10 Proje Yönetimi Bilgi Alanı (PMBOK)

Proje yönetiminde başarılı olmak için bilmeniz gerekenler nelerdir? Her şey! Bu şakada bazı gerçekler olsa da, proje yöneticisi olmanın sayısız sorumluluğunu anlamanın bir yolunu arayan öğrenci ya da deneyimli profesyoneller için pek yardımcı olmuyor.

Kendi disiplininde bulunan çok çeşitli proje yönetimi araçları, terimleri, becerileri ve bilgileri göz korkutucu olabilir. Bu nedenle PMBOK oluşturuldu - proje yönetiminin birçok bölümünü birleştirmeye ve standartlaştırmaya yardımcı olmak için.

Proje Yönetiminde PMBOK nedir?

PMBOK, Project Management Body of Knowledge anlamına gelir. Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından yayınlanan ve güncellenen proje yönetimi için bir dizi standart terminoloji ve kılavuzdur.

Proje Yönetimi Bilgi Alanları

PMI, geniş proje yönetimi alanını, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) adlı kılavuzunda 10 proje yönetimi bilgi alanı olarak adlandırdığı, sindirilebilir 10 parçaya daha bölmüştür.

Proje yönetimi bilgi alanları, proje başlatma, proje planlama, proje yürütme, izleme ve kontrol ve proje kapanışı olan süreç gruplarıyla örtüşmektedir. Bunlar, her projenin geçtiği kronolojik aşamalardır.

Bilgi alanları, bu süreç gruplarından herhangi biri sırasında yer alır. Bilgi alanları dikey iken süreç gruplarını yatay olarak düşünebilirsiniz. Bilgi alanları, etkin proje yönetimi için gerekli olan temel teknik konulardır.

1. Proje Entegrasyon Yönetimi

Bir projeyi bir arada tutan nedir? Bu, başlangıç ​​aşamasında oluşturulan bir proje başlatma belgesinin geliştirilmesi gibi temel planları içeren proje entegrasyon yönetimi olacaktır. Bu, projeyi kuran ve proje yöneticisini atayan belgedir.

Bu alanın bir diğer yönü, projenin başarılı bir şekilde sona ermesi için bir proje yol haritası olarak geliştirilen proje yönetim planıdır. Proje planı oluşturulduktan sonra paydaşlar ve/veya sponsorlar tarafından onaylanır ve ardından proje ilerledikçe bir değişiklik günlüğü aracılığıyla izlenir ve takip edilir. ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımı, yöneticilerin bu proje planlarını takip etmelerine yardımcı olabilir.

Proje entegrasyon alanı, çıktılarının üretimi olan proje çalışmasının yönlendirilmesini ve yönetilmesini de içerir. Bu süreç, meydana gelebilecek herhangi bir değişikliği veya sorunu belirlemek ve kontrol etmek için izlenir, analiz edilir ve raporlanır.

Ayrıca, herhangi bir değişiklik kontrolü yapılacaktır. Bu, talep formları, paydaşlardan ve/veya sponsorlardan veya başka bir yöneticiden onay gerektirebilir. Bu alan aynı zamanda proje sonunda proje kapanışının bir parçasıdır.

2. Proje Kapsam Yönetimi

Kapsam, projenin çalışmasıyla ilgilidir. Bu, proje yönetim planının bir parçası olan plan kapsam yönetimini içerir. Ayrıca, nihai ürün veya hizmet için ayrıntılı bir gereksinimin toplandığı zamandır.

Ayrıca bir kapsam bildiriminde kapsamı tanımlamanız gerekir. Bu, büyük proje risklerini azaltmak için kapsamlı bir cümleden madde işaretli bir listeye kadar her şeydir. Ve proje çalışmasının grafiksel bir dökümü olan bir iş dökümü yapısı (WBS) bu alanın bir başka parçasıdır.

Proje sırasında kapsamı doğrulayın, bu da çıktıların sponsor veya paydaş tarafından düzenli olarak onaylandığından emin olmak anlamına gelir. Bu, süreç gruplarının izlenmesi ve kontrol edilmesi sırasında meydana gelir ve planlama sırasında ortaya konan özellikleri değil, çıktıları kabul etmekle ilgilidir.

Kapsam bildirimi, örneğin bir projenin zamanlamanın gerisinde kalması gibi, kapsamı kontrol etmek için proje boyunca büyük olasılıkla değişecektir.

3. Proje Zaman Yönetimi

Proje zaman yönetimi, sürpriz değil, zaman alıcıdır. Proje, her bir görev için bütçelerin yanı sıra başlangıç ​​tarihleri ​​ve son tarihler ile zamanlanan görevlere ayrılmıştır. Ve herhangi bir projenin aşamaları boyunca işler sürekli değişiyor, bu da bu şeyleri sık sık gözden geçirmek anlamına geliyor.

