7 verdades incómodas para los gerentes de proyectos

Los Project Managers se encuentran entre las personas más positivas. Armados con nuestros métodos y herramientas, nuestro optimismo ilimitado y nuestra actitud positiva, a veces parece que podemos hacer cualquier cosa. Sin embargo, el hecho es que hay limitaciones. Todos debemos enfrentar algunas verdades incómodas.

Esta es una perspectiva personal, por lo que puede reflejar mis propias inseguridades, en lugar de las tuyas. Pero sospecho que muchos de ellos resonarán con usted, como lo hacen con las audiencias a las que hablo, en todo el Reino Unido.

1. Las partes interesadas deciden si su proyecto tiene éxito... o no

Creo que este es el más grande para mí. No importa qué tan bien gestione su proyecto, en última instancia, el éxito no depende de usted. Serán sus partes interesadas quienes decidan si:

• Adopte los procesos que crea
• Usa los sistemas que creas
• Compra los productos que lanzas
• Emplear los activos que entrega

Esto me ha llevado a concluir que, de todos los procesos y disciplinas de gestión de proyectos, la participación de las partes interesadas es primordial.

El famoso ingeniero de software y autor Tim Lister dijo que: "La gestión de riesgos es la forma en que los adultos gestionan los proyectos". En respuesta, agregaría que: la participación de las partes interesadas es la forma en que los adultos sofisticados administran los proyectos. La única forma de recuperar el control de los resultados de las partes interesadas es invertir su tiempo en ellos. Comprenda sus perspectivas y necesidades, y trabaje para satisfacerlas.

Se trata de comunicación

Por esta razón, sospecho que la gestión de proyectos tiene que ver con la comunicación. Esto, en sí mismo, era una verdad incómoda para mí. Hasta cierto punto, siempre había asumido que dos cosas eran suficientes para convertirme en un buen gerente de proyectos:

1. Yo era un pensador frío, tranquilo, racional y lógico. Pude ver el panorama general y también profundizar en los detalles.
2. Fui un profesional asertivo y enfocado al logro. Sabía el valor del trabajo duro y la perseverancia.

Pensé que estos dos juntos eran suficientes para tener éxito como gerente de proyecto. Y lo son… para algunos proyectos. Pero a medida que crece lo que está en juego para los individuos y la dimensión política se vuelve más importante, ya no son suficientes.

De hecho, ahora diría que pueden ser un obstáculo para el éxito real. Lo que necesita es voluntad y destreza para comunicarse con una amplia gama de partes interesadas. Su trabajo no es ser político en su enfoque, pero debe participar absolutamente en el juego de la política del proyecto.

2. Obtendrá el equipo de proyecto que se merece

La participación de las partes interesadas tiene que ver con la comunicación. Pero mi malestar creció cuando me di cuenta de que también lo es la entrega de proyectos. Porque la verdad incómoda aquí es que obtienes el equipo que te mereces. Esto no quiere decir que, si eres una buena persona, el universo te recompensará con un buen equipo. Y si eres malo, entonces el universo te castigará. ¡Ojalá fuera cierto!

Esto es lo que significa: la inversión que haga en desarrollar y nutrir a su equipo dictará la calidad del trabajo en equipo y el compromiso individual que logrará.

Comunicación de nuevo

Entonces, ¿cómo inviertes en tu equipo? Lo has adivinado: comunicación. Hace poco llegué a la conclusión, algo a regañadientes, de que la gestión de proyectos es 80 por ciento comunicación.

3. No puedes controlarlo todo

Algo que he notado en mí mismo y en casi todos los gerentes de proyectos que he conocido es esto: lo que anhelan los gerentes de proyectos, por encima de todo, es el control.

No somos fanáticos del control. Pero nuestro trabajo es simple. Es llevar el control a entornos inciertos, complejos, cambiantes y, a veces, confusos. Y hemos diseñado muchos de nuestros métodos y herramientas para ayudarnos a hacer precisamente eso.

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Tradicional vs ágil

En la gestión de proyectos tradicional y predictiva, hemos diseñado procesos y herramientas para:

• Anticipar lo que sucederá y
• Planificar nuestro trabajo para acomodar riesgos y contingencias.

Pero en el nuevo mundo aún menos seguro del desarrollo de software a gran escala, eso parecía cada vez más difícil. Así nacieron los métodos ágiles, para colocar nuevos marcos en torno a los esfuerzos de menor certeza.

Y en dominios que exigen la certeza de la planificación y la estimación, pero que también necesitan un software complejo que se presta poco a ese enfoque, los gerentes de proyecto han diseñado enfoques híbridos que toman los aspectos más relevantes de cada enfoque.

El universo no está de tu lado

La incómoda verdad aquí, sin embargo, es que el universo no toma partido. Y ciertamente no respetará tu plan. Para muchos gerentes de proyectos, una cita favorita proviene de un general prusiano. Helmuth von Moltke dijo: “Ningún plan sobrevive al primer contacto con el enemigo”.

Pero, como el eterno optimista, me siento más atraído por una cita del general y presidente de los EE. UU., Dwight D Eisenhower: “Los planes no son nada; la planificación lo es todo”.

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Lo que deduzco de esto es que no podemos controlar los resultados. Pero podemos controlar nuestra preparación y disposición para lo inesperado.

