Anasayfa
Program, eş zamanlı yürütülebilmeleri ve kaynakları, faaliyetleri ve paydaşları paylaşabilmeleri için koordineli bir şekilde yönetilen ilgili projeler kümesidir.
Program yönetimi, birden fazla ilgili projenin yürütülmesine ve kontrol edilmesine yönelik stratejik bir yönetim yaklaşımıdır. Program yönetiminin amacı, proje kaynaklarını, maliyetlerini ve diğer proje etkinliklerini paylaşarak tüm programa fayda sağlamaktır.
İlgili projeleri aynı anda yönetmek, her bir projeyi ayrı ayrı yönetmek olsaydı zor olacak olan sinerjiler için fırsat yaratır. Program yönetiminin odak noktası daha geniş olduğundan, bu, bireysel bir projeye rehberlik etmekten daha karmaşık bir yönetim gerektirir.
Program yöneticileri, bir programı yönetme görevini üstlenirken, performansı planlamalarına, izlemelerine ve raporlamalarına olanak tanıyan güçlü yazılım araçlarına güvenirler. ProjectManager'ın çevrimiçi program yönetimi araçları paketi ile kendiniz ve kuruluşunuz için doğru kararları verebilirsiniz.
Bu yazılım araçlarının yardımıyla program yöneticileri, benzer projeleri bir program halinde gruplandırır. Ardından, en yüksek yatırım getirisi için bunları birlikte yönetmek için çeşitli teknikler, bilgiler ve beceriler kullanırlar.
Program yönetimi veya program yönetimi, bir grup ilgili projeyle ilgilenirken, proje yönetimi yalnızca bir projeyi içerir. Programlar daha büyük, daha genel olma eğilimindedir ve sürüş stratejisi uzun vadelidir.
Projeler çok daha spesifikken, programlar üst düzey bir işletme görünümünden oluşturulur. Bir program planı, kuruluşların stratejik hedeflerine ve iş hedeflerine ulaşmak içindir. Esnek teslim tarihleri vardır ve uzun vadeli faydalar ararlar. Aksine, projelerin katı teslim tarihleri vardır ve çıktıları üretmek için kalite kontrol, zamanındalık ve maliyet etkinliği ararlar.
Program yönetimi ile proje yönetimi arasındaki en büyük fark, bir programın kapsamının çok daha geniş ve daha ayarlanabilir olması, bir projenin ise çıktıları ile tanımlanmasıdır. Projeler, proje planında belirtilen başlangıç ve bitiş tarihlerine sahipken, programlar kalıcı bir alıştırmadır.
Bir organizasyonun stratejik planına ve stratejik vizyonuna ulaşmak, genellikle çeşitli bireysel projelerden oluşan uzun vadeli programları gerektirir. Program yönetişimi ve program yönetim planı, bu projelerin nasıl yürütüleceğini tanımlar. Büyük kuruluşların genellikle proje portföylerinin bir parçası olan birkaç programı aynı anda yürütmesi gerekir.
Program yönetimi, proje portföy yönetimi ile aynı şey değildir. Project Management Institute (PMI), Project Management Body of Knowledge (PMBOK) kitabında proje portföyünü “grup olarak yönetilen projeler, programlar, yan portföyler ve operasyonlar” olarak tanımlamaktadır. Dolayısıyla, basit bir ifadeyle, bir proje portföyü, bir organizasyonun bir noktada yürütmekte olduğu daha büyük proje ve program grubudur.
Program yöneticisi rolü, genellikle program yönetimi sertifikasına sahip bir kişi gerektirir. Bir program yöneticisi, farklı ekipler, proje yöneticileri, portföy yöneticileri ve paydaşlarla çalışarak bir programın yaşam döngüsünü denetlemekten sorumludur.
Bir program yöneticisi, bir grup ilgili projenin stratejik yönetiminde uzmanlaşmış ve verimlilik yaratmaya ve çalıştıkları organizasyonun stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmaya çalışan bir Program Yönetimi Uzmanıdır (PgMP).
Program yöneticileri, karşılıklı bağımlılıklar oluşturmak için birden fazla projede çalışacak, programdaki bireysel projeleri yöneten proje yöneticilerini yönlendirecek ve işlevler arası ekipler arasındaki iletişimi kolaylaştıracaktır.
Diğer görevlerin yanı sıra, bir program yöneticisinin ana sorumlulukları risk yönetimi, kalite kontrol, değişiklik yönetimi, paydaş iletişimini yönetmek ve raporlamadır. Program yöneticileri, program planlarının kuruluşlarının program portföy yönetim planıyla uyumlu olduğundan emin olmak için portföy yöneticileriyle de işbirliği yapmalıdır.
