วิธีดำเนินการประชุมวางแผน (รวมรายการตรวจสอบ)

การประชุม—อาจมีมากเกินไป บางครั้งมีการจัดประชุมเพื่อหารือว่าควรประชุมเมื่อใด: อาจรู้สึกไร้สาระ อย่างไรก็ตาม การประชุมไม่ใช่สิ่งประดิษฐ์ที่ไร้ประโยชน์จากธุรกิจในอดีต เป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญ นั่นเป็นเหตุผลที่การประชุมวางแผนในการจัดการโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการเริ่มต้นโครงการที่ประสบความสำเร็จ

เช่นเดียวกับการประชุมใด ๆ ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ต้องปฏิบัติตาม ต้องมีวาระการประชุมและควรเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมเท่านั้น ถ้าไม่ใช่ นั่นเป็นเหตุผลที่การประชุมได้รับชื่อที่ไม่ดี ยิ่งคุณพร้อมมากเท่าไร การประชุมก็จะยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น และการวางแผนโครงการของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

นั่นเป็นเหตุผลที่เราแบ่งการประชุมวางแผนที่ดีออกเป็นประเด็นหลักที่คุณควรรวมไว้เพื่อให้เป็นไปอย่างทั่วถึงและเป็นประโยชน์ เราได้รวมรายการตรวจสอบที่คุณสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ละเลยสิ่งใดในการประชุมของคุณ

วัตถุประสงค์ของการประชุมวางแผนคืออะไร?

เหตุผลที่ชัดเจนในการประชุมวางแผนคือการสร้างแผนและรับเงินจากทีม เป็นขั้นตอนแรกในการพัฒนาแผนและต้องตอบคำถามบางข้อ เช่น เราจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร เรารู้อะไรเกี่ยวกับมันแล้ว? ใครจะรับผิดชอบอะไร

เมื่อการประชุมวางแผนเสร็จสิ้น ควรมีผลลัพธ์สองสามอย่าง เช่น โครงร่างคร่าวๆ ของแผนซึ่งร่างขึ้นอย่างรวดเร็วหลังจากตอบคำถามข้างต้น ต้องมีความชัดเจนด้วยว่าใครจะทำอะไรในโครงการ

ไม่เสียหายหากคุณเริ่มระบุการพึ่งพา ทรัพยากรที่คุณต้องการ และสิ่งที่คุณยังไม่มี นอกจากนี้ คุณจะมีคำถามที่ต้องการคำตอบหรือต้องมีการตรวจสอบและค้นคว้าเพิ่มเติม

ควรมีการกำหนดความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับขอบเขตของแผนด้วย ทุกคนในปัจจุบันควรมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับแผนนี้ รับคำติชมเพื่อให้แน่ใจว่าพารามิเตอร์เหล่านั้นมีความชัดเจนในการประชุมวางแผน และหากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ส่งเสริมคำถามจากกลุ่มจนกว่าจะเป็นเช่นนั้น ซึ่งรวมถึงวิธีการที่บุคคลจะประสานงานกับผู้อื่นในทีม

องค์ประกอบสำคัญของการประชุมวางแผน

การประชุมวางแผนจะดีพอๆ กับส่วนต่างๆ เท่านั้น ส่วนเหล่านี้คือสิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนที่จะเรียกประชุม คุณต้องการให้เป็ดของคุณทั้งหมดเป็นแถวเพื่อให้การประชุมดำเนินไปโดยไม่มีปัญหาและแผนและความรับผิดชอบของทีมได้รับการสรุปไว้อย่างดี ดังนั้น คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณได้กล่าวถึงแต่ละรายการด้านล่างแล้ว

วิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์

ก่อนที่คุณจะมีแผน คุณต้องมีเป้าหมาย กล่าวอีกนัยหนึ่ง เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุคืออะไร การจะคิดออกนั้นต้องถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ แต่สำคัญ เช่น คุณกำลังพยายามทำอะไรและกำลังพยายามแก้ปัญหาอะไรอยู่

การตอบคำถามเหล่านี้จะกำหนดวิสัยทัศน์ ซึ่งเป็นดาวเด่นที่สำคัญที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อดำเนินการตามแผน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมสามารถเข้าร่วมโครงการได้ สิ่งนี้นำไปสู่การสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจ การจัดโครงการให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กร และระบุประโยชน์ของโครงการ

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ

เมื่อคุณมีวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์แล้ว คุณจะต้องมีคุณสมบัติตามวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์นั้น นั่นหมายความว่าอย่างไร?

