7 ความจริงที่ไม่สบายใจสำหรับผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการเป็นกลุ่มคนที่คิดบวกมากที่สุด ด้วยวิธีการและเครื่องมือของเรา การมองโลกในแง่ดีที่ไร้ขอบเขต และทัศนคติที่ทำได้ บางครั้งรู้สึกเหมือนว่าเราจะทำอะไรก็ได้ ทว่าความจริงก็มีข้อจำกัดอยู่ เราทุกคนต้องเผชิญกับความจริงที่ไม่สบายใจ

นี่เป็นมุมมองส่วนตัว ดังนั้นมันจึงอาจสะท้อนถึงความไม่มั่นคงของฉันเอง มากกว่าของคุณ แต่ฉันสงสัยว่าพวกเขาหลายคนคงจะถูกใจคุณ เช่นเดียวกับที่พวกเขาทำกับผู้ฟังที่ฉันพูดด้วยทั่วสหราชอาณาจักร

1. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตัดสินใจว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่...

ฉันคิดว่านี่เป็นเรื่องใหญ่สำหรับฉัน ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการของคุณได้ดีเพียงใด ในที่สุดความสำเร็จก็ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคุณ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะ:

• นำกระบวนการที่คุณสร้างมาใช้
• ใช้ระบบที่คุณสร้างขึ้น
• ซื้อสินค้าที่คุณเปิดตัว
• ใช้ทรัพย์สินที่คุณส่งมอบ

สิ่งนี้ทำให้ฉันสรุปได้ว่ากระบวนการและระเบียบวินัยในการจัดการโครงการทั้งหมด การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

Tim Lister วิศวกรซอฟต์แวร์และนักเขียนชื่อดังกล่าวว่า “การบริหารความเสี่ยงคือวิธีที่ผู้ใหญ่จัดการโครงการ” ในการตอบสนอง ข้าพเจ้าขอเสริมว่า การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นวิธีที่ผู้ใหญ่ที่เก่งกาจในการจัดการโครงการ วิธีเดียวที่จะควบคุมผลลัพธ์ของคุณจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณกลับคืนมาคือการทุ่มเทเวลาให้กับพวกเขา เข้าใจมุมมองและความต้องการของพวกเขา และทำงานเพื่อตอบสนองพวกเขา

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสื่อสาร

ด้วยเหตุผลนี้ ฉันจึงสงสัยว่าการจัดการโครงการเป็นเรื่องของการสื่อสาร เรื่องนี้เป็นความจริงที่ไม่สบายใจสำหรับฉัน ถึงจุดหนึ่ง ฉันคิดเสมอว่าสองสิ่งเพียงพอที่จะทำให้ฉันเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีได้:

1. ฉันเป็นนักคิดที่เยือกเย็น ใจเย็น มีเหตุมีผลและมีเหตุผล ฉันสามารถเห็นภาพใหญ่และเจาะลึกรายละเอียดได้
2. ฉันเป็นมืออาชีพที่เน้นความกล้าแสดงออกและประสบความสำเร็จ ฉันรู้ถึงคุณค่าของการทำงานหนักและความอุตสาหะ

ฉันคิดว่าสองคนนี้ร่วมกันเพียงพอที่จะประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการ และสำหรับบางโครงการ แต่เมื่อเงินเดิมพันสำหรับบุคคลเติบโตขึ้น และมิติทางการเมืองมีความสำคัญมากขึ้น สิ่งเหล่านี้ก็ไม่เพียงพออีกต่อไป

อันที่จริงตอนนี้ฉันจะเถียงว่าพวกเขาสามารถขัดขวางความสำเร็จที่แท้จริงได้ สิ่งที่คุณต้องการคือความเต็มใจและความชำนาญในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย งานของคุณไม่ใช่การเมืองในแนวทางของคุณ แต่คุณต้องมีส่วนร่วมกับเกมการเมืองของโครงการอย่างแน่นอน

2. คุณจะได้ทีมโครงการที่คุณคู่ควร

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสื่อสาร แต่ความรู้สึกไม่สบายของฉันเพิ่มขึ้นเมื่อฉันตระหนักว่าการส่งมอบโครงการก็เช่นกัน เพราะความจริงที่น่าอึดอัดคือคุณได้ทีมที่คุณคู่ควร นี่ไม่ได้หมายความว่า ถ้าคุณเป็นคนดี จักรวาลจะให้รางวัลคุณด้วยทีมที่ดี และถ้าคุณเลว จักรวาลจะลงโทษคุณ ถ้านั่นเป็นเพียงความจริง!