Bir program yöneticisinin günlük görevlerinde genellikle hesaba katması gereken sorumluluklar şunlardır:
Program planlama, program yönetiminin başladığı yerdir ve programınızın planın doğru şekilde oluşturulmasını sağlamak son derece önemlidir. İyi düşünülmüş bir program yönetim planına sahip olmak zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve program yöneticilerinin riski önceden tahmin etmelerine ve onu çözmek için önceden yöntemler belirlemelerine olanak tanır. Herhangi bir plan gibi, bir program yönetim planı da daha büyük iş parçalarını daha küçük, daha yönetilebilir parçalara böler. Bir program iş dökümü yapısı, program yöneticilerinin tam da bunu yapmasına izin verir.
Programların yürütülmesi paraya mal olur ve programın ne kadar finansal taahhüt gerektireceği önceden tahmin edilmelidir. Bu nedenle, temel bir program planı oluşturulduktan sonra, çalıştırmanın ne kadara mal olacağını belirlemek program yöneticisine kalmıştır. Bu analiz ne kadar doğru olursa, kuruluşun uzun vadede bütçelemesi için o kadar iyi olur.
Bir plan ve bunu finanse edecek para ile program yöneticisi, programdaki çeşitli projelerin yürütülmesini yönetmelidir. Program yöneticileri genellikle program başarısını izlemek için gerekli olan Gantt çizelgeleri gibi araçlar üzerinde yaşar. Bir Gantt ile program yöneticileri, programlarını aşamalara ayırabilir ve kurucu projelerini görev düzeyine kadar detaylandırabilir. Bu program yönetimi araçları, program yöneticilerinin en iyi program yönetimi uygulaması olan karar verme süreçleri için girdi olarak gerçek zamanlı verileri kullanmalarına olanak tanır.
Projeler her zaman değişir, bu nedenle bu projeleri barındıran programların da değişmesi gerekir. Program yöneticileri, bu değişiklikleri yönetmek için yerinde değişiklik yönetimi süreçlerine sahip olmalıdır. Değişiklikler paydaşlardan veya içeriden gelebilir ve ayrıca tedarik zinciri, hava durumu ve diğer güçler nedeniyle harici değişiklikler olabilir. Nerede olursa olsun, bu değişiklikler tanımlanmalı, onaylanmalı veya reddedilmeli ve ardından yanıtlanmalıdır.
Program yönetiminde kullanılan birçok terim proje yönetimindekilerle aynıdır. Program yönetiminin ne olduğunu ve proje yönetiminden nasıl farklılaştığını daha iyi anlatmak için daha büyük olanları gözden geçirmek yine de yararlıdır.
Bir program yöneticisi, çeşitli ilgili projelere bakma ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak ve söz konusu projelerin aynı anda yürütülmesini gerektiren program hedeflerine ulaşmak için toplu olarak nasıl yönetileceğini bulma görevini üstlenir. Program yönetim süreci, tıpkı herhangi bir bireysel projenin yönetiminde olduğu gibi, uygun planlamaya bağlıdır. Aradaki fark, program yönetiminin çoğu kuruluşta devam eden bir faaliyet olma eğiliminde olmasıdır.
O halde program yönetimi, mikro üzerinden makroya odaklanan ve aşağıdakileri içeren bir süreçtir:
Hangi program yönetimi değildir:
Program yönetim yazılımı, bir program yönetim ofisinin en değerli varlığıdır. Yöneticilerin bir dizi projede kaynaklarını planlamalarına, organize etmelerine ve yönetmelerine ve uygun bir program yönetişimi kurmalarına olanak tanır. Birden fazla projenin zamanlamasını ve ilgili maliyetlerini, bütçesini, kaynak tahsisini ve daha fazlasını kontrol etmek için tasarlanmıştır.
Her program yönetim yazılımı biraz farklıdır, bazıları daha bütünsel özellikler sunarken, diğerleri programdaki projeler arasındaki sinerjileri bulmaya ve bunlardan yararlanmaya ilişkin ayrıntılara odaklanır.
En azından, görevleri yönetebilen, herkesi aynı sayfada tutan bir iletişim platformuna ve ilerlemeyi izlemek ve takip etmek için bir araca sahip bir araç isteyeceksiniz. Microsoft Project, en yaygın kullanılan proje yönetimi yazılımlarından biridir, ancak ProjectManager'ı program yönetimi için daha iyi bir seçim yapan önemli dezavantajları vardır.
Programınızdaki birçok projenin yönetimini koordine etmenize yardımcı olabilecek çevrimiçi bir program yönetim yazılımına sahip olmak çok önemlidir. Nasıl yardımcı olabileceği aşağıda açıklanmıştır: