7 неприятных истин для руководителей проектов

Менеджеры проектов — одни из самых позитивных людей. Вооружившись нашими методами и инструментами, нашим безграничным оптимизмом и нашим отношением к делу, иногда кажется, что мы можем сделать все, что угодно. Но факт в том, что есть ограничения. Мы все должны столкнуться с некоторыми неудобными истинами.

Это личная точка зрения, поэтому она может отражать мою собственную неуверенность, а не вашу. Но я подозреваю, что многие из них найдут отклик у вас, как и у аудитории, перед которой я выступаю, в Соединенном Королевстве.

1. Заинтересованные стороны решают, успешен ли ваш проект… или нет

Я думаю, что это большое для меня. Независимо от того, насколько хорошо вы управляете своим проектом, в конечном итоге успех зависит не только от вас. Именно ваши заинтересованные стороны будут решать, следует ли:

• Примите процессы, которые вы создаете
• Используйте системы, которые вы создаете
• Покупайте продукты, которые вы запускаете
• Используйте активы, которые вы предоставляете

Это привело меня к выводу, что из всех процессов и дисциплин управления проектами взаимодействие с заинтересованными сторонами имеет первостепенное значение.

Как известно, инженер-программист и писатель Тим Листер сказал: «Управление рисками — это то, как взрослые управляют проектами». В ответ я бы добавил, что: взаимодействие с заинтересованными сторонами — это то, как опытные взрослые управляют проектами. Единственный способ восстановить контроль над вашими результатами от заинтересованных сторон — это инвестировать в них свое время. Поймите их перспективы и потребности и работайте над их удовлетворением.

Все дело в общении

По этой причине я подозреваю, что управление проектами — это общение. Это само по себе было для меня неприятной правдой. До определенного момента я всегда считал, что двух вещей достаточно, чтобы стать хорошим менеджером проектов:

1. Я был хладнокровным, спокойным, рациональным и логичным мыслителем. Я мог видеть общую картину, а также углубляться в детали.
2. Я был напористым и ориентированным на достижение профессионалом. Я знал цену трудолюбию и настойчивости.

Я думал, что этих двух вместе было достаточно, чтобы преуспеть в качестве руководителя проекта. И они… для некоторых проектов. Но по мере того, как ставки для отдельных лиц растут, а политическое измерение становится все более важным, их становится недостаточно.

На самом деле, я бы сейчас сказал, они могут стать препятствием на пути к настоящему успеху. Что вам нужно, так это готовность и ловкость в общении с широким кругом заинтересованных сторон. Ваша работа не в том, чтобы быть политическим в своем подходе, но вы обязательно должны участвовать в игре проектной политики.

2. Вы получите ту проектную команду, которую заслуживаете

Взаимодействие с заинтересованными сторонами заключается в общении. Но мой дискомфорт усилился, когда я понял, что такова реализация проекта. Потому что неудобная правда здесь в том, что вы получаете команду, которую заслуживаете. Это не означает, что если вы хороший человек, Вселенная вознаградит вас хорошей командой. А если ты плохой, то вселенная накажет тебя. Если бы только это было правдой!

Вот что это значит: инвестиции, которые вы вкладываете в развитие и воспитание своей команды, будут определять качество командной работы и индивидуальную приверженность, которую вы получите.

Общение снова

Итак, как вы инвестируете в свою команду? Вы угадали - общение. Я только недавно пришел к выводу, несколько неохотно, что управление проектом на 80 процентов состоит из коммуникации.

3. Вы не можете все контролировать

Что-то, что я заметил в себе и почти в каждом менеджере проектов, которого я знал, это то, что менеджеры проектов жаждут, прежде всего, контроля.

Мы не помешаны на контроле. Но наша работа проста. Это позволяет контролировать неопределенную, сложную, изменчивую и иногда запутанную среду. И мы разработали многие из наших методов и инструментов, чтобы помочь нам сделать именно это.

Связанный: Как менеджеры проектов используют ProjectManager для управления проектами

Традиционный против Agile

В традиционном предиктивном управлении проектами мы разработали процессы и инструменты для:

• Предвидеть, что произойдет, и
• Планируйте нашу работу с учетом рисков и непредвиденных обстоятельств.

Но в еще менее определенном новом мире крупномасштабной разработки программного обеспечения это выглядело все труднее. Так родились гибкие методы, чтобы поместить новые рамки для начинаний с более низкой степенью определенности.

А в областях, требующих точности планирования и оценки, но также нуждающихся в сложном программном обеспечении, которое плохо подходит для такого подхода, менеджеры проектов разработали гибридные подходы, которые учитывают наиболее важные аспекты каждого подхода.

Вселенная не на вашей стороне

Неудобная правда здесь, однако, заключается в том, что вселенная не принимает чью-либо сторону. И это, конечно, не будет уважать ваш план. Для многих руководителей проектов любимой цитатой является высказывание прусского генерала. Гельмут фон Мольтке сказал: «Ни один план не выдерживает первого контакта с врагом».

Но меня как вечного оптимиста больше привлекает цитата генерала и президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Планы ничто; планирование — это все».