Bu, proje için bir zaman çizelgesi oluşturmayı ve kimin neyden sorumlu olduğunu belirlemeyi içeren plan zaman çizelgesi yönetimini içerir. Bu, bir WBS yapmakla aynı şey olmayan, ancak benzer olan faaliyetleri tanımlamak anlamına gelir. Böylece projenin her yönüne değinen bir görev listesi oluşturuyorsunuz.

İlgili: Zaman Yönetimi Stratejileri ve Araçları

Bu görevler daha sonra anlamlı bir sıraya konur ve aralarındaki bağımlılıklar not edilir. Bu bağımlılıklar daha sonra bitişten başla (FS), bitişten bitişe (FF), başlangıçtan başla (SS) veya baştan sona (SF) olarak belirlenir. Bu çoğunlukla daha büyük projeler içindir.

Artık sıralanan görevler ile, her biri için gereken kaynaklar tahmin edilmeli ve atanmalıdır. Her görevin süresi de bu noktada belirlenir. Bütün bunlar, önce her bir görev için kritik yolu bularak ve yüzerek bir çizelgeye yol açacaktır. Görevleri bir zaman çizelgesine yerleştirmek için bir Gantt grafiği kullanın ve ardından kaynak kullanımını dengelemek için kaynak seviyelendirme üzerinde çalışın.

Program yapıldıktan sonra, programı kontrol etmek için plan gereklidir. Gerçek planın planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için kazanılan değer yönetimi düzenli olarak yapılır.

4. Proje Maliyet Yönetimi

Bu alan proje bütçesini içerir; bu, fonların projenin kapsamını kapsadığından ve paydaşları veya sponsorları bilgilendirmek için düzenli olarak izlendiğinden emin olmak için iyi tahmin araçlarına sahip olmak anlamına gelir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Proje Bütçe Şablonu

Plan maliyet yönetimi, nasıl ve değişip değişmeyeceğini ve onu kontrol etmek için hangi prosedürlerin kullanılacağını içeren bütçeyi oluşturma yöntemini belirleyecektir. Her görevin maliyeti için tahmin edilmesi gerekecektir; bu, işçilik, malzeme, ekipman gibi tüm kaynakları ve görevi tamamlamak için gereken diğer her şeyi dahil etmek anlamına gelir.

Bu, tüm görev maliyetlerini alıp bunları birleştirdikten sonra proje bütçesini belirleyecektir. Ardından, kazanılmış değer analizi yoluyla bu maliyetleri kontrol etme ihtiyacı gelir. Bu, tahmini maliyetlerin fiili harcamalarla uyumlu olduğundan emin olmak için proje boyunca düzenli olarak gerçekleştirilir.

5. Proje Kalite Yönetimi

Bir proje zamanında ve bütçe dahilinde gelebilir, ancak kalite standart sete uygun değilse, proje başarısız olur. Kalite yönetimini planla, genel proje yönetimi planının bir parçasıdır, ancak ürün veya hizmetin kalite özelliklerini içeriyorsa bağımsız bir belge olabilir.

Sürecin, kalite standartlarının karşılandığından emin olmanın bir yolu olan kalite güvencesini içermesi gerekir. Bu nedenle, kaliteyi kontrol etmek için, kalite yönetim planında belirtilen standartların karşılandığından emin olmak için çıktılar denetlenmelidir.

6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

Proje ekibi sizin en önemli kaynağınızdır, bu nedenle en iyi ekibi bir araya getirmek ve onların mutlu olduğundan emin olmak çok önemlidir. Ancak projenin planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için performanslarını da izlemeniz gerekir. Bir insan kaynakları yönetimi planı, onların rollerini ve bu pozisyonlar için gereksinimlerini ve ayrıca genel proje yapısına nasıl uyduklarını belirleyecektir.

Görev tanımlarını belirledikten sonra sıra bu pozisyonları doldurmaya ve bir proje ekibine sahip olmaya geliyor. Bu, kurum içindeki diğer departmanlardan bilgi alarak, yeni işe alımlar yaparak veya her ikisinin bir kombinasyonu ile yapılabilir. Takımın kendilerini proje için uygun hale getirecek geliştirme, muhtemelen eğitim ve diğer şeylere ihtiyacı var.

Proje ekibini yönetmek, proje yöneticisinin devam eden bir sorumluluğudur. Ekip, üretken bir şekilde çalıştıklarından ve herhangi bir iç çatışma olmadığından emin olmak için izlenir, böylece herkes memnun olur.

7. Proje İletişim Yönetimi

Proje yönetiminin tüm alanları önemlidir, ancak projenin her yönünü bilgilendirdiği için iletişim yönetimi çok önemli olabilir. İletişim, ekibi ve paydaşları bilgilendirir, bu nedenle iletişim yönetimini planlama ihtiyacı, herhangi bir projede kritik bir adımdır.

İlgili: Ücretsiz İletişim Planı Şablonu

Bu noktada, iletişimin nasıl ve hangi sıklıkta yapıldığı da dahil olmak üzere yaygınlaştırılması belirlenir. Kimin neye ne zaman ihtiyacı olduğunu hedefleyin. Ayrıca, projede değişiklikler gibi sorunlar ortaya çıktığında iletişimin nasıl gerçekleşeceğini de not edin.

Planlandığı gibi çalıştığından emin olmak için proje yürütüldüğünde iletişimleri yönetin. Bu aynı zamanda, etkinliklerini düzenli olarak gözden geçirerek ve gerektiğinde ayarlayarak iletişimlerin kontrol edilmesini de içerecektir.

8. Proje Risk Yönetimi

Risk yönetimi planları, risklerin nasıl sınıflandırılacağını, kategorize edileceğini ve önceliklendirileceğini belirleyecektir. Bu, bir risk kaydı oluşturarak projenin yürütülmesi sırasında oluşabilecek risklerin belirlenmesini içerir.

En büyük riskler belirlendikten ve olasılık ve etkiye göre sınıflandırıldıktan sonra niteliksel risk analizi yapın. O zaman onlara öncelik verin. Ardından bütçesi, programı vb. gibi proje üzerindeki etkilerine göre nicel analiz yapın.

Şimdi risk yanıtlarını planlamanız gerekecek. Bu riskler gerçekten sorun haline gelirse, riskin uygun şekilde tanımlandığından ve ele alındığından emin olabilecek bir mal sahibi ile önceden bir yanıtın yazılması gerekir. Riski kontrol etmek, risk listesinin düzenli olarak gözden geçirilmesini ve artık projeyi etkilemeyecek olan risklerin üzerinin çizilmesini içerir.

9. Proje Tedarik Yönetimi

Bu, taşeronların işe alınması gibi çoğu projenin bir parçası olan dış tedarik ile ilgilenir. Bunun bütçe ve program üzerinde bir etkisi olacağı açıktır. Planlama tedarik yönetimi, projenin dış ihtiyaçlarını ve bu yüklenicilerin nasıl dahil edileceğini belirleyerek başlar.

Şimdi bu tedarikleri, bir iş beyanı, görev tanımı, teklif talebi ve bir satıcı seçerek yüklenicileri işe alarak gerçekleştirin. Satın alma sürecini yöneterek ve izleyerek kontrol etmek ve ardından iş herkesi memnun edecek şekilde yapıldıktan sonra sözleşmeleri kapatarak kontrol etmek isteyeceksiniz.

10. Proje Paydaş Yönetimi

Proje onların ihtiyaçları için yaratıldığı için paydaşlar mutlu olmalıdır. Bu nedenle, projenin herhangi bir parçası gibi aktif olarak yönetilmeleri gerekir. Başlamak için paydaş analizi yoluyla paydaşları tanımlamanız gerekir. Her zaman kolay değildir, ancak herhangi bir projeye başlamanın çok önemli bir parçasıdır, bu yüzden kim olduklarını ve ne gibi endişeleri olduğunu öğrenin.

Şimdi paydaş yönetimini planlayın; bu, her bir paydaşın listelenmesi ve endişelerinin neler olduğuna ve projeyi nasıl etkileyebileceklerine öncelik verilmesi anlamına gelir. Bu, paydaşların ihtiyaçlarının karşılandığından ve onlarla iletişim halinde olduğunuzdan emin olmak için beklentilerini yönetmeye yol açacaktır.

Proje boyunca, paydaş katılımını kontrol edin. Bunu, paydaşların ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanmadığını belirleyerek yapın. Değilse, bu ihtiyaçları karşılamak veya beklentileri ayarlamak için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini belirleyin.

Proje yönetimi bilgi alanları bir projeyi hayata geçirir, ancak bu hayat kaotik ve karmaşık olabilir, bu nedenle bir proje yöneticisinin bir projenin tüm bu hareketli parçalarını yönetmeye yardımcı olacak bir araca ihtiyacı vardır. ProjectManager, projeyi birçok aşaması boyunca doğru bir şekilde izlemek için gerçek zamanlı gösterge panoları ve Gantt çizelgeleri içeren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümünü alarak projelerinizi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.