4. No puede complacer a todas las partes interesadas todo el tiempo

He parafraseado la cita clásica que a menudo se atribuye a Abraham Lincoln. Refleja mi experiencia. En cualquier proyecto complejo, tendrá muchas partes interesadas. Y cada uno tendrá diferentes deseos y necesidades de sus colegas. Tendrás diferentes agendas, bases de poder y estilos con los que lidiar.

Es por eso que siempre pienso que el alcance del proyecto es la parte más difícil de la gestión de proyectos. Aquí es donde necesitas conciliar todos los diferentes puntos de vista.

Pero, la incómoda verdad es que rara vez puedes hacerlo por completo. No importa cuán duro trabaje y cuán ingeniosamente negocie, a menudo habrá algunas partes interesadas a las que dejará insatisfechas.

Los proyectos son políticos

Esto nos lleva de regreso al punto que hice con mi primera verdad incómoda. Los gerentes de proyecto no pueden evitar la política. La determinación del alcance se trata solo en parte de negociar la mejor combinación de funcionalidad, especificación y calidad. Se trata en gran medida de encontrar el compromiso político adecuado. Este es uno que respeta el poder relativo de las partes interesadas en competencia.

5. Un gerente de proyecto ausente es una contradicción en los términos

Hubo un tiempo en que pasé de ser visto como un gerente de proyecto competente a ser considerado como uno bueno.

“Lo que hagas en este mundo no tiene importancia. La pregunta es qué puedes hacer que la gente crea que has hecho”. – Arthur Conan Doyle, Estudio en escarlata

Y, en ese momento, mi empresa a veces me pedía que visitara otros proyectos. Fui a dar consejos y apoyar a los gerentes de proyectos con menos experiencia. Por alguna razón, esos fueron los días en que las cosas salieron mal, de vuelta en mi propio proyecto.

El Ciclo de Monitoreo y Control

Cuanto más frecuentemente controle lo que sucede en su proyecto, más pronto detectará los problemas. Cuanto antes los recoja, más pequeños serán. En consecuencia, son más fáciles de resolver. Y, debido a que está monitoreando con frecuencia, puede verificar el efecto de la intervención y ajustarlo rápidamente, si es necesario.

Pero, si no monitorea con la suficiente frecuencia, lo primero que aprenderá de un problema es cuando ya es grande. Por lo tanto, necesitará una intervención considerable para solucionarlo. Pero luego, si pasa un tiempo antes de que pueda revisarlo, cualquier problema residual puede explotar rápidamente, fuera de control.

Un gerente de proyecto debe estar presente para monitorear y controlar su proyecto. Si no lo está, no está gestionando su proyecto.

6. ¡El cambio sucede!

Ya he dado a entender que el universo no tiene velas para tu proyecto. De hecho, la realidad es peor que eso. Su proyecto existe dentro de un contexto más amplio de:

• Política cambiante
• Tecnología en evolución
• Economía inestable
• Interrupción comercial
• Cambio legislativo y regulatorio
• Amenazas a la seguridad

¿Es de extrañar que su plan esté desactualizado el día dos?

Es por lo que vine aquí...

Como alguien a quien le gusta la previsibilidad, esa es una verdad incómoda. Pero descubrí que también soy alguien que disfruta el desafío de resolver problemas constantemente. Hay una sensación de logro cuando haces algo. Y aún hay más, cuando haces algo contra viento y marea.

La realidad para mí es que, a veces, un poco de terror en el último minuto es emocionante. Y eso es lo que creo que a muchos de nosotros nos encanta de los proyectos.

7. La atención a los detalles marca la diferencia entre el éxito y el fracaso

Los gerentes de proyecto son en su mayoría personas que pueden hacer. Para nosotros, JDI (abreviatura de "Just Do It", el eslogan de Nike) es un adjetivo corto de nuestro mantra favorito (JFDI). Por lo tanto, cuando se trata de la última etapa de un proyecto, o de clasificar los detalles finales, preferimos empezar algo nuevo y más emocionante.

Entonces, la verdad incómoda aquí es que no podemos simplemente ignorar el proceso de cierre del proyecto. O, más exactamente, no debemos hacerlo. Y duele. Porque tu equipo querrá estar fuera. De hecho, parte de su función será administrar sus salidas de su proyecto y hacia nuevas ubicaciones. No serás menos impaciente que ellos.

Pero el diablo está en los detalles, para usar un cliché. Si abandona su proyecto antes de que esté terminado, o ignora los detalles porque lo aburren, hay un precio que pagar. Y será uno grande. Habrás puesto el 80 por ciento del esfuerzo. Pero su proyecto podría tener solo el 20 por ciento del éxito que debería haber tenido.

La atención al detalle es crucial. Sin él, podrías convertir un proyecto exitoso en un triste fracaso. Las verdades no se ponen más incómodas que eso.

Una última verdad incómoda: no puedes hacerlo solo. Sí, necesitas un gran equipo, pero no olvides darles las herramientas que necesitan para tener éxito. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con un tablero en tiempo real, diagrama de Gantt en línea y funciones de colaboración para servirle a usted y a su equipo. Vea cómo tomando esta prueba gratuita de 30 días.