7 unbequeme Wahrheiten für Projektmanager

Projektmanager gehören zu den positivsten Menschen. Bewaffnet mit unseren Methoden und Tools, unserem grenzenlosen Optimismus und unserer Can-Do-Einstellung, fühlt es sich manchmal so an, als könnten wir alles schaffen. Tatsache ist jedoch, dass es Einschränkungen gibt. Wir alle müssen uns einigen unbequemen Wahrheiten stellen.

Dies ist eine persönliche Perspektive, daher spiegelt sie möglicherweise eher meine eigenen Unsicherheiten wider als Ihre. Aber ich vermute, dass viele von ihnen bei Ihnen Anklang finden werden, ebenso wie bei den Zuhörern, zu denen ich spreche, im ganzen Vereinigten Königreich.

1. Stakeholder entscheiden, ob Ihr Projekt erfolgreich ist … oder nicht

Ich glaube, das ist das Größte für mich. Egal wie gut Sie Ihr Projekt managen, der Erfolg hängt letztendlich nicht von Ihnen ab. Es werden Ihre Stakeholder sein, die entscheiden, ob Sie:

• Übernehmen Sie die von Ihnen erstellten Prozesse
• Verwenden Sie die von Ihnen erstellten Systeme
• Kaufen Sie die Produkte, die Sie auf den Markt bringen
• Setzen Sie die bereitgestellten Vermögenswerte ein

Dies hat mich zu dem Schluss geführt, dass von allen Projektmanagementprozessen und -disziplinen das Engagement der Interessengruppen von größter Bedeutung ist.

Der berühmte Softwareentwickler und Autor Tim Lister sagte: „Risikomanagement ist die Art und Weise, wie Erwachsene Projekte verwalten.“ Als Antwort würde ich hinzufügen: Stakeholder-Engagement ist, wie erfahrene Erwachsene Projekte managen. Die einzige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihre Ergebnisse von Ihren Stakeholdern zurückzugewinnen, besteht darin, Ihre Zeit in sie zu investieren. Verstehen Sie ihre Perspektiven und Bedürfnisse und arbeiten Sie daran, sie zu erfüllen.

Es dreht sich alles um Kommunikation

Aus diesem Grund vermute ich, dass es beim Projektmanagement nur um Kommunikation geht. Das war an sich schon eine unbequeme Wahrheit für mich. Bis zu einem gewissen Punkt war ich immer davon ausgegangen, dass zwei Dinge ausreichen, um mich zu einem guten Projektmanager zu machen:

1. Ich war ein kühler, ruhiger, rationaler und logischer Denker. Ich konnte das große Ganze sehen und auch ins Detail gehen.
2. Ich war ein durchsetzungsstarker und leistungsorientierter Profi. Ich kannte den Wert von harter Arbeit und Ausdauer.

Ich dachte, dass diese beiden zusammen ausreichen, um als Projektmanager erfolgreich zu sein. Und sie sind ... für einige Projekte. Aber da der Einsatz für Einzelpersonen wächst und die politische Dimension wichtiger wird, reichen sie nicht mehr aus.

Tatsächlich würde ich jetzt argumentieren, dass sie wirklichen Erfolg verhindern können. Was Sie brauchen, ist die Bereitschaft und Geschicklichkeit, mit einer Vielzahl von Interessengruppen zu kommunizieren. Ihre Aufgabe ist es nicht, in Ihrem Ansatz politisch zu sein, aber Sie müssen sich unbedingt auf das Spiel der Projektpolitik einlassen.

2. Sie bekommen das Projektteam, das Sie verdienen

Bei der Einbindung von Stakeholdern dreht sich alles um Kommunikation. Aber mein Unbehagen wuchs, als mir klar wurde, dass dies auch für die Projektabwicklung gilt. Denn die unangenehme Wahrheit hier ist, dass Sie das Team bekommen, das Sie verdienen. Das soll nicht heißen, dass das Universum Sie mit einem guten Team belohnen wird, wenn Sie ein guter Mensch sind. Und wenn du schlecht bist, wird dich das Universum bestrafen. Wenn das nur wahr wäre!

Das bedeutet Folgendes: Die Investition, die Sie in die Entwicklung und Förderung Ihres Teams investieren, bestimmt die Qualität der Teamarbeit und des individuellen Engagements, das Sie erzielen werden.

