7 Fakta Tidak Nyaman bagi Manajer Proyek

Manajer Proyek adalah salah satu orang yang paling positif. Berbekal metode dan alat kami, optimisme kami yang tak terbatas, dan sikap kami yang bisa melakukan, terkadang kami merasa bisa melakukan apa saja. Namun faktanya, ada batasannya. Kita semua harus menghadapi beberapa kebenaran yang tidak menyenangkan.

Ini adalah perspektif pribadi, jadi mungkin mencerminkan ketidakamanan saya sendiri, bukan milik Anda. Tapi saya menduga banyak dari mereka akan beresonansi dengan Anda, seperti yang mereka lakukan dengan audiens yang saya ajak bicara, di seluruh Inggris.

1. Pemangku Kepentingan Memutuskan Apakah Proyek Anda Berhasil…atau Tidak

Saya pikir ini adalah yang besar bagi saya. Tidak peduli seberapa baik Anda mengelola proyek Anda, pada akhirnya kesuksesan tidak tergantung pada Anda. Pemangku kepentingan Anda yang memutuskan apakah akan:

• Mengadopsi proses yang Anda bangun
• Gunakan sistem yang Anda buat
• Beli produk yang Anda luncurkan
• Gunakan aset yang Anda berikan

Hal ini membuat saya menyimpulkan bahwa dari semua proses dan disiplin manajemen proyek, keterlibatan pemangku kepentingan adalah yang terpenting.

Terkenal, insinyur perangkat lunak dan penulis Tim Lister mengatakan bahwa: "Manajemen risiko adalah bagaimana orang dewasa mengelola proyek." Sebagai tanggapan, saya akan menambahkan bahwa: Keterlibatan pemangku kepentingan adalah bagaimana orang dewasa yang canggih mengelola proyek. Satu-satunya cara untuk mendapatkan kembali kendali atas hasil Anda dari pemangku kepentingan Anda adalah dengan menginvestasikan waktu Anda di dalamnya. Pahami perspektif dan kebutuhan mereka, dan berusahalah untuk memenuhinya.

Ini Semua Tentang Komunikasi

Untuk alasan ini, saya menduga manajemen proyek adalah tentang komunikasi. Ini, dengan sendirinya, adalah kebenaran yang tidak nyaman bagi saya. Sampai titik tertentu, saya selalu berasumsi bahwa dua hal sudah cukup untuk membuat saya menjadi manajer proyek yang baik:

1. Saya adalah seorang pemikir yang dingin, tenang, rasional dan logis. Saya bisa melihat gambaran besarnya dan juga menelusuri detailnya.
2. Saya adalah seorang profesional yang asertif dan berfokus pada pencapaian. Saya tahu nilai kerja keras dan ketekunan.

Saya pikir keduanya bersama-sama sudah cukup untuk berhasil sebagai manajer proyek. Dan, mereka ... untuk beberapa proyek. Tetapi ketika taruhan untuk individu tumbuh, dan dimensi politik menjadi lebih penting, mereka tidak lagi mencukupi.

Bahkan, sekarang saya berpendapat, mereka bisa menjadi penghalang kesuksesan nyata. Yang Anda butuhkan adalah kemauan dan ketangkasan dalam berkomunikasi dengan berbagai pemangku kepentingan. Tugas Anda bukanlah menjadi politis dalam pendekatan Anda, tetapi, Anda benar-benar harus terlibat dengan permainan politik proyek.

2. Anda Akan Mendapatkan Tim Proyek yang Layak Anda Dapatkan

Keterlibatan pemangku kepentingan adalah tentang komunikasi. Tetapi ketidaknyamanan saya bertambah ketika saya menyadari bahwa begitu juga pengiriman proyek. Karena kebenaran yang tidak menyenangkan di sini adalah Anda mendapatkan tim yang pantas Anda dapatkan. Ini bukan untuk mengatakan bahwa, jika Anda adalah orang yang baik, alam semesta akan menghadiahi Anda dengan tim yang baik. Dan jika Anda jahat, maka alam semesta akan menghukum Anda. Andai saja itu benar!

Inilah artinya: investasi yang Anda lakukan untuk mengembangkan dan memelihara tim Anda akan menentukan kualitas kerja tim dan komitmen individu yang akan Anda dapatkan.

Komunikasi lagi

Jadi, bagaimana Anda berinvestasi dalam tim Anda? Anda dapat menebaknya—komunikasi. Baru-baru ini saya menyimpulkan, dengan agak enggan, bahwa manajemen proyek adalah 80 persen komunikasi.

