E-posta Yönetim Araçları: E-postada Daha İyi Olun

Hepimiz bir noktada e-postanın hayatımızı ele geçirmesine izin vermişizdir. Ya bizi üretken hissettiren bir oyalama haline gelir (iğneyi projelerde gerçekten hareket ettirmediğimizde) ya da bunalmış hissetmemize ve hiç var olmamasını dilememize neden olur.

E-posta günlük yaşamın gerekli bir parçası olduğu için, gelen kutunuzu dolduran iletileri okurken ve yanıtlarken daha verimli olmanızı sağlayacak birkaç e-posta yönetim aracı, ipucu ve püf noktası burada. Bu e-posta yönetim araçlarını mevcut iş yönetimi yazılımınızla birleştirerek üretkenliğinizi artıracağınızdan emin olabilirsiniz.

E-postalarınızı Toplu Yanıtlayın

E-posta gelen kutunuz bunaltıcı görünüyorsa, bunu aşmanın bir yolu, ona bir yara bandı gibi davranmaktır: hepsini bir kerede, hızlı bir şekilde yapın ve bitirin. Bu, gelen kutunuzu parça parça gözden geçirerek manuel olarak yapılabilir veya daha eğlenceli hale getirmek için bir e-posta yönetim aracı kullanabilirsiniz.

Göreve devam etmenize ve e-postayla hızlı bir şekilde çalışmanıza yardımcı olmak için bir zamanlayıcı ve üzgün veya mutlu bir yüz kullanan emailga.me'yi öneririm . Gmail veya Google Apps gelen kutunuza bağlanır ve iletileri arşivlemenize ve iletmenize olanak tanır. Tek bir Gmail gelen kutusuna giden birkaç farklı e-postanız varsa, farklı gönderen e-postaları da kullanabilirsiniz.

E-posta İmzasında Beklentileri Belirleyin

E-posta gönderdiğiniz herkesle iletişim kurmak için yeterince kullanılmayan bir alan, e-posta imzanızdır. Tabii ki, telefon numaranız veya sosyal medya ağlarınız gibi bilgileri koymak yaygındır, ancak beklentilerin önceden belirlenmesi için e-postanızı nasıl ele aldığınızla ilgili bir satır da ekleyebilirsiniz.

Örneğin, Search Engine Journal'da Yönetici Editör olarak çalışırken günde yüzlerce e-posta alırdım. E-posta imzama şu şekilde bir şey söyleyen bir satır ekledim: “E-postalar hafta içi 48 saat içinde cevaplandırılacaktır. Sabrınız için teşekkürler." Bunu e-posta imzama koyduğumdan beri, daha ilk e-postalarını okuma fırsatı bulamadan bana takip etmemi isteyen ikinci bir e-posta gönderen kimse olmadı.

Açık, İşlem Yapılabilir Bir İşyeri Dışında Mesajınız Olsun

İnsanların ofis dışında olmaları ve mesajlarında "12/2 Perşembe'ye kadar ofis dışındayım" gibi yararlı olamayacak kadar basit bir şey söylemesi çok sinir bozucu. Teşekkürler!" Çoğu zaman, birine e-posta gönderiyorsam, belirli bir ihtiyacım veya isteğim olur.

Ofis dışında geçirdiğiniz zaman hakkında daha fazla ayrıntı eklemek her zaman yararlıdır, bu nedenle, umarım siz geri dönmeden önce bazı sorunlar çözülebilir. Sizi koruyan kişinin iletişim bilgilerini ekleyin veya size e-posta gönderenlere e-postalarını ne zaman yanıtlayabileceğinizi söyleyin: “9 Eylül Cuma gününe kadar ofis dışındayım, ancak e-postanızı Pazartesi günü geri vereceğim, 11/12.” Ve evden çalışan biriyseniz, bırakın ofis dışı mesajı işini yapsın. Tatildeyken e-postanızı kontrol etmeyin!

Daha İyi Filtreleme için E-posta Hizmetlerini Kullanın

E-posta sizi bunaltıyorsa, size daha temiz bir gelen kutusu sunabilecek otomatik hizmetleri kullanmayı deneyin. Unroll.me bir e-posta aboneliği ve yönetim hizmetidir. Aynı anda birkaç e-posta listesinden çıkmanıza izin vermekle kalmaz (e-postanızı bağladıktan sonra), aynı zamanda size abone olduğunuz e-postaların günlük bir özetini gönderir, böylece manuel olarak açmak zorunda kalmadan hepsine tek bir e-postada bakabilirsiniz. ve her birini okuyun.

E-postaların üstesinden gelmeye gerçekten yardımcı olan diğer e-posta yönetim aracı Sanebox'tır. Daha az önemli gördüğü e-postaları otomatik olarak “SaneLater” adlı bir klasöre koyar. Belirli bir kişiden gelen e-postanın SaneLater klasörüne gitmesini istemiyorsanız, onu gelen kutunuza geri taşımanız yeterlidir; bu, SaneBox'a o göndericiden gelen e-postaları ileride gelen kutunuzda bırakmasını öğretir. SaneBox, gerçek kişilerden (bir e-posta listesi yerine) bazı kişiselleştirilmiş e-postaları filtreler, ancak hiçbir e-posta kaybolmadı.

