Bir Planlama Toplantısı Nasıl Yapılır (Kontrol Listesi Dahil)

Toplantılar—çok fazla olabilir. Toplantılar bazen ne zaman buluşulacağını tartışmak için yapılır: saçma gelebilir. Ancak toplantılar, iş geçmişinden kalan işe yaramaz eserler değildir. Onlar önemli bir iletişim aracıdır. Bu nedenle proje yönetiminde bir planlama toplantısı başarılı bir projeyi başlatmanın anahtarıdır.

Her toplantıda olduğu gibi, uyulması gereken kurallar vardır. Bir gündem olmalı ve sadece orada olması gereken insanlar hazır bulunmalıdır. Değilse, bu yüzden toplantıların adı kötü olur. Ne kadar hazırlıklı olursanız, toplantı o kadar verimli ve proje planlamanız o kadar verimli olur.

Bu nedenle, iyi bir planlama toplantısını kapsamlı ve faydalı hale getirmek için dahil etmeniz gereken temel öğelere ayırdık. Toplantınızda hiçbir şeyi ihmal etmediğinizden emin olmak için kullanabileceğiniz bir kontrol listesi bile ekledik.

Planlama Toplantısının Amacı Nedir?

Bir planlama toplantısı yapmanın bariz nedeni, bir plan oluşturmak ve ekipten katılım sağlamaktır. Bu, bir plan geliştirmenin ilk adımıdır ve bu hedefe nasıl ulaşırız gibi belirli soruların yanıtlanmasını gerektirir. Bu konuda zaten ne biliyoruz? Kim neyden sorumlu olacak?

Planlama toplantısı tamamlandığında, yukarıdaki soruları yanıtladıktan sonra hızlıca çizilen planın kaba bir taslağı gibi birkaç çıktı olmalıdır. Ayrıca projede kimin ne yapacağı konusunda da bir açıklık olmalıdır.

Bağımlılıkları, hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağınızı ve hangilerine zaten sahip olmadığınızı belirlemeye başlamanın zararı olmaz. Ayrıca, yanıtlanması gereken veya daha fazla araştırma ve araştırma gerektiren sorularınız olacak.

Planın kapsamının ne olduğuna dair genel bir anlayış da oluşturulmalıdır. Orada bulunan herkes plan hakkında iyi bir fikre sahip olmalıdır. Planlama toplantısında bu parametrelerin net olduğundan emin olmak için geri bildirim alın ve net değillerse, netleşene kadar grubun sorularını teşvik edin. Bu, bireylerin ekipteki diğer kişilerle nasıl koordine olacağını içerir.

Bir Planlama Toplantısının Temel Unsurları

Bir planlama toplantısı ancak parçaları kadar iyidir. Bu kısımlar, toplantıyı çağırmadan önce hazırlamanız gereken kısımlardır. Toplantının sorunsuz geçmesi ve planın ve ekip sorumluluklarının iyi bir şekilde çizilmesi için tabiri caizse tüm ördeklerinizi bir sıraya koymak istiyorsunuz. Bu nedenle, aşağıdaki öğelerin her birini ele aldığınızdan emin olmak isteyeceksiniz.

Vizyon, Hedefler ve Amaçlar

Bir planınız olmadan önce bir hedefiniz olmalıdır. Başka bir deyişle, ulaşmak istediğiniz amaç ve hedefler nelerdir. Bunu anlamak için kendinize basit ama önemli sorular sormanız gerekir, örneğin ne yapmaya çalışıyorsunuz ve hangi sorunları çözmeye çalışıyorsunuz?

Bu soruları yanıtlamak, planı uygularken izlenmesi gereken önemli bir yol gösterici olan vizyonu tanımlayacaktır. Bu aynı zamanda paydaşlara ve ekip üyelerine projeye katılmaları için bir rampa sağlayacaktır. Bu, bir iş gerekçesi oluşturmaya, projeyi organizasyonun genel iş hedefleriyle uyumlu hale getirmeye ve projenin faydalarını belirlemeye yol açar.

Kritik başarı faktörleri

Bir vizyona, hedeflere ve hedeflere sahip olduğunuzda, bu vizyon, amaç ve hedefleri nitelendirmeniz gerekir. Bu ne anlama geliyor?

Konsepti ilk geliştiren D. Ronald Daniel'e göre, “sonuçların tatmin edici olması durumunda, organizasyon için başarılı rekabetçi performans sağlayacak olan sınırlı sayıda alan. Bunlar, işin gelişmesi için işlerin doğru gitmesi gereken birkaç kilit alan. Bu alanlardaki sonuçların yeterli olmaması durumunda kurumun dönem için gösterdiği çaba istenilenden daha az olacaktır.”

Başka bir deyişle, yapmakta başarısız olamayacağınız şeyler nelerdir? Planınızın bu temel bileşenleri tanımlanmalı ve herkese açık olmalıdır. Bunlar, proje için teslimatı, üzerinde anlaşmaya varılan bir bütçe ve zaman çizelgesini vb. içerir.

Kritik başarı faktörlerine sahip olmak, yalnızca planlama sürecini değil, proje yürütmesini de önceliklendirebileceğiniz anlamına gelir. Liderlerin kim olduğunu, kaynaklarınızı nereye koyacağınızı ve bu kritik başarı faktörlerinin her zaman korunduğundan emin olmak için planınızı nasıl ayarlayacağınızı bileceksiniz.

