7 verdades desconfortáveis ​​para gerentes de projeto

Os gerentes de projeto estão entre as pessoas mais positivas. Armados com nossos métodos e ferramentas, nosso otimismo sem limites e nossa atitude positiva, às vezes parece que podemos fazer qualquer coisa. No entanto, o fato é que existem limitações. Todos nós devemos enfrentar algumas verdades desconfortáveis.

Esta é uma perspectiva pessoal, por isso pode refletir minhas próprias inseguranças, e não as suas. Mas suspeito que muitos deles ressoarão com você, como fazem com o público com quem falo, em todo o Reino Unido.

1. As partes interessadas decidem se seu projeto é bem-sucedido... ou não

Acho que esse é o grande para mim. Não importa quão bem você gerencie seu projeto, em última análise, o sucesso não depende de você. Serão suas partes interessadas que decidirão se:

• Adote os processos que você cria
• Use os sistemas que você cria
• Compre os produtos que você lança
• Empregue os ativos que você entrega

Isso me levou a concluir que, de todos os processos e disciplinas de gerenciamento de projetos, o envolvimento das partes interessadas é primordial.

Notoriamente, o engenheiro de software e autor Tim Lister disse que: “Gerenciamento de riscos é como os adultos gerenciam projetos”. Em resposta, eu acrescentaria que: O envolvimento das partes interessadas é como adultos sofisticados gerenciam projetos. A única maneira de recuperar o controle de seus resultados de seus stakeholders é investir seu tempo neles. Entenda suas perspectivas e necessidades e trabalhe para atendê-las.

É tudo sobre comunicação

Por esse motivo, suspeito que o gerenciamento de projetos tenha tudo a ver com comunicação. Isso, por si só, era uma verdade desconfortável para mim. Até certo ponto, eu sempre tinha assumido que duas coisas eram suficientes para me tornar um bom gerente de projetos:

1. Eu era um pensador legal, calmo, racional e lógico. Eu podia ver o quadro geral e também me aprofundar nos detalhes.
2. Fui um profissional assertivo e focado em realizações. Eu sabia o valor do trabalho duro e da perseverança.

Achei que esses dois juntos eram suficientes para ter sucesso como gerente de projetos. E, eles são… para alguns projetos. Mas à medida que as apostas para os indivíduos crescem e a dimensão política se torna mais importante, elas não são mais suficientes.

Na verdade, eu argumentaria agora, eles podem ser um bloqueador para o sucesso real. O que você precisa é vontade e destreza na comunicação com uma ampla gama de partes interessadas. Seu trabalho não é ser político em sua abordagem, mas você absolutamente deve se envolver com o jogo da política do projeto.

2. Você terá a equipe de projeto que merece

O envolvimento das partes interessadas tem tudo a ver com comunicação. Mas meu desconforto cresceu quando percebi que a entrega do projeto também. Porque a verdade desconfortável aqui é que você tem a equipe que merece. Isso não quer dizer que, se você for uma boa pessoa, o universo o recompensará com uma boa equipe. E se você for mau, então o universo o punirá. Se isso fosse verdade!

Aqui está o que isso significa: o investimento que você faz para desenvolver e nutrir sua equipe ditará a qualidade do trabalho em equipe e o comprometimento individual que você obterá.

Comunicação novamente

Então, como você investe em sua equipe? Você adivinhou — comunicação. Só recentemente concluí, com certa relutância, que o gerenciamento de projetos é 80% comunicação.

3. Você não pode controlar tudo

Algo que notei em mim e em quase todos os gerentes de projeto que conheci é o seguinte: o que os gerentes de projeto desejam, acima de tudo, é controle.

Não somos maníacos por controle. Mas nosso trabalho é simples. É trazer o controle para ambientes incertos, complexos, mutáveis ​​e às vezes confusos. E projetamos muitos de nossos métodos e ferramentas para nos ajudar a fazer exatamente isso.

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Tradicional vs. Ágil

Na gestão tradicional e preditiva de projetos, projetamos processos e ferramentas para:

• Antecipar o que vai acontecer e
• Planejar nosso trabalho para acomodar riscos e contingências.

Mas no novo mundo ainda menos certo do desenvolvimento de software em larga escala, isso parecia cada vez mais difícil. Assim, os métodos ágeis nasceram, para colocar novas estruturas em torno de empreendimentos de baixa certeza.

E em domínios que exigem a certeza de planejamento e estimativa, mas também precisam de software complexo que não se presta a essa abordagem, os gerentes de projeto projetaram abordagens híbridas que levam os aspectos mais relevantes de cada abordagem.

O universo não está do seu lado

A verdade desconfortável aqui, porém, é que o universo não toma partido. E certamente não respeitará seu plano. Para muitos gerentes de projeto, uma citação favorita vem de um general prussiano. Helmuth von Moltke disse: “Nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com o inimigo”.

Mas, como o eterno otimista, sinto-me mais atraído por uma citação do general e presidente dos Estados Unidos, Dwight D Eisenhower: “Planos não são nada; planejamento é tudo”.

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O que eu tiro disso é que não podemos controlar os resultados. Mas podemos controlar nossa preparação e prontidão para o inesperado.