Wieder Kommunikation

Wie investieren Sie also in Ihr Team? Sie haben es erraten – Kommunikation. Ich bin erst kürzlich etwas widerwillig zu dem Schluss gekommen, dass Projektmanagement zu 80 Prozent aus Kommunikation besteht.

3. Sie können nicht alles kontrollieren

Etwas, das ich bei mir selbst und bei fast jedem Projektmanager, den ich kenne, festgestellt habe, ist Folgendes: Was Projektmanager vor allem verlangen, ist Kontrolle.

Wir sind keine Kontrollfreaks. Aber unser Job ist einfach. Es soll die Kontrolle über unsichere, komplexe, wechselnde und manchmal verwirrende Umgebungen bringen. Und wir haben viele unserer Methoden und Werkzeuge entwickelt, um uns dabei zu helfen.

Verwandt: Wie Projektmanager ProjectManager verwenden, um Projekte zu steuern

Traditionell vs. agil

Im traditionellen, vorausschauenden Projektmanagement haben wir Prozesse und Tools entwickelt, um:

• Antizipieren, was passieren wird und
• Planen Sie unsere Arbeit so, dass Risiken und Eventualitäten berücksichtigt werden.

Aber in der noch unsichereren neuen Welt der großangelegten Softwareentwicklung sah das immer schwieriger aus. So wurden agile Methoden geboren, um neue Rahmenbedingungen für Unternehmungen mit geringerer Sicherheit zu schaffen.

Und in Bereichen, die die Gewissheit der Planung und Schätzung erfordern, aber auch komplexe Software benötigen, die sich für diesen Ansatz schlecht eignet, haben Projektmanager hybride Ansätze entwickelt, die die relevantesten Aspekte jedes Ansatzes berücksichtigen.

Das Universum ist nicht auf deiner Seite

Die unbequeme Wahrheit hier ist jedoch, dass das Universum keine Partei ergreift. Und es wird Ihren Plan sicherlich nicht respektieren. Ein Lieblingszitat vieler Projektmanager stammt von einem preußischen General. Helmuth von Moltke sagte: „Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit dem Feind.“

Aber als ewiger Optimist fühle ich mich mehr zu einem Zitat des US-Generals und Präsidenten Dwight D. Eisenhower hingezogen: „Pläne sind nichts; Planung ist alles.“

Verbunden: Die 10 besten Zitate zum Projektmanagement

Was ich daraus schließe, ist, dass wir die Ergebnisse nicht kontrollieren können. Aber wir können unsere Vorbereitung und Bereitschaft für das Unerwartete kontrollieren.

4. Sie können es nicht immer allen Interessengruppen recht machen

Ich habe das klassische Zitat umschrieben, das oft Abraham Lincoln zugeschrieben wird. Es spiegelt meine Erfahrung wieder. In jedem komplexen Projekt haben Sie viele Interessenvertreter. Und jeder hat andere Wünsche und Bedürfnisse als seine Kollegen. Sie müssen sich mit unterschiedlichen Agenden, Machtbasen und Stilen auseinandersetzen.

Aus diesem Grund denke ich immer, dass das Projekt-Scoping der schwierigste Teil des Projektmanagements ist. Hier gilt es, die unterschiedlichen Sichtweisen in Einklang zu bringen.

Aber die unbequeme Wahrheit ist, dass Sie dies selten vollständig tun können. Egal wie hart Sie arbeiten und wie raffiniert Sie verhandeln, es wird oft einige Stakeholder geben, die Sie unzufrieden zurücklassen.

Projekte sind politisch

Das bringt uns zurück zu dem Punkt, den ich mit meiner ersten unbequemen Wahrheit gemacht habe. Projektmanager kommen an der Politik nicht vorbei. Beim Scoping geht es nur teilweise darum, die beste Mischung aus Funktionalität, Spezifikation und Qualität auszuhandeln. Es geht vor allem darum, den richtigen politischen Kompromiss zu finden. Dies ist eine, die die relative Macht konkurrierender Interessengruppen respektiert.

5. Ein abwesender Projektmanager ist ein Widerspruch in sich

Es gab eine Zeit, in der ich von einem kompetenten Projektmanager zu einem guten wurde.