ตามที่ ดี. โรนัลด์ แดเนียล ผู้พัฒนาแนวคิดนี้เป็นคนแรก กล่าวว่า "ขอบเขตจำนวนจำกัดที่ผลลัพธ์ หากเป็นที่น่าพอใจ จะทำให้มั่นใจได้ว่าผลงานการแข่งขันจะประสบความสำเร็จสำหรับองค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นประเด็นสำคัญบางประการที่สิ่งต่างๆ จะต้องดำเนินไปอย่างถูกต้องเพื่อให้ธุรกิจเจริญรุ่งเรือง หากผลลัพธ์ในด้านเหล่านี้ไม่เพียงพอ ความพยายามขององค์กรในช่วงเวลานั้นจะน้อยกว่าที่ต้องการ”

กล่าวอีกนัยหนึ่งสิ่งที่คุณไม่สามารถล้มเหลวในการทำคืออะไร องค์ประกอบพื้นฐานเหล่านี้ในแผนของคุณต้องได้รับการกำหนดและชัดเจนสำหรับทุกคน ซึ่งรวมถึงการส่งมอบโครงการ งบประมาณและกำหนดการที่ตกลงกันไว้ เป็นต้น

การมีปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญในสถานที่หมายความว่าคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญไม่เพียง แต่กระบวนการวางแผนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดำเนินการโครงการด้วย คุณจะรู้ว่าใครเป็นผู้นำ แหล่งทรัพยากร และวิธีปรับแผนเพื่อให้แน่ใจว่าปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญเหล่านั้นได้รับการปกป้องอยู่เสมอ

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักหรือ KPI เป็นสิ่งที่มีค่าที่วัดได้ แสดงให้เห็นว่าโครงการมีประสิทธิภาพเพียงใดในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่สำคัญ เป็นวิธีประเมินความสำเร็จ แต่ก่อนอื่น คุณต้องกำหนดว่า KPI ของโครงการคืออะไร

ดังนั้น การประชุมวางแผนจะต้องกล่าวถึง KPI ของโครงการ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง สิ่งที่ทุกคนในทีมโครงการต้องรับผิดชอบเพื่อให้บรรลุ KPI เหล่านั้น โดยไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่จะโจมตีและอธิบายให้ทีมทราบ เช่นเดียวกับการมีส่วนร่วมในการบรรลุเป้าหมาย โครงการนี้มีโอกาสน้อยที่จะประสบความสำเร็จ นี่คือเหตุผลที่เป็นส่วนสำคัญของการประชุมวางแผน

ประเด็นสำคัญ

แล้วมีประเด็นสำคัญคือ สิ่งที่เร่งด่วนที่สุดที่ต้องแก้ไขทันที ก่อนดำเนินโครงการต่อไปหรือแม้แต่การวางแผน ย่อมมีอุปสรรคที่ต้องเคลียร์เสียก่อน นี่คือเวลาที่พวกเขาถูกระบุและมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการแก้ปัญหาและใครจะเป็นผู้นำในข้อหานั้น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel

การกดจุดเหล่านี้จะให้โครงร่างพื้นฐานสำหรับการประชุมวางแผนหนึ่งวัน แน่นอน คุณสามารถและอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการวางแผน แต่นั่นจะขึ้นอยู่กับขนาดทีมของคุณมากกว่าโครงการ ไม่ว่าทีมของคุณจะเล็กหรือใหญ่ เพื่อให้การประชุมวางแผนมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณจะต้องรวมพวกเขาก่อนการประชุมและรับแนวคิดและความคิดเห็นจากพวกเขา

