine dayalı proje yönetiminde, süreçleri ve araçları şu amaçlarla tasarladık:

• Ne olacağını tahmin edin ve
• Çalışmalarımızı risklere ve beklenmedik durumlara uyum sağlayacak şekilde planlayın.

Ancak büyük ölçekli yazılım geliştirmenin daha az kesin olan yeni dünyasında, bu giderek daha zor görünüyordu. Böylece, düşük kesinlikli çabalara yeni çerçeveler yerleştirmek için çevik yöntemler doğdu.

Ve planlama ve tahminde kesinlik talep eden, ancak aynı zamanda bu yaklaşıma pek uygun olmayan karmaşık yazılımlara ihtiyaç duyan alanlarda, proje yöneticileri her bir yaklaşımın en alakalı yönlerini alan hibrit yaklaşımlar tasarladılar.

Evren Yanınızda Değil

Ancak buradaki rahatsız edici gerçek, evrenin taraf tutmamasıdır. Ve kesinlikle planına saygı duymayacak. Birçok proje yöneticisi için favori bir alıntı bir Prusyalı General'den gelir. Helmuth von Moltke, "Hiçbir plan düşmanla ilk temastan sağ çıkamaz" dedi.

Ancak, ebedi bir iyimser olarak, kendimi ABD Generali ve Başkanı Dwight D Eisenhower'dan bir alıntıya daha çok çekildiğimi görüyorum: “Planlar bir hiçtir; planlama her şeydir.”

İlgili: En İyi 10 Proje Yönetimi Alıntısı

Bundan anladığım şu ki, sonuçları kontrol edemiyoruz. Ancak beklenmedik durumlar için hazırlığımızı ve hazırlığımızı kontrol edebiliriz.

4. Tüm Paydaşlarınızı Her Zaman Memnun Edemezsiniz

Genellikle Abraham Lincoln'e atfedilen klasik alıntıyı başka sözcüklerle ifade ettim. Benim deneyimimi yansıtıyor. Herhangi bir karmaşık projede, birçok paydaşınız olacaktır. Ve her birinin meslektaşlarından farklı istekleri ve ihtiyaçları olacaktır. Başa çıkmanız gereken farklı gündemleriniz, güç temelleriniz ve tarzlarınız olacak.

Bu yüzden proje kapsamı belirlemenin her zaman proje yönetiminin en zor kısmı olduğunu düşünürüm. Bu, tüm farklı bakış açılarını uzlaştırmanız gereken yerdir.

Ancak rahatsız edici gerçek şu ki, bunu nadiren tamamen yapabilirsiniz. Ne kadar sıkı çalışırsanız çalışın ve ne kadar ustaca müzakere ederseniz edin, genellikle tatminsiz bıraktığınız bazı paydaşlar olacaktır.

Projeler Politiktir

Bu bizi ilk rahatsız edici gerçeğimle yaptığım noktaya geri götürüyor. Proje yöneticileri siyasetten kaçamazlar. Kapsam belirleme, yalnızca kısmen en iyi işlevsellik, özellik ve kalite karışımını müzakere etmekle ilgilidir. Bu büyük ölçüde doğru siyasi uzlaşmayı bulmakla ilgilidir. Bu, rakip paydaşların göreli gücüne saygı duyan bir yaklaşımdır.

5. Devamsız Proje Yöneticisi Terimler Arasında Bir Çelişkidir

Yetkin bir proje yöneticisi olarak görülmekten iyi biri olarak görülme aşamasına geçtiğim bir dönem oldu.

“Bu dünyada ne yaparsan yap, hiçbir önemi yoktur. Asıl soru, insanları ne yaptığınıza inandırabileceğinizdir.” – Arthur Conan Doyle, Scarlet Üzerine Bir Çalışma

Ve bu noktada, şirketim bazen benden başka projeleri ziyaret etmemi isterdi. Daha az deneyimli proje yöneticilerine tavsiye vermeye ve destek vermeye gittim. Nedense o günler, kendi projemde işlerin ters gittiği günlerdi.