ความหมายคือ การลงทุนที่คุณทุ่มเทเพื่อพัฒนาและดูแลทีมของคุณจะกำหนดคุณภาพของการทำงานเป็นทีมและความมุ่งมั่นของแต่ละบุคคลที่คุณจะได้รับ

การสื่อสารอีกครั้ง

แล้วคุณลงทุนในทีมของคุณอย่างไร? คุณเดาได้ - การสื่อสาร ฉันเพิ่งสรุปได้ไม่นาน ค่อนข้างไม่เต็มใจว่าการจัดการโครงการคือการสื่อสาร 80 เปอร์เซ็นต์

3. คุณไม่สามารถควบคุมทุกอย่างได้

สิ่งที่ฉันสังเกตเห็นในตัวเองและในผู้จัดการโครงการเกือบทุกคนที่ฉันรู้จักคือสิ่งนี้ สิ่งที่ผู้จัดการโครงการต้องการ เหนือสิ่งอื่นใดคือการควบคุม

เราไม่ใช่คนบ้าในการควบคุม แต่งานของเรานั้นเรียบง่าย มันคือการนำการควบคุมมาสู่สภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน ซับซ้อน เปลี่ยนแปลง และบางครั้งก็สับสน และเราได้ออกแบบวิธีการและเครื่องมือมากมายเพื่อช่วยให้เราทำได้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีที่ผู้จัดการโครงการใช้ ProjectManager เพื่อควบคุมโครงการ

แบบดั้งเดิมกับเปรียว

ในการจัดการโครงการเชิงคาดการณ์แบบดั้งเดิม เราได้ออกแบบกระบวนการและเครื่องมือเพื่อ:

• คาดเดาสิ่งที่จะเกิดขึ้นและ
• วางแผนงานของเราเพื่อรองรับความเสี่ยงและเหตุการณ์ฉุกเฉิน

แต่ในโลกใหม่ที่ไม่ค่อยแน่นอนของการพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ นั่นดูยากขึ้นเรื่อยๆ วิธีการที่คล่องตัวจึงถือกำเนิดขึ้นเพื่อวางกรอบการทำงานใหม่รอบ ๆ ความพยายามที่มีความเชื่อมั่นต่ำกว่า

และในขอบเขตที่ต้องการความแน่นอนในการวางแผนและการประมาณค่า แต่ยังต้องการซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถใช้ได้กับแนวทางดังกล่าว ผู้จัดการโครงการได้ออกแบบแนวทางแบบผสมผสานที่ใช้แง่มุมที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของแต่ละวิธี

จักรวาลไม่ได้อยู่ข้างคุณ

ความจริงที่น่าอึดอัดในที่นี้คือจักรวาลไม่ได้เข้าข้าง และมันจะไม่เคารพแผนของคุณอย่างแน่นอน สำหรับผู้จัดการโครงการหลายคน คำพูดที่ชื่นชอบมาจากนายพลปรัสเซียน Helmuth von Moltke กล่าวว่า: "ไม่มีแผนใดที่จะรอดพ้นจากการติดต่อครั้งแรกกับศัตรู"

แต่ในฐานะผู้มองโลกในแง่ดีชั่วนิรันดร์ ฉันพบว่าตัวเองสนใจคำพูดของนายพลและประธานาธิบดีสหรัฐ ดไวต์ ดี ไอเซนฮาวร์ มากขึ้น: “แผนไม่มีความหมาย การวางแผนคือทุกสิ่ง”