Связанный: 10 лучших цитат об управлении проектами

Из этого я делаю вывод, что мы не можем контролировать результаты. Но мы можем контролировать нашу подготовку и готовность к неожиданностям.

4. Вы не можете все время угождать всем заинтересованным сторонам

Я перефразировал классическую цитату, которую часто приписывают Аврааму Линкольну. Это отражает мой опыт. В любом сложном проекте у вас будет много заинтересованных сторон. И у каждого будут разные желания и потребности от своих коллег. У вас будут разные планы, силы и стили, с которыми вам придется иметь дело.

Вот почему я всегда думаю, что определение масштаба проекта — самая сложная часть управления проектом. Здесь вам нужно примирить все разные точки зрения.

Но неприятная правда заключается в том, что вы редко можете сделать это полностью. Как бы усердно вы ни работали и как бы изобретательно ни вели переговоры, часто будут некоторые заинтересованные стороны, которых вы оставите неудовлетворенными.

Проекты политические

Это возвращает нас к тому, что я сделал с моей первой неприятной правдой. Руководители проектов не могут избегать политики. Определение масштаба лишь отчасти касается согласования наилучшего сочетания функциональности, спецификации и качества. Во многом речь идет о поиске правильного политического компромисса. Это тот, который уважает относительную власть конкурирующих заинтересованных сторон.

5. Отсутствующий руководитель проекта — это противоречие в терминах

Было время, когда я превратился из компетентного руководителя проекта в хорошего менеджера.

«То, что вы делаете в этом мире, не имеет значения. Вопрос в том, что вы можете заставить людей поверить в то, что вы сделали». - Артур Конан Дойл, Этюд в багровых тонах

И в этот момент моя фирма иногда просила меня посетить другие проекты. Я пошел, чтобы дать совет и поддержать менее опытных руководителей проектов. По какой-то причине это были дни, когда что-то пошло не так с моим собственным проектом.

Цикл мониторинга и контроля

Чем чаще вы следите за тем, что происходит в вашем проекте, тем быстрее вы обнаружите проблемы. Чем раньше вы их соберете, тем меньше они будут. Следовательно, их легче решить. И, поскольку вы часто проводите мониторинг, вы можете проверить эффект вмешательства и быстро настроить его, если вам нужно.

Но если вам не удается проводить мониторинг достаточно часто, первое, что вы иногда узнаете о проблеме, это когда она уже является большой. Таким образом, вам потребуется серьезное вмешательство, чтобы исправить это. Но затем, если пройдет некоторое время, прежде чем вы сможете проверить это, любые остаточные проблемы могут быстро выйти из-под контроля.

Менеджер проекта должен присутствовать, чтобы контролировать и контролировать ваш проект. Если нет, то вы не управляете своим проектом.

6. Сдвиг происходит!

Я уже намекал, что Вселенная не поддерживает ваш проект. Действительно, реальность хуже, чем это. Ваш проект существует в более широком контексте:

• Смена политики
• Развивающиеся технологии
• Нестабильная экономика
• Коммерческий сбой
• Законодательная и нормативная текучка
• Угрозы безопасности

Стоит ли удивляться, что ваш план устарел на второй день?

Это то, ради чего я пришел сюда…

Как человек, который любит предсказуемость, это неприятная правда. Но я обнаружил, что я также тот, кто получает удовольствие от постоянного решения проблем. Есть чувство достижения, когда ты что-то делаешь. И даже больше, когда вы делаете что-то вопреки всему.

Реальность для меня такова, что иногда немного пугающего мужества в последнюю минуту возбуждает. И это то, что, я думаю, многим из нас нравится в проектах.

7. Внимание к деталям определяет разницу между успехом и неудачей

Руководители проектов в основном умеют делать. Для нас JDI (сокращение от «Просто сделай это», слоган Nike) — это одно прилагательное от нашей любимой мантры (JFDI). Поэтому, когда дело доходит до последней стадии проекта или доведения до ума последних деталей, мы бы предпочли уйти, начав что-то новое и более захватывающее.

Итак, неудобная правда заключается в том, что мы не можем просто игнорировать процесс закрытия проекта. Или, точнее, не должны. И это больно. Потому что ваша команда захочет уйти. Действительно, часть вашей роли будет заключаться в том, чтобы управлять их выходом из вашего проекта и переходом на новые места размещения. Вы будете не менее нетерпеливы, чем они.

Но дьявол кроется в деталях, если воспользоваться клише. Если вы откажетесь от своего проекта до того, как он будет завершен, или проигнорируете детали, потому что они вам надоели, придется заплатить цену. И это будет большой. Вы приложите 80 процентов усилий. Но ваш проект может быть только на 20 процентов успешнее, чем он должен был быть.

Внимание к деталям имеет решающее значение. Без него вы можете превратить успешный проект в печальный провал. Истины не становятся более неудобными, чем это.

И последняя неудобная истина: вы не можете сделать это в одиночку. Да, вам нужна отличная команда, но не забудьте дать им инструменты, необходимые для достижения успеха. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с панелью управления в реальном времени, онлайн-диаграммой Ганта и функциями совместной работы для вас и вашей команды. Узнайте, как это сделать, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.