Anahtar Performans Göstergeleri

Temel performans göstergesi veya KPI, ölçülebilir bir değere sahip bir şeydir. Bir projenin temel iş hedeflerine ulaşmak için ne kadar etkili çalıştığını gösterir. Bu, başarıyı değerlendirmenin bir yoludur, ancak bunu yapabilmek için önce proje için KPI'ların ne olduğunu belirlemelisiniz.

Bu nedenle, planlama toplantısında proje KPI'ları ve daha spesifik olarak proje ekibindeki herkesin bu KPI'lara ulaşmak için yapmaktan sorumlu olduğu şeyler ele alınmalıdır. Vurmak için bir hedef belirlemeden ve bunu ekibe ve bu hedefe ulaşmadaki rollerini açıklamadan, projenin başarılı olma olasılığı daha düşüktür. Bu nedenle planlama toplantısının önemli bir parçasıdır.

Anahtar konular

Bir de kilit meseleler var: En acil ve derhal ele alınması gereken şeyler. Projede veya hatta planlamada ilerlemeden önce, ortadan kaldırılması gereken muhtemel engeller vardır. Bu, onların tanımlandığı zamandır ve çözüme ve bu suçlamayı kimin yöneteceğine ilişkin bir karar verilir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Sorun İzleme Şablonu

Bu noktalara ulaşmak, bir günlük bir planlama toplantısı için temel bir taslak sağlayacaktır. Tabii ki, planlamaya daha fazla zaman ayırmanız gerekebilir ve gerekebilir, ancak bu, projeden çok ekibinizin boyutuna bağlı olacaktır. Ekibiniz ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, planlama toplantısını daha verimli hale getirmek için toplantıdan önce onları dahil etmek ve fikir ve yorumlarını almak isteyeceksiniz.

ProjectManager, Planlama Toplantısını Plana Dönüştürüyor

Tanıştınız, projeyi tanımladınız ve şimdi konuştuğunuz her şeyi bir araya getirmek için gerçek bir planın yapılması geliyor. İşte bu noktada ProjectManager yardımcı olabilir. ProjectManager, projeleri baştan sona planlamanıza, planlamanıza ve yönetmenize yardımcı olabilecek çevrimiçi bir proje planlama yazılımıdır.

Kolay İthalat

Bir vizyonunuz, hedefleriniz ve hedefleriniz var, ancak bunları projenin nihai çıktısına götürecek adımlara nasıl ayıracaksınız? Başlangıç ​​olarak, projenin sonundan oraya ulaşmak için gerekli olan tüm görevlere geri dönmenize yardımcı olacak bir iş dökümü yapısı kullanın. Bu temelde, daha sonra ProjectManager'a yüklenebilecek ve yeni bir proje olarak açılacak bir görev listesi oluşturmaktır.

Bağımlılıkları, Son Tarihleri ​​ve Kilometre Taşlarını Belirleyin

Tüm görevler bir kerede tamamlanamaz, bazıları bitene kadar bazıları başlayamaz, bu yüzden onları organize etmeniz gerekir. ProjectManager bu süreci basitleştirir. Gantt grafiği aracınızda görev süreleri ekleyin ve bir zaman çizelgesi doldurun.

Artık bağımlı görevleri bağlayabilir, projeyi aşamalara ayırmak için kilometre taşları ayarlayabilir ve hatta Gantt'tan ekip üyeleri atamaya başlayabilirsiniz.

İşi Yönetmek için Görev Yönetimi Araçları

Bir ekip üyesi ProjectManager'a davet edildiğinde, onlara görevler atanabilir. Görevler, yöneticiden yönergeler, yapılacaklar listeleri içerebilir ve sınırsız dosya ve resim ekleri içerebilir. Ama bu sadece başlangıç.

Proje üzerinde çalışan farklı kişiler farklı şekillerde çalışır, bu nedenle ProjectManager'ın birden çok proje görünümü vardır. Ekip üyeleri bir görev listesi veya hatta bir takvim görünümü tercih edebilir.

Görevleri yerine getirmeye başladıklarında, önceliklere odaklanmak ve iş akışını kontrol etmek zor olabilir. Kanban görünümü, ekip üyelerinin yalnızca başarabilecekleri kaynaklara ve kapasiteye sahip oldukları işler üzerinde çalışmasını sağlar. Yöneticiler de üretim döngüsüne şeffaflık katar.

Tabii ki, ekip üyeleri birlikte çalışırken en üretkendir, bu nedenle ProjectManager işbirliğini teşvik eder. Görevler hakkında yorum yapılabilir ve bu göreve atanmamış diğer ekip üyeleri etiketlenebilir ve sohbete dahil edilebilir.

Planı Takip Edin ve Raporlayın

Yöneticiler ekibin ilerlemesini izlemek ister ve bunu gerçek zamanlı bir gösterge panosu ile üst düzeyde yapabilir veya tek tıklamayla raporlama ile verilerin derinliklerine inebilir. ProjectManager, planları gerçeğe dönüştürmek için mükemmel bir araçtır ve her planlama toplantısının gündeminde olmalıdır.

ProjectManager, projenizi planlamanıza ve ardından yürütmenize yardımcı olan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Birden çok proje görünümü, onu yöneticilerden ekiplere ve net ve kolay raporlamayı seven paydaşlara kadar ekipteki herkes için esnek bir araç haline getirir. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümüyle bir sonraki proje planladığınızda ProjectManager'ı deneyin.