プロジェクトマネージャーにとっての7つの不快な真実

公開: 2022-08-23

プロジェクトマネージャーは、最も積極的な人々の 1 人です。私たちの方法とツール、無限の楽観主義、そしてやればできるという姿勢があれば、何でもできるように感じることがあります。とはいえ、限界があるのも事実です。私たちは皆、いくつかの不快な真実に直面しなければなりません。

これは個人的な見方なので、あなたの不安ではなく、私自身の不安を反映している可能性があります. しかし、それらの多くは、私が話をしている英国全土の聴衆と同じように、あなたの心にも響くと思います.

1. プロジェクトが成功するかどうかは利害関係者が決める

これは私にとって大きなものだと思います。プロジェクトをどれだけうまく管理しても、最終的に成功するのはあなた次第ではありません。次のことを行うかどうかを決定するのは、利害関係者です。

構築したプロセスを採用する
作成したシステムを使用する
立ち上げた製品を購入する
提供するアセットを使用する

これにより、すべてのプロジェクト管理プロセスと規律の中で、利害関係者の関与が最も重要であるという結論に至りました。

有名なソフトウェアエンジニア兼作家のティムリスターは、「リスク管理とは、大人がプロジェクトを管理する方法です」と述べています。それに応えて、次のように付け加えておきます。利害関係者の関与は、洗練された大人がプロジェクトを管理する方法です。利害関係者から結果のコントロールを取り戻す唯一の方法は、利害関係者に時間を投資することです。彼らの視点とニーズを理解し、それらを満たすために取り組みます。

コミュニケーションがすべて

このため、プロジェクト管理はコミュニケーションがすべてだと思います。これは、それ自体が私にとって不快な真実でした。ある時点まで、私は常に次の 2 つの要素があれば、優れたプロジェクトマネージャーになることができると考えていました。

私は冷静で、冷静で、合理的で論理的な思想家でした。全体像を見ることができ、細部にまでドリルダウンすることもできました。
私は断定的で成果重視の専門家でした。私は勤勉と忍耐の価値を知っていました。

この2つが揃っていれば、プロジェクトマネージャーとして成功できると思いました。そして、それらは… 一部のプロジェクト用です。しかし、個人の利害関係が大きくなり、政治的側面がより重要になるにつれて、もはや十分ではありません。

実際、私が主張したいのは、それらは真の成功を妨げる可能性があるということです。必要なのは、幅広いステークホルダーとコミュニケーションを取る意欲と器用さです。あなたの仕事は、あなたのアプローチにおいて政治的であることではありませんが、プロジェクト政治のゲームに絶対に関与しなければなりません.

2.あなたにふさわしいプロジェクトチームを手に入れる

利害関係者の関与はコミュニケーションがすべてです。しかし、プロジェクトの配信もそうであることに気付いたとき、私の不快感は増しました。ここでの不快な真実は、あなたがふさわしいチームを手に入れるということだからです. これは、あなたが良い人であれば、宇宙はあなたに良いチームを与えてくれると言っているのではありません. そして、あなたが悪いなら、宇宙はあなたを罰します。それが本当なら！

これが意味することは次のとおりです。チームの開発と育成に投資することで、チームワークの質と個人のコミットメントが決まります。

ふたたびコミュニケーション

では、チームにどのように投資しますか? ご想像のとおり、コミュニケーションです。少ししぶしぶですが、プロジェクト管理の 80% はコミュニケーションであると結論付けたのはつい最近のことです。

3. すべてをコントロールすることはできない

私自身、そして私が知っているほぼすべてのプロジェクトマネージャーが気付いていることは、プロジェクトマネージャーが何よりも求めているのは、コントロールです。

私たちはコントロールフリークではありません。しかし、私たちの仕事は単純です。それは、不確かで、複雑で、変化し、時には混乱を招く環境をコントロールすることです。そして、私たちはそれを行うのに役立つ多くの方法とツールを設計しました.

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伝統的な対アジャイル

従来の予測型プロジェクト管理では、次のようなプロセスとツールを設計しました。

何が起こるかを予測し、
リスクと不測の事態に対応できるように作業を計画します。

しかし、大規模なソフトウェア開発というさらに不確かな新しい世界では、それはますます困難に見えてきました。そのため、確実性の低い取り組みに新しいフレームワークを配置するために、アジャイル手法が生まれました。

また、計画と見積もりの確実性が要求される一方で、そのアプローチにあまり適していない複雑なソフトウェアも必要とする分野では、プロジェクトマネージャーは、各アプローチの最も関連性の高い側面を取り入れたハイブリッドアプローチを設計しました。

宇宙は味方ではない

ただし、ここでの不快な真実は、宇宙はどちらの側にも立たないということです。そして、それは確かにあなたの計画を尊重しません. 多くのプロジェクトマネージャーにとって、好きな言葉はプロイセンの将軍の言葉です。ヘルムート・フォン・モルトケは、「敵との最初の接触を生き残る計画はない」と述べました。

しかし、永遠の楽観主義者である私は、米国の将軍兼大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーの言葉に惹かれます。計画がすべてです。」

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このことから私が理解しているのは、結果をコントロールすることはできないということです。しかし、不測の事態への備えと準備はコントロールできます。