ที่เกี่ยวข้อง: 10 คำคมการบริหารโครงการที่ดีที่สุด

สิ่งที่ฉันได้จากสิ่งนี้คือเราไม่สามารถควบคุมผลลัพธ์ได้ แต่เราสามารถควบคุมการเตรียมตัวและความพร้อมของเราสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดได้

4. คุณไม่สามารถทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณพอใจได้ตลอดเวลา

ฉันได้ถอดความคำพูดคลาสสิกที่มักมาจากอับราฮัม ลินคอล์น มันสะท้อนถึงประสบการณ์ของฉัน ในโครงการที่ซับซ้อน คุณจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก และแต่ละคนจะมีความต้องการและความต้องการที่แตกต่างกันจากเพื่อนร่วมงาน คุณจะมีวาระ ฐานอำนาจ และรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

นี่คือเหตุผลที่ฉันคิดเสมอว่าการกำหนดขอบเขตโครงการเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการจัดการโครงการ นี่คือจุดที่คุณต้องกระทบยอดมุมมองที่แตกต่างกันทั้งหมด

แต่ความจริงที่น่าอึดอัดก็คือคุณแทบจะทำได้ไม่เต็มที่ ไม่ว่าคุณจะทำงานหนักแค่ไหน และเจรจาอย่างชาญฉลาดแค่ไหน ก็มักจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางคนที่คุณรู้สึกไม่พอใจ

โครงการเป็นการเมือง

สิ่งนี้นำเรากลับไปสู่จุดที่ฉันทำกับความจริงที่ไม่สบายใจครั้งแรกของฉัน ผู้จัดการโครงการไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเมืองได้ การกำหนดขอบเขตเป็นเพียงส่วนหนึ่งในการเจรจาเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงาน ข้อมูลจำเพาะ และคุณภาพที่ผสมผสานกันอย่างลงตัวที่สุด ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการค้นหาการประนีประนอมทางการเมืองที่ถูกต้อง นี่คือสิ่งที่เคารพอำนาจสัมพัทธ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แข่งขันกัน

5. ผู้จัดการโครงการที่ขาดงานมีความขัดแย้งในเงื่อนไข

มีอยู่ช่วงหนึ่งที่ฉันเปลี่ยนจากการถูกมองว่าเป็นผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถมาเป็นได้รับการยกย่องว่าเป็นคนดี

“สิ่งที่คุณทำในโลกนี้ไม่มีผลอะไร คำถามคือสิ่งที่คุณสามารถทำให้ผู้คนเชื่อว่าคุณได้ทำไปแล้ว” – อาเธอร์ โคนัน ดอยล์, A Study in Scarlet

และเมื่อถึงจุดนั้น บางครั้งบริษัทของฉันก็ขอให้ฉันไปเยี่ยมชมโครงการอื่นๆ ฉันไปให้คำแนะนำและสนับสนุนผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์น้อย ด้วยเหตุผลบางอย่าง นั่นคือวันที่สิ่งต่างๆ ผิดพลาด ย้อนกลับไปที่โครงการของฉันเอง

วงจรการตรวจสอบและการควบคุม

ยิ่งคุณตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณบ่อยเท่าใด คุณก็จะพบปัญหาได้เร็วเท่านั้น ยิ่งคุณหยิบมันเร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งเล็กลงเท่านั้น ดังนั้นจึงง่ายต่อการแก้ไข และเนื่องจากคุณกำลังเฝ้าติดตามอยู่บ่อยครั้ง คุณจึงสามารถตรวจสอบผลกระทบของการแทรกแซงและปรับแต่งได้อย่างรวดเร็วหากต้องการ

แต่ถ้าคุณล้มเหลวในการตรวจสอบบ่อยครั้งพอ อย่างแรกที่คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาก็คือเมื่อปัญหาใหญ่อยู่แล้ว ดังนั้น คุณจะต้องมีการแทรกแซงจำนวนมากเพื่อแก้ไข แต่ถ้าต้องใช้เวลาสักระยะก่อนที่คุณจะตรวจสอบได้ ปัญหาที่เหลืออาจระเบิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ควบคุมไม่ได้

ต้องมีผู้จัดการโครงการเพื่อตรวจสอบและควบคุมโครงการของคุณ หากคุณไม่ใช่ แสดงว่าคุณไม่ได้จัดการโครงการของคุณ

6. กะเกิดขึ้น!