3. Anda Tidak Bisa Mengontrol Semuanya

Sesuatu yang saya perhatikan dalam diri saya dan di hampir setiap manajer proyek yang saya kenal adalah ini: apa yang diinginkan oleh manajer proyek, di atas segalanya, adalah kontrol.

Kami tidak gila kontrol. Tapi tugas kami sederhana. Ini untuk membawa kontrol ke lingkungan yang tidak pasti, kompleks, berubah dan terkadang membingungkan. Dan kami telah merancang banyak metode dan alat kami untuk membantu kami melakukan hal itu.

Terkait: Bagaimana Manajer Proyek Menggunakan ProjectManager untuk Mengontrol Proyek

Tradisional vs. Agile

Dalam manajemen proyek prediktif tradisional, kami telah merancang proses dan alat untuk:

• Antisipasi apa yang akan terjadi dan
• Rencanakan pekerjaan kita untuk mengakomodasi risiko dan kemungkinan.

Tetapi di dunia baru pengembangan perangkat lunak skala besar yang bahkan lebih tidak pasti, hal itu tampak semakin sulit. Jadi metode tangkas lahir, untuk menempatkan kerangka kerja baru di sekitar upaya dengan kepastian yang lebih rendah.

Dan dalam domain yang menuntut kepastian perencanaan dan perkiraan, namun juga membutuhkan perangkat lunak kompleks yang kurang cocok untuk pendekatan itu, manajer proyek telah merancang pendekatan hibrida yang mengambil aspek paling relevan dari setiap pendekatan.

Alam Semesta Tidak Berada di Sisi Anda

Namun, kebenaran yang tidak menyenangkan di sini adalah bahwa alam semesta tidak memihak. Dan itu pasti tidak akan menghormati rencana Anda. Bagi banyak manajer proyek, kutipan favorit datang dari Jenderal Prusia. Helmuth von Moltke berkata: “Tidak ada rencana yang bertahan dari kontak pertama dengan musuh.”

Tetapi, sebagai seorang optimis abadi, saya lebih tertarik pada kutipan dari Jenderal dan Presiden AS, Dwight D Eisenhower: “Rencana bukanlah apa-apa; perencanaan adalah segalanya.”

Terkait: 10 Kutipan Manajemen Proyek Terbaik

Apa yang saya ambil dari ini adalah bahwa kita tidak dapat mengontrol hasil. Tapi kita bisa mengontrol persiapan dan kesiapan kita untuk hal-hal yang tidak terduga.

4. Anda Tidak Bisa Menyenangkan Semua Pemangku Kepentingan Anda Sepanjang Waktu

Saya telah memparafrasekan kutipan klasik yang sering dikaitkan dengan Abraham Lincoln. Itu mencerminkan pengalaman saya. Dalam setiap proyek yang kompleks, Anda akan memiliki banyak pemangku kepentingan. Dan masing-masing akan memiliki keinginan dan kebutuhan yang berbeda dari rekan kerja mereka. Anda akan memiliki agenda, basis kekuatan, dan gaya yang berbeda untuk dihadapi.

Inilah mengapa saya selalu berpikir bahwa pelingkupan proyek adalah bagian tersulit dari manajemen proyek. Di sinilah Anda perlu mendamaikan semua sudut pandang yang berbeda.

Tetapi, kebenaran yang tidak menyenangkan adalah Anda jarang dapat melakukannya sepenuhnya. Tidak peduli seberapa keras Anda bekerja, dan seberapa cerdik Anda bernegosiasi, sering kali akan ada beberapa pemangku kepentingan yang tidak Anda puaskan.

Proyek Bersifat Politik

Ini membawa kita kembali ke poin yang saya buat dengan kebenaran pertama saya yang tidak nyaman. Manajer proyek tidak dapat menghindari politik. Lingkup hanya sebagian tentang menegosiasikan perpaduan terbaik antara fungsionalitas, spesifikasi, dan kualitas. Ini sebagian besar tentang menemukan kompromi politik yang tepat. Ini adalah salah satu yang menghormati kekuatan relatif dari para pemangku kepentingan yang bersaing.

5. Manajer Proyek yang Absensi Adalah Kontradiksi dalam Ketentuan

Ada saat ketika saya berubah dari terlihat sebagai manajer proyek yang kompeten menjadi dianggap sebagai manajer yang baik.