4. Você não pode agradar todas as partes interessadas o tempo todo

Eu parafraseei a citação clássica que é frequentemente atribuída a Abraham Lincoln. Reflete minha experiência. Em qualquer projeto complexo, você terá muitas partes interessadas. E cada um terá diferentes desejos e necessidades de seus colegas. Você terá diferentes agendas, bases de poder e estilos para lidar.

É por isso que sempre acho que o escopo do projeto é a parte mais difícil do gerenciamento de projetos. É aqui que você precisa conciliar todos os diferentes pontos de vista.

Mas, a verdade desconfortável é que raramente você pode fazê-lo completamente. Não importa o quão duro você trabalhe e quão engenhosamente você negocie, muitas vezes haverá algumas partes interessadas que você deixará insatisfeito.

Projetos são políticos

Isso nos leva de volta ao ponto que fiz com minha primeira verdade desconfortável. Os gerentes de projeto não podem evitar a política. O escopo é apenas em parte negociar a melhor combinação de funcionalidade, especificação e qualidade. Trata-se, em grande parte, de encontrar o compromisso político certo. Este é aquele que respeita o poder relativo das partes interessadas concorrentes.

5. Um gerente de projeto ausente é uma contradição em termos

Houve um tempo em que deixei de ser visto como um gerente de projeto competente para ser considerado um bom gerente.

“O que você faz neste mundo não tem importância. A questão é o que você pode fazer as pessoas acreditarem que você fez.” – Arthur Conan Doyle, Um Estudo em Escarlate

E, nesse ponto, minha empresa às vezes me pedia para visitar outros projetos. Fui dar conselhos e apoiar gerentes de projeto menos experientes. Por alguma razão, aqueles eram os dias em que as coisas deram errado, de volta ao meu próprio projeto.

O Ciclo de Monitoramento e Controle

Quanto mais frequentemente você monitora o que está acontecendo em seu projeto, mais cedo você detecta os problemas. Quanto mais cedo você pegá-los, menores eles são. Consequentemente, eles são mais fáceis de resolver. E, como você está monitorando com frequência, pode verificar o efeito da intervenção e ajustá-lo rapidamente, se necessário.

Mas, se você não monitorar com frequência suficiente, a primeira vez que você descobrirá um problema é quando ele já é grande. Portanto, você precisará de uma intervenção considerável para corrigi-lo. Mas então, se demorar um pouco antes que você possa verificar, quaisquer problemas residuais podem explodir rapidamente, fora de controle.

Um gerente de projeto precisa estar presente para monitorar e controlar seu projeto. Se não estiver, você não está gerenciando seu projeto.

6. Mudança acontece!

Já dei a entender que o universo não carrega velas para o seu projeto. Na verdade, a realidade é pior do que isso. Seu projeto existe dentro de um contexto mais amplo de:

• Mudando a política
• Tecnologia em evolução
• Economia instável
• Interrupção comercial
• Rotatividade Legislativa e Regulatória
• Ameaças à segurança

É de se admirar que seu plano esteja desatualizado no segundo dia?

É para isso que eu vim aqui…

Como alguém que gosta de previsibilidade, essa é uma verdade desconfortável. Mas descobri que também sou alguém que aprecia o desafio da resolução constante de problemas. Há uma sensação de realização quando você faz alguma coisa. E há ainda mais, quando você faz algo contra as probabilidades.

A realidade para mim é que, às vezes, um pouco assustador de última hora é emocionante. E é isso que eu acho que muitos de nós adoram em projetos.

7. Atenção aos detalhes faz a diferença entre sucesso e fracasso

Os gerentes de projeto são, em sua maioria, pessoas que podem fazer. Para nós, JDI (abreviação de “Just Do It”, o slogan da Nike) é um adjetivo aquém do nosso mantra favorito (JFDI). Então, quando se trata do último estágio de um projeto, ou ordenando os detalhes finais, preferimos sair, começando algo novo e mais empolgante.

Então, a verdade incômoda aqui é que não podemos simplesmente ignorar o processo de encerramento do projeto. Ou, mais precisamente, não devemos. E isso machuca. Porque sua equipe vai querer estar fora. De fato, parte do seu papel será gerenciar suas saídas do seu projeto e novas colocações. Você não será menos impaciente do que eles.

Mas o diabo está nos detalhes, para usar um clichê. Se você abandonar seu projeto antes de terminar, ou ignorar os detalhes porque eles o aborrecem, há um preço a pagar. E será um grande. Você terá colocado em 80 por cento do esforço. Mas seu projeto pode ter apenas 20% do sucesso que deveria ter sido.

A atenção aos detalhes é fundamental. Sem ele, você pode transformar um projeto de sucesso em um triste fracasso. As verdades não ficam mais desconfortáveis ​​do que isso.

Uma última verdade desconfortável: você não pode fazer isso sozinho. Sim, você precisa de uma grande equipe, mas não se esqueça de dar a eles as ferramentas de que precisam para ter sucesso. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com painel em tempo real, gráfico de Gantt online e recursos colaborativos para atender você e sua equipe. Veja como fazendo este teste gratuito de 30 dias.