ProjectManager เปลี่ยนการประชุมวางแผนเป็นแผน

คุณได้พบ คุณได้กำหนดโครงการ และตอนนี้ก็มาถึงการทำแผนจริงเพื่อรวมทุกสิ่งที่คุณพูดถึง นั่นคือสิ่งที่ ProjectManager สามารถช่วยได้ ProjectManager คือซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการออนไลน์ที่สามารถช่วยคุณวางแผน กำหนดเวลา และจัดการโครงการได้ตั้งแต่ต้นจนจบ

นำเข้าง่าย

คุณมีวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ แต่คุณจะแบ่งขั้นตอนเหล่านั้นออกเป็นขั้นตอนที่จะนำไปสู่ผลสำเร็จในขั้นสุดท้ายของโครงการได้อย่างไร เริ่มต้นด้วยการใช้โครงสร้างการแบ่งงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานกลับจากจุดสิ้นสุดของโครงการไปจนถึงงานทั้งหมดที่จำเป็นในการไปถึงที่นั่น โดยทั่วไปจะเป็นการสร้างรายการงานที่สามารถอัปโหลดไปยัง ProjectManager และจะเปิดขึ้นเป็นโครงการใหม่

ตั้งค่าการพึ่งพา กำหนดเวลา & เหตุการณ์สำคัญ

งานบางงานไม่สามารถทำให้เสร็จพร้อมกันได้ บางงานไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จ คุณจึงต้องจัดระเบียบ ProjectManager ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น เพิ่มระยะเวลาของงานและเติมไทม์ไลน์ในเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถเชื่อมโยงงานที่ต้องพึ่งพา ตั้งค่าหลักเป้าหมายเพื่อแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอน และแม้กระทั่งเริ่มมอบหมายสมาชิกในทีมทั้งหมดจากแกนต์

เครื่องมือการจัดการงานสำหรับการจัดการงาน

เมื่อสมาชิกในทีมได้รับเชิญให้เข้าร่วม ProjectManager พวกเขาสามารถมอบหมายงานได้ งานสามารถมีคำแนะนำจากผู้จัดการ รายการสิ่งที่ต้องทำ และรวมถึงไฟล์แนบแบบไม่จำกัดและรูปภาพ แต่นั่นเป็นเพียงการเริ่มต้น

ผู้คนที่ทำงานในโครงการต่างกันทำงานในลักษณะที่แตกต่างกัน ซึ่งเป็นสาเหตุที่ ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบ สมาชิกในทีมอาจต้องการรายการงานหรือแม้แต่มุมมองปฏิทิน

เมื่อพวกเขาเริ่มดำเนินการงาน อาจเป็นเรื่องยากที่จะมุ่งเน้นที่ลำดับความสำคัญและควบคุมเวิร์กโฟลว์ มุมมองคัมบังช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานเฉพาะงานที่พวกเขามีทรัพยากรและความสามารถในการทำให้สำเร็จ ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในวงจรการผลิตด้วย

แน่นอนว่าสมาชิกในทีมจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นเหตุผลที่ ProjectManager สนับสนุนการทำงานร่วมกัน งานสามารถแสดงความคิดเห็นได้ และสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่ไม่ได้ถูกกำหนดให้กับงานนั้นสามารถแท็กและนำเข้าสู่การสนทนาได้

ติดตามและรายงานแผน

ผู้จัดการต้องการติดตามความคืบหน้าของทีมและสามารถทำได้ในระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์หรือเจาะลึกข้อมูลด้วยการรายงานในคลิกเดียว ProjectManager เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการเปลี่ยนแผนให้เป็นจริง และควรอยู่ในวาระการประชุมวางแผนทุกครั้ง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยในการวางแผนโครงการของคุณและดำเนินการได้ มุมมองโครงการที่หลากหลายทำให้เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นสำหรับทุกคนในทีมตั้งแต่ผู้จัดการไปจนถึงทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ชื่นชอบการรายงานที่ชัดเจนและง่ายดาย ลองใช้ ProjectManager ในครั้งต่อไปที่คุณวางแผนโครงการด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้