“Apa yang kamu lakukan di dunia ini tidak ada konsekuensinya. Pertanyaannya adalah apa yang bisa Anda lakukan untuk membuat orang percaya bahwa Anda telah melakukannya.” – Arthur Conan Doyle, Sebuah Studi di Scarlet

Dan, pada saat itu, firma saya terkadang meminta saya untuk mengunjungi proyek lain. Saya pergi untuk memberikan saran dan mendukung manajer proyek yang kurang berpengalaman. Untuk beberapa alasan, itu adalah hari-hari ketika ada yang salah, kembali ke proyek saya sendiri.

Siklus Monitor dan Kontrol

Semakin sering Anda memantau apa yang terjadi pada proyek Anda, semakin cepat Anda menemukan masalah. Semakin cepat Anda mengambilnya, semakin kecil ukurannya. Akibatnya, mereka lebih mudah diselesaikan. Dan, karena Anda sering memantau, Anda dapat memeriksa efek intervensi dan mengubahnya dengan cepat, jika perlu.

Namun, jika Anda cukup sering gagal memantau, hal pertama yang terkadang Anda pelajari dari suatu masalah adalah ketika masalah itu sudah menjadi masalah besar. Jadi, Anda memerlukan intervensi yang cukup besar untuk memperbaikinya. Tapi kemudian, jika perlu beberapa saat sebelum Anda dapat memeriksanya, masalah sisa apa pun dapat dengan cepat meledak, di luar kendali.

Seorang manajer proyek perlu hadir, untuk memantau dan mengontrol proyek Anda. Jika tidak, Anda tidak mengelola proyek Anda.

6. Terjadi Pergeseran!

Saya sudah menyiratkan bahwa alam semesta tidak membawa lilin untuk proyek Anda. Memang, kenyataannya lebih buruk dari itu. Proyek Anda ada dalam konteks yang lebih luas dari:

• Pergeseran politik
• Teknologi yang berkembang
• Ekonomi tidak stabil
• Gangguan komersial
• Pergeseran legislatif dan peraturan
• Ancaman terhadap keamanan

Apakah mengherankan bahwa rencana Anda kedaluwarsa pada hari kedua?

Untuk itulah saya datang ke sini…

Sebagai seseorang yang menyukai prediktabilitas, itu adalah kebenaran yang tidak menyenangkan. Tetapi saya menemukan bahwa saya juga seseorang yang menyukai tantangan pemecahan masalah yang terus-menerus. Ada rasa pencapaian ketika Anda melakukan sesuatu. Dan bahkan lebih, ketika Anda melakukan sesuatu yang bertentangan.

Kenyataannya bagi saya adalah kadang-kadang, sedikit menit-menit terakhir yang menakutkan itu mengasyikkan. Dan itulah yang saya pikir banyak dari kita suka tentang proyek.

7. Perhatian terhadap Detail Membuat Perbedaan Antara Sukses dan Gagal

Manajer proyek sebagian besar adalah orang yang bisa melakukan. Bagi kami, JDI (kependekan dari “Just Do It,” tagline Nike) adalah salah satu kata sifat dari mantra favorit kami (JFDI). Jadi, ketika sampai pada tahap terakhir dari sebuah proyek, atau memilah-milah detail akhir, kami lebih suka berhenti, memulai sesuatu yang baru dan lebih menarik.

Jadi, kebenaran yang tidak menyenangkan di sini adalah bahwa kita tidak bisa mengabaikan proses penutupan proyek begitu saja. Atau, lebih tepatnya, kita tidak harus melakukannya. Dan itu menyakitkan. Karena tim Anda ingin keluar. Memang, bagian dari peran Anda adalah mengelola keluarnya mereka dari proyek Anda, dan ke penempatan baru. Anda tidak akan kalah sabar dari mereka.

Tapi iblis dalam detailnya, menggunakan klise. Jika Anda meninggalkan proyek Anda sebelum selesai, atau mengabaikan detailnya karena membuat Anda bosan, ada harga yang harus dibayar. Dan itu akan menjadi yang besar. Anda akan telah dimasukkan ke dalam 80 persen dari usaha. Tetapi proyek Anda mungkin hanya 20 persen dari keberhasilan yang seharusnya.

Perhatian terhadap detail sangat penting. Tanpa itu, Anda bisa mengubah proyek yang sukses menjadi kegagalan yang menyedihkan. Kebenaran tidak menjadi lebih tidak nyaman dari itu.

Satu kebenaran terakhir yang tidak menyenangkan: Anda tidak bisa melakukannya sendiri. Ya, Anda membutuhkan tim yang hebat, tetapi jangan lupa untuk memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk berhasil. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan dasbor waktu nyata, bagan Gantt online, dan fitur kolaboratif untuk melayani Anda dan tim Anda. Lihat caranya dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.