İzleme ve Kontrol Döngüsü

Projenizde neler olduğunu ne kadar sık ​​izlerseniz, sorunları o kadar çabuk fark edersiniz. Onları ne kadar erken alırsanız, o kadar küçük olurlar. Sonuç olarak, çözülmeleri daha kolaydır. Ve sık sık izlediğiniz için, müdahalenin etkisini kontrol edebilir ve gerekirse hızlı bir şekilde ince ayar yapabilirsiniz.

Ancak, yeterince sık izlemede başarısız olursanız, bazen bir sorunu ilk öğreneceğiniz şey, zaten büyük bir sorun olduğudur. Bu nedenle, düzeltmek için büyük bir müdahaleye ihtiyacınız olacak. Ancak daha sonra, kontrol etmeden önce bir süre geçerse, kalan sorunlar hızla patlayabilir ve kontrolden çıkabilir.

Projenizi izlemek ve kontrol etmek için bir proje yöneticisinin bulunması gerekir. Eğer değilseniz, projenizi yönetmiyorsunuz demektir.

6. Vardiya Olur!

Evrenin projeniz için mum taşımadığını zaten ima ettim. Gerçekten de gerçek bundan daha kötü. Projeniz daha geniş bir bağlamda var:

• Değişen siyaset
• gelişen teknoloji
• istikrarsız ekonomi
• Ticari aksama
• Yasama ve düzenleme karmaşası
• Güvenliğe yönelik tehditler

Planınızın ikinci günde güncelliğini yitirmiş olması şaşırtıcı mı?

Ben Buraya Bunun İçin Geldim…

Tahmin edilebilirliği seven biri olarak, bu rahatsız edici bir gerçek. Ama aynı zamanda sürekli problem çözme zorluğundan zevk alan biri olduğumu da fark ettim. Bir şey yaptığınızda bir başarı hissi var. Ve daha da fazlası, ihtimallere karşı bir şey yaptığınızda.

Benim için gerçek şu ki, bazen biraz korkutucu son dakika insan gemisi heyecan verici. Ve bence çoğumuzun projeler hakkında sevdiği şey bu.

7. Ayrıntılara Dikkat, Başarı ve Başarısızlık Arasındaki Farkı Yaratır

Proje yöneticileri çoğunlukla yapabilecek kişilerdir. Bizim için JDI ("Just Do It"in kısaltması, Nike sloganı), en sevdiğimiz mantradan (JFDI) bir sıfattır. Bu nedenle, bir projenin son aşamasına geldiğinde ya da son ayrıntıları sıralarken, yeni ve daha heyecan verici bir şeye başlamayı tercih ederiz.

Dolayısıyla, buradaki rahatsız edici gerçek şu ki, proje kapatma sürecini öylece görmezden gelemeyiz. Ya da daha doğrusu yapmamalıyız. Ve acıyor. Çünkü ekibiniz ayrılmak isteyecektir. Aslında rolünüzün bir kısmı, onların projenizden çıkışlarını ve yeni yerleşimlere geçişlerini yönetmek olacaktır. Onlardan daha az sabırsız olmayacaksın.

Ama şeytan ayrıntıda gizlidir, bir klişe kullanmak gerekirse. Projenizi bitirmeden terk ederseniz veya sizi sıktığı için ayrıntıları görmezden gelirseniz, ödenmesi gereken bir bedel vardır. Ve büyük bir tane olacak. Çabanın yüzde 80'ini harcamış olacaksınız. Ancak projeniz olması gereken başarının sadece yüzde 20'si olabilir.

Detaylara dikkat çok önemlidir. Onsuz, başarılı bir projeyi üzücü bir başarısızlığa dönüştürebilirsiniz. Gerçekler bundan daha rahatsız edici olamaz.

Son bir rahatsız edici gerçek: Bunu yalnız yapamazsınız. Evet, harika bir ekibe ihtiyacınız var, ancak onlara başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları araçları vermeyi unutmayın. ProjectManager, size ve ekibinize hizmet etmek için gerçek zamanlı bir gösterge panosu, çevrimiçi Gantt şeması ve ortak çalışma özelliklerine sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak nasıl yapacağınızı görün.