„Was du in dieser Welt tust, ist belanglos. Die Frage ist, was Sie den Leuten glauben machen können, dass Sie etwas getan haben.“ – Arthur Conan Doyle, Eine Studie in Scharlachrot

Und zu diesem Zeitpunkt bat mich meine Firma manchmal, andere Projekte zu besuchen. Ich ging hin, um weniger erfahrene Projektmanager zu beraten und zu unterstützen. Aus irgendeinem Grund waren das die Tage, an denen die Dinge schief gelaufen sind, damals bei meinem eigenen Projekt.

Der Überwachungs- und Kontrollzyklus

Je häufiger Sie überwachen, was in Ihrem Projekt vor sich geht, desto früher greifen Sie Probleme auf. Je früher Sie sie aufheben, desto kleiner sind sie. Folglich sind sie leichter zu lösen. Und da Sie häufig überwachen, können Sie die Auswirkungen von Eingriffen überprüfen und bei Bedarf schnell anpassen.

Aber wenn Sie es versäumen, oft genug zu überwachen, werden Sie manchmal zuerst von einem Problem erfahren, wenn es bereits ein großes Problem ist. Sie benötigen also einen beträchtlichen Eingriff, um das Problem zu beheben. Aber wenn es eine Weile dauert, bis Sie es überprüfen können, können alle verbleibenden Probleme schnell außer Kontrolle geraten.

Ein Projektmanager muss anwesend sein, um Ihr Projekt zu überwachen und zu steuern. Wenn dies nicht der Fall ist, verwalten Sie Ihr Projekt nicht.

6. Schicht passiert!

Ich habe bereits angedeutet, dass das Universum keine Kerze für Ihr Projekt trägt. Tatsächlich ist die Realität noch schlimmer. Ihr Projekt steht in einem breiteren Kontext von:

• Wechselnde Politik
• Sich entwickelnde Technologie
• Instabile Wirtschaft
• Kommerzielle Störung
• Gesetzgebungs- und Regulierungsänderung
• Bedrohungen für die Sicherheit

Ist es ein Wunder, dass Ihr Plan am zweiten Tag veraltet ist?

Dafür bin ich hergekommen …

Als jemand, der Vorhersehbarkeit mag, ist das eine unbequeme Wahrheit. Aber ich habe festgestellt, dass ich auch jemand bin, der die Herausforderung der ständigen Problemlösung genießt. Es gibt ein Erfolgserlebnis, wenn man etwas tut. Und es gibt noch mehr, wenn Sie etwas gegen die Widrigkeiten tun.

Die Realität für mich ist, dass manchmal ein bisschen gruseliges Last-Minute-Man-Ship aufregend ist. Und das ist es, was meiner Meinung nach viele von uns an Projekten lieben.

7. Die Liebe zum Detail macht den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg

Projektmanager sind meist Macher. Für uns ist JDI (kurz für „Just Do It“, der Nike-Slogan) ein Adjektiv hinter unserem Lieblingsmantra (JFDI). Wenn es also um die letzte Phase eines Projekts geht oder um die letzten Details, dann brechen wir lieber auf und beginnen etwas Neues und Aufregenderes.

Die unbequeme Wahrheit hier ist also, dass wir den Prozess des Projektabschlusses nicht einfach ignorieren können. Oder genauer gesagt, wir dürfen es nicht. Und es tut weh. Weil Ihr Team weg sein möchte. In der Tat wird es ein Teil Ihrer Rolle sein, ihre Austritte aus Ihrem Projekt und in neue Platzierungen zu verwalten. Sie werden nicht weniger ungeduldig sein als sie.

Aber der Teufel steckt im Detail, um ein Klischee zu benutzen. Wenn Sie Ihr Projekt aufgeben, bevor es fertig ist, oder die Details ignorieren, weil sie Sie langweilen, müssen Sie einen Preis zahlen. Und es wird eine große sein. Sie werden 80 Prozent der Mühe investiert haben. Aber Ihr Projekt könnte nur 20 Prozent des Erfolgs ausmachen, den es hätte haben sollen.

Die Liebe zum Detail ist entscheidend. Ohne sie könnten Sie ein erfolgreiches Projekt in einen traurigen Misserfolg verwandeln. Unbequemer können Wahrheiten nicht sein.

Eine letzte unbequeme Wahrheit: Du kannst es nicht alleine schaffen. Ja, Sie brauchen ein großartiges Team, aber vergessen Sie nicht, ihnen die Werkzeuge zu geben, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software mit einem Echtzeit-Dashboard, einem Online-Gantt-Diagramm und kollaborativen Funktionen für Sie und Ihr Team. Erfahren Sie, wie es geht, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.