ฉันได้บอกเป็นนัยแล้วว่าจักรวาลไม่มีเทียนสำหรับโครงการของคุณ แท้จริงแล้ว ความเป็นจริงเลวร้ายยิ่งกว่านั้น โครงการของคุณอยู่ในบริบทที่กว้างขึ้นของ:

• เปลี่ยนการเมือง
• วิวัฒนาการของเทคโนโลยี
• เศรษฐกิจไม่มั่นคง
• การหยุดชะงักทางการค้า
• ปั่นป่วนกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ
• ภัยคุกคามต่อความมั่นคง

น่าแปลกใจไหมที่แผนของคุณล้าสมัยในวันที่สอง?

ฉันมาที่นี่เพื่อ…

เป็นคนที่ชอบคาดเดาได้ นั่นเป็นความจริงที่น่าอึดอัด แต่ฉันพบว่าฉันยังเป็นคนที่ชอบความท้าทายในการแก้ปัญหาอย่างต่อเนื่อง มีความรู้สึกสำเร็จเมื่อคุณทำบางสิ่ง และยิ่งกว่านั้นอีก เมื่อคุณทำบางสิ่งที่ตรงข้ามกับโอกาส

ความจริงสำหรับฉันคือบางครั้ง ลูกเรือในนาทีสุดท้ายที่น่ากลัวเล็กน้อยก็น่าตื่นเต้น และนั่นคือสิ่งที่ฉันคิดว่าพวกเราหลายคนชอบเกี่ยวกับโครงการ

7. การใส่ใจในรายละเอียดทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่เป็นคนที่ทำได้ สำหรับเรา JDI (ย่อมาจาก “Just Do It” ซึ่งเป็นสโลแกนของ Nike) เป็นคำคุณศัพท์สั้นๆ คำเดียวของมนต์ที่เราโปรดปราน (JFDI) ดังนั้น เมื่อมันมาถึงขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ หรือการเรียงลำดับรายละเอียดขั้นสุดท้าย เราควรจะปิด เริ่มต้นสิ่งใหม่และน่าตื่นเต้นมากขึ้น

ดังนั้น ความจริงที่น่าอึดอัดก็คือ เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อกระบวนการปิดโครงการได้ หรือถูกต้องกว่านั้น เราต้องไม่ทำ และมันก็เจ็บ เพราะทีมของคุณจะต้องการที่จะปิด อันที่จริง บทบาทของคุณส่วนหนึ่งคือการจัดการการออกจากโครงการของคุณและในตำแหน่งใหม่ คุณจะใจร้อนไม่น้อยไปกว่าพวกเขา

แต่มารอยู่ในรายละเอียดเพื่อใช้ถ้อยคำที่เบื่อหู หากคุณละทิ้งโครงการของคุณก่อนที่โครงการจะเสร็จสิ้น หรือละเลยรายละเอียดเนื่องจากทำให้คุณเบื่อ ก็มีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่าย และมันจะเป็นเรื่องใหญ่ คุณจะทุ่มเท 80 เปอร์เซ็นต์ของความพยายาม แต่โครงการของคุณอาจเป็นเพียง 20 เปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จที่ควรจะเป็น

ความใส่ใจในรายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีสิ่งนี้ คุณสามารถเปลี่ยนโปรเจ็กต์ที่ประสบความสำเร็จให้กลายเป็นความล้มเหลวที่น่าเศร้าได้ ความจริงไม่ได้อึดอัดไปกว่านี้อีกแล้ว

ความจริงที่น่าอึดอัดประการสุดท้าย: คุณไม่สามารถทำคนเดียวได้ ใช่ คุณต้องการทีมที่ยอดเยี่ยม แต่อย่าลืมมอบเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขาประสบความสำเร็จ ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ และฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเพื่อให้บริการคุณและทีมของคุณ ดูวิธีการโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้