İzleme E-posta Eklentisi Okumaları

Posta takibi çok bölünmüş bir konudur - bazı insanlar aldıkları e-postaları gönderen kişinin onu açıp açmadığını bileceğini bilmekten nefret ederken, diğerleri bunun onları yolda tutmaya yardımcı olduğuna yemin eder. Geçiminizi sağlamak için ne yaptığınıza bağlı olarak, e-postaları takip etmenin birçok faydası olabilir. Fiyatlandırma veya projeler hakkında bilgi gönderiyorsanız, işletme sahipleri için izleme e-postası yararlıdır.

E-postanızı almadığını iddia eden biri, gelirinize veya proje durumunuza zarar verebilir. Böylece, birinin bir e-postayı açıp açmadığını görebilmek, diğer kişilerin onu okuduğunu ve dolayısıyla projenin son durumunu bildiğini veya teklif maliyetinizden haberdar olmasını sağlayabilir.

MailTrack , Google uygulamaları veya Gmail ile çalışan ve hizmetin yüklendiği tarayıcıdan gönderilen tüm giden e-postaları otomatik olarak izlemenize olanak tanıyan böyle bir e-posta yönetim aracıdır (örneğin, telefonunuzdaki gmail uygulamanızdan gönderilen e-postaları izlemez). ).

E-postaların Gelen Kutunuzda Geri Görünmesini Sağlayın

Çoğu zaman, gelen kutularımıza yapılacaklar listesi gibi davranırız. Sizin için durum buysa, e-posta yoluyla devam eden bir projeyi veya eylem öğesini size hatırlatan bir hizmete sahip olmak yararlı olabilir.

İlgili: Ücretsiz Yapılacaklar Listesi Şablonu

Bumerang böyle bir araçtır. Gmail gelen kutunuza eklendikten sonra, giden bir e-postaya bumerang ayarlamanıza olanak tanır. Bu, e-postanın belirli bir tarihte veya aralıkta (örneğin bir hafta içinde) size geri döneceği anlamına gelir. Bumerangın yalnızca kişi yanıt vermediğinde mi yoksa yanıttan bağımsız olarak mı olacağını seçebilirsiniz.

Daha İyi Yaz

Son olarak, sektörünüz veya e-postalarınızın konusu ne olursa olsun, nasıl daha iyi yazılacağı konusunda hepimiz bazı hatırlatıcılar kullanabiliriz. Neyse ki yazım ve dilbilgisi hatalarından kaçınmak için yazımızı yönlendirmeye yardımcı olabilecek araçlar var.

Birincisi , Chrome'da Uzantı olarak yüklenen ve ücretsiz ve premium sürümleri olan Grammarly'dir . Bu araç, girilen herhangi bir metni yazım ve dil bilgisi hatalarına karşı otomatik olarak tarar. Premium sürümü satın alırsanız ve bir PC'niz varsa, Grammarly'yi Word'de kullanmak için de ayarlayabilirsiniz. Her iki durumda da, analiz edilecek metni çevrimiçi araçlarına da yapıştırabilirsiniz.

Bir başka harika araç da Chrome tarayıcısında Gmail veya Google Apps'ta çalışan Just Not Sorry eklentisidir . Bu, insanların birçok kadının e-postalarında kullandığı gereksiz pasif dilden kaçınmasına yardımcı olmak için oluşturuldu. “Bence” veya “lütfen” gibi ifadelerin altı çizilir ve ardından kullanıcı, neden kaldırılması veya düzenlenmesi gerektiğine dair bir açıklama almak için üzerine gelebilir.

Bu e-posta araçlarının bir kombinasyonunu kullanarak gelen kutusu yönetiminizi daha verimli hale getirebilir, daha az zaman ve enerji harcayabilirsiniz. E-posta yönetimini, tüm hayatınızı kolayca kaplayabilecek bir şey olarak değil, üstesinden gelinmesi gereken bir görev olarak görün. Bu, işinizi veya kariyerinizi gerçekten ileriye taşıyan projeler üzerinde çalışmanıza olanak tanır.

Vay, bu e-posta sorunu sonunda çözüldü! Artık tüm bu sinir bozucu yazışmaları hallettiğinize göre, işin kendisini yönetmenize yardımcı olacak harika bir araç edinmeye ne dersiniz? ProjectManager.com, sisteme yeni bilgiler eklendikçe hemen güncellenen görev listeleri, planlama zaman çizelgeleri ve gerçek zamanlı gösterge tabloları gibi özelliklere sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak e-postalarınızın ve projelerinizin zirvesinde kalın.