4. すべての利害関係者をいつも喜ばせることはできない

エイブラハムリンカーンの名言とされることが多い古典的な言葉を言い換えました。それは私の経験を反映しています。どんな複雑なプロジェクトでも、多くの利害関係者がいます。そして、それぞれが同僚からの異なる欲求とニーズを持っています。対処すべきさまざまな議題、権力基盤、スタイルがあります。

これが、プロジェクトのスコーピングがプロジェクト管理の最も難しい部分であると常に考えている理由です。ここで、さまざまな視点をすべて調整する必要があります。

しかし、不快な真実は、完全にそうすることがめったにできないということです. どんなに一生懸命働き、どんなに巧妙に交渉しても、満足できないままにしておく利害関係者がいることがよくあります。

プロジェクトは政治的です

これは、私が最初の不快な真実で述べたポイントに戻ります。プロジェクトマネージャーは政治を避けることはできません。スコーピングは、機能、仕様、および品質の最適な組み合わせについて交渉することに関する部分的なものにすぎません。それは主に、適切な政治的妥協点を見つけることです。これは、競合する利害関係者の相対的な力を尊重するものです。

5.不在のプロジェクトマネージャーは矛盾している

有能なプロジェクトマネージャーから、優れたプロジェクトマネージャーと見なされるようになった時期がありました。

「あなたがこの世界で何をするかは重要ではありません。 問題は、あなたが何をしたと人々に信じさせることができるかです。」 – アーサー・コナン・ドイル、緋色の研究

そして、その時点で、私の会社は私に他のプロジェクトを訪問するように頼むことがありました. 私は、経験の浅いプロジェクトマネージャーにアドバイスを与え、サポートするために行きました。どういうわけか、自分のプロジェクトに戻って、物事がうまくいかなかった日でした.

監視と制御のサイクル

プロジェクトで何が起こっているかを頻繁に監視すればするほど、問題を早期に発見できます。拾うのが早ければ早いほど、それらは小さくなります。その結果、それらは解決しやすくなります。また、頻繁に監視しているため、介入の効果を確認し、必要に応じてすばやく微調整できます。

しかし、頻繁に監視しないと、問題がすでに大きなものになっているときに最初に問題に気付くことがあります。したがって、それを修正するにはかなりの介入が必要になります。しかし、それを確認できるようになるまでにしばらく時間がかかると、残っている問題がすぐに爆発して制御不能になる可能性があります。

プロジェクトを監視および管理するために、プロジェクトマネージャーが同席する必要があります。そうでない場合は、プロジェクトを管理していません。

6. シフトハプニング！

私はすでに、宇宙があなたのプロジェクトのろうそくを運んでいないことを暗示しています. 確かに、現実はそれよりも悪いです。あなたのプロジェクトは、次のより広いコンテキスト内に存在します。

変化する政治
進化するテクノロジー
不安定な経済
商業的混乱
立法および規制の混乱
セキュリティに対する脅威

あなたの計画が 2 日目に期限切れになっても不思議ではありませんか?

それは私がここに来た理由です…

予測可能性が好きな人として、それは不快な真実です. しかし、私は絶え間ない問題解決の挑戦を楽しむ人でもあることがわかりました. 何かを成し遂げたときの達成感があります。そして、あなたがオッズに反して何かをするとき、さらに多くのものがあります.

私にとっての現実は、少し怖いギリギリのマンシップがエキサイティングな場合があるということです。そして、それが私たちの多くがプロジェクトについて愛していることだと思います.

7. 細部への注意が成功と失敗の違いを生む

プロジェクトマネージャーは、ほとんどの場合、できる人です。私たちにとって、JDI (ナイキのキャッチフレーズ「Just Do It」の略) は、私たちのお気に入りのマントラ (JFDI) の形容詞です。そのため、プロジェクトの最終段階になると、または最終的な詳細を整理するときに、新しい、よりエキサイティングな何かを開始したいと考えています。

したがって、ここでの不快な真実は、プロジェクト終了のプロセスを無視することはできないということです。より正確には、そうすべきではありません。そして痛い。あなたのチームはオフになりたいからです。実際、あなたの役割の一部は、彼らがあなたのプロジェクトから抜け出し、新しい配置に入るのを管理することです. あなたは彼らと同じくらいせっかちになります。

しかし、決まり文句を使うと、悪魔は細部に宿ります。プロジェクトが完了する前に放棄したり、退屈で詳細を無視したりすると、代償が生じます。そしてそれは大きなものになるでしょう。 80% の労力を費やしたことになります。しかし、あなたのプロジェクトは、本来あるべき成功の 20% しか達成できない可能性があります。

細部への注意は非常に重要です。それがなければ、成功したプロジェクトが悲しい失敗に変わる可能性があります。真実はそれ以上に不快になることはありません。

最後に不快な真実が 1 つあります。それは、一人ではできないことです。 はい、優れたチームが必要ですが、成功するために必要なツールを提供することを忘れないでください。 ProjectManager は、リアルタイムダッシュボード、オンラインガントチャート、共同作業機能を備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、あなたとあなたのチームに役立ちます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、